La recherche simple
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- Mis à jour le 31 Aug 2022
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1. La recherche simple
La barre de recherche est accessible dans tous les écrans de Constellio. Le moteur de recherche indexe le contenu de certains champs de la base de données, selon les choix indiqués lors de la création des métadonnées, ainsi qu'une partie du contenu des documents. Ceci permet de trouver facilement tous les éléments constituant une collection par un simple mot-clé.
La recherche simple est accessible en tout temps dans le haut de l'écran de Constellio. Il suffit d'ajouter un mot clé dans le champ de recherche et lancer une recherchée.
- La recherche se fait par mot-clé (un mot ou un ensemble de mots) dans tous les dossiers, les textes et les métadonnées des documents auxquels l'utilisateur a accès.
- La recherche est insensible à la casse (majuscule / minuscule ), aux accents dans les mots-clés et aux mots vides (ex. : le, la, des, notre, etc.).
- L'outil de recherche sépare certains mots-clés comme rapport2016 en « rapport » et « 2016 », projectionFinancière en « projection » et « Financière ». Également, les caractères spéciaux divisent les mots-clés tels que Notre-Dame-du-Lac en « Notre », « Dame », « du », « Lac ».
- Par défaut, le moteur de recherche traite l'espace entre deux termes comme un « OU », il est possible de modifier cette configuration pour que l'espace soit considéré comme un « ET ». Pour ce faire, consulter : Pilotage -> Configuration -> Recherche -> « Considérer les espaces vides de la recherche simple comme des « ET ». »
- Les résultats de la recherche simple permettent d'accéder aux dossiers, aux documents, aux contenants et aux tâches.
- Plusieurs opérateurs peuvent s'appliquer sur les mots-clés dans la recherche simple.
| Opérateurs de la recherche simple | ||
|---|---|---|
| Opérateurs | Informations | Exemples |
| * | Un astérisque placé à la fin d'un mot-clé permet la recherche sur tous les mots où une ou plusieurs lettres remplacent l'astérisque. | Par exemple, archives* repérera les mots, archivage, archive, archivistique, archiviste, architecte, etc. |
| ? | Un ou plusieurs points d'interrogation placés dans un mot-clé remplacent n'importe quelle lettre. | Par exemple, Jou?e repérera les mots joute et joule. |
| " " | Les guillemets anglais permettent la recherche sur des mots-clés contigus où les mots vides (ex. le, la, des, notre, etc.) entre les mots-clés ne sont pas pris en considération. | Par exemple : « Services contractuels » repérera « services contractuels », « services et contractuels », « services de contractuels », etc. |
| - | Le tiret permet l'exclusion de mot-clé lors de la recherche. | Par exemple : fiche -client repérera tous les documents contenant le mot « fiche », mais non le mot « client ». |
2. Les facettes
Les résultats de la recherche, classés par pertinence, peut être affinés en cochant, dans le menu coulissant à droite, un ou plusieurs des éléments présentés.
Trier par :
Cette option permet de trier les résultats de recherche par pertinence : Libellé, Date de création, ID, Date de modification ou Titre, soit en ordre croissant ou en ordre décroissant.
Les facettes :
Cette option permet, dès qu'un élément est coché, de recomposer la fenêtre des résultats de la recherche selon les nouveaux critères. Elles sont en réalité des métadonnées qu'on utilise pour décrire un élément. C'est par la sélection d'une ou plusieurs d'entre-elles que s'effectue un raffinement des résultats.
Menu coulissant des facettes
Lors de la sélection d'un critère de tri, celui-ci tri immédiatement les résultats de recherche. Toutefois, une configuration offre la possibilité de modifier ce comportement afin d'appliquer en lot plusieurs critères de tri aux résultats de recherche en une seule étape. Vous pouvez activer cette configuration via : Pilotage -> Configuration -> Recherche -> Cocher -> Application multiple des facettes -> Enregistrer.
3. Les résultats de recherche
Les résultats de recherche sont affichés par pertinence. D'office, Constellio fait ressortir les éléments qui comportent le terme de recherche dans leur « Titre » avant les éléments qui ont ce même terme dans d'autres champs de métadonnées.
3.1 La fenêtre à panneau
La fenêtre à panneau divisé permet de consulter les enregistrements présents dans les résultats de recherche sans forcer l'utilisateur à quitter la page actuelle. Cet affichage permet ainsi de consulter rapidement les informations concernant les documents et les contenants via les résultats de recherche (visualisateur, contenu, métadonnées, tâches, audit, etc.).
3.2 Les imagettes
Les imagettes permettent d'avoir un aperçu de la première page d'un document.
3.3 Les métadonnées
Les métadonnées affichées en dessous des enregistrements permettent d'obtenir des informations rapides sur ceux-ci. D'office, Constellio affiche la métadonnée « Date de modification ».
Toutefois, l'affichage de ses métadonnées sont modifiable. Suivez les étapes suivantes :
- Aller dans «Pilotage»;
- Puis cliquer sur «Schéma de métadonnées»;
- Dans le type de schéma de votre choix, cliquer sur «Consulter»;
- Dans le schéma de votre choix, cliquer sur le menu déroulant, puis «Configurer les résultats de recherche»;
- Dans la page, sélectionner les métadonnées à gauche que vous souhaitez affichés et transférez-les à droite via les flèches.
- «Enregistrer». Les métadonnées sélectionnées apparaitront maintenant dans la vue liste.
3.4 Le surlignage
Cette option permet de mettre en gras le terme cherché, si le terme se trouve dans une métadonnée des résultats de recherche. Cette option est disponible à partir de la vue liste. Pour plus ample information, consulter l'article sur les métadonnées.
4. Actions sur la sélection
Le menu d'actions sur la sélection permet de faire une action sur plusieurs enregistrements (dossiers, documents, contenants et tâches) dans les résultats de recherche. Le menu d'actions sur la sélection apparaît au moment où des enregistrements sont cochés. Les options disponibles vont changer en fonction des enregistrements sélectionnés.
Voir l'article sur les Actions sur la sélection dans la recherche avancée.
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