iO Flux de travail (workflow)

1. Gestion de flux de travail (workflow)

La fonctionnalité des flux de travail (workflow), connu également sous le nom de « Gestion des processus d'affaires », permet de créer des modèles de processus de travail en utilisant des standards BPMN 2.0. Concrètement, la fonctionnalité de la gestion des workflows s'arrime à plusieurs fonctionnalités déjà existantes dans Consetllio afin de permettre la gestion des flux de travail : 

• Les tâches
• Les unités administratives
• La gestion de la sécurité
• La configuration du serveur de courriel
• Etc.

1.1 Créer un flux de travail (workflow)

Pour créer un nouveau schéma, il faudra suivre les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône « Pilotage »;
2. Cliquer sur l'icône « Gérer les Workflows »;
3. Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option « Ajouter ».
   Chemin permettant de créer un workflow

Lorsque les informations ont été enregistrées, un éditeur visuel BPMN 2.0 s'affichera à l'écran.

Un diagramme Business Process Model and Notation, également connue sous le nom de BPMN, est un outil qui permet de schématiser un processus interne. L'objectif d'un tel diagramme est de fournir une représentation visuelle d'un processus pour qu'il soit facilement compréhensible. 

1.2 Importer/Exporter un flux de travail (workflow)

1.2.1 Exportation

Pour exporter un workflow, il y a deux manières de le réaliser : 

• Exporter le schéma du workflow : qui permet d'exporter le schéma du workflow en fichier xml.
• Exporter le workflow : qui permet d'exporter un fichier zip qui contient le schéma du workflow en format XML ainsi que les tâches modèles associées à ce workflow.

Pour réaliser l'exportation, il faudra suivre les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône «Pilotage»;
2. Cliquer sur l'icône «Gérer les workflows»;
3. Cliquer sur la loupe du workflow qu'il faudra exporter;
4. Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option «Actions»;
5. Cliquer sur «Exporter le schéma du workflow» ou «Exporter le workflow».

1.2.2 Importation

Pour importer un workflow en dormat XML, il faudra suivre les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône «Pilotage»;
2. Cliquer sur l'icône «Gérer les workflows»;
3. Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option «Ajouter»;
4. Ajouter le fichier XML via les [...] ou glisser-déposer.

Il est également possible d'importer un workflow avec les tâches modèles, également en suivant les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône «Pilotage»;
2. Cliquer sur l'icône «Importer les enregistrements»;
3. Ajouter le zip avec les fichiers XML via les [...] ou glisser-déposer.

1.3 Les éléments graphiques

Un diagramme BPMN est de manière générale dessiné de gauche à droite, mais vous pouvez créer une version verticale. Un BPMN est constitué d'éléments qui sont divisés en quatre catégories : les objets de flux, les objets de connexion, les couloirs et les artéfacts. Chaque groupe dispose de symboles qui représentent les différentes actions.

1.4 Les objets de flux

Les objets de flux sont les éléments connectés et formant un flux de processus.

1.4.1 Les évènements

Les évènements servent à identifier un état particulier dans le processus. Ces éléments sont représentés par des cercles. Ils marquent le début ou la fin d'un Workflow.

Évènements	Description	Images
Create StartEvent / Démarrer un workflow	Cet élément permet de démarrer un workflow. D'ailleurs, cet élément est obligatoire et intégré automatiquement dans le schéma dès la création du workflow. Le début d'un workflow doit toujours être suivi par une tâche ou une porte parallèle. Il est impossible de le faire avec une porte exclusive ou inclusive.
Create EndEvent / Terminer le workflow	Cet élément permet de terminer un workflow. Il est également obligatoire. Son contour est en gras ; c'est grâce à cette caractéristique qu'on peut différencier la fin du début d'un événement. Il est possible d'attribuer plusieurs fins à un workflow, mais il aura toujours qu'un seul début.

1.4.2 Les activités

Les activités d'un BPMN apparaissent sous la forme d'un rectangle aux angles arrondis.

Create Task / Créer une tâche

Cet élément permet d'ajouter une tâche au workflow. Les tâches représentent une action à exécuter, par exemple : créer un dossier d'employé.Call Activity

Cet élément permet d'ajouter un appel à un autre workflow. Les «Call Activity» doivent contenir le code du workflow courant soit déployé correctement.

1.4.3 Les branchements

Il sert à représenter la condition de routage entre le(s) flux en entrée et le(s) flux en sortie. Cet élément est en forme de losange et le symbole à l'intérieur diffère selon la condition. Le branchement n'est pas une tâche et n'effectue aucune action. Les branchements sont autant utilisés pour diviser un flux en plusieurs flux que pour réunir plusieurs flux en un seul.

Les branchements	Description	Images
Exclusive Gateway / Porte exclusive	La porte exclusive permet d'ajouter une condition à choix unique qui définira la prochaine tâche à faire.
Inclusive Gateway / Porte inclusive	La porte inclusive permet d'ajouter une condition à choix multiple qui définira les prochaines tâches à faire.
Parallel Gateway / Porte parralèle	La porte parallèle permet de générer plusieurs tâches parallèlement.
Les portes	Les portes représentent en réalité une question avec une ou plusieurs réponses applicables qui mène à une ou plusieurs activités. Pour appliquer une question et ses réponses :  Doublie cliquer sur le losange pour appliquer une question. Double cliquer sur la ligne continue en pointe de flèche pour appliquer une réponse. Une seule réponse est applicable par ligne.

1.4.4 Les objets de connexion

Les objets de connexion représentent les liens entre les objets et les éléments qui circulent dans un processus.

Objets de connexion	Description	Images
Sequence / Flux de séquence	La ligne continue en pointe de flèche indique l'ordre dans lequel les activités sont exécutées.
Association	La ligne en pointillés montre les relations entre texte et tâches et objets de flux.
Text annotation / Annotation de texte	L'annotation de texte fournit des informations supplémentaires à une activité.
Pools / Les piscines	Les piscines représentent l'ensemble de l'organisation et contiennent des couloirs.
Lane / Les couloirs	Les couloirs indiquent qui exécute un ensemble de tâches définies.

1.5 Le menu d'actions

Suite à l'enregistrement de votre diagramme workflow, un menu d'actions sera disponible à droite de l'écran. Plusieurs actions sont possibles : 

Actions	Description	Image
Déployer	Cette option permet de rendre accessible le workflow à l'utilisation.
Annuler les modifications	Cette option permet de retourner à l'ancienne version déployée du workflow.
Modifier	Cette option permet de modifier les métadonnées du workflow.
Modifier le diagramme	Cette option permet de modifier le diagramme du workflow. Si des tâches sont supprimées ou ajoutées, le tableau des tâches devra être révisé.
Autorisations	Cette option permet d'attribuer des autorisations autres que l'unité administrative associée. L'option autorisation fait référence à la section « Gérer la sécurité » du pilotage. Elle permet d'identifier les autorisations pour ce dossier (autorisations héritées ou spécifiques), mais également de modifier ces autorisations (ajouter des autorisations ou couper l'héritage). Lorsque l'on coupe l'héritage à l'intérieur d'un dossier, les autorisations héritées deviennent alors des autorisations spécifiques.  À partir de cette option, il est possible de supprimer tous les types d'autorisations et les dossiers partagés. Nom du champ Options Description Utilisateur(s) autorisé  Facultatif Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs. Groupe(s) autorisé(s) Facultatif Sélectionner un ou plusieurs groupes. Type Obligatoire Sélectionner le type d'autorisation (autorise/refuser). Accès Obligatoire Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression). Date de début Facultatif Inscrire une date d'accès. Date de fin Facultatif Inscrire une date de fin d'accès.
Supprimer	Cette option permet de supprimer le workflow. Les workflows supprimés sont envoyés dans la corbeille. Il est possible de les restaurer selon le nombre de jours de conservation prévu dans la configuration de la corbeille. Cette configuration se retrouve dans : Pilotage -> Configuration -> Autres -> « Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille ».
Exporter le schéma du workflow	Cette option permet d'exporter le schéma du workflow en format XML. Cette option est pratique dans le but de le réimporter dans un nouveau workflow de Constellio, par exemple : pour recréer à partir du même modèle ou importer dans une autre collection ou environnement.
Exporter le workflow	Permet d'exporter un fichier zip qui contient le schéma du workflow en format XML ainsi que les tâches modèles associées à ce workflow.

1.5.1 Les tâches modèles 

Une fois le diagramme workflow enregistré, vous trouverez également la liste des métadonnées et des tâches qui ont été créées dans ce même workflow. 

Les tâches sont consultables et modifiables. Elles font office de gabarits. Les descriptions, les assignations, les rappels, les fichiers et les suivis qui leur sont appliqués seront donc conservés à chaque fois qu'un workflow est démarré. 

Cliquer sur le menu latéral d'une tâche pour « Consulter cette tâche » ou « Modifier cette tâche ». 

Il est possible de cliquer sur une tâche dans le diagramme pour surligner la tâche dans le tableau. Ceci facilite la distinction et le repérage des tâches. 

Voir le guide sur les tâches pour plus amples informations : Gestion des tâches. 

1.6 Les métadonnées des tâches modèles

* Afin que cette option fonctionne, les fonctions doivent d'abord être déterminées dans : Pilotage -> Domaines de valeurs -> Fonction. Ensuite, la métadonnée « Fonctions » doit être préalablement peuplée dans le formulaire de l'unité administrative. Pour ajouter la métadonnée au formulaire : Pilotage -> Schémas de métadonnées -> Type de schéma - Unité administrative -> Schéma par défaut d’unité administrative -> Configurer le formulaire -> Ajouter « Fonctions ». 

** Afin que cette option fonctionne, la métadonnée « Durée estimée (en heures) » doit être activée et peuplée dans les tâches des utilisateurs : Pilotage -> Schémas de métadonnées -> Type de schéma - Tâche -> Métadonnées - Schéma par défaut tâche -> Activer « Durée estimée (en heures) ».

1.7 Démarrer un flux de travail (workflow)

Lorsqu'un workflow est déployé, il devient disponible à l'usage. Deux manières sont possibles pour démarrer un workflow.

1.7.1 À partir des tâches

Il est possible de démarrer un workflow à partir de l'onglet « Tâches » dans le menu de navigation à gauche de l'écran.

1. Appuyer sur l'onglet « Tâche » dans le menu de navigation à gauche de l'écran;
2. Appuyer sur l'onglet « Workflow »;
3. Cliquer sur « Démarrer un workflow »;
4. Sélectionner un workflow;
5. Il est obligatoire de remplir les champs « Titre du workflow » et « Unité administrative »;
6. Enregistrer. 

Vous pouvez également lier un ou plusieurs documents, dossiers et/ou contenants. Les enregistrements se retrouveront dans toutes les tâches du workflow.

Démarrer un workflow - Menu d'actions d'un enregistrement 

Les onglets	Description	Images
L'onglet Workflow	Sous l'onglet Workflow se trouvent deux autres onglets : Workflow en cours et Workflow terminés.	Onglet Workflow - Fenêtre des tâches
L'onglet Workflow en cours	Cet onglet permet de consulter les workflows en cours d'exécution et leur état d'avancement. Via la loupe, il est possible de consulter le statut des tâches complétées et en cours, de les modifier et d’afficher leur description. Les tâches présentement en cours s'affichent en jaune dans le diagramme du workflow.	Consulter un workflow en cours
L'onglet Workflow terminé	Cet onglet permet de consulter les workflows terminés. Un workflow terminé est un workflow dont toutes ses activités ont été complétées. Les fenêtres de consultation sont semblables aux workflows en cours. Toutefois, le statut de toutes les tâches est « Complétée ». Il est possible de les consulter et d'afficher leur description.	Fenêtre de consultation - Workflow en cours

L'indicateur de performance permet de marquer le progrès ou le retard des tâches en cours de manière visuelle par l'entremise des graphiques.

Il est possible de définir les indicateurs de performance en fonction d'une unité administrative et/ou d'un utilisateur sur une période de temps précise.

Les indicateurs de performance se divisent en trois graphiques : 

1. Respect des échéances : ce graphique circulaire indique les tâches en retard et celles dont les délais sont respectés par des valeurs en pourcentage;
2. Tâches en retard par workflow, étape et utilisateur : ce graphique à barres indique les tâches en retard en fonction des workflows, étapes et utilisateurs;
3. Tâches avec délai respecté par workflow, étape, utilisateur : ce graphique à barres indique les tâches dont les délais sont respectés en fonction des workflows, étapes et utilisateurs.

*Les graphiques à barres peuvent être déployés pour avoir plus de détails sur les tâches et les utilisateurs. Chaque barre représente un workflow en cours. Il suffit d'appuyer sur l'une d'elles pour étendre le graphique.

Onglet indicateur de performance

1.10 Les tâches

Les tâches du workflow qui vous sont assignées se retrouvent dans l'onglet « Mes tâches » des Tâches. Vous pouvez les différencier des tâches standards grâce à la mention « Exécution du workflow ». 

Les tâches workflow sont attribuées de manière automatisée selon les assignations déterminées dans les modèles et les choix que vous sélectionnez suite à la complétion de celle-ci.

1.10.1 M'attribuer la tâche

Il est possible de modifier la tâche du workflow pour aller s'attribuer la tâche. Pour se faire, suivre ces étapes : 

1. S'assurer que le workflow est bien démarré;
2. Dans le menu de navigation, cliquer sur «Tâches»;
3. Modifier la tâche du workflow;
4. Dans l'onglet «Assignation», changer l'utilisateur «Assignée à»;
5. «Enregistrer».