iO Espace 365

1. Espace 365

Espace 265 est une fonctionnalité qui permet d'arrimer les outils de l'Office 365 tels que Teams, OneDrive et Sharepoint à Constellio. L'Espace 365 facilite la recherche et l'importation de vos dossiers et documents classés dans ces outils. 

À l'installation de la fonctionnalité, deux nouvelles options deviennent disponibles : L'arbre Office 365 à l'accueil et la recherche unifiée.

1.1 Arbre Office 365

Avec Espace 365, un nouvel arbre devient disponible à l'accueil : l'arbre Office 365. L'arbre Office 365 permet de naviguer dans les outils SharePoint, One Drive, Teams et Exchange. 

Il est aussi possible de consulter les éléments et d'effectuer quelques actions.

1.2 Actions sur un document

Nom de l'action	Description	Images
Consulter	Cette option permet de consulter le document dans une nouvelle fenêtre.	Actions sur un document O365
Éditer en ligne	Cette option permet de modifier le document en ligne dans votre espace personnel Sharepoint.
Importer dans Constellio	Cette option permet d'importer le document dans un dossier déjà existant dans Constellio.	Importer un document - Recherche « Office 365 »
Lier dans Constellio	Cette option permet de lier un élément d'Office 365 à un dossier ou directement à la racine d'une rubrique afin de créer un dossier unifié.	Lier dans Constellio - Espace 365

1.3 La recherche unifiée

La recherche dans Office 365 fonctionne avec le moteur de la recherche simple dans Constellio. Pour plus ample information sur la recherche simple : consulter l'article sur la recherche simple de la documentation.Barre de recherche simple

1.3.1 L'Onglet Office 365

La recherche se divise en deux onglets : 

1. Constellio : les résultats de recherche dans l'onglet « Constellio » font référence aux enregistrements déjà classés dans Constellio;
2. Office 365 : les résultats de recherche dans l'onglet « Office 365 » font référence aux documents classés dans votre SharePoint, OneDrive et/ou Teams.
   Onglet « Office 365 » - Résultats dans la recherche simple

1.3.2 Afficher un document

En cliquant sur un document, celui-ci s'ouvre dans une fenêtre à panneau divisé. 

Deux onglets s'affichent : 

1. Visualisation : cet onglet permet de visualiser le document;
2. Métadonnées : cet onglet renferme les métadonnées qui sont associées aux documents tels que le titre, l'auteur, l'origine et le lien vers le document.
   Afficher un document - Résultat de recherche « Office 365 »

2. Dossiers unifiés

Les dossiers unifiés permettent de créer une liaison logique entre le contenu de Constellio et le contenu d'Office 365. Le dossier de Constellio se transforme alors pour contenir des références vers les objets d'Office 365. Ceci permet de travailler rapidement avec la suite de Microsoft par les interfaces de Constellio et de rapatrier le contenu si désiré. 

2.1 Actions sur un dossier

2.1.1 Liens externes

Cette option permet de configurer les objets d'Office 365 qui sont liés au dossier Constellio. C'est par cette action qu'un dossier devient unifié. 

Liens externes - Espace 365

Rapatrier le contenu

2.1.2 Consulter un dossier unifié

Lorsqu'un dossier est unifié, il est possible de voir les objets d'Office 365 dans l'onglet Contenu du dossier. Il est alors possible d'appuyer sur un des éléments pour visualiser un document ou pour obtenir la sous-arborescence pour les autres types d'objets. Les liens externes sont représentés par une icône de nuage.Dossier unifié - Espace 365

La sécurité appliquée aux éléments 365 suit deux cours différents avant et après leur archivage.

3.1 Sécurité des éléments liés

Lorsqu'un enregistrement est lié à Constellio par le biais d'un dossier lié ou par les arbres d'Office 365, la sécurité est gérée par les jetons d'Azure. Une vérification est alors faite directement par les serveurs de Microsoft afin d'assurer que les accès sont respectés, et ce avant chaque accès.

3.2 Sécurité des éléments archivés

Lorsqu'un enregistrement est archivé, la sécurité d'Office 365 qui était présente lors du traitement est automatiquement appliquée au dossier. Les utilisateurs qui ne sont pas synchronisés dans Constellio sont alors créés localement à fin de conserver l'information. Il demeure possible de rétablir la sécurité de Constellio en tout temps en rétablissant l'héritage dans le dossier.

4.1 Gabarits de structure d'Office 365

Afin de faciliter la gouvernance d'Office 365, Constellio offre la possibilité de préparer des gabarits de structures qui seront automatiquement attachés au plan de classification lors de leur création. Avec cette connexion invisible pour les utilisateurs, la gestion du cycle de vie devient automatiquement gérée par le logiciel. 

Les gabarits disponibles sont les suivants : 

1. SharePoint
   1. Site : Représente un site ou un sous-site SharePoint.
   2. Bibliothèque : Représente une bibliothèque située à l'intérieur d'un site SharePoint.
2. Teams
   1. Équipe : Représente une équipe publique ou privée dans Microsoft Teams.
   2. Canal : Représente un canal public ou privé d'une équipe Microsoft Teams.
3. One Drive
   1. Bibliothèque : Représente la structure racine de One Drive.
4. Exchange
   1. Boîte de courriel : Représente la boite courriel d'un utilisateur.

Lors de la création d'un gabarit, il est possible d'ajouter un ou plusieurs nœuds d’enfants ou d'importer un gabarit existant à fin de référence (Par exemple, utiliser un gabarit existant de canal à l'intérieur d'un gabarit d'équipe).

Bibliothèque

Pour les bibliothèques SharePoint, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Description
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une bibliothèque : 

• Dossier
• Document

4.3 Teams

Équipe 

Pour les équipes Teams, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Description
• Propriétaires (Pour les équipes privées)
• Membres (Pour les équipes privées)
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une équipe : 

• Canal

Canal

Pour les canaux Teams, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Description
• Sécurité (Canal privé ou public)
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'un canal : 

• Dossier
• Document

4.4 One Drive

Bibliothèque

Pour les bibliothèques SharePoint, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre 
• Description
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une bibliothèque : 

• Dossier
• Document

4.5 Exchange

Boîte de courriel

Pour les boîtes de courriel d'Exchange, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre (du gabarit)
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une boîte de courriel : 

• Dossier

4.6 Structures communes

Les structures communes sont les structures réutilisées à l'intérieur des gabarits d'Office 365. 

S'il n'est pas possible de créer un gabarit racine pour ces éléments, elles peuvent être utilisées et configurées afin de proposer une structure uniforme aux utilisateurs. 

Dossier / Dossier de courriel

Pour les dossiers, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Liaison dans Constellio

Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'un dossier : 

• Sous-Dossier
• Document (Seulement SharePoint, Teams et One Drive)

Document

Pour les documents, il est possible de modifier les propriétés suivantes : 

• Titre
• Contenu
• Liaison dans Constellio

4.7 Intégrations aux workflows

4.7.1 Créer du contenu dans Office 365

Lors de la configuration de workflow, une nouvelle action Créer du contenu dans Office 365 est disponible dans les tâches. Lors workflows possédant une de ces tâches requiert la configuration du gabarit avant de pouvoir être démarrés. Il demeure possible de modifier ce gabarit à tout moment lors de l'exécution du workflow en consultant une des tâches. Lorsque la tâche est complétée, un traitement en lot est démarré et lance la duplication du gabarit dans Office 365. Formulaire de création de contenu 365 - Espace 365

4.7.2 Déclassement de contenu O365

Lors de la configuration de workflow, une nouvelle action Déclassement de contenu O365 est disponible dans les tâches. Les workflows possédant une de ces tâches requièrent la sélection des éléments à déclasser, du mode de disposition ainsi que la sélection du responsable du déclassement avant de pouvoir être démarrés. Il demeure possible de modifier ces paramètres à tout moment lors de l'exécution du workflow en consultant une des tâches. Lorsque la tâche est complétée, un traitement en lot est démarré et lance la création d'une liste de déclassement de fermeture. 

Formulaire de déclassement de contenu O365 - Espace 365

La mécanique d'approbation des listes de déclassement d'Office 365 varie de la mécanique originale de Constellio. Lorsqu'un responsable du déclassement est sélectionné, celui-ci devient le gestionnaire de la liste de déclassement créée par le workflow. Il lui est aussi possible de gérer les éléments de la liste ainsi que de lancer le traitement de celle-ci.

Mode de disposition

Lors de la création du workflow, il est possible de choisir entre une copie ou une archive de l'information. Tout dépendant de la sélection, un nouveau bouton sera ajouté à la liste de déclassement pour permettre au gestionnaire de supprimer le contenu de son emplacement d'origine.