Prise de besoin
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- Mis à jour le 12 Jul 2022
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1. Prise de besoin
1.1 Système existant à migrer
- Produit
- Version
- Structure
- Vérifier s’il existe des structures non supportées par Constellio dans le système existant (ex. contenant dans contenant)
- Contenu à migrer (types de données, volumétrie de chaque type, modules, etc.)
- Voir inventaire des données numériques et physiques plus bas
- Personnalisation de la solution / paramétrisation particulière la solution
- Développement sur mesure
- Modules
- Calculateurs
- Etc.
- Format de migration (fichier csv, base de données SQL, format binaire propriétaire, etc.)
- Transfert des données
- Boîte de dépôt pour les données migrations
- Accès pour déposer les données dans Constellio
1.2 Inventaire des données numériques
- Documents (et type)
- Nombre
- Types
- Taille totale
- Dossiers et sous-dossiers
1.3 Inventaire des données physiques
- Nombre de contenants
- Espaces d’entreposage
- Nombre de dossiers physiques
1.4 Utilisateurs et rôles
- Intégration d’un annuaire
- Utilisateurs à former
- Groupes à transférer / créer
- Rôles à supporter pour les groupes / utilisateurs
- Administrateurs
- Responsable gestion documentaire
- Gestionnaire
- Utilisateur
- Utilisateur - Consultation seulement
- Utilisateur externe
- Autre type de profil
1.5 Environnement client
- Bureautique
- Windows ou Mac (et version)
- Écrans
- Ex. Facilite le glisser-déposer.
- Client léger ?
- VPN / travail à distance
- Applications à supporter (en plus de Microsoft Office, etc.)
- Déploiement de type partage réseau / WebDAV ?
- Support d'appareils mobiles ?
1.6 Intégrations à supporter
- Système externe à migrer et, ou remplacer
- Ex. Intégration à système financier, RH, chaîne de numérisation, etc.
- Systèmes externes à intégrer
- Requis pour le déploiement, ou peut être réalisé après
- Étiquettes à produire
- Format (Avery)
- Métadonnées à inscrire
- Rapports à produire
- Exemples avec données
- Sous-rapports ?
1.7 Modules Constellio à installer
Nombre d’utilisateurs pour chacun de ses modules
- Signature numérique
- WebDAV
- Pour chaque module
- Configuration et ressource(s) requise(s)
- Formation requise
- Réindexation
1.8 Développement sur mesure
- Les étapes du processus : Développement sur mesure ont été suivis
- Valider les étapes de déploiement du module
- De l’environnement de développement vers la production
- Configuration et ressource(s) requise(s)
- Formation requise
- Réindexation
1.9 Infrastructure technologique serveur
- Technologie de virtualisation ou conteneurs
- Le cas échéant : fournisseur infonuagique
- Nombre d'environnement
- Développement
- Préproduction
- Production
- Etc.
- Accès distant
1.10 Unités d'affaires et processus d'affaires à supporter au déploiement
- Au moins, couvrir les unités et processus à supporter pour le déploiement à court terme;
- Rencontre de prise de besoin de 3h maximum par unités administratives qui détermine les besoins en gestion documentaire;
- Questions d’entrevues de rencontre fournis à l’avance pour la préparation;
- Tenter de prioriser les déploiements bien préparés et simples pour créer des succès.
1.11 Stratégie de déploiement
- Analyse des rencontres de prise de besoin avec les unités administratives de l'organisation;
- Document 20-80 qui représente les objectifs de déploiement au niveau horizontal de l’organisation;
- Plan d’action déterminant les éléments à mettre en place pour un déploiement à succès;
- Recommandation d’action à réaliser par unités administratives pour atteindre les objectifs.
1.12 Équipe client pour la prise de besoin
- Profils
- Gestion de projet;
- Ressources en archivistique;
- Ressources techniques.
- Expérience de déploiement
- Gestion du changement;
- Migration;
- Formation.
- Expérience dans le développement
- Analyse;
- Signalement de bogues.
- Fonctionnement des rencontres
- Équipe soutien post-déploiement
- Engagement
- Soutien de la direction;
- Disponibilité de l’équipe;
- Appréhensions pour le produit / processus / équipe de déploiement / etc.
1.13 Contraintes du calendrier de déploiement
- Disponibilité ressource;
- Alignement avec événements d'affaires (ex. Élections à venir).
1.14 Exigences de sécurité (cote DIC)
- Disponibilité : emplacement des données, réplication, SLA, sauvegardes;
- Confidentialité : catégorisation, autorisations;
- Intégrité : historique, changements, audit, etc.
1.15 Exigences paramétrisation
- Année financière;
- Formats date;
- Langue;
- Domaines de valeur;
- Etc.
1.16 Besoins de formation
- Par type d'utilisateur.
2. Rencontre - Prise de besoin
Les rencontres de prise de besoin servent à faire un bilan des besoins des départements des organisations. Plusieurs questions leur sont posées.
Nature des documents
- Qu’est-ce que vous produisez comme documents ?
- Comment c’est organisé ?
- Êtes-vous satisfaits de ces éléments ?
- Quels sont vos documents reçus ?
- Comment échangez-vous vos documents ?
- Utilisez-vous une signature électronique ?
Possédez-vous un classement centralisé? Des dossiers physiques?
Éléments qui fonctionnent bien
- Quels sont les éléments que vous souhaitez conserver comme bonnes pratiques?
Problématiques à régler
- Quels sont les irritants ou les éléments qui ne fonctionnent pas du tout?
Objectifs souhaités
- Dans le meilleur des mondes, que souhaitez-vous retrouver? Quels éléments nécessitez-vous pour intégrer un changement à succès?
Recommandations
Quel est votre niveau d'urgence pour implanter ou opérer un changement (1 à 10) 10 étant très urgent
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