Contenants

1. Création de contenants

Les contenants sont les enregistrements désignant les boîtes utilisés dans les emplacements. Le mot contenant est plus englobant et représente tous les types de contenants utilisés en archive. Il est nécessaire de lier un dossier papier à contenant pour effectuer son déclassement. 

1.1 Créer un contenant

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Créer un contenant »;
3. Dans la fenêtre « Créer un contenant », compléter les métadonnées et cliquer sur « Enregistrer ».

Métadonnées pour la création d'un contenant
Nom du champ		Description	Image
Type	Obligatoire	Le type correspond à un type de contenant qui doit être préalablement créé dans le domaine de valeurs nommées « Types de contenants ».
No de boîte client	Obligatoire	Le numéro de boîte de l'organisation.
No de contenant	Facultatif	Le numéro de contenant.
Type de déclassement	Obligatoire	Préciser le type de transfert en cours : transfert au semi-actif, versement ou destruction.
Emplacement	Facultatif	Sélectionner un emplacement pour le contenant, selon les capacités disponibles dans les différents emplacements, seuls ceux qui contiennent suffisamment d'espace seront proposés. Le bouton Sugéré : lorsque des capacités sont définies dans les différents espaces d'entreposages (Emplacement) ainsi que pour le contenant, cette option permet à Constellio de suggérer automatiquement le premier espace d'entreposage qu'offre l'espace nécessaire au contenant.
Plein	Facultatif	Permets d'indiquer si le contenant est plein.
Description	Facultatif	Permets d'ajouter une description du contenant.
Position	Facultatif	Si la métadonnée emplacement n'est pas utilisée ou bien en complémentarité avec cette métadonnée, il est possible d'ajouter une position au contenant.
Capacité (cm)	Facultatif	Capacité en cm du contenant. Si le type de contenant choisi a déjà une capacité par défaut (30 cm, 18 cm, 15 cm...), cette métadonnée sera ajoutée automatiquement.
Unités administratives	Obligatoire	Sélectionner l'unité administrative ou les unités administratives associées aux dossiers du contenant. Il n'est possible d'y classer que des dossiers appartenant à ces unités administratives. Il est possible de créer des contenants mixtes si cette configuration est activée dans le pilotage.

• Lors de la création d'un type de contenant dans les schémas de métadonnées, il est possible de modifier la métadonnée nommée Longueur linéaire (cm) pour définir une valeur par défaut pour la capacité (cm) de ce type de contenant.
• La métadonnée « capacité » des contenants est très pratique pour améliorer le calcul des espaces d'entreposages disponibles, ce qui permet à Constellio de suggérer automatiquement un espace d'entreposage selon l'espace nécessaire au contenant.
• La capacité permet également de définir l'espace disponible dans le contenant selon sa longueur linéaire (cm) et la longueur linéaire (cm) des dossiers qui sont placés dans ce dernier.

1.2 Créer plusieurs contenants

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Créer plusieurs contenants »;
3. Dans la fenêtre « Créer un contenant », compléter les métadonnées sauf le numéro de boîte et cliquer sur « Enregistrer »;
4. Dans la nouvelle fenêtre qui s'affiche, indiquer le nombre de contenants désirés et cliquer sur « Enregistrer »;

Pour pouvoir avoir accès à « Créer plusieurs contenants », la métadonnée « No de contenant » ou « No de boîte client » doit être séquentielle. Pour cela, il faut passer par un développement sur mesure. 

2. Consulter par unité administrative

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Contenants par unité administrative »;
3. Dans la fenêtre « Contenants par unités administratives », il est possible de consulter les contenants via quatre onglets : Transfert sans emplacement, Versement sans emplacement, Transfert avec emplacement et Versement avec emplacement. Choisir un des onglets;
4. Déplacez-vous dans les unités administratives en cliquant sur la loupe à droite du nom des unités pour vous diriger dans l'unité ou sous unité administrative désirée;
5. Cliquer sur la loupe à droite du nom du contenant à consulter;
6. La fenêtre « Détails du contenant » permet de voir la liste des dossiers dans un contenant et de consulter ces dossiers. Mais également de réaliser de nombreuses actions sur le contenant.

3. Consulter via une recherche avancée

Il est également possible de consulter des contenants via une recherche avancée, pour ce faire, sélectionner « Contenant » comme Type et ajouter des critères de recherche. La recherche avancée permet de faire une recherche de contenant plus précise que la section « Contenants par unité administrative », puisqu'il est possible de sélectionner plusieurs critères de recherche. 

4. Consulter par les espaces virtuels

Il est possible de consulter les contenants directement dans les espaces virtuels de l'accueil (plan de classification, unités administratives, Emplacements, etc.). Toutefois, cette option nécessite que les contenants soient affichés dans l'arborescence. Pour consulter via Emplacement, il faut également que cet espace virtuel soit visible dans la page d'accueil. 

5. Actions sur le contenant

Plusieurs actions sont disponibles au niveau du contenant.

5.1 Consulter un contenant

Il existe plusieurs emplacements dans Constellio qui permettent de consulter les contenants présents dans une collection. Il est possible de consulter les contenants par unité administrative, suite à une recherche avancée de contenant ou directement dans les espaces virtuels de l'accueil.

5.2 Modifier un contenant

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Contenants par unité administrative »;
3. Déplacez-vous dans les unités administratives en cliquant sur la loupe à droite du nom des unités pour vous diriger dans l'unité ou sous unités administratives désirées;
4. Cliquer sur la loupe à droite du nom du contenant à modifier;
5. Dans la fenêtre « Détails du contenant », cliquer sur « Modifier le contenant »;
6. Dans la fenêtre « Modifier un contenant », modifier les métadonnées du contenant et cliquer sur « Enregistrer ».

Métadonnées pour la modification d'un contenant
Nom du champ		Description	Image
Type	Obligatoire	Le type correspond à un type de contenant qui doit être préalablement créé dans le domaine de valeurs nommées « Types de contenants ».
No de boîte client	Obligatoire	Le numéro de boîte de l'organisation.
No de contenant	Facultatif	Le numéro de contenant.
Type de déclassement	Obligatoire	Préciser le type de transfert en cours : transfert au semi-actif, versement ou destruction.
Emplacement	Facultatif	Sélectionner un emplacement pour le contenant, selon les capacités disponibles dans les différents emplacements, seuls ceux qui contiennent suffisamment d'espace seront proposés.
Plein	Facultatif	Permets d'indiquer si le contenant est plein.
Description	Facultatif	Permets d'ajouter une description du contenant.
Position	Facultatif	Si la métadonnée emplacement n'est pas utilisée ou bien en complémentarité avec cette métadonnée, il est possible d'ajouter une position au contenant.
Capacité (cm)	Facultatif	Capacité en cm du contenant. Si le type de contenant choisi a déjà une capacité par défaut (30 cm, 18 am, 15 cm...), cette métadonnée sera ajoutée automatiquement.
Unités administratives	Obligatoire	Sélectionner l'unité administrative ou les unités administratives associées aux dossiers du contenant. Il n'est possible d'y classer que des dossiers appartenant à ces unités administratives. Il est possible de créer des contenants mixtes si cette configuration est activée dans le pilotage.

5.3 Imprimer le bordereau d'un contenant

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Contenants par unité administrative »;
3. Déplacez-vous dans les unités administratives en cliquant sur la loupe à droite du nom des unités pour vous diriger dans l'unité ou sous unité administrative désirée;
4. Cliquer sur la loupe à droite du nom du contenant;
5. Dans la fenêtre « Détails du contenant », cliquer sur « Imprimer le bordereau »;
6. Dans la fenêtre « Bordereau », il est possible de télécharger ou imprimer le bordereau de transfert de documents.

5.4 Imprimer l'étiquette d'un contenant

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Contenants par unité administrative »;
3. Déplacez-vous dans les unités administratives en cliquant sur la loupe à droite du nom des unités pour vous diriger dans l'unité ou sous unité administrative désirée;
4. Cliquer sur la loupe à droite du nom du contenant;
5. Dans la fenêtre « Détails du contenant », cliquer sur « Étiquettes »;
6. Dans la fenêtre « Imprimer les étiquettes », indiquer la position de départ pour l'impression d'étiquette, le nombre de copies et le format des étiquettes. Cliquer sur « Générer »;
7. Dans la fenêtre « Imprimer les étiquettes », il est possible de télécharger ou imprimer les étiquettes du contenant.

5.5 Supprimer le contenant et ses dossiers

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Contenants par unité administrative »;
3. Déplacez-vous dans les unités administratives en cliquant sur la loupe à droite du nom des unités pour vous diriger dans l'unité ou sous unité administrative désirée;
4. Cliquer sur la loupe à droite du nom du contenant;
5. Dans la fenêtre « Détails du contenant », cliquer sur « Supprimer le contenant »;
6. Une fenêtre de confirmation apparaît, cliquer sur « Oui ».

5.6 Emprunter un contenant

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Contenants par unité administrative »;
3. Déplacez-vous dans les unités administratives en cliquant sur la loupe à droite du nom des unités pour vous diriger dans l'unité ou sous unité administrative désirée;
4. Dans la fenêtre « Détails du contenant », cliquer sur « Demande d'emprunt »;
5. Dans la fenêtre « Effectuer une demande d'emprunt », indiquer la durée d'emprunt en jour(s) et cliquer sur « Emprunter le contenant ».

Une demande d'emprunt est alors envoyée aux gestionnaires de l'unité administrative responsable du contenant. Cette demande est une tâche pour ces gestionnaires, qui peuvent accepter ou refuser votre demande.

5.7 Les rapports

Cette option permet de générer différents rapports sur les outils de gestion documentaire : le plan de classification, le calendrier de conservation (règles de conservation), les unités administratives, les utilisateurs et les espaces d'entreposage.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Rapports »;
3. Dans la fenêtre « Rapports », cliquer sur le rapport désiré;
4. Une fenêtre apparaît avec le rapport, qui permet de visualiser ce dernier, mais également d'enregistrer ou d'imprimer ce dernier.

Pour réaliser un rapport « Plan de classification par détenteur » ou un rapport « Liste des règles de conservation par unité administrative », il est nécessaire de sélectionner une unité administrative. Après la sélection d'un de ces deux rapports :

1. Dans la fenêtre, inscrire le nom de l'unité administrative ou cliquer sur la loupe;
2. Dans la recherche, sélectionner une unité administrative et cliquer sur « Ok ».

6. Configurations reliées aux contenants