Plan de classification
- 04 Jul 2022
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Plan de classification
- Mis à jour le 04 Jul 2022
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1. Le plan de classification
Le plan de classification est un outil de gestion qui se définit comme une structure hiérarchique et logique des documents, sur tout support, produits et reçus dans le cadre des activités d'une organisation et permettant le regroupement intellectuel ou physique de ces documents et de l'information qu'ils contiennent, ainsi que leur repérage.
Dans Constellio, l'option Plan de classification permet de créer la structure du plan de classification avec ses séries, sous-séries et divisions. Suite à la création des rubriques du plan de classification, il est possible de réaliser de nombreuses actions : consulter les rubriques, modifier les rubriques, désactiver les rubriques et supprimer les rubriques du plan de classification. 
1.1 Créer une rubrique du plan de classification
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer sur «Plan de classification»;
- Dans la fenêtre «Plan de classification», cliquer sur «Ajouter»;
- Dans la fenêtre «Ajouter/modifier un concept», compléter les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer»
| Métadonnées de base pour la création d'une rubrique | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Type | Description |
| Code | Obligatoire | Il s'agit du code (numérique ou alphanumérique) que l'on joint à un titre de rubrique. |
| Titre | Obligatoire | Titre clair et concis qui facilite l'identification de la rubrique. |
| Description | Facultatif | Permets d'inscrire les notes d'applications ou les renvois de la rubrique. |
| Mots-clés | Facultatif | Permets d'inscrire des mots-clés pour faciliter la compréhension et l'utilisation de la rubrique. |
| Parent | Facultatif | Ce champ est utilisé pour indiquer la rubrique parent de la rubrique en création dans le cas ou cette rubrique doit être emboîtée dans une autre. Par exemple, la rubrique 100- Administration générale est la rubrique parent de la rubrique 130-Planification et évaluation institutionnelle. |
| Règle de conservation | Facultatif | Permets d'associer une ou plusieurs règles de conservation à la rubrique du plan de classification. Facultatif, puisqu'il est possible de lier ultérieurement les règles lors de la création de celles-ci. |
| Désactivé | Facultatif | Permets de désactiver la rubrique, ce qui permet de conserver ce qui est déjà associé à celle-ci, mais bloque l'ajout du dossier. |
1.2 Consulter une rubrique du plan de classification
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer sur «Plan de classification»;
- Dans la fenêtre «Plan de classification», cliquer sur la loupe à droite de la rubrique du plan de classification à consulter.
La fenêtre de consultation d'une rubrique du plan de classification compte deux onglets, l'onglet métadonnées renseigne sur la rubrique : code, titre, rubrique parent, règles de conservation et nombre de dossiers rattachés à cette rubrique, sous rubriques, etc. Les métadonnées visibles sont celles qui contiennent des informations et la visibilité de certaines peut être modifiée dans le schéma de métadonnée «Rubrique du plan». Dans ce même onglet, il est également possible de faire l'ajout ou de consulter, modifier et supprimer une sous rubrique. L'onglet dossiers, pour sa part, liste tous les dossiers que contient cette rubrique du plan de classification..PNG?sv=2022-11-02&ss=b&srt=o&spr=https&st=2024-05-18T18%3A05%3A17Z&se=2024-05-18T18%3A15%3A17Z&sp=r&sig=bAB5luZ0pUIZVzvfYgepXKgul6WpbNx4mfbGprour2g%3D)
1.3 Modifier une rubrique du plan de classification
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer sur «Plan de classification»;
- Dans la fenêtre «Plan de classification»; cliquer sur le calepin à droite de la rubrique du plan de classification à modifier;
- Dans la fenêtre «Ajouter/modifier un concept», modifier les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer»
1.4 Supprimer une rubrique du plan de classification
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
- Cliquer sur «Plan de classification»;
- Dans la fenêtre «Plan de classification»; cliquer sur le «X» à droite de la rubrique du plan de classification à supprimer;
- Dans la fenêtre de confirmation de suppression, cliquer sur «Oui»
Attention!
Il est impossible de supprimer une rubrique du plan de classification qui contient des éléments. Cependant, un traitement en lot peut être réalisé pour modifier la rubrique du plan de classification des éléments et par la suite pouvoir supprimer cette rubrique.
Il est également possible de désactiver cette rubrique, ce qui permet de conserver ce qui est déjà associé à celle-ci, mais bloque l'ajout de dossier.
2. Configurations associées aux rubriques du plan de classification
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| La rubrique d'un dossier doit être liée à sa règle. | Pour pouvoir associer un dossier à une rubrique du plan de classification, il doit avoir une règle de conservation d'associée. | Activé | Il est impossible d'associer une rubrique du plan de classification si elle n'est pas associée à une règle de conservation. |
| Désactivé | On peut associer une rubrique du plan de classification même si elle n'est pas associée à une règle de conservation. | ||
| Rubrique de classification associable seulement si elle est associée à au moins une règle de conservation approuvée. | Pour pouvoir associer une rubrique du plan de classification à un dossier. Cette rubrique doit être associée à une règle de conservation qui est approuvée. | Activé | Les catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) du plan de classification sont associables seulement si la règle de conservation est approuvée. |
| Désactivé | Dès qu'une rubrique de plan est associée à une règle de conservation, il est possible de l'associer à un dossier. | ||
| Empêcher l'association des dossiers au niveau racine du plan de classification. | Les utilisateurs peuvent seulement associer des dossiers au 2ème niveau du plan de classification. | Activé | L'utilisateur ne peut associer des dossiers qu'aux rubriques du plan de classification de deuxième niveau ou moins. |
| Désactivé | L'utilisateur peut associer des dossiers dans l'ensemble des rubriques du plan de classification. |
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