Gestion des rôles

1. La gestion des rôles

Dans Constellio, chaque utilisateur se voit attribuer un rôle. Ce rôle est un principe semblable à l'idée de « profils ». L'option « Gérer les rôles » permet de créer un nouveau rôle et d'attribuer à chaque rôle des responsabilités ou des droits d'action dans Constellio. Donc, selon les rôles attribués à un utilisateur, les options et les actions possibles dans Constellio ne sont pas les mêmes. Un utilisateur peut avoir des rôles différents selon la collection puisque chaque collection est indépendante au niveau des rôles. Par défaut, tous les utilisateurs ont un rôle Utilisateur.

2. Définition des rôles

Par défaut, le système contient quatre rôles : celui de l'utilisateur (U), de l'administrateur (ADM), du gestionnaire (M) et celui du responsable de la gestion documentaire (RGD).

• Utilisateur : usager de base, celui qui utilise généralement Constellio dans son quotidien afin de créer, de gérer, de modifier des dossiers, des documents, des tâches et des favoris. Il n'y a pas d'accès, sur le pilotage ni pour la suppression d'élément. Constellio donne un rôle utilisateur par défaut à tous les utilisateurs d'une collection. 
• Administrateur : l'administrateur est celui qui a habituellement le rôle de pilotage du système sans pour autant avoir des interactions avec les dossiers et les documents. 
• Gestionnaire : celui qui consulte habituellement les dossiers, les documents, donne des autorisations spécifiques comme le partage des dossiers, autorise des déclassements, etc. 
• Responsable de gestion documentaire : ce rôle a un accès limité au pilotage du système, mais accède à toutes les fonctions de gestion documentaire. 

Cette définition des rôles correspond aux attributions par défaut de chaque rôle. Ces rôles sont toutefois paramétrables et il est possible de modifier les responsabilités et droits d'accès de ces différents rôles selon les besoins de chaque milieu. 

Les rôles portent sur les fonctions de Constellio suivantes : 

• Gestion du module RM (gestion documentaire)
• Dossiers
• Gestion de la collection
• Gestion des workflows
• Déclassement
• Gestion des archives
• Gestion du système
• Gestion des favoris
• Documents.

2.1 Consulter les rôles

1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur « Gérer les rôles ».

2.2 Modifier un rôle

1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur « Gérer les rôles »;
3. Modifier les spécificités de chacun des rôles, pour ce faire, cocher ou décocher les différentes actions possibles rattachées aux différents rôles disponibles. Puis cliquer sur « Enregistrer » pour confirmer les changements. 

L'option « Rétablir l'état initial » permet d'annuler les changements effectués aux rôles AVANT que l'on enregistre ces changements. Après avoir enregistré les changements, il n'est plus possible de rétablir les rôles par cette option. 

2.3 Créer un nouveau rôle

Selon les besoins de votre organisation et vos utilisateurs, il est possible d'ajouter de nouveaux rôles. Par exemple, il pourrait être utile de créer un rôle pour les utilisateurs non réguliers, comme les stagiaires, les bénévoles, etc. Lorsqu'un rôle est créé et enregistré, il n'est plus possible de le supprimer. Il est cependant possible de le « désactiver », pour ce faire, il faut s'assurer qu'il n'est pas appliqué à un groupe ou un usager et décocher manuellement toutes les actions. 

1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur « Gérer les rôles »;
3. Cliquer sur « Créer un nouveau rôle » à droite de l'écran;
4. Compléter les champs obligatoires (Code et Titre), puis cliquer sur « Enregistrer ».

3. Assignation des rôles

L'option « Gérer les rôles » du pilotage permet d'attribuer à chaque rôle (utilisateur, administrateur, gestionnaire et responsable de la gestion documentaire) des responsabilités ou des droits d'action dans Constellio. C'est toutefois dans l'option « Gérer la sécurité » qu'il est possible de gérer l'assignation d'un ou plusieurs rôles à des groupes d'utilisateurs ou des utilisateurs. 

Après avoir paramétré les différents rôles souhaités dans Constellio. Il est donc important d'assigner ces rôles à différents groupes ou utilisateurs. Par exemple, si nous désirons permettre aux gestionnaires des différentes unités administratives de notre milieu d'avoir des responsabilités plus étendues que ceux d'un utilisateur. Après avoir paramétré le rôle Gestionnaire dans « Gérer les rôles», il faut assigner ce rôle à un groupe qui regroupe les gestionnaires ou à chaque gestionnaire. 

3.1 Consulter les rôles assignés

Les rôles hérités sont ceux automatiquement ajoutés pour une unité administrative selon les rôles présents dans les unités parentes, alors que les autorisations spécifiques sont propres à cette unité administrative. 

1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
3. Dans la fenêtre « Gérer la sécurité de la collection », on peut voir tous les groupes et tous les utilisateurs préalablement créés dans la collection;
4. Cliquer sur « Gérer les rôles » à droite du nom du groupe ou de l'utilisateur pour lequel vous désirez consulter les rôles. 

3.2 Assigner un rôle

1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
3. Cliquer sur « Gérer les rôles » à droite du nom du groupe ou de l'utilisateur;
4. Cliquer sur « Ajouter un rôle » à droite de l'écran;
5. Dans la fenêtre « Ajout d'un rôle », compléter les métadonnées et cliquer sur « Enregistrer ». 

3.3 Supprimer un rôle

1. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
3. Cliquer sur « Gérer les rôles » à droite du nom du groupe ou de l'utilisateur;
4. Cliquer sur le « X » à droite du rôle à supprimer;
5. Confirmer la suppression, cliquer sur « Oui ». 

Les utilisateurs de Constellio ont toujours au minimum un rôle Utilisateur sur la collection. Donc, vous ne pouvez pas supprimer ce rôle à un utilisateur si aucun autre rôle ne lui est attribué. Toutefois, vous pouvez supprimer un rôle de Gestionnaire d'un utilisateur de Constellio. Le système lui assignera automatiquement un rôle Utilisateur. 

4. Permissions

Les permissions sont les différentes autorisations accordées à chaque rôle. Elles permettent aux utilisateurs d'effectuer des actions très précises dans l'application.