Importation d'enregistrements
- 05 Jul 2022
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Importation d'enregistrements
- Mis à jour le 05 Jul 2022
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1. Importation d'enregistrements
L'importation des enregistrements est une option qui permet d'importer la taxonomie des espaces virtuels, les outils de gestion documentaires (les unités administratives, les règles de conservation, les subdivisions uniformes) ainsi que les dossiers.
1.1 Importer des espaces virtuels
L'importation de la taxonomie présente dans les espaces virtuels ce fait dans importer les enregistrements. Toutefois, si vous désirez créer des espaces virtuels par l'utilisation d'importation, celle-ci doit être faite dans l'option Importer les configurations.
1.1.1 Création des espaces virtuels
- Dans un fichier XML, inscrire les informations suivantes :
- Pour ajouter un espace virtuel, modifier les informations en rouge contenues entre les balises <collection-settings code="Collection"> et </collection-settings>.
| Balise | Exemple | Description |
| collection-settings code="" | collection-settings code="Collection" | Inscrire le code de la collection pour laquelle il faut créer les espaces virtuels. |
| taxonomy code="" | taxonomy code="taxocomitedirType" | Code de l'espace virtuel à créer. Le code doit avoir comme préfixe taxo et comme suffixe Type. |
| title="" | taxonomu code="Comité directeur" | Titre de l'espace virtuel à créer. |
| visibleInHomePage="" | visibleInHomePage="true" | Permets de déterminer si l'espace virtuel est affiché dans la page d'accueil de Constellio. (true/false) |
| classifiedTypes="" | classifiedTypes="document, folder" | Permets de définir le contenu pouvant être classé dans l'espace virtuel. Il est possible d'indiquer : "document,folder" ou "document" ou "folder" |
| groups="" | groups="comité" | Permets de définir les groupes qui ont accès à l'espace virtuel. Indiquer le code entre les guillemets. |
| users=" " | users="directeur général" | Permets de définir les usagers qui ont accès à l'espace virtuel. Indiquer le nom d'usager entre les guillemets. |
- Suite à la complétion du fichier XML, cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Importer les configurations »;
- Décider si l'importation doit être faite de manière stricte ou permissive. La manière stricte permet uniquement d'importer la totalité du fichier si tout est conforme. Alors que l'importation permissive permet d'importer le plus d'enregistrement que possible. Les éléments erronés ne seront pas importés;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquer sur parcourir pour choisir le fichier XML et ensuite sur « Lancer l'importation ». Après le traitement, un message s'affichera pour indiquer que l'opération s'est terminée avec succès et les espaces virtuels seront créés.
1.1.2 Importation de la taxonomie dans les espaces virtuels
Le fichier Excel (ImportTaxoEspVirtEspVirt.xls) vous permet de créer la taxonomie à l'intérieur d'un ou plusieurs espaces virtuels. Il est important de noter qu'il ne faut pas modifier les deux premières lignes du tableau Excel.
- Créer la taxonomie dans le fichier Excel en respectant les colonnes :
| Nom du champ | Description |
| Identifiant | Identifiant unique qu'il faut donner à chacun des éléments. |
| Code | Le code de la taxonomie de l'espace virtuel. |
| Titre | Le titre de la taxonomie de l'espace virtuel. |
| Description | La description de la taxonomie. Facultatif. |
| Identifiant parent | Permets la structuration hiérarchique des éléments de la taxonomie. |
- Pour déterminer dans quelle espace virtuelle la taxonomie doit être créée, il faut nommer la feuille avec le code de l'espace préfixé du terme taxo et ayant comme suffixe Type.
Exemple :
Dans cet exemple, le nom de la feuille est : taxo362Type. Voici les étapes pour obtenir le code d'un espace virtuel déjà créé :
- Accéder au pilotage de Constellio.
- Cliquer sur « Espaces virtuels ».
- Cliquer sur le « Consulter » de l'espace virtuel.
- Dans la barre d'adresse du navigateur, récupérer les derniers chiffres de l'adresse.
- Suite à la complétion du fichier, il faut le verser dans Constellio pour créer les taxonomies dans les espaces virtuels. Pour ce faire, accéder au pilotage de Constellio;
- Cliquer sur « Importer les enregistrements »;
- Décider si l'importation doit être faite de manière stricte ou permissive. La manière stricte permet uniquement d'importer le totalité du fichier si tout est conforme. Alors que l'importation permissive permet d'importer le plus d'enregistrement (donc, d'utilisateur) que possible. Les éléments erronés ne seront pas importés;
- Cliquer sur parcourir pour choisir le fichier et ensuite sur « Lancer l'importation ». Après le traitement, un message s'affichera pour indiquer que l'opération s'est terminée avec succès et les taxonomies des espaces virtuels sont créées.
1.2 Importer les outils de gestion documentaire
Le fichier Excel (ImportOutils.xls) vous permet de créer le plan de classification, le calendrier de conservation, les subdivisions uniformes et les unités administratives. Il est important de noter qu'il ne faut pas modifier les deux premières lignes du tableau Excel ni le titre des onglets. Pour importer une règle de conservation comportant plusieurs délais ou des métadonnées personnalisées, s'il vous plaît contactez Constellio pour de l'accompagnement.
Le fichier Excel d'importation des enregistrements est composé de quatre onglets :
category : Sers à l'importation du plan de classification.
administrativeUnit : Sers à l'importation des unités administratives.
retentionRule : Sers à l'importation du calendrier de conservation.
uniformSubdivision : Sert à l'importation des subdivisions uniformes.
Il est possible d'importer les quatre éléments à la fois, ou un seul en supprimant les autres onglets. Par contre, si l'importation d'un seul élément est faite et que ce dernier réfère à l'un des trois autres éléments, ils doivent avoir été précédemment créés dans Constellio, sinon une série de messages d'erreur s'affichera. Par exemple, si on veut seulement importer le calendrier de conservation, les plans de classification et les unités administratives doivent avoir été créés avant ou il faut enlever toutes références à ces éléments dans le calendrier de conservation avant de faire l'importation.
1.2.1 Saisie du plan de classification (category)
La saisie du plan de classification doit se faire dans l'onglet « category » du fichier ImportOutils.xls. Les informations à saisir sont réparties sur plusieurs colonnes.
| Nom du champ | Code de la métadonnée | Description |
| Identifiant | id | Identifiant unique qu'il faut donner à chacun des éléments du plan de classification. L'unicité est valable uniquement pour les éléments du plan de classification. Lors de l'importation d'autres éléments, le calendrier de conservation, par exemple, les éléments peuvent avoir les mêmes identifiants que ceux du plan de classification. Vous pouvez inscrire ici un séquentiel ou copier le code que vous donnerez à chacun des éléments, par contre, il est important de tenir compte de l'unicité de l'identifiant et de ne pas y inscrire des caractères spéciaux. |
| Code | id | Le code de la rubrique du plan de classification. |
| Titre | title | Le titre de la rubrique du plan de classification. |
| Description | description | La description du plan de classification. |
| Code règle de conservation | retentionRules | Le code de la ou des règles de conservation liées à cette rubrique du plan de classification. |
| Mots-clés | keywords | Inscrire les mots-clés liés à cette rubrique du plan de classification séparé par des points-virgules. |
| Identifiant parent | parent | Permets la structuration hiérarchique du plan de classification (niveau). Il faut inscrire l'identifiant du parent (colonne A). |
1.2.2 Saisie des unités administratives (administrativeUnit)
La saisie des unités administratives doit se faire dans l'onglet « administrativeUnit ». Les informations à saisir sont réparties sur plusieurs colonnes :
| Nom du champ | Code de la métadonnée | Description |
| Identifiant | id | Identifiant unique qu'il faut donner à chacune des unités administratives. L'unicité est valable uniquement pour les éléments de l'onglet unités administratives. Lors de l'importation d'autres éléments, le calendrier de conservation, par exemple, les éléments peuvent avoir les mêmes identifiants que ceux du plan de classification. Vous pouvez inscrire ici un séquentiel ou copier le code que vous donnerez à chacun des éléments, par contre, il est important de tenir compte de l'unicité de l'identifiant et de ne pas y inscrire des caractères spéciaux. |
| Code | code | Le code de l'unité administrative. |
| Titre | title | Le titre de l'unité administrative. |
| Description | description | La description de l'unité administrative. |
| Identifiant parent | parent | Permets la création de sous-unités administratives. Il faut inscrire l'identifiant du parent (colonne A). |
1.2.3 Saisie des règles de conservation (rententionRule)
La saisie des unités administratives doit se faire dans l'onglet « retentionRule ». Les informations à saisir sont réparties sur plusieurs colonnes :
| Nom du champ | Code de la métadonnée | Type | Description |
| Identifiant | id | Texte | Identifiant unique qu'il faut donner à chacune des règles de conservation. L'unicité est valable uniquement pour les éléments de l'onglet règles de conservation. Lors de l'importation d'autres éléments, le plan de classification, par exemple, les éléments peuvent avoir les mêmes identifiants que ceux du plan de classification. Vous pouvez inscrire ici un séquentiel ou copier le code que vous donnerez à chacun des éléments, par contre, il est important de tenir compte de l'unicité de l'identifiant et de ne pas y inscrire des caractères spéciaux. |
| Titre | title | Texte | Titre de la règle de conservation. |
| Numéro de règle | code | Texte | Numéro de la règle de conservation. |
| Description | description | Texte | Description de la règle de conservation. |
| Recueil | corpus | Texte | Le nom ou numéro du recueil de BAnQ duquel la règle est inspirée. |
| Numéro règle (recueil) | corpusRuleNumber | Texte | Le numéro de la règle du recueil de BAnQ duquel la règle est inspiré. |
| Règle approuvée? | approuved | Texte | Est-ce qu'il s'agit d'une règle approuvée. Il est possible dans les configurations de Constellio de limiter les rubriques du plan de classification à celle associée qu'à des règles approuvées ou s'il y a plusieurs règles d'associer à la rubrique, ne proposer que celles approuvées. Les valeurs à inscrire sont : Vrai ou Faux. |
| Nom du champ | Code de la métadonnée | Type | Description |
| Date d'approbation | approvalDate | Date | Si la règle est approuvée, indiquer la date d'approbation. Indiquer le format avec mot-clé «pattern» dans l'entête. Par exemple : patterin=yyyy-MM-dd |
| Références juridiques | juridicReference | Texte | Indiquer les références juridiques de la règle, s'il y a lieu. |
| Remarques générales | generalComment | Texte | Indiquer les remarques générales sur la règle de conservation, s'il y a lieu. |
| Historique | history | Texte | Détails de l'historique de la règle, s'il y a lieu. |
| Mots-clés | keywords | Liste (texte) | Inscrire les mots-clés de la règle. Indiquer le séparateur avec le mot-clé «separator» dans l'entête. Par exemple, pour séparer les éléments avec un point-virgule : separator=; |
| Nom du champ | Code de la métadonnée | Type | |
| Documents essentiels? | essentielDocuments | Booléen | Permets d'indiquer si les documents classés dans cette rubrique du plan de classification sont des documents essentiels. Les valeurs à inscrire sont : Vrai ou Faux. |
| Documents confidentiel? | confidentialDocuments | Booléen | Permets d'indiquer si les documents classés dans cette règle de conservation sont des documents confidentiels. Les valeurs à inscrire sont : Vrai ou Faux. |
| Codes unités admiistratives | administrativesUnits | List (Texte) | Inscrire les codes des unités administratives détentrice de l'exemplaire principal (Colonne B feuille administrativeUnit); Indiquer le séparateur avec le mot-clé «separator» dans l'entête. Par exemple, pour séparer les éléments avec un point-virgule : separator=; |
| Unités administratives responsables? | responsibleAdministrativeUnits | Booléen | Permet d'indiquer si la règle n'a pas de détenteur principal, mais un détenteur ouvert. C'est-à-dire, le créateur du dossier décide s'il possède l'exemplaire principal. Les valeurs à inscrire sont : Vrai ou Faux. |
| Types de documents (code) | code structure=documentTypesDetails item=1 | Domaine de valeur | Pour les règles qui ont un tri comme finalité, il est possible de définir s'il faut détruire ou conserver chacun des types de documents (Voir dans le guide les configurations possibles dans Constellio). Pour ce faire, il faut inscrire le code du type de document dans la colonne «code» et le statut archivistique désiré dans la colonne «archivisticStatus»é Les deux colonnes doivent être répétées en incrémentant la valeur de la ligne «item» pour ajouter des entrées supplémentaires. Exemple :  Ce champ fait partie de la structure « documentTypesDetails» qui comporte les sections « code » et « statut archivistique ». Incrémenter le numéro d'item pour chaque type de document supplémentaire. |
| Types de documents (Statut archivistique) | archivisticStatus structure=documentTypesDetails item=1 | Énumération | La valeur du statut archivistique désirée pour le type de document (voir ligne précédente) Valeurs possibles :
Ce champ fait partie de la structure «documentTypesDetails» qui comporte les sections «code» et «statut archivistique». Incrémenter le numéro d'item pour chaque type de document supplémentaire. |
Délais
Ces colonnes correspondent aux informations sur les délais pour chacune des règles de conservation.
En plus du code de la métadonnée, les éléments doivent avoir les informations suivantes dans l'entête des colonnes :
structure=copyRetentionRules
item=X
Remplacer X par 1 pour les éléments du premier délai, par 2 pour le deuxième, et ainsi de suite.
| Nom du champ | Code de la métadonnée | Type | Description |
| Code - Délai 1 | code | Texte | Le code du délai. |
| Titre - Délai 1 | title | Texte | Titre du premier délai. |
| Description - Délai 1 | description | Texte | Description du premier délai. |
| Type exemplaire - Délai 1 | copyType | Énumération | Indiquer s'il s'agit d'un délai principal ou secondaire. Valeurs possibles : P, S(Principal, Secondaire) |
| Codes supports - Délai 1 (séparateur=;) | mediumTypes | Liste (Énumération) | Indiquer les codes des différents supports qui sont liés au délai. Chaque type de support séparé par des points-virgules. Valeurs possibles : DM, PA, FI. (Disque magnétique, Papier, Film) |
| Remarques supports - Délai 1 | contentTypesComment | Texte | Indiquer la référence vers la remarque sur le support (Suggestion pour les remarques : à la première remarque, indiquée R1 et R2, R3, etc. pour les suivantes). Inscrire la remarque dans la section Remarques relatives aux délais et aux supports. |
| Actif - Délai 1 | activeRetentionPeriod | Énumération ou Nombre | Inscrire le délai à l'actif : 888, 999 ou un nombres d'années fixes. |
| Remarques actif - Délai 1 | activeRetentionComment | Texte | Indiquer la référence vers la remarque sur le délai actif (Suggestion pour les remarques : à la première remarque pour un délai, indiquer R1 et R2, R3, etc. pour les suivantes). Inscrire la remarque dans la section Remarques relatives aux délais et aux supports. |
| Nom du champ | Code de la métadonnée | Type | Description |
| Semi-actif - Délai 1 | semiActiveRetentionPeriod | Nombre | Inscrire le délai au semi-actif : un nombre d'années fixe. |
| Remarques semi-actif - Délai 1 | semiActiveRetentionComment | Texte | Indiquer la référence vers la remarque sur le délai semi-actif (Suggestion pour les remarques : à la première remarque, indiquée R1 et R2, R3, etc. pour les suivantes). Inscrire la remarque dans la section Remarques relatives aux délais et aux supports. |
| Inactif - Délai 1 | inactiveDisposalType | Énumération | Inscrire le sort final du délai : C pour conservation, D pour destruction ou Y pour un tri. |
| Remarques inactif - Délai 1 | inactiveDisposalComment | Texte | Indiquer la référence vers la remarque sur le délai inactif (Suggestion pour les remarques : à la première remarque, indiquée R1 et R2, R3, etc. pour les suivantes). Inscrire la remarque dans la section Remarques relatives aux délais et aux supports. |
| Ignorer la période active - Délai 1 | Booléen | Permets d'omettre dans le calcul du déclassement, la période active du délai. Les valeurs à inscrire sont : Vrai ou Faux. | |
| Remarques relative aux délais et aux supports. | inactiveDisposalComment | Texte | Inscrire toutes les remarques relatives aux délais et aux supports qui sont référencés dans le délai. |
1.2.4 Saisie des subdivisions uniformes (uniformSubdivision)
La saisie des subdivisions uniformes doit se faire dans l'onglet « uniformSubdivision ». Les informations à saisir sont réparties sur plusieurs colonnes :
| Nom du champ | Description |
| Identifiant | Identifiant unique qu'il faut donner à chacune des subdivisions uniformes. L'unicité est valable uniquement pour les subdivisions. Lors de l'importation d'autres éléments, le calendrier de conservation, par exemple, les éléments peuvent avoir les mêmes identifiants que les subdivisions. Vous pouvez inscrire ici un séquentiel ou copier le code que vous donnerez à chacun des éléments, par contre, il est important de tenir compte de l'unicité de l'identifiant et de ne pas y inscrire des caractères spéciaux. |
| Code | Le code de la subdivision uniforme. |
| Titre | Le titre de la subdivision uniforme. |
| Description | La description de la subdivision uniforme. |
| Commentaires | Commentaire sur la subdivision uniforme. |
| Codes règles de conservation | Le code de la ou des règles de conservation liées à cette subdivision. S'il y a plusieurs règles d'associés, il faut les séparer par un point-virgule. |
1.3 Importation des outils
Suite à la complétion du fichier ImportOutils.xls, il faut le verser dans Constellio pour créer les outils de gestion documentaire dans Constellio.
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Importer les enregistrements »;
- Décider si l'importation doit être faite de manière stricte ou permissive. La manière stricte permet uniquement d'importer la totalité du fichier si tout est conforme. Alors que l'importation permissive permet d'importer le plus d'enregistrement que possible. Les éléments erronés ne seront pas importés;
- Cliquer sur parcourir pour choisir le fichier et ensuite sur « Lancer l'importation ». Après le traitement, un message s'affichera pour indiquer que l'opération s'est terminée avec succès et les outils documentaires sont créés.
1.4 Importer des dossiers
Ce fichier Excel (folder.xls) vous permet de créer des dossiers dans Constellio. Il ne permet pas d'importer des documents électroniques. Si vous avez besoin d'importer des documents électroniques, vous pouvez utiliser le client d'importation. Il est important de noter qu'il ne faut pas modifier les deux premières lignes du tableau Excel ni le titre de l'onglet.
Les informations à saisir sont réparties sur plusieurs colonnes :
Pour les champs qui font référence à un autre enregistrement (dossier parent, catégorie, unité administrative), la liaison est effectuée par l'ID par défaut, mais il est aussi possible de spécifier la métadonnée que l'on veut utilise pattern=[métadonnée] à l'entête.
Par exemple, pour utiliser la métadonnée code au champ de dossier parent (parentFolder), l'entête serait défini comme suit :
parentFolder
patterin=code
Pour la création d'un dossier d'un type différent de celui par défaut, veuillez utiliser la métadonnée « schéma » et non « type ». Lorsque la valeur n'est pas renseignée, le schéma « default » est utilisé. La valeur doit être le code du schéma (ex. : USRdossiersEmployes).
Ce tableau précise les principales* métadonnées acceptées dans le gabarit d'importation de dossiers :
| Nom du champ | Code de la métadonnée | Type | Description |
| Identifiant | id | Texte | Identifiant à donner au dossier. Il peut être séquentiel. |
| Identifiant dossier parent | parentFolder | Texte (Référence) | L'identifiant du dossier parent. Dois faire référence à un dossier qui existe déjà dans le système ou à un nouveau dossier que l'on importe dans le même fichier. |
| Identifiant unité administrative | administrativeUnitEntered | Texte (Référence) | Code de l'unité administrative à laquelle le dossier est associé. Dois faire référence à une unité administrative qui existe déjà dans le système ou à une nouvelle unité administrative que l'on importe dans le même fichier. |
| Code catégorie | categoryEntered | Texte (Référence) | Rubrique du plan de classification à laquelle le dossier doit être rattaché. Dois faire référence à une rubrique qui existe déjà dans le système ou à une nouvelle rubrique que l'in importe dans le même fichier. |
| Mots-clés | keywords | Texte (Liste) | Inscrire les mots-clés liés à cette rubrique du plan de classification séparé par des points-virgules. |
| Titre | title | Texte | Titre du dossier. |
| Supports (séparateur=;) | mediumTypes | Enum (Liste) | Indiquer le support du dossier. Il faut inscrire les codes du domaine de valeur « Type de support ». Par défaut Constellio a les types suivants : PA (Papier), DM (Disque magnétique), FI (Film). |
| Date de transfert (yyyy-MM-dd) | actualTransfertDate | Date | Date de transfert du dossier vers le semi-actif. Le format de la date peut être défini dans l'entête avec pattern=yyyy-MM-dd |
| Date de destruction | Date | Date de destruction du dossier, s'il y a lieu. Format : yyyy-mm-dd | |
| Date de versement | Date | Date de versement du dossier aux archives, s'il y a lieu. Format : yyyy-mm-dd | |
| Code règle de conservation | retentionRuleEntered | Texte (Référence) | Numéro de la règle de conservation à laquelle le dossier est associé. La règle de conservation du dossier. Dois faire référence à une règle de conservation qui est liée à la rubrique saisie. |
| Date d'ouverture | openingDate | Date | Date d'ouverture du dossier. Format : yyyy-mm-dd |
| Date de fermeture | enteredClosingDate | Date | Date de fermeture du dossier. Format : yyyy-mm-dd |
- Suite à la complétion du fichier, il faut le verser dans Constellio. Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Importer les enregistrements »;
- Décider si l'importation doit être faite de manière stricte ou permissive. La manière stricte permet uniquement d'importer la totalité du fichier si tout est conforme. Alors que l'importation permissive permet d'importer le plus d'enregistrement que possible. Les éléments erronés ne seront pas importés;
- Cliquer sur parcourir pour choisir le fichier et ensuite sur « Lancer l'importation ». Après le traitement, un message s'affichera pour indiquer que l'opération s'est terminée avec succès et les dossiers sont créés.
5. Importer des contenants
L'importation de contenants est effectuée à partir de fichier Excel (.xls). Les informations sur les contenants à importer doivent être inscrites dans une feuille de calcul avec le titre «containerRecord». Cette feuille de calcul peut être dans le même fichier d'importation que les autres enregistrements ou dans son propre fichier.
Le fichier d'importation doit être respecté le même format que les autres fichiers d'importation. Il est conseillé de consulter de document ci-dessous à titre d'exemple. Les champs obligatoires y ont été identifiés en rouge. Les autres champs sont facultatifs et peuvent être retirés sans affecter l'importation. Les valeurs par défaut seront utilisées pour les métadonnées facultatives non importées.
Tableau de métadonnées acceptées dans le fichier d'importation
Ce tableau précise les principales* métadonnées acceptées dans le gabarit d'importation de contenants. Les métadonnées principales comportent un astérisque*.
| Métadonnées acceptées dans le fichier d'importation | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Code système | Description |
| Identifiant* | id | Identifiant à donner au contenant. Il peut être séquentiel. |
| Intitulé du contenant | identifier | Titre du contenant. |
| Type de contenant* | type | Code du type de contenant, tel que défini dans le domaine de valeurs. |
| Unités administratives* | administrativeUnits | Code de(s) l'unité(s) administrative(s) à laquelle le dossier est associé. |
| Type de déclassement* | decommissionningType | Le type de déclassement. Les valeurs possibles sont : T, C, D (Transfert à l'actif, Conservation, Destruction) |
| Date de transfert | realTransfertDate | Date de transfert du dossier vers le semi-actif. Format : yyyy-mm-dd |
| Utilisateur de création | createdBy | Nom d'utilisateur de la personne ayant créé le contenant. |
| Emplacement | storageSpace | Code de l'emplacement, tel que défini dans le domaine de valeurs. |
| Position | position | Position dans l'emplacement (chaine de caractères). |
| Description | description | Description du contenant (chaine de caractères). |
| Utilisateur de modification | modifiedBy | Nom d'utilisateur de la dernière personne ayant modifié le contenant. |
| Date d'emprunt | borrowDate | Date où le contenant a été emprunté. |
| Plein? | full | Si le contenant est plein ou non. Valeurs acceptées : TRUE, FALSE |
| Emprunté? | borrowed | Si le contenant a été emprunté ou non. Valeurs acceptées : |
| Emprunteur | borrower | Nom d'utilisateur de la personne ayant effectué l'emprunt. |
| Date de complétion | completionDate | Date de complétion. Format : yyyy-mm-dd |
| Capacité | capacity | Capacité du contenant (en cm). |
| Date de dépôt | realDepositDate | Date de dépôt du contenant. Format : yyyy-mm-dd |
| Date de retour | realReturnDate | Date de retour du contenant. Format : yyyy-mm-dd |
| Date de transfert | realTransfertDate | Date de transfert du contenant. Format : yyyy-mm-dd |
6. Importer des documents
Les fiches de documents peuvent également être importées ou mises à jour par gabarit Excel.
Attention : Il n'est pas possible d'importer le contenu d'un document (les fichiers) avec un gabarit. Pour importer des documents en lot avec contenu, il est recommandé d'utiliser le client d'importation.
Depuis la version 9.2.12, il est possible de synchroniser automatiquement les noms de fichiers avec le titre des documents lorsqu'on met à jour des documents par gabarit. Pour ce faire, il faut ajouter la ligne suivante à l'entête (ligne 2) de la colonne « Titre ».
useTitleAsFilename=true
Exemple de gabarit d'importation de documents :
Ce tableau précise les principales* métadonnées acceptées dans le gabarit d'importation de documents :
| Métadonnées acceptées dans le gabarit d'importation | |||
|---|---|---|---|
| Nom du champ | Code système | Type | Description |
| Identifiant* | id | Chaine de caractères | Identifiant du document. Par défaut, cette valeur est enregistrée dans la métadonnée « Ancien identifiant » (legacyIdentifier) et un nouveau id système sera généré. Pour plutôt utiliser l'identifiant système lors de la mise à jour de documents existants, ajouter la ligne « importAsLegacyId=false » à l'entête. |
| Dossier | folder | Référence | Identifiant du dossier dans lequel le document se trouve. |
| Titre | title | Chaine de caractères | Correspond au titre de la fiche du document. Lors de la mise à jour de document existant, il est possible de synchroniser le titre du fichier contenu avec le titre de la fiche en ajoutant la ligne « useTitleAsFilename=true » à l'entête. |
| Type | type pattern=code | Référence | Correspond au domaine de valeurs du type de dossier. Il est possible que d'autres métadonnées deviennent obligatoires, dépendamment de la configuration du type choisi. Si laissé vide, le type de dossier par défaut sera utilisé. |
| Créé par | createdBy pattern=username | Référence | Correspond à l'utilisateur ayant créé la fiche du document. Si non renseigné, l'utilisateur effectuant l'importation sera utilisé par défaut. |
| Modifié par | modifiedBy pattern=username | Référence | Correspond au dernier utilisateur ayant modifié la fiche du document. Si non renseigné, l'utilisateur effectuant l'importation sera utilisé par défaut. |
| Mots-clés | keywords separator=; | Chaine de caractère (Multivaleur) | Correspond aux mots-clés utilisés pour la recherche. Utiliser le caractère « ; » pour séparer les différentes entrées. |
| Auteur | Auteur | Chaine de caractère | Correspond à l'auteur du document. N'a pas besoin d'être un utilisateur enregistré dans le système. |
Il est possible d'ajouter des métadonnées supplémentaires, personnalisées ou non, au besoin pour tous les types de schémas tant qu'il ne s'agit pas de métadonnées calculées automatiquement ou de métadonnées réservées par le système. Les entêtes devront être ajustés en fonction du type de la métadonnée (se baser sur les exemples d'entêtes des autres métadonnées du même type).
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