Métadonnées
- 04 Jul 2022
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- Mis à jour le 04 Jul 2022
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1. Les métadonnées
L'écran des métadonnées comporte trois éléments importants à connaître :
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| No | Élément | Fonction | Image |
| 1 | Onglet de navigation | Métadonnées personnalisées : Métadonnées créées par un utilisateur |  Présentation de l'écran de gestion des métadonnées |
| Métadonnées des domaines de valeurs, espaces virtuels : Métadonnées relatives aux DDV et à l'espace virtuel | |||
| Métadonnées système : Métadonnées générées automatiquement lors de la création d'une collection, en fonction des modules installés | |||
| Métadonnées désactivées : Métadonnées désactivées pour un schéma de métadonnées particilier | |||
| 2 | Bouton « Ajouter » | Permet la création d'une nouvelle métadonnée | |
| 3 | Liste des métadonnées | Permet consulter la liste des métadonnées dans un onglet, la modifier ou la supprimer |
2. Création d'une nouvelle métadonnée.jpg?sv=2022-11-02&ss=b&srt=o&spr=https&st=2024-05-18T15%3A17%3A51Z&se=2024-05-18T15%3A27%3A51Z&sp=r&sig=pxKvGJjg9sakcg%2FJ%2FpTs2mvtESnfIavRUGkiJKAwybw%3D)
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Note
Règle générale, les bonnes pratiques suggèrent qu'une métadonnée doit être créée dans le schéma par défaut pour ensuite alimenter les schémas spécifiques. Cela prévient la duplication de champs de métadonnées inutile.
Afin de créer une nouvelle métadonnée, nous devrons suivre les étapes suivantes :
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer ensuite sur « Schéma de métadonnées »;
- Cliquer sur la loupe à droite du nom du type de schéma;
- Cliquer sur « Métadonnée » à droite du nom du schéma de métadonnée;
- Dans la fenêtre des métadonnées d'un schéma de métadonnées, cliquer sur « Ajouter ».
Après avoir cliqué sur le bouton « Ajouter », un formulaire s'affichera à l'écran.
Formulaire de saisie d'une nouvelle métadonnée
| Liste des champs présents dans le formulaire | |
|---|---|
| Élément | Fonction |
| Code | Permet de définir une valeur unique à une métadonnée. |
| Libellé français | Permet de nommer une métadonnée pour l'interface francophone. |
| Libellé anglais | Permet de nommer une métadonnée pour l'interface anglophone. |
| Type d'entrée de donnée | Permet de choisir si la métadonnée est saisie manuellement, ou copiée à partir d'une autre métadonnée de référence (Par exemple, un document copie la description de son dossier). |
| Type | Permet de définir le format de la nouvelle métadonnée. |
| Multivaleur | Permet d'associer plusieurs valeurs à la métadonnée. |
| Type d'entrée | Permet de définir un type de format à la métadonnée, si applicable. |
| Masque de saisie | Permet d'uniformiser les valeurs saisies dans le champ de métadonnée en créant un pattern de saisie. Ce masque doit être composé de « A » pour limiter les caractères alphanumériques, ou de « 9 » pour limiter les caractères numériques. (Ex. 999-999-9999). |
| Longueur maximale | Permet de définir une longueur maximale de caractères à la métadonnée. |
| (Nom du schéma) | Représente le nom du schéma et les groupes de métadonnées présents dans le schéma. |
| Type d'objet | Permet aux métadonnées de type « Référence » de lier une métadonnée à un domaine de valeur. |
| Obligatoire | Permet de rendre obligatoire la saisie de la métadonnée dans le formulaire de saisie. |
| Duplicable | Permet de dupliquer une valeur à l'intérieur d'un champ lorsque l'on duplique un enregistrement. |
| Activée | Permet d'activer et de désactiver une métadonnée dans un schéma particulier. |
| Recherchable | Permet au moteur de recherche d'indexer les valeurs saisies associées au champ de métadonnée. |
| Triable | Permet de considérer la métadonnée dans la fenêtre « Trier par » dans la page des résultats de recherche. |
| Recherche avancée | Permet d'afficher la métadonnée dans les choix disponibles dans une équation de recherche avancée. |
| Surlignage | Permet de mettre en gras le terme recherche dans la page des résultats de recherche. |
| Autocomplétion | Permet au logiciel de suggérer des valeurs déjà saisies lorsque l'on alimente le champ de métadonnée. Fonctionne avec les métadonnées de type Texte, Contenu, Date, Date et Heure, Chaîne de caractères. |
| Disponible dans la recherche et les tableaux | Permet d'ajouter la métadonnée par défaut dans l'engrenage de la vue tableau de la recherche avancée, en plus de l'ajouter même si la configuration globale « Permettre l'affichage dynamique des champs de métadonnées dans les colonnes d'un tableau » est activée dans Pilotage -> Configuration -> Recherche. Avertissement! Il est obligatoire de « Redémarrrer et reconstruire la cache » suite à l'activation de cet élément via Pilotage -> Centre de mise à jour. |
| Unique | Permet d'interdire la saisie d'une valeur ayant déjà été saisie dans le champ de métadonnée, pour un schéma particulier. |
| Aide contextuelle | Permet d'ajouter une bulle informative à la métadonnée, dans le formulaire de création. |
| Valeur par défaut | Permet de saisir une valeur par défaut lors de la création d'un enregistrement. |
| Type d'affichage | Permet d'orienter les métadonnées de type « Bouton radio » et « Booléen » sur un axe horizontal ou vertical. |
Modification
Il y a seulement le code et le type de métadonnée qui ne peuvent être modifiés après la création de la métadonnée.
| Types de métadonnées | |
|---|---|
| Type | Fonction |
| Booléen | Permet de créer une métadonnée supportant le choix d'une valeur « Vrai » ou « Faux ». |
| Texte | Permet de créer une métadonnée supportant une séquence illimitée de caractères alphanumériques. |
| Contenu | Permet de créer une métadonnée supportant l'importation d'un fichier. |
| Date | Permet de créer une métadonnée supportant la saisie manuelle de date ou assister à l'aide d'un calendrier. |
| Date & Heure | Permet de créer une métadonnée supportant la saisie manuelle d'une date et d'une heure ou assister à l'aide d'un calendrier. |
| Référence | Permet de créer une métadonnée s'alimentant à une liste de vocabulaire contrôlé dans le domaine de valeur. |
| Chaîne de caractères | Permet de créer une métadonnée supportant une séquence de limite de caractères. |
| Numéro | Permet de créer une métadonnée supportant uniquement la saisie d'une valeur numérique. |
| Type d'entrée en fonction du type de métadonnée | ||
|---|---|---|
| Type | Choix | Fonction |
| Texte | Zone de texte | Permet la saisie des valeurs avec une mise en forme minimaliste. |
| Zone de texte riche | Permet la saisie des valeurs avec des options avancées de mise en forme du texte. | |
| Contenu | Contenu | Permet de créer un champ permettant l'importation d'un fichier. |
| Contenu Emprunt/Retour | Permet de créer un champ permettant l'importation d'un fichier, ainsi qu'une interface pour versionner ce dernier. | |
| Référence | Lookup | Permet de créer un champ offrant la possibilité de visionner les valeurs de vocabulaire contrôlé dans une fenêtre en surbrillance. |
| Menu déroulant | Permet de créer un champ offrant la possibilité de visionner les valeurs de vocabulaire contrôlé dans un menu déroulant. | |
| Bouton radio | Permet de créer un champ offrant la possibilité de visionner les valeurs de vocabulaire contrôlé sous forme de bouton. | |
| Chaîne de caractères | Champ de base | Permet de créer un champ ou il est possible de saisie une valeur alphanumérique, sans pour autant supporter les retours de chariot. |
| URL | Permet de créer un champ ou la valeur saisie fera référence à un URL. | |
| Mot de passe | Ce champ n'a pas d'utilité pour les utilisateurs de Constellio, seulement pour les opérateurs avancés de développements. | |
3. Les métadonnées copiées
Les métadonnées copiées sont des métadonnées dont les valeurs proviennent d'une autre entité (Ex. : Le code d'un contenant d'un dossier).
Dans cet onglet, l'utilisateur aura la possibilité de créer des métadonnées copiées en sélectionnant la métadonnée de référence (ex. : « Contenant ») et la métadonnée copiée (ex. : « Code du contenant »). Il est également possible de supprimer les métadonnées copiées créées par l'utilisateur et de modifier certains attributs tels que leur titre.
Une configuration système permet d'activer un mode d'affichage des critères de recherche avancée utilisant les nouveaux critères « Contient » ou « Ne contiens pas ». Avec ce nouveau mode, les métadonnées copiées n'apparaîtront plus dans le menu déroulant de sélection de métadonnées, mais plutôt dans un 2e menu déroulant lorsque le critère « Contient » est choisi. Il sera possible de faire les mêmes critères que celles disponibles sur les métadonnées du même type.
Les métadonnées référence créées par les utilisateurs ne pourront pas toujours être utilisées pour copier des valeurs. Par exemple, si une métadonnée référence vers des dossiers est créée dans le type « Dossiers », celle-ci ne pourra pas être utilisée pour copier une valeur. Par contre, il sera possible de copier une valeur en utilisant une métadonnée référence vers un domaine de valeurs créé par les utilisateurs.
Il est uniquement possible de copier des métadonnées de type « Chaîne de caractère », « Date », « Date et heure », « Booléen », « Nombre » et « Énumération ». Il n'est pas possible de copier des métadonnées de type « Contenu », « Structure » et « Texte ». 
Attention!
L'ajout de métadonnées copiées peut légèrement réduire les performances, nous recommandons d'uniquement créer ces métadonnées si elles sont utilisées.
3.1 Ajouter une métadonnée copiée
- Aller dans « Pilotage »;
- Puis dans « Schéma de métadonnée »;
- Suivez le chemin du type de schéma dans lequel vous souhaitez créer une métadonnée copiée;
- Dans les métadonnées du schéma, « Ajoutez »;
- Dans le type d'entrée de donnée, sélectionnez « Copié ».
Attention!
Une réindexation est nécessaire suite à l'activation du comportement dans le formulaire de modification de métadonnées.
4. Gestion des métadonnées sécurisées
La gestion des métadonnées sécurisées permet d'effectuer un contrôle d'affichage des métadonnées selon les types d'usagers. De la sorte, la fonctionnalité permet l'ajout d'une sécurisation par rôle pour chaque métadonnée. Par exemple, le responsable de la gestion documentaire pourrait visualiser des métadonnées spécifiques qui ne seraient pas affichées pour l'utilisateur, tel le délai de conservation.
Par défaut, aucune sécurité n'est appliquée sur la gestion des métadonnées. La fonctionnalité consiste donc à masquer les métadonnées et à empêcher qu'elles puissent être utilisées en recherche simple ou avancée pour les utilisateurs concernés. Il s'agit essentiellement d'un contrôle d'accès sur la lecture de la métadonnée.
Fonctionnalité d'attribution d'une métadonnée sécurisée
4.1 Ajout et modification d'une métadonnée sécurisée
Pour attribuer une sécurité à une métadonnée, il est nécessaire de consulter la page d'ajout ou de modification d'une métadonnée..png?sv=2022-11-02&ss=b&srt=o&spr=https&st=2024-05-18T15%3A17%3A51Z&se=2024-05-18T15%3A27%3A51Z&sp=r&sig=pxKvGJjg9sakcg%2FJ%2FpTs2mvtESnfIavRUGkiJKAwybw%3D)
Chemin pour se rendre à l'écran des métadonnées
Tout d'abord, dans le menu «Pilotage» :
- Cliquer sur « Schémas de métadonnée » dans le menu de navigation;
- Cliquer ensuite sur un type de schémas de métadonnées;
- Dans la page du type de schémas, cliquer sur « Métadonnées »;
- Dans la page des métadonnées, cliquer sur « Ajouter » ou sur la touche « Modifier » d'une métadonnée existante;
- Repérer le champ « Limiter l'accès en lecture sur la métadonnée aux rôles ».
Pour valider une sécurisation d'une métadonnée, il suffit de sélectionner le ou les rôles désirés.
À noter qu'au moins un rôle doit être sélectionné pour que la fonctionnalité soit opérationnelle. Dans le cas contraire, si aucun rôle n'est sélectionné, l'affichage sera accordé pour tous. Si les quatre rôles sont sélectionnés, la métadonnée apparaîtra également dans les affichages, telle la valeur par défaut.
4.2 Consulter les métadonnées sécurisées
La consultation des métadonnées sécurisées s'effectue de la même manière que les métadonnées non sécurisées. Les métadonnées, dont la lecture sera spécifique à un ou des rôles définis, apparaîtront dans la page des métadonnées liées au schéma.
Dans le cas d'une métadonnée attribuée à un document ou un dossier, elle va apparaître dans la fiche du dossier ou du document. Si l'accès en lecture est accordé à un seul rôle, la métadonnée ne va pas s'afficher pour les autres.
Enfin, lors des recherches avancées, la fonctionnalité masque les métadonnées sécurisées. Elles ne sont donc plus visibles aux utilisateurs qui n'ont pas l'accès en lecture. Pour en savoir plus, consulter l'article «Métadonnées sécurisées».
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