Favoris

1. Gestion des favoris

Les favoris permettent de créer des groupements d'éléments utiles pour la consultation et le partage de dossiers, de documents ou de contenants avec d'autres utilisateurs. Également, les favoris sont utiles pour la gestion en lot, pour imprimer des étiquettes pour plusieurs dossiers ou plusieurs contenants, pour produire des listes de déclassement et bien d'autres.

Dans les favoris se trouvent deux catégories de groupe de favoris. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », deux onglets permettent de consulter ces deux catégories. 

• L'onglet Vos groupes de favoris sont les favoris que vous avez créés. 
• L'onglet Favoris partagé est des favoris créés par d'autres utilisateurs, et qui vous sont partagés.

Dans l'onglet Vos groupes de favoris, deux types de favoris sont également distincts. Le premier type de favoris, intitulé Mes Favoris, regroupe les favoris utilisés et affichés de façon individuelle. Il s'agit d'une section de favoris par défaut. L'autre type est les groupes de favoris configurés. L'usager peut donc créer des groupes de favoris et insérer des dossiers et des documents selon ses préférences de classement.

2. Le groupe « Mes favoris »

Le groupe « Mes favoris » permet de classer des éléments dans un espace personnel. Pour ajouter ou retirer des documents, dossiers ou contenants dans ce groupe, il suffit de procéder de la même manière qu'un groupe normal de favoris. Le bouton « Ajouter à vos favoris » ouvre une fenêtre de sélection de groupes de favoris. Le groupe « Mes Favoris » apparaît en haut de la liste. Également, les menus déroulants d'actions des dossiers offrent l'ajout rapide à ce groupe. Un bouton nommé « Ajouter à mes Favoris », distinct par un symbole étoilé permet l'ajout et le retrait directement, sans devoir ouvrir la fiche de consultation du dossier.

La grande distinction de cette fonctionnalité est qu'un espace virtuel est consacré à ces favoris. En plus d'être accessible via l'onglet de navigation Favoris, il est possible de travailler avec ce groupe de favoris à partir de la page d'accueil de la collection. Un bouton, en haut de page, permet alors un accès rapide et facile aux favoris sélectionnés. 

Il est à noter également que le groupe « Mes Favoris » ne peut être supprimé. Il agit en tant que tel comme un groupe de favoris par défaut. 

 

3.1 Créer un groupe de favoris

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur « Ajouter »;
3. Dans la fenêtre « Création d'un groupe de favoris », inscrire un titre pour le groupe de favoris à créer et cliquer sur « Enregistrer ».

Il est également possible de créer un groupe de favoris dans l'écran de consultation d'un document. Dans le menu de droite, une touche intitulée « Ajouter à vos favoris » permet l'ajout du document à un groupe de favoris. Une fenêtre intitulée Choix du groupe de favoris permet alors la création d'un nouveau groupe, ou la sélection d'un groupe existant.

3.2 Consulter un groupe de favoris

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris.

Dans un groupe de favoris, il est possible de placer des documents, des dossiers et des contenants et différents onglets permettent de voir ces éléments. Il est possible de consulter Mes favoris à partir de l'onglet d'accueil, dans le menu du haut.

3.3 Supprimer un groupe de favoris

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur le « X » rouge à droite du nom du groupe de favoris à supprimer.

À noter que la suppression retire uniquement le groupe de favoris, et non pas les éléments contenus dans le groupe.

3.4 Actions sur les favoris

Plusieurs actions sont disponibles dans un groupe de favori, selon les éléments présents dans ce dernier (dossiers, documents et contenants). Les actions affichées dans le favori peuvent donc varier selon les types d'éléments présents.

3.4.1 Ajouter un élément

1. Accéder à la fiche de consultation d'un dossier ou d'un document;
2. Dans le menu de droite, cliquer sur « Ajouter à mes favoris », ou sur « Ajouter à vos favoris » pour l'ajout à un groupe de favoris.

Pour le groupe Mes favoris, un bouton étoilé permet l'ajout rapide d'éléments personnels à chaque usager.

3.4.2 Consulter un élément

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Pour consulter un élément présent dans le groupe de favori, cliquer sur le nom de cet élément.

Il est également possible de consulter les éléments du groupe Mes favoris à partir du menu du haut de l'onglet d'accueil de la collection.

3.4.3 Retirer un élément

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Pour retirer un élément présent dans le groupe de favori, cliquer sur le X rouge à droite du nom de cet élément.

Pour le groupe Mes favoris, un bouton étoilé permet de retirer rapidement l'élément ayant été ajouté au groupe. Pour y accéder, procéder de la même façon que l'ajout d'un élément, puis repérer le bouton dans le menu de droite de la fiche de consultation.

3.4.4 Générer des rapports

Il est possible de générer des rapports Excel de dossiers, de documents ou de contenants à partir d'un groupe de favori. Toutefois, pour pouvoir utiliser un rapport via les favoris, il faut préalablement avoir créé un rapport dans la gestion des imprimables.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Puisque les rapports fonctionnent par type d'élément, si vous avez plusieurs types d'éléments dans votre groupe de favoris, cliquer sur l'onglet qui correspond à l'élément (document, dossier ou contenant) pour lequel vous désirez générer un rapport;
4. Dans le haut du groupe de favori, sélectionner le nom du rapport à générer et cliquer sur « Consulter »;
5. Dans la fenêtre de rapport, cliquer sur le lien du document XLS pour télécharger le document.

Il est également possible d'utiliser l'option « Générer un rapport », qui permet d'ouvrir une fenêtre pour générer un rapport.

3.4.5 Préparer un courriel

La préparation d'un courriel permet d'envoyer des documents à des utilisateurs qui n'ont pas accès à Constellio.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur le fichier téléchargé par le navigateur;
4. Les éléments sont automatiquement ajoutés dans les pièces jointes du courriel.

3.4.6 Traitement en lot

Les traitements en lot dans un groupe de favoris permettent de faire des modifications sur la ou les mêmes métadonnées de dossiers, documents ou contenants. Cela permet également de « Classé dans » un espace virtuel des dossiers ou des documents. Le fonctionnement du traitement en lot est le même pour tous les types d'éléments.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris » cliquez sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur « Traitement en lot » pour le type d'élément, soit les documents, les dossiers ou les contenants;
4. Dans la fenêtre « Traitement en lot », apporter les ajouts ou les changements désirés aux métadonnées des éléments. Pour les documents et les dossiers, il est également possible d'ajouter ces éléments dans un espace de travail partagé (Classé dans);
5. Avant de traiter les enregistrements, il est possible de simuler les changements pour voir quels seront les changements réalisés lors du traitement;
6. Pour ce faire, cliquer sur « Simuler » puis sur le fichier Excel.

Si les changements ne conviennent pas, il est toujours possible de modifier les métadonnées dans la fenêtre « Traitement en lot » qui reste ouverte malgré la simulation. Puis, lorsque les modifications conviennent, cliquer sur « Traiter les enregistrements ».

3.4.7 Étiquettes des dossiers

Cette option permet d'imprimer les étiquettes des dossiers présents dans le groupe de favori.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur « Étiquettes des dossiers »;
4. Dans la fenêtre « Imprimer les étiquettes », indiquer la position de départ des étiquettes, le nombre de copies et le format des étiquettes. Puis cliquer sur « Générer »;
5. La fenêtre « Imprimer les étiquettes » permet de télécharger les étiquettes en format PDF ou de les imprimer.

3.4.8 Étiquettes des contenants

Cette option permet d'imprimer les étiquettes des contenants présents dans le groupe de favori.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur « Étiquettes des contenants »;
4. Dans la fenêtre « Imprimer les étiquettes », indiquer la position de départ des étiquettes, le nombre de copies et le format des étiquettes. Puis cliquer sur « Générer »;
5. La fenêtre « Imprimer les étiquettes » permet de télécharger les étiquettes en format PDF ou de les imprimer.

3.4.9 Dupliquer les dossiers

Cette option permet de dupliquer le ou les dossiers d'un groupe de favoris. Les dossiers dupliqués apparaissent directement dans l'arborescence de la collection et non pas dans le favoris.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur « Dupliquer ».

3.4.10 Supprimer un groupe de favoris

La suppression d'un groupe de favoris, par cette option, retire les éléments du favori et supprime le favori. Les éléments sont toujours présents dans la collection.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur « Supprimer ».

3.4.11 Vider le groupe de favoris

Cette option permet de retirer tous les éléments présents dans un groupe de favoris, mais de tout de même conserver le favori.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur « Vider le groupe de favoris ».

3.4.12 Partager le groupe de favoris

Cette option permet de partager un groupe de favori avec un ou plusieurs utilisateurs.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur « Partager »;
4. Dans la fenêtre « Choix des utilisateurs », ajouter le ou les utilisateurs avec lesquels vous désirez partager votre favori. Puis cliquer sur « Sauvegarder ».

Dorénavant, les utilisateurs pourront voir votre favori dans leur onglet « Favoris partagés ». Le partage d'un groupe de favoris ne modifie pas les autorisations des utilisateurs sur le contenu de la collection. Lorsque vous partagez un favori avec un utilisateur, celui-ci ne voit dans ce dernier que les éléments auxquelles il a accès.

3.4.13 Liste de déclassement

Cette option permet uniquement de créer une liste de déclassement avec des dossiers présents dans un groupe de favori.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Cliquer sur « Liste de déclassement »;
4. Dans la fenêtre « Création de la liste », inscrire un titre pour la liste de déclassement et sélectionner le type de déclassement (soit Dossiers à transférer au semi-actif ou Dossiers à verser). Par la suite, cliquer sur « Sauvegarder »;
5. Dans la fenêtre « Consulter une liste de déclassement », vous pouvez réaliser toutes les actions de déclassement.

Il est possible de consulter la liste de déclassement créé dans un groupe de favoris dans les listes générées des Listes de déclassement de déclassement.

3.4.14 Création d'une archive SIP

Une archive SIP est un fichier de type « .zip » permettant une préservation à long terme des documents numériques. Dans le fichier généré par Constellio, chaque document électronique est situé dans une arborescence de dossier représentant le plan de classification et accompagné d'un fichier XML contenant les métadonnées liées aux documents/dossiers.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favoris », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Dans le favori, cliquer sur « Création d'une archive SIP »;
4. Compléter les métadonnées et cliquer sur « Enregistrer »;
5. L'archive SIP est envoyée dans les traitements en lot.

3.4.15 Générer un document PDF

Cette option permet de générer un document PDF avec les documents du favori.

1. Cliquer sur « Favoris » dans le menu de navigation;
2. Dans la fenêtre « Liste des groupes de favori », cliquer sur la loupe à droite du nom du groupe de favoris;
3. Dans le favori, cliquer sur « Générer un document PDF »;
4. Indiquer un nom pour le document à générer et décider si vous voulez inclure les fiches de métadonnées au document PDF, puis cliquer sur « Lancer la génération ».

Le document est affiché suite à sa génération, vous pouvez également télécharger le document PDF. Si le document inclut des rapports de métadonnées, un rapport de métadonnées est présent pour chaque document présent dans le PDF généré.