Bureau

1. Gestion du bureau

Le Bureau est un endroit de classement temporaire personnel qui permet à l'utilisateur de télécharger des documents dans Constellio, puis de faire le classement de ceux-ci. Les documents du Bureau sont uniquement visibles pour l'utilisateur qui ajoute ceux-ci dans son Bureau. Les documents non classés présents dans le Bureau ne sont donc pas accessibles dans Constellio pour les autres utilisateurs. Pour les rendre disponibles, il est impératif que les documents soient classés le plus rapidement possible. Si des documents restent non classés, cette fenêtre sera activée dès l'ouverture de Constellio.

1.1 Ajouter des documents au Bureau

Deux façons sont possibles pour ajouter des documents au Bureau : 

1. Glisser les documents directement dans la fenêtre du Bureau, accessible par le menu de navigation ou dans toutes fenêtres de Constellio;
2. Cliquer sur le bouton « |…| » dans le Bureau, accessible par le menu de navigation, et sélectionner les documents à ajouter dans ce dernier.

Si le document ajouté dans le Bureau à un double dans Constellio (auquel vous avez accès), un message apparaît et indique le lien vers le ou les documents identiques. Malgré l'existence de documents identiques, il est tout de même possible de classer votre document dans Constellio.

1.2 Classer des documents du Bureau

Il est possible de classer des documents directement avec l'icône de classement dans le Bureau ou par la sélection dynamique. Ces deux options permettent de classer un document individuellement, mais pour un classement rapide de plusieurs documents dans un même dossier, la sélection dynamique est plus rapide.

1.2.1 Classer avec l'icône de classement

1. Cliquer sur le dossier à droite du nom du document à classer;
2. Dans la fenêtre « Ajouter un document », compléter les métadonnées et cliquer sur « Enregistrer ».

1.2.2 Classer avec la sélection dynamique

1. Sélectionner le ou les documents qui doivent être classés dans un dossier;
2. Cliquer sur le Panier de sélection;
3. Dans le menu « Actions sur la sélection », sélectionner les documents à classer et cliquer sur « Classer »;
4. Dans la fenêtre « Classer », sélectionner le dossier dans lequel doivent être placés les documents et cliquer sur « Enregistrer ».

Panier de sélection - Classer des documents du Bureau

1.3 Supprimer des documents du Bureau

Les documents supprimés dans le Bureau sont directement supprimés et ne sont pas déplacés dans la corbeille, contrairement aux documents qui sont classés dans la collection.

Pour supprimer un document précis dans le Bureau, cliquer sur le « X » rouge à droite du nom du document.

Pour supprimer tous les documents présents dans le Bureau, cliquer sur « Sélectionner tout », puis sur « Supprimer tous les éléments du Bureau ».

2. Entreposage sur le Bureau

Il est possible de paramétrer l'espace disponible d'entreposage sur le Bureau. Cette option permet alors de préciser le poids désiré, en mégaoctet (Mo), dans les configurations de pilotage.

Pour configurer le quota des documents du Bureau, il faut : 

1. Ouvrir le menu « Pilotage »;
2. Cliquer sur « Configuration », dans la section Pilotage du Système;
3. Ouvrir l'onglet « Autres », puis réparer le champ « Espace à allouer pour les éléments du bureau en Mo »;
4. Inscrire la valeur désirée dans le champ, puis cliquer sur « Enregistrer ». 

Par exemple, inscrire la valeur « 2 » signifie donc que 2 mégaoctets seront disponibles pour l'entreposage du Bureau. Dans le cas où aucune limite n'est désirée, il est nécessaire d'inscrire la valeur « -1 » dans le champ de sélection. 

Cette limite d'espace est affichée sur la page même du Bureau. Une fois la limite dépassée, un message avise l'usager, et il est dès lors impossible de verser de nouveaux documents. Pour déposer de nouveaux documents, il est nécessaire de classer ou de supprimer ceux présents sur le Bureau.Fonctionnalités du quota des documents du Bureau

3. Configurations

Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant le bureau. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».