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Schémas de métadonnées
- Mis à jour le 04 Jul 2022
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1. Les schémas de métadonnées
La fonctionnalité «Schémas de métadonnées» permet de gérer l'ensemble des métadonnées servant à décrire et situer dans le temps un type d'enregistrement. Pour mieux comprendre le concept, voyons comment se décortiquent logiquement les différents niveaux liés aux schémas de métadonnées :
1er niveau : Les types de schémas
Les types de schémas représentent une catégorie d'enregistrement particulier, auquel est rattaché un ensemble des métadonnées. Par exemple, un dossier est considéré comme un type de schéma de métadonnées, tout comme un document, une tâche, un plan de classification ou toutes autres sources d'informations nécessitant des métadonnées pour la décrire. Les métadonnées qui sont associées à un type de schéma sont exclusives à ce dernier, hormis les métadonnées système (ex. : La métadonnée «Titre» peut être présente autant dans le schéma d'un dossier que dans le schéma d'un document).
2e niveau : Les schémas de métadonnées
Dans Constellio, il y a deux catégories de schémas : les schémas par défaut et les schémas spécifiques.
L'expression «Schéma par défaut» fait référence à l'ensemble des métadonnées touchant à une catégorie d'enregistrement. Le schéma par défaut en soi n'est pas utilisé pour un besoin particulier et peut uniquement servir à créer un type de dossier générique.
L'expression «Schémas spécifiques» sert à définir un type d'enregistrement dans un schéma donné. Par exemple, si l'on désire créer un document de type d'enregistrement dans un schéma donné. Par exemple, si l'on désire créer un document de type «Procès verbal», il faudra créer un schéma spécifique ayant pour nom «Procès-verbal».
3e niveau : Les métadonnées
Les métadonnées représentent l'ensemble des informations associées à une catégorie d'enregistrement (ex. : la date de création, l'auteur, le titre, le no de contrat, le numéro d'employé).
2. Les types de schémas
L'interface représentant les types de schémas de métadonnées est composée de quatre éléments distincts :
No | Élément | Fonction | Image |
1 | Onglets de navigation | Séparer logiquement les types de schémas en quatre grandes catégories distinctes. | |
2 | Liste des types de schémas de métadonnées | Liste des types de schémas dans une catégorie donnée. | |
3 | Les icônes «Loupe» | Permet de consulter les schémas associés à un type de schémas. | |
4 | Les icônes «Groupe» | Permet de gérer les groupes de métadonnées. |
2.1 Onglet de navigation
Dans Constellio, les types de schémas de métadonnées sont séparés par quatre onglets, représentant quatre grandes catégories :
Gestion intégrée des documents
Les types de schémas reliés à cette famille sont relatifs à la gestion documentaire :
- Les entités archivistiques (dossiers, documents, contenant)
- Les outils de gestion documentaire ou les structures taxonomiques (plan de classification, unité administrative, calendrier de conservation, subdivision uniforme)
- Les tâches
Espaces virtuels
L'unique schéma présentement relié à cette famille est le schéma «Emplacement», servant à désigner la représentation virtuelle d'un dépôt d'archives ou les portails thématiques.
Domaines de valeurs
Les types de schémas reliés à cette famille sont relatifs à des valeurs pouvant être associées à des schémas de métadonnées ou des métadonnées.
Autres
Les types de schémas reliés à cette famille sont relatifs à des mécaniques de fonctionnement de Constellio. Ces schémas ne sont pas particulièrement utiles d'un point de vue archivistique et sont généralement réservés pour des fonctionnalités avancées de programmation.
2.2 Liste des types de schémas de métadonnées
La partie centrale de l'interface répertorie l'ensemble des schémas de métadonnées associées à des fonctionnalités ou des actions pouvant générer du contenu dans Constellio.
2.3 Consultation des schémas de métadonnées
Afin de consulter les différents schémas de métadonnées associés à un type de schéma, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône «Pilotage»;
- Cliquer ensuite sur l'icône «Schémas de métadonnées»;
- Repérer la ligne dans le tableau mentionnant le type de schéma que vous désirez consulter et cliquer sur l'icône «Loupe» à droite de l'interface.
Dans cet écran, il sera possible de gérer les différents schémas de métadonnées.
2.4 Gestion des groupes de métadonnées
Les groupes de métadonnées sont une notion qui fait référence à un paramètre d'affichage dans Constellio permettant de créer des onglets dans un formulaire de saisie pour un type de schémas de métadonnées particulier. Par exemple, nous pourrions créer trois onglets dans un formulaire de saisie de dossier : un onglet pour les métadonnées obligatoires, un onglet pour les métadonnées facultatives et un onglet pour les métadonnées relatives à la description d'une série documentaire pour les archives historiques.
Afin de créer un nouveau groupe de métadonnées, il vous faudra :
- Repérer le type de schéma de métadonnées auquel vous désirez ajouter un onglet dans le formulaire de saisie;
- Cliquer sur l'icône représentant les «Groupes de métadonnées»;
- Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option «Ajouter»;
- Saisir un code de métadonnée;
- Saisir un libellé pour le groupe de métadonnées (libellé affiché dans le formulaire de saisie);
- Sauvegarder les changements.
Après avoir créer un groupe de métadonnées, il faudra associer manuellement chaque métadonnée à l'onglet en utilisant la section prévue à cet effet le formulaire de saisie d'une métadonnée.
3. La gestion des schémas de métadonnées
Lorsque nous nous trouvons dans la page de consultation du schéma «Contenant», il est possible de constater cinq éléments distincts :
No | Élément | Fonction | Image |
1 | Les onglets de navigation | Permet de consulter les schémas activés et désactivés | |
2 | La liste des schémas de métadonnées | Permet de consulter la liste des schémas (par défaut et spécifique) | |
3 | Le bouton «Métadonnées» | Permet de gérer les métadonnées (création, configuration du comportement) pour un schéma particulier | |
4 | Le menu «Hamburger» | Permet de gérer le schéma de métadonnées | |
5 | L'icône «Ajouter» | Permet de créer un nouveau schéma de métadonnées |
Dans un premier temps, il est possible de constater que la liste des schémas ne comporte qu'une seule entrée nommée «Contenant». En se basant sur le code du schéma, il est relativement simple de déduire que ce dernier est le schéma par défaut. Sachant que ce schéma est générique et qu'il existe plus qu'un type de contenant, il serait bénéfique de pouvoir définir un type de contenant particulier afin de répondre à nos besoins. Pour ce faire, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton «Ajouter» dans le coin supérieur droit de l'interface.
3.1 Création d'un schéma spécifique
Dans le formulaire de saisie d'un schéma spécifique, vous trouverez les champs suivants :
Élément | Type | Fonction |
Code | Obligatoire | Le code de métadonnée est un élément unique qui ne peut être modifié après la création d'un schéma. Le préfixe «USR» doit être conservé, car l'élément indique à Constellio que le schéma a été créé par un utilisateur. |
Libellé français | Obligatoire | Le libellé représente le nom du schéma de métadonnée. Cet élément peut être modifié à tout moment afin de s'adapter à la terminologie utilisée à l'interne. |
Libellé anglais | Conditionnel | Le libellée anglophone est obligatoire seulement si l'on possède une collection bilibgu, autrement, ce champ ne sera pas affiché. |
Ajouter dans la recherche avancée | Facultatif | Permet à Constellio de considérer le schéma dans la recherche avancée (applicable seulement sur le schéma par défaut). |
Ajouter dans la recherche simple | Facultatif | Permet à Constellio de considérer le schéma dans la recherche simple (applicable seulement sur le schéma par défaut). |
3.2 Menu «Hamburger»
Le menu Hamburger est un menu déroulant permettant de paramétrer plusieurs options en lien avec l'utilisateur et l'affichage des schémas de métadonnées :
No | Option | Fonction | Image |
1 | Modifier le schéma | Permet de modifier le libellé ou les conditions d'affichage dans la recherche simple et avancée | |
2 | Désactiver le schéma | Permet de désactiver/d'activer un schéma de métadonnées. Lorsqu'un schéma est désactivé, il est impossible de le choisir lors de la création d'un enregistrement. Il ne sera également pas affiché dans le menu déroulant de la métadonnée «Type». | |
3 | Supprimer le schéma | Permet de supprimer un schéma de métadonnées qui n'est pas utilisé. | |
4 | Configurer le formulaire | Permet de configurer l'ordre d'affichage des métadonnées dans le formulaire de saisie d'un enregistrement. | |
5 | Configurer l'affichage | Permet de configurer l'ordre d'affichage des métadonnées dans la fiche de métadonnées d'un enregistrement. | |
6 | Confgurer les résultats de recherche | Permet d'ajouter ou de retirer des métadonnées dans la page des résultats de recherche simple. | |
7 | Configurer les listes et tableaux | Permet d'ajouter ou de retirer des métadonnées dans l'écran de résultat de recherche avancée, en vue tableau. | |
Section d'options applicables seulement aux dossiers | |||
8 | Configurer les résumés | Permet de gérer les éléments affichés dans le champ «Résumé de la fiche documentaire de contenu» dans un bordereau de contenant. | |
9 | Configurer la clé d'unicité | Permet d'imposer des conditions empêchant la répétition d'une valeur saisie dans un champ de métadonnée particulier. |
3.3 Configuration des formulaires, de l'affichage, des résultats de recherche et des listes et tableaux
La méthode permettant de gérer les différents modes d'affichage des métadonnées est identique pour les points 4, 5, 6 et 7, mentionnés précédemment dans le tableau. Afin de gérer facilement les différents modes d'affichages des métadonnées, il suffit de comprendre les éléments suivants :
- La colonne de gauche représente les métadonnées actives n'étant pas affichées.
- La colonne de droite représente les métadonnées actives étant considérées par le mode d'affichage.
- Les flèches pointant vers la gauche et la droite permettant de retirer ou d'ajouter des métadonnées dans le mode d'affichage.
- Les flèches pointant vers le haut et le bas permettant de gérer les positions des métadonnées dans le mode d'affichage.
Lorsque vous avez terminé la configuration d'un mode d'affichage, il ne vous reste plus qu'à sauvegarder les changements.
3.4 Configurer les résumés
La configuration des résumés nous permet de piloter la disposition des champs de métadonnées dans la colonne «Résumé de la fiche documentaire de contenu» d'un bordereau de contenant. Par exemple, nous pourrions unir plusieurs métadonnées pour obtenir la séquence suivante : Titre ; Nom de l'employé - Description.
Pour se faire, il faut comprendre les éléments dans la page de configuration des résumés :
Élément | Fonction |
Métadonnée | Permet de sélectionner une métadonnée relative au dossier |
Préfixe | Permet la saisie valeur statique (élément séparateur, mot descripteur) servant a séparer les champs ou les informer sur la nature du champ de métadonnée |
Condition d'affichage | L'option «Si complété» agit en tant que clause conditionnelle. Si le champ est alimenté, la veleur est ajoutée, autrement, le champ ne s'affiche pas |
L'option «Toujours» ajoute systématiquement la valeur d'un champ donné ainsi que leur préfixe | |
Métadonnée de l'objet référencé | Permet de choisir l'un des deux éléments qui compose une métadonnée de type «Référence» : Le Code ou le Titre |
Tableau de disposition des éléments
- Les flèches pointant vers le haut et le bas permettant de réorganiser la disposition des éléments, la première position étant la première métadonnée affichée dans la séquence ;
- L'icône «Calepin» permet de modifier le contenu d'une ligne
- L'icône «X» permet de supprimer le contenu d'une ligne
Pour observer le résultat de la configuration des résumés, vous devrez suivre le chemin suivant :
- Rechercher et consulter un contenant possédant des dossiers à l'intérieur;
- Dans le menu contextuel, sélectionner l'option «Imprimer un bordereau».
3.5 Configurer les clés d'unicités
Les clés d'unicités permettent de cibler un ou plusieurs champs de métadonnées dans un schéma et les rendre uniques. De fait, les métadonnées sélectionnées sont interreliées par un système de clauses conditionnelles pour un ensemble de métadonnées sélectionnées. Par exemple, si les métadonnées «Titre» et «Volume» sont ajoutées dans le tableau, il sera impossible d'importer un ensemble de dossiers possédant le même Titre ou le même numéro de Volume. Par contre, si les valeurs dans le champ Titre ne sont pas uniques, mais que les valeurs dans le champ «Volume» le sont, il sera possible d'importer les enregistrements.
La mécanique de la fonctionnalité est simple : sélectionner les métadonnées que l'on veut rendre uniques et sauvegarder les changements.