La recherche avancée

La recherche avancée

La barre de recherche est accessible dans tous les écrans de Constellio. Le moteur de recherche indexe le contenu de certains champs de la base de données, selon les choix indiqués lors de la création des métadonnées, ainsi qu'une partie du contenu des documents. Ceci permet de trouver facilement tous les éléments constituant une collection par un simple mot-clé. 

La recherche avancée permet de raffiner une recherche en ajoutant des critères et en sélectionnant un type d'objet. 

1. Accéder à la recherche avancée

La recherche avancée est accessible via la flèche à droite dans le champ de la recherche simple.

Il est possible de combiner la recherche avancée et la recherche simple. Ainsi, il est possible d'écrire un terme dans la barre de recherche simple et de lui attribuer des critères de recherche avancée. Toutefois, le tri par pertinence ne sera plus applicable, voir l'article Résultat de recherche pour plus ample information.

2. Réaliser une recherche avancée

2.1  Type 

Cinq types d'enregistrements (type de schémas) sont disponibles à la recherche : contenant, document, dossier, emplacement et tâches. 

2.2 Schéma

Il est également possible de sélectionner un schéma spécifique pour chaque type de schémas, sans quoi Constellio va rechercher dans tous les schémas. Si l'enregistrement est relié à un type, il sera alors plus facile à retrouver avec la recherche. Pour en savoir plus sur ces schémas personnalisés, aller voir l'article sur les schémas de métadonnée. 

2.3 Critères de recherche

Les critères de recherche sont les métadonnées disponibles en fonction du type de schéma sélectionnée. Les métadonnées affichées seront différentes d'un type à l'autre.

Il est également possible d'ajouter un opérateur booléen en sélectionnant ET / OU / SAUF entre chaque critère.

Nom du champ	Signes	Description	Image
Afficher les métadonnées désactivées		Par défaut, toutes les métadonnées désactivées ne sont pas incluses dans la liste des critères de recherche. Il suffit d'appuyer sur ce bouton pour les afficher dans les menus déroulants.
Critères de recherche		Les critères de recherche sont obligatoires pour effectuer une recherche avancée.
	Égales (=)	La valeur recherchée sera présente dans le critère de recherche.
	Plus petit que (<)	La valeur recherchée est plus petite que la date indiquée. S'applique seulement à une date*
	Plus grand que (>)	La valeur recherchée est plus grande que la date indiquée. S'applique seulement à une date*
	Entre	La valeur recherchée se situe entre les deux dates indiquées. S'applique à deux dates*
	Vide	Le critère de recherche sera vide.
	Pas vide	Le critère de recherche sera alimenté.
Expression exacte		Lorsque l'option est cochée, l'expression écrite dans la valeur devra être exactement la même que le résultat de recherche. Cette option est sensible aux accents, majuscule / minuscule, etc. Cette option n'est pas obligatoire.

2.4 Les opérateurs booléens

Exemple opérateurs booléens

2.5 Vider la recherche avancée

Il est possible de vider la recherche avancée. 

3. Recherches sauvegardées

Cette option permet de conserver les critères de la recherche et non pas les résultats de recherche. Si de nouveaux éléments sont ajoutés dans Constellio et qu'ils répondent aux critères de recherche, le résultat de recherche sera différent du résultat obtenu lors de la sauvegarde de la recherche.

3.1 Sauvegarder une recherche

1. Réaliser une recherche;
2. Dans les résultats de recherche : cliquer sur « Enregistrer cette recherche »;
3. Dans la fenêtre « Enregistrer cette recherche », indiquer un titre pour cette recherche. Cochez « Partager cette recherche » si cette recherche doit être partagée avec tous les utilisateurs, ou certains groupes et utilisateurs. 

3.2 Consulter une recherche enregistrée

1. Accéder à l'écran de recherche avancée;
2. Cliquer sur « Recherches enregistrées »;
3. Cliquer sur la loupe d'une recherche sauvegardée pour retourner aux résultats de cette recherche.

Il est également possible de : 

• Cliquer sur le calepin pour modifier la recherche enregistrée.
• Cliquer sur le X rouge pour supprimer la recherche enregistrée.

4. Vue liste / vue tableau

Cette option permet de changer d'un mode de visualisation liste vers une vue tableau et vice-versa. Quelques différences sont notables entre les deux modes : 

4.1 Vue liste

La vue liste est la vue offerte de prime abord et présente les résultats de recherche sous forme de liste. Les métadonnées des enregistrements sont affichées en dessous de ceux-ci. D'office, Constellio affiche la métadonnée « Date de modification ». Toutefois, l'affichage de ses métadonnées est modifiable via le Pilotage -> Schémas de métadonnées. De plus, des icônes permettent de différencier les différents enregistrements (document, dossier, contenant, tâche et emplacement). Cette vue montre également un aperçu de la première page des documents via les imagettes.

Dans la vue liste, la consultation des enregistrements est effectuée par la fenêtre à panneau divisé. Celle-ci permet de consulter les enregistrements présents dans les résultats de recherche sans forcer l'utilisateur à quitter la page actuelle. Il est donc possible de consulter rapidement les informations concernant ces enregistrements via les résultats de recherche (visualisateur, contenu, métadonnées, tâches, audit, etc.).

Au bas de la page, il est possible de modifier le nombre de résultats par page (soit 10, 25, 50 ou 100). D'office, Constellio affiche 10 résultats à la fois. Des flèches sont également présentes pour naviguer entre les pages des résultats de recherche. Le nombre d'enregistrements affichés par défaut peut être modifié en modifiant le profil de l'utilisateur.

Par l'entremise de la fenêtre coulissante « Facette », les résultats de recherches peuvent être triés par pertinence et peuvent aussi être recomposés selon les nouveaux critères sélectionnés. Les facettes sont en réalité des métadonnées qu'on utilise pour décrire un enregistrement. C'est par la sélection d'une ou plusieurs d'entre-elles que s'effectue un raffinement des résultats.

Vue liste dans les résultats de recherche

4.2 Vue tableau

La vue tableau est disponible seulement en recherche avancée. Elle apparaît en appuyant sur l'icône tableau, disposée en haut à droite des résultats de recherche. Cette vue permet de consulter les enregistrements sous forme de tableau et ainsi d'avoir ue vue concentrée des résultats de recherche et facilite la configuration des métadonnées ainsi que le tri par métadonnée.

Dans cette vue, les métadonnées sont affichées à côté des enregistrements. Comme la vue liste, l'affichage de ses métadonnées est modifiable. Un bouton caché est disponible, au passage de la souris. L'engrenage est accessible dans le haut droit du tableau. Il permet ainsi de sélectionner et désélectionner rapidement plusieurs métadonnées. Il est également possible de retirer cette option dans les configurations : Pilotage -> Configuration -> Avancée -> Décocher -> « Permettre l'affichage dynamique des champs de métadonnées dans les colonnes d'un tableau ». Au retrait de la configuration, l'affichage de ses métadonnées sera modifiable via le Pilotage -> Schémas de métadonnées. De plus, des icônes facilitent la différenciation des différents enregistrements (document, dossier, contenant, tâche et emplacement). Par contre, les imagettes ne sont pas affichées pour les documents.

Contrairement à la vue, liste, la vue tableau affiche tous les résultats de recherche sur une même page. D'ailleurs, le tri s'effectue via une flèche à droite de chaque colonne des métadonnées. Le tri peut ainsi s'effectuer selon la colonne sélectionnée. Toutefois, le tri ne sera pas disponible dans la fenêtre coulissante « Facettes », mais les critères des facettes seront toujours sélectionnables. Les facettes sont en réalité des métadonnées qu'on utilise pour décrire un enregistrement. C'est par la sélection d'une ou plusieurs d'entre-elles que s'effectue un raffinement des résultats.

Vous pouvez également limiter l'affichage des critères de tri via la configuration « Afficher seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux » dans Pilotage -> Configuration -> Recherche -> Cocher « Afficher seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux ». Cette configuration permet d'afficher seulement les métadonnées qui sont disponibles dans la recherche et les tableaux, pour plus amples informations consulter la page Liste des champs présents dans le formulaire de métadonnées.Vue tableau dans les résultats de recherche

Cette option permet de sélectionner tous les résultats de recherche et désélectionner tous les résultats de recherche. De cette façon, il est plus rapide de sélectionner les résultats sur lesquels effectuer une action.

Bouton « Sélectionner tous les résultats de recherche / Désélectionner tous les résultats de recherche »

5.3 Traitement en lot

Le traitement en lot implique que la ou les mêmes métadonnées sont à modifier pour tous les éléments du résultat de recherche choisi. Après une recherche, il est possible de réaliser un traitement en lot sur tous les résultats de recherche ou sur les résultats de recherche sélectionnés. Pour plus ample information, consulter l'article sur le traitement en lot.

5.4 Ajouter à vos favoris

Cette option permet d'ajouter les enregistrements sélectionnés dans un nouveau groupe de favoris, dans un groupe de favoris existant ou dans un groupe de favoris partagé. Les favoris permettent procéder à des traitements en lot, faire parvenir des documents par courriel et plusieurs autres fonctionnalités.

Pour un nouveau favori, inscrire un nom et cliquer sur « Enregistrer ». Pour un favori existant ou partagé, sélectionner le nom de ce groupe de favoris. À noter que le groupe « Mes favoris » est personnel à l'usager. Il ne peut pas être supprimé ou partagé. Pour en savoir plus, consulter l'article sur les favoris.

5.5 Déplacer 

Cette option permet de déplacer les enregistrements sélectionnés dans un nouveau dossier. Les dossiers qui seront déplacés dans un nouveau dossier deviendront par conséquent des sous-dossiers.

5.6 Copier

Cette option permet de copier les enregistrements sélectionnés dans un nouveau dossier. Le terme « (Copie) » s'ajoute à la suite du titre de l'enregistrement. Les dossiers qui seront copiés dans un nouveau dossier deviendront par conséquence des sous-dossiers.

5.7 Préparer un courriel

Cette option permet d'envoyer un courriel avec les documents sélectionnés à des utilisateurs qui n'ont pas accès à Constellio.

5.8 Générer un PDF

Cette option permet de générer un document PDF avec les documents sélectionnés. 

Le document est affiché suite à sa génération, vous pouvez également télécharger le document PDF. Si le document inclut des rapports de métadonnées, un rapport de métadonnées est présent pour chaque document présent dans le document PDF généré. 

5.9 Création d'une archive SIP

Cette option permet de générer une archive SIP avec les enregistrements sélectionnés.

Une archive SIP est un fichier de type « .zip » permettant une préservation à long terme des documents numériques. Dans le fichier généré par Constellio, chaque document électronique est situé dans une arborescence de dossier représentant le plan de classification et accompagné d'un fichier XML contenant les métadonnées liées aux documents/dossiers.

5.10 Imprimer les étiquettes

Cette option permet d'imprimer les étiquettes des enregistrements sélectionnés. Pour plus ample information, consultez l'article sur les étiquettes.

5.11 Ajouter au panier

Cette option permet d'ajouter les enregistrements sélectionnés dans la fenêtre « Panier ». Par la suite, il est possible de réaliser plusieurs actions sur un ou plusieurs enregistrements ajoutés à la sélection : ajouter à vos favoris, déplacer, copier, retourner (si le document est emprunté), préparer un courriel, générer un rapport de métadonnées, et création d'une archive SIP.

Panier de sélections

5.13 Supprimer

Cette option permet de supprimer les enregistrements sélectionnés. Après avoir cliqué sur « Supprimer », il est nécessaire de confirmer la suppression. Les enregistrements seront par la suite envoyés vers la Corbeille.

Il est possible de les restaurer selon le nombre de jours de conservation prévu dans la configuration de la corbeille. Cette configuration se retrouve dans : Pilotage -> Configuration -> Autres -> « Nombre de jours avant la suppression  des éléments de la corbeille ».

5.14 Lien de consultation

Cette option permet d'obtenir les liens URL des enregistrements sélectionnés dans Constellio. 

5.15 Créer une tâche

Cette option permet de créer une tâche à partir d'un ou plusieurs enregistrements. Ceux-ci se retrouveront liés l'onglet « Fichier » de la tâche.