Prise de besoin
  • 12 Jul 2022
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Prise de besoin

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Résumé de l’article

1. Prise de besoin

1.1 Système existant à migrer

  • Produit
  • Version
  • Structure
    • Vérifier s’il existe des structures non supportées par Constellio dans le système existant (ex. contenant dans contenant)
  • Contenu à migrer (types de données, volumétrie de chaque type, modules, etc.)
    • Voir inventaire des données numériques et physiques plus bas
  • Personnalisation de la solution / paramétrisation particulière la solution
    • Développement sur mesure 
    • Modules
    • Calculateurs
    • Etc.
  • Format de migration (fichier csv, base de données SQL, format binaire propriétaire, etc.)
  • Transfert des données
    • Boîte de dépôt pour les données migrations
    • Accès pour déposer les données dans Constellio

1.2 Inventaire des données numériques

  • Documents (et type)
    • Nombre 
    • Types 
    • Taille totale
  • Dossiers et sous-dossiers

1.3 Inventaire des données physiques

  • Nombre de contenants
  • Espaces d’entreposage
  • Nombre de dossiers physiques

1.4 Utilisateurs et rôles

  • Intégration d’un annuaire
  • Utilisateurs à former
  • Groupes à transférer / créer
  • Rôles à supporter pour les groupes / utilisateurs 
    • Administrateurs
    • Responsable gestion documentaire
    • Gestionnaire
    • Utilisateur
    • Utilisateur - Consultation seulement
    • Utilisateur externe
    • Autre type de profil

1.5 Environnement client

  • Bureautique
    • Windows ou Mac (et version)
    • Écrans 
      • Ex. Facilite le glisser-déposer.
    • Client léger ?
    • VPN / travail à distance
    • Applications à supporter (en plus de Microsoft Office, etc.)
    • Déploiement de type partage réseau / WebDAV ?
  • Support d'appareils mobiles ?

1.6 Intégrations à supporter

  • Système externe à migrer et, ou remplacer
    • Ex. Intégration à système financier, RH, chaîne de numérisation, etc.
  • Systèmes externes à intégrer
    • Requis pour le déploiement, ou peut être réalisé après
  • Étiquettes à produire
    • Format (Avery)
    • Métadonnées à inscrire
  • Rapports à produire
    • Exemples avec données
    • Sous-rapports ?

1.7 Modules Constellio à installer

Nombre d’utilisateurs pour chacun de ses modules

  • Signature numérique
  • WebDAV
  • Pour chaque module 
    • Configuration et ressource(s) requise(s)
    • Formation requise 
    • Réindexation

1.8 Développement sur mesure

  • Les étapes du processus : Développement sur mesure ont été suivis
  • Valider les étapes de déploiement du module
    • De l’environnement de développement vers la production
    • Configuration et ressource(s) requise(s)
    • Formation requise 
    • Réindexation

1.9 Infrastructure technologique serveur

  • Technologie de virtualisation ou conteneurs
  • Le cas échéant : fournisseur infonuagique
    • Nombre d'environnement
    • Développement
    • Préproduction
    • Production
    • Etc.
  • Accès distant

1.10 Unités d'affaires et processus d'affaires à supporter au déploiement

  • Au moins, couvrir les unités et processus à supporter pour le déploiement à court terme;
  • Rencontre de prise de besoin de 3h maximum par unités administratives qui détermine les besoins en gestion documentaire;
  • Questions d’entrevues de rencontre fournis à l’avance pour la préparation;
  • Tenter de prioriser les déploiements bien préparés et simples pour créer des succès.

1.11 Stratégie de déploiement

  • Analyse des rencontres de prise de besoin avec les unités administratives de l'organisation;
  • Document 20-80 qui représente les objectifs de déploiement au niveau horizontal de l’organisation;
  • Plan d’action déterminant les éléments à mettre en place pour un déploiement à succès;
  • Recommandation d’action à réaliser par unités administratives pour atteindre les objectifs.

1.12 Équipe client pour la prise de besoin

  • Profils
    • Gestion de projet;
    • Ressources en archivistique;
    • Ressources techniques.
  • Expérience de déploiement 
    • Gestion du changement;
    • Migration;
    • Formation.
  • Expérience dans le développement
    • Analyse;
    • Signalement de bogues.
  • Fonctionnement des rencontres
  • Équipe soutien post-déploiement
  • Engagement
    • Soutien de la direction;
    • Disponibilité de l’équipe;
    • Appréhensions pour le produit / processus / équipe de déploiement / etc.

1.13 Contraintes du calendrier de déploiement

  • Disponibilité ressource;
  • Alignement avec événements d'affaires (ex. Élections à venir).

1.14 Exigences de sécurité (cote DIC)

  • Disponibilité : emplacement des données, réplication, SLA, sauvegardes;
  • Confidentialité : catégorisation, autorisations;
  • Intégrité : historique, changements, audit, etc.

1.15 Exigences paramétrisation

  • Année financière;
  • Formats date;
  • Langue;
  • Domaines de valeur;
  • Etc.

1.16 Besoins de formation

  • Par type d'utilisateur.

2. Rencontre - Prise de besoin

Les rencontres de prise de besoin servent à faire un bilan des besoins des départements des organisations. Plusieurs questions leur sont posées.

Nature des documents 

  • Qu’est-ce que vous produisez comme documents ?  
  • Comment c’est organisé ?  
  • Êtes-vous satisfaits de ces éléments ? 
  • Quels sont vos documents reçus ?
  • Comment échangez-vous vos documents ?
  • Utilisez-vous une signature électronique ? 

Possédez-vous un classement centralisé? Des dossiers physiques? 


Éléments qui fonctionnent bien 

  • Quels sont les éléments que vous souhaitez conserver comme bonnes pratiques?

Problématiques à régler 

  • Quels sont les irritants ou les éléments qui ne fonctionnent pas du tout? 

Objectifs souhaités 

  • Dans le meilleur des mondes, que souhaitez-vous retrouver? Quels éléments nécessitez-vous pour intégrer un changement à succès? 

Recommandations 

Quel est votre niveau d'urgence pour implanter ou opérer un changement (1 à 10) 10 étant très urgent 




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