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- Mis à jour le 14 Jul 2022
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Gabarit d'importation d'outils de gestion documentaire
Comme nous l'avons mentionné précédemment, trois structures sont obligatoires pour opérer adéquatement le module de gestion documentaire de Constellio : le plan de classification, le calendrier de conservation et les unités administratives.
Dans un contexte de migration de données ou d'appropriation d'un nouveau système de gestion documentaire, la création de ces structures à même l'interface Web peut être une tâche fastidieuse. Afin de pallier ce problème, l'équipe de Constellio a créé une matrice d'importation en format Excel (.xls) permettant d'accélérer grandement le processus de saisie des informations relatives aux structures. Dans cette section du guide, nous verrons et expliquerons les différentes composantes du fichier Excel ainsi que la meilleure méthode pour compléter la matrice d'importation.
Composantes dans la matrice d'importation
Après avoir ouvert le fichier présent dans la section précédente de ce présent guide, vous serez en mesure d'observer trois composantes distinctes :
| Zone | Description | |
| 1 | Libellé de métadonnées | La première ligne du fichier Excel représente le nom des métadonnées pour chaque colonnes. Ces libellés sont purement informatifs, ils ne sont pas considérés lors de l'importation de données. |
| 2 | Code de métadonnées | La deuxième ligne du fichier représente une chaîne de caractères ( « sting » de progammation) associés aux codes de métadonnées pour chaque colonne. |
| 3 | Onglets du classeur Excel | Les onglets à l'intérieur du classeur Excel représentent chaque structure à importer dans Constellio. Le nom des onglets représente les codes de métadonnées des structures dans le code de Constellio. |
Explication des zones de la matrice d'importation
Il est important de ne pas modifier le nom des onglets du classeur Excel ou les strings de programmation à la ligne no. 2, car des mécaniques sont prévues pour lire le contenu du fichier Excel, à condition de ne pas altérer les éléments de programmation.
La colonne « ID » est importée dans la métadonnée « Ancien identifiant ». Pour l'ajout d'un nouvel enregistrement la valeur doit être unique pour le type d'enregistrement dans la collection. Sinon, la valeur existante avec l'ID (du type d'enregistrement dans la collection) sera modifiée.
Nom des onglets
| Nom de l'onglet Excel | Schéma de métadonnées associées |
| category | Plan de classification |
| administrativeUnit | Unités administratives |
| retentionRule | Calendrier de conservation |
| uniformSubdivision | Subdivision uniforme |
Présentation des matrices (par onglet)
MANQUE QQC ICI
Métadonnées du plan de classification
| Code | Métadonnée | Type | Description |
| id | ID | Obligatoire | Identifiant unique système permettant d'identifier la nouvelle entrée dans la structure du plan de classification. |
| code | Code | Obligatoire | Code associé à la rubrique (Codification). |
| parentCode | Code parent | Circonstancielle | Permets de lier une rubrique à une autre hiérarchiquement supérieure en se basant sur le code de la rubrique parent. |
| title | Titre | Obligatoire | Permets de saisir le nom de la rubrique. |
| description | Description | Facultative | Permets d'ajouter un des mots-clés, si nécessaire. |
| keywords | Mots-clés | Facultative | Permets d'ajouter un des mots-clés, si nécessaire. |
| rententionRules | Règles de conservation | Circonstancielle | Permets de lier une ou plusieurs règles de conservation à une rubrique en se basant sur le code de la règle de conservation. |
| deactivate | Désactivé | Facultative | Permets de désactiver la rubrique, ce qui permet de conserver ce qui est déjà associer à celle-ci, mais bloque l'ajout du dossier. Valeurs à inscrire : « True » si la rubrique est désactivé, « False » si la rubrique ne l'est pas. |
| abbreviation | Abréviation | Facultative | Permets d'identifier une autre appelation plus courte pour la rubrique du plan de classification. |
Exemple de la matrice du plan de classification complétée
Métadonnées des unités administratives
| Code | Métadonnée | Type | Description |
| id | ID | Obligatoire | Identifiant unique système permettant d'identifier la nouvelle entrée dans la structure des unités administratives. |
| code | Code | Obligatoire | Code associé à l'unité administrative (Codification) |
| parentCode | Code parent | Circonstancielle | Permets de lier une unité à une autre hiérarchiquement supérieure en se basant sur le code de rubrique parent. |
| description | Description | Facultative | Permets d'ajouter une description à l'unité, si nécessaire. |
| title | Titre | Obligatoire | Permets de nommer l'unité administrative. |
| adress | Adresse | Facultative | Permets d'indiquer l'adresse de l'unité administrative. |
| abbreviation | Abréviation | Facultative | Permets d'identifier une autre appelation plus courte pour l'unité administrative. |
Exemple de la matrice des unités administratives complétées
Métadonnées du calendrier de conservation
| Métadonnées relatives à la règle de conservation | ||||
|---|---|---|---|---|
| Code | Métadonnée | Type | Exemple de valeur à saisir | Description de la valeur à saisir |
| id | Identifiant | Obligatoire | « 1 » « 2 » | Permets de saisir une valeur unique pour identifier l'enregistrements. |
| title | Titre | Obligatoire | « Constitution » | Permets de nommer la règle de conservation. |
| code | Numéro règle | Obligatoire | « 111 » « 801 » | Permets de saisir le code de la règle de conservation. |
| description | Description | Facultative | « La règle de conservation porte sur...» | Permets de saisir la description de la règle de conservation. |
| corpus | Recueil | Facultative | « Recueil 1802 v.2 » | Permets de saisir le nom et le numéro de recueil de provenance de la règle de conservation. |
| corpusRuleNumber | Numéro règle (recueil) | Facultative | « 120 » | Permets de référer au numéro de la règle dans le recueil d'origine. |
| approved | Règle approuvée | Conditionelle | « True » | La règle de conservation est approuvée. |
| « False » | La règle de conservation n'est pas approuvée. | |||
| approuvalDate type=date pattern=yyyy-MM-dd | Date d'approbation (yyyy-MM-DD) | Conditionnelle | « yyyy-MM-DD » | La valeur saisie respecte le masque de saisie ci-contre. |
| juridicReference | Références juridiques | Facultative | « Code Civil Art.X » | Permets de saisir les références juridiques reliées à la règle de conservation. |
| generalComment | Remarques générales | Facultative | « Pour les contrats de projets, voir... » | Permets de saisir une remarque générale à la règle de conservation. |
| history | Historique | Facultative | « Anciennement la règle X » | Permets de saisir une note concernant l'historique de la règle de conservation. |
| keywords separator=; | Mots-clés (séparateur=;) | Facultative | « terme1;terme2 » | Permets de saisir des mots-clés, en les séparant par un point virgule. |
| essentialDocuments | Document essentiels? | Facultative | « True » | La règle de conservation concerne des documents essentiels. |
| « False » | La règle de conservation ne concerne pas des documents essentiels. | |||
| confidentialDocuments | Documents condidentiels? | Facultative | « True » | La règle de conservation concerne des documents confidentiels. |
| « False » | La règle de conservation ne concerne pas des documents confidentiels. | |||
| responsibleAdministrativeUnits | Unités Administratives responsables? | Conditionnelle | « True » | La règle de conservation est considérée comme étant « Détenteur ouvert ». |
| « False » | La règle de conservation défini des détenteurs à la règle de conservation. | |||
| administrativeUnits separator=; pattern=code | Codes unités administratives (séparateur=;) | Conditionnelle | « codeUA1;codeUA2 » | Permets de définir des unités administratives responsables pour une règle de conservation. |
Métadonnées relatives au tableau du délai de conservation
| Code | Métadonnée | Type | Valeur régie à saisir | |
| copyType structure=copyRetentionRyles item=X | Type exemplaire - Délai X | Obligatoire | « P » | Permets de créer un délai principal à une règle de conservation. |
| « S » | Permets de créer un délai secondaire à une règle de conservation. | |||
| code structure=copyRetentionRules item=X | Code - Délai X | Facultatif | « D01 » « 1 » | Permets de définir le numéro de délai. |
| title structure=copyRetentionRules item=X | Titre délai X | Obligatoire | « Documents préparatoires » | Permets de nommer un délai de conservation. |
| description structure=copyRetentionRules item=X | Description délai X | Facultative | « Classer ici les documents » | Permets de décrire la masse documentaire concernée par le délai de conservation. |
| mediumTypes structure=copyRetentionRules item=X separator=; pattern=code | Codes supports - Délai X (séparateur=;) | Obligatoire | « PA » « PA;DM » | Permets de définir un ou plusieurs supports à un délai de conservation en se basant sur le code de domaine de valeur « Types de supports ». |
| contentTypesComment structure=copyRetentionRules item=X | Remarques supports - Délai X | Facultative | « R1 » « R2 » | Permets de mentionner qu'une remarque est applicable au support. |
| activeRetentionPeriod structure=copyRetentionRules item=X | Actif - Délai X | Obligatoire | « 1 » « 2 » « 75 » | Permets de saisir la valeur du délai fermé. |
| « 888 » « 999 » | Permets de saisir la valeur du délai ouvert. | |||
| activeRetentionComment structure=copyRetentionRules item=X | Remarques actif - Délai X | Conditionnelle | « R1 » « R2 » | Permets de mentionner qu'une remarque est applicable au délai à l'actif. |
| semiActiveRetentionPeriod structure=copyRetentionRules item=X | Semi-actif - Délai X | Obligatoire | « 0 » « 1 » « 2 » | Permets de définir un délai fermé au stade semi-actif. |
| semiActiveRetentionComment structure=copyRetentionRules item=X | Remarques semi-actif - Délai X | Facultative | « R1 » « R2 » | Permets de mentionner qu'une remarque est applicable au délai semi-actif. |
| inactiveDisposalType structure=copyRetentionRules item=X | Remarques inactif - Délai X | Conditionnelle | « R1 » « R2 » | Permets de mentionner qu'une remarque est applicable au délai inactif pour le premier délai de conservation. |
| copyRulesComment separator=; | Remarques relatives aux délais | Conditionnelle | « R1 : Conserver les documents officiels » | Permets de saisir le code d'une remarque ainsi que la note d'application. |
Notes
En plus du délai principal, toutes les règles de conservation doivent également avoir un délai secondaire (copyType = S, item =2 pour toutes les métadonnées concernées).
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