Exportation/Migration de données

1. Exportation des données

Le présent article a pour optique de fournir le plus d'information possible à la personne devant importer un lot de données important, rétablir une liste d'enregistrements ou migrer les informations d'une collection à une autre.

1.1 Éléments à exporter 

Lorsque l'utilisateur entre dans la page Exporter les données, celui-ci est accueilli par un choix des différents éléments à exporter. L'utilisateur devra alors sélectionner le type d'exportation qui correspond à son besoin avant d'exporter les données. L'utilisateur devra aussi saisir entre un type d'exportation pour un transfert ou une restauration de données. Ces deux types d'exportations sont décrites plus en détail dans cette documentation. 

1.1.1 Exporter le plan de classification, calendrier de conservation et unités administratives

Cette exportation vise à exporter les éléments suivants : Plan de classification, calendrier de conservation, unités administratives, espaces virtuels ainsi que les domaines de valeurs. Cette exportation offre aussi la possibilité d'exporter la sécurité liée aux unités administratives exportées en cochant l'option Inclure les autorisations. 

Il est possible de retirer des éléments à importer en retirant le fichier correspondant dans le fichier zip généré. 

Pour importer le fichier zip, l'utilisateur doit déposer le fichier dans la page Importer les enregistrements. 

1.1.2 Exporter des dossiers, documents et contenants

Quand cette option est saisie, l'utilisateur peut cibler précisément quels dossiers, documents et contenants sont à exporter. 

Pour importer le fichier généré, l'utilisateur doit déposer le fichier dans la page Importer les enregistrements. 

1.1.3 Exporter le contenu d'une unité administrative

Quand cette option est saisie, l'utilisateur peut cibler quelles unités administratives sont à exporter.

Pour importer le fichier généré, l'utilisateur doit déposer le fichier dans la page Importer les enregistrements. 

1.1.4 Exporter des enregistrements par leur ancien identifiant

Cette fonctionnalité permet de cibler les enregistrements à exporter en utilisant leur ancien identifiant / l'identifiant de leur ancien système de gestion. 

Pour importer le fichier généré, l'utilisateur doit déposer le fichier dans la page Importer les enregistrements.

1.1.5 Exporter les schémas

Cette option permet d'exporter tous les schémas de métadonnées du système. Il est aussi possible de limiter l'exportation aux schémas et métadonnées personnalisées. 

Contrairement aux autres exportations, pour importer le fichier généré, l'utilisateur doit déposer le fichier dans la page Importer les configurations. 

1.1.6 Autres 

Cette option, cochée par défaut, permet aux utilisateurs d'exporter des savestates de l'environnement ou des journaux. Ces fichiers sont utilisés par l'équipe de soutien technique pour la résolution d'anomalie. 

Savestate

Les savestates servent à la réplication complète des fiches de métadonnées d'un serveur, mais ils n'incluent pas les contenus binaires. Ce fichier est particulièrement demandé lors d'une déclaration d'anomalie, puisqu'il permet à l'équipe de soutien technique de répliquer le serveur du client et de répliquer le problème soumis. Deux options différentes sont disponibles pour l'exportation d'un savestate, exporter les données ou exporter les outils. La première exportation, exporter les données, vise la totalité du système, tandis que la seconde vise seulement la structure de données (plan de classification, calendrier de conservation, unités administratives). 

Journaux

Les journaux contiennent l'information sur l'exécution des différentes tâches du serveur. Ils sont surtout utilisés suite à la détection d'un bogue ou d'un retour à l'accueil, puisque la cause de l'incident y est précisée. 

1.2 Migrer les informations d'une collection

Il est possible de défusionner une collection pour déplacer une partie de l'information vers une autre collection. Pour ce faire, des étapes précises d'exportation et d'importation doivent être effectuées. 

1. S'assurer d'être dans la collection d'origine, où l'information à exporter est située;
2. Aller dans la page Exporter les données et exporter les schémas;
3. Toujours dans la page Exporter les données, exporter le plan de classification, calendrier de conservation et unités administratives;
4. Toujours dans la page Exporter les données, exporter les unités administratives désirées en cochant l'option Inclure les autorisations si vous désirez copier la sécurité;
5. Créer une nouvelle collection OU entrer dans la collection ou l'importation des données doit être faite;
6. Lorsque vous êtes bien situés dans la collection ciblée pour l'importation, aller dans la page Importer les configurations et importer le fichier de l'étape 2;
7. Aller dans la page Importer les enregistrements, déposer le fichier de l'étape 3, activer Permettre les références vers des utilisateurs non existants et lancer l'importation;
8. Toujours dans la page Importer les enregistrements, déposer le fichier de l'étape 4, activer Permettre les références vers des utilisateurs non existants et lancer l'importation.