Métadonnées
- 15 Nov 2024
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- Mis à jour le 15 Nov 2024
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Les métadonnées
Les métadonnées représentent l'ensemble des informations associées à une catégorie d'enregistrement (ex. : la date de création, l'auteur, le titre, le no de contrat, le numéro d'employé). Elles aident à les à décrire et fournir un contexte.
Dans Constellio, l'écran des métadonnées comporte trois éléments importants à connaître :
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| No | Élément | Fonction | Image |
| 1 | Onglet de navigation | Métadonnées personnalisées : Métadonnées créées par un utilisateur |  Présentation de l'écran de gestion des métadonnées |
| Métadonnées des domaines de valeurs, espaces virtuels : Métadonnées relatives aux DDV et à l'espace virtuel | |||
| Métadonnées système : Métadonnées générées automatiquement lors de la création d'une collection, en fonction des modules installés | |||
| Métadonnées désactivées : Métadonnées désactivées pour un schéma de métadonnées particilier | |||
| 2 | Bouton « Ajouter » | Permet la création d'une nouvelle métadonnée | |
| 3 | Liste des métadonnées | Permet consulter la liste des métadonnées dans un onglet, la modifier ou la supprimer |
1. Création d'une nouvelle métadonnée
Note
Règle générale, les bonnes pratiques suggèrent qu'une métadonnée doit être créée dans le schéma par défaut pour ensuite alimenter les schémas spécifiques. Cela prévient la duplication de champs de métadonnées inutile.
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Il existe trois types d'entrées de données lors de la création de métadonnées; les métadonnées manuelles, les métadonnées copiées et les métadonnées calculées. Les méthodes de création vont varier selon le type choisi
1.1 La métadonnée manuelle
Afin de créer une nouvelle métadonnée, nous devrons suivre les étapes suivantes :
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer ensuite sur « Schéma de métadonnées »;
- Cliquer sur la loupe à droite du nom du type de schéma;
- Cliquer sur « Métadonnée » à droite du nom du schéma de métadonnée;
- Dans la fenêtre des métadonnées d'un schéma de métadonnées, cliquer sur « Ajouter ».
Après avoir cliqué sur le bouton « Ajouter », un formulaire s'affichera à l'écran.
| Liste des champs présents dans le formulaire | |
|---|---|
| Élément | Fonction |
| Code | Permet de définir une valeur unique à une métadonnée. |
| Libellé français | Permet de nommer une métadonnée pour l'interface francophone. |
| Libellé anglais | Permet de nommer une métadonnée pour l'interface anglophone. |
| Type d'entrée de donnée | Permet de choisir si la métadonnée est saisie manuellement, copiée à partir d'une autre métadonnée de référence (Par exemple, un document copie la description de son dossier) ou calculée. |
| Type | Permet de définir le format de la nouvelle métadonnée. |
| Multivaleur | Permet d'associer plusieurs valeurs à la métadonnée. |
| Type d'entrée | Permet de définir un type de format à la métadonnée, si applicable. |
| Masque de saisie | Permet d'uniformiser les valeurs saisies dans le champ de métadonnée en créant un pattern de saisie. Ce masque doit être composé de « A » pour limiter les caractères alphanumériques, ou de « 9 » pour limiter les caractères numériques. (Ex. 999-999-9999). |
| Longueur maximale | Permet de définir une longueur maximale de caractères à la métadonnée. |
| Onglet d'affichage | Permet de choisir dans quel onglet d'affichage la métadonnée va apparaître. |
| Type d'objet | Permet aux métadonnées de type « Référence » de lier une métadonnée à un domaine de valeur. |
| Obligatoire | Permet de rendre obligatoire la saisie de la métadonnée dans le formulaire de saisie. |
| Duplicable | Permet de dupliquer une valeur à l'intérieur d'un champ lorsque l'on duplique un enregistrement. |
| Activée | Permet d'activer et de désactiver une métadonnée dans un schéma particulier. |
| Recherchable | Permet au moteur de recherche d'indexer les valeurs saisies associées au champ de métadonnée. |
| Triable | Permet de considérer la métadonnée dans la fenêtre « Trier par » dans la page des résultats de recherche. |
| Recherche avancée | Permet d'afficher la métadonnée dans les choix disponibles dans une équation de recherche avancée. |
| Surlignage | Permet de mettre en gras le terme recherche dans la page des résultats de recherche. |
| Autocomplétion | Permet au logiciel de retrouver des valeurs lorsque l'on alimente le champ de métadonnée référence. Fonctionne avec les métadonnées de type Texte, Contenu, Date, Date et Heure, Chaîne de caractères. |
| Disponible dans la recherche et les tableaux | Permet d'ajouter la métadonnée par défaut dans l'engrenage de la vue tableau de la recherche avancée, en plus de l'ajouter même si la configuration globale « Permettre l'affichage dynamique des champs de métadonnées dans les colonnes d'un tableau » est activée dans Pilotage -> Configuration -> Recherche. Avertissement! Il est obligatoire de « Redémarrrer et reconstruire la cache » suite à l'activation de cet élément via Pilotage -> Centre de mise à jour. |
| Unique | Permet d'interdire la saisie d'une valeur ayant déjà été saisie dans le champ de métadonnée, pour un schéma particulier. |
| Aide contextuelle | Permet d'ajouter une bulle informative à la métadonnée, dans le formulaire de création. |
| Valeur par défaut | Permet de saisir une valeur par défaut lors de la création d'un enregistrement. |
| Type d'affichage | Permet d'orienter les métadonnées de type « Bouton radio » et « Booléen » sur un axe horizontal ou vertical. |
| Tri des valeurs | Permet de choisir si métadonnées de références multivaleurs apparaissent par ordre de saisie ou par ordre alphabétique. |
Modification
Le code, le type de métadonnées et type d'objet qui ne peuvent être modifiés après la création de la métadonnée.
| Types de métadonnées | |
|---|---|
| Type | Fonction |
| Booléen | Permet de créer une métadonnée supportant le choix d'une valeur « Vrai » ou « Faux ». |
| Texte | Permet de créer une métadonnée supportant une séquence illimitée de caractères alphanumériques. |
| Contenu | Permet de créer une métadonnée supportant l'importation d'un fichier. |
| Date | Permet de créer une métadonnée supportant la saisie manuelle de date ou assister à l'aide d'un calendrier. |
| Date & Heure | Permet de créer une métadonnée supportant la saisie manuelle d'une date et d'une heure ou assister à l'aide d'un calendrier. |
| Référence | Permet de créer une métadonnée s'alimentant à une liste de vocabulaire contrôlé dans le domaine de valeur. |
| Chaîne de caractères | Permet de créer une métadonnée supportant une séquence de limite de caractères. |
| Numéro | Permet de créer une métadonnée supportant uniquement la saisie d'une valeur numérique. |
| Type d'entrée en fonction du type de métadonnée | ||
|---|---|---|
| Type | Choix | Fonction |
| Texte | Zone de texte | Permet la saisie des valeurs avec une mise en forme minimaliste. |
| Zone de texte riche | Permet la saisie des valeurs avec des options avancées de mise en forme du texte. | |
| Contenu | Contenu | Permet de créer un champ permettant l'importation d'un fichier. |
| Contenu Emprunt/Retour | Permet de créer un champ permettant l'importation d'un fichier, ainsi qu'une interface pour versionner ce dernier. | |
| Référence | Lookup | Permet de créer un champ offrant la possibilité de visionner les valeurs de vocabulaire contrôlé dans une fenêtre en surbrillance. |
| Menu déroulant | Permet de créer un champ offrant la possibilité de visionner les valeurs de vocabulaire contrôlé dans un menu déroulant. | |
| Bouton radio | Permet de créer un champ offrant la possibilité de visionner les valeurs de vocabulaire contrôlé sous forme de bouton. | |
| Chaîne de caractères | Champ de base | Permet de créer un champ ou il est possible de saisie une valeur alphanumérique, sans pour autant supporter les retours de chariot. |
| URL | Permet de créer un champ ou la valeur saisie fera référence à un URL. | |
| Mot de passe | Ce champ n'a pas d'utilité pour les utilisateurs de Constellio, seulement pour les opérateurs avancés de développements. | |
1.2 La métadonnée copiée
Les métadonnées copiées sont des métadonnées dont les valeurs proviennent d'une autre entité (Ex. : Le code d'un contenant d'un dossier). Le but est de passer une information d'un enregistrement à l'autre, comme avec le dossier et le document ou encore du dossier parent au dossier enfant, afin d'éviter de remplir manuellement la même information. Les métadonnées copiées se peuplent automatiquement en prenant leurs valeurs à partir d'une source paramétrée.
Dans l'onglet de création de métadonnées, l'utilisateur aura la possibilité de créer des métadonnées copiées en sélectionnant la métadonnée de référence (ex. : « Contenant ») et la métadonnée copiée (ex. : « Code du contenant »). Il est également possible de supprimer les métadonnées copiées créées par l'utilisateur et de modifier certains attributs tels que leur titre. Pour pour plus de détails sur ce type de métadonnée, voir la documentation Métadonnées copiées.
1.3 La métadonnée calculée
Une métadonnée calculée permet de calculer une valeur automatiquement à partir d'autres métadonnées. Lorsqu'une des métadonnées référencées est modifiée, la métadonnée calculée est automatiquement calculée à nouveau. Pour pour plus de détails sur ce type de métadonnée, voir la documentation Métadonnées calculées.
2. Gestion des métadonnées sécurisées
La gestion des métadonnées sécurisées permet d'effectuer un contrôle d'affichage des métadonnées selon les types d'usagers. De la sorte, la fonctionnalité permet l'ajout d'une sécurisation par rôle pour chaque métadonnée. Par exemple, le responsable de la gestion documentaire pourrait visualiser des métadonnées spécifiques qui ne seraient pas affichées pour l'utilisateur, tel le délai de conservation.
Par défaut, aucune sécurité n'est appliquée sur la gestion des métadonnées. La fonctionnalité consiste donc à masquer les métadonnées et à empêcher qu'elles puissent être utilisées en recherche simple ou avancée pour les utilisateurs concernés. Il s'agit essentiellement d'un contrôle d'accès sur la lecture de la métadonnée. Pour plus d'information sur les métadonnées sécurisées, consulter la page Gestion des métadonnées sécurisées.
3. Configurations
Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant les métadonnées. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».
| Onglet Avancée | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Rendre la saisie des valeurs multilingues obligatoires | Cette configuration permet de rendre obligatoire la saisie de certains champs de métadonnées (ex. : le champ « Titre » d'une rubrique de plan, d'une règle de conservation, d'un domaine de valeur, etc.) afin de faciliter le repérage de l'information dans une collection bilingue. *La configuration est effective uniquement si l'environnement Constellio possède une collection bilingue. | Activé | Tous les champs seront obligatoires. |
| Désactivé | Seuls les champs en français seront obligatoires. | ||
| Retirer l'extension dans le titre d'un document | Cette configuration permet de retirer l'extension (ex. : .txt, .doc) dans le champ « Titre » d'un document lorsque ce dernier est alimenté à l'aide des extracteurs de métadonnées (extraction par propriétés). | Activé | Le titre de la fiche de métadonnées ne comportera pas l'extension du fichier. |
| Désactivé | Le titre de la fiche de métadonnées comportera l'extension du fichier. | ||
| Permettre l'affichage dynamique des champs de métadonnées dans les colonnes d'un tableau | Cette configuration permet de modifier dynamiquement les métadonnées affichées dans certains tableaux. | Activé | L'affichage des métadonnées se fait à partir du tableau. |
| Désactivé | L'affichage des métadonnées se fait à partir des schémas de métadonnées. | ||
| Onglet Déclassement | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Permettre le tri des dossiers dans les listes de déclassement. | Cette configuration permet de changer l'ordre des dossiers dans les tableaux en appuyant sur le libellé des colonnes. | Activé | Il est possible d'ordonner les colonnes par différentes métadonnées dans les tableaux. |
| Désactivé | Il n'est pas possible d'ordonner les colonnes par différentes métadonnées dans les tableaux. | ||
| Permettre de modifier le statut archivistique et les dates prévues d'un dossier. | Cette configuration permet de modifier manuellement la valeur de la métadonnée « Statut archivistique » dans le formulaire de saisie de la fiche d'un dossier. L'action entraîne un changement les dates prévues pour le calcul des délais de conservation. | Activé | Permettre de modifier les dates pour l'ensemble des dossiers |
| Activé pour les enregistrements importés | Permets de modifier les dates pour l'ensemble des dossiers importés à l'aide de Constellio | ||
| Désactivé | Ne permets pas de modifier ces dates | ||
| Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles | Cette configuration permet de définir une année de calcul pour les dossiers ayant une année d'ouverture qui chevauche deux années (ex. : 2017-2018). | Activé | Le calcul sera basé sur la première année de l'intervalle. |
| Désactivé | Le calcul sera basé sur la deuxième année de l'intervalle. | ||
| Supprimer les fiches des documents lors de la destruction | Cette configuration permet de supprimer définitivement la fiche de métadonnées d'un document lors de la destruction à l'inactif. | Activé | Les fiches de métadonnées des documents sont à détruire lors du déclassement. |
| Désactivé | Les fiches de métadonnées des documents sont conservées lors du déclassement. | ||
| Supprimer les fiches des dossiers lors de la destruction | Cette configuration permet de supprimer définitivement la fiche de métadonnées d'un dossier lors de la destruction à l'inactif. | Activé | Les fiches de métadonnées des dossiers sont détruites lors du déclassement. |
| Désactivé | Les fiches de métadonnées des dossiers sont conservées lors du déclassement. | ||
| Onglet Autres | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Nombre d'items chargés dans les champs d'autocomplétion (maximum 100, peuvent ralentir les écrans) | Cette configuration permet de définir le nombre maximal de suggestions s'affichant en dessous d'une zone de saisie. *Cette configuration s'applique seulement pour les champs de métadonnées ayant l'option « Autocomplétion » activée. | Nombre d'items | Le nombre d'items affichés est limité en fonction de ce nombre. |
| Barres d'outils de l'éditeur de texte riche | Cette configuration permet de définir les options d'affichage par défaut d'un champ texte enrichi. *Il est préférable de consulter l'équipe de Constellio avant de modifier ces paramètres. | Consulter l'équipe Constellio | Ceci modifie les options qu'on propose à l'utilisateur dans les champs de textes riches. Par exemple : pour les métadonnées de type Textes riches. |
| Format de date | Cette configuration permet de configurer le format des métadonnées de type « Date » affichées dans l'application. | Jour = jj Mois - MM Année = aaaa | Attention! : Ne pas mettre le format du mois en majuscule (MM) peut occasionner des problèmes dans Constellio, puisque les minuscules (mm) réfèrent aux minutes. |
| Format de date et heure | Cette configuration permet de configurer le format des métadonnées de type « Date et heure » affichées dans l'application. | Jour = jj Mois = MM Année = aaaa Heure = HH Minute = mm Seconde = ss | Attention! : Il est important de respecter les majuscules et minuscules dans les formats de Constellio, puisque cela modifie les significations et réfère alors à d'autres données. |
| Onglet par défaut en consultation d'un dossier | Cette configuration permet de définir l'onglet qui s'affiche par défaut lors de la consultation d'un dossier. Chaque utilisateur peut configurer l'onglet qu'il désire dans « Modifier mon profil ». | C | Contenu |
| M | Métadonnées | ||
| Masque les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID | Cette configuration permet de masquer les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. | Activé | Masque les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. |
| Désactivé | Ne masque pas les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. | ||
| Priorité lors du peuplement des métadonnées | Cette configuration permet de déterminer l'ordre de priorisation pour le peuplement des métadonnées lors de l'extraction automatique du titre dans l'importation des documents. | Styles : Pour un document Word sera importé et prit en compte en priorité le style que l'on a créé dans le document Word. | Exemple : Pour le choix Styles -> Expressions régulières -> Propriétés, Constellio fera l'extraction dans l'ordre suivant si les données sont disponibles.
|
| Nom du fichier : Le nom du fichier sera utilisé. | |||
| Propriétés : Le titre défini dans les propriétés sera utilisé. | |||
| Délimiter des métadonnées multivaleurs | Cette configuration permet de sélectionner un délimiteur pour l'affichage des métadonnées multivaleurs. | Point-virgule (;) | Sélectionne le point-virgule comme délimiteur pour l'affichage des métadonnées multivaleurs. |
| Virgule (,) | Sélectionne la virgule comme délimiteur pour l'affichage des métadonnées multivaleurs. | ||
| Priorité lors du peuplement du titre | Cette configuration permet de spécifier l'ordre dans lequel les métadonnées du titre seront extraites lors de l'importation des documents. Pour cela, il faut paramétrer le module d'Extracteurs de métadonnées. | Style : Pour un document Word sera importé et prit en compte en priorité le style que l'on a créé dans le document Word. | Exemple : Pour le choix Styles -> Expressions régulières -> Propriétés, Constellio fera l'extraction dans l'ordre suivant si les données sont disponibles :
S'il n'y a aucune donnée dans les styles et expressions régulières, Constellio exportera automatiquement les données des propriétés. |
| Nom du fichier : Le nom du fichier sera utilisé. | |||
| Propriétés : Le titre défini dans les propriétés sera utilisé. | |||
| Onglet Rapports | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnées | Cette configuration sert à choisir la métadonnée sur laquelle trier les champs références multivaleurs avec tri alphabétique. Ceci est seulement effectif avec les étiquettes et les rapports PDF de métadonnées. | Titre | La métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnée est le «Titre». |
| Code | La métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnée est le «Code». | ||
| Onglet Recherche | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Afficher seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux | Cette configuration permet d'obtenir plus de performance en affichant seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux. | Activé | Seules les métadonnées sommaires seront affichables dans la vue tableau de la recherche avancée. |
| Désactivé | Toutes les métadonnées seront affichables dans la vue tableau de la recherche avancée. | ||
| Afficher les schémas inactifs dans la recherche avancée | Cette configuration permet d'afficher les schémas de métadonnées inactifs dans la recherche avancée. | Activé | Les schémas de métadonnées inactifs seront affichés dans la recherche avancée. |
| Désactivé | Les schémas de métadonnées inactifs ne seront pas affichés dans la recherche avancée. | ||
| Pas de liens pour les métadonnées des résultats de recherche (améliore la performannec de la recherche) | Cette configuration permet de retirer les liens avec les dossiers et les contenants dans les métadonnées des résultats de recherche. | Activé | Les liens sont cliquables. |
| Désactivé | Les liens ne sont pas cliquables. | ||
| Afficher les métadonnées copiées séparément dans la recherche avancée | Cette configuration permet de retirer toutes | Activé | Les métadonnées copiées sont retirées de la liste des métadonnées disponibles dans un critère de recherche. Ces métadonnées seront alors accessibles via leur métadonnée de référence en choisissant un des 2 nouveaux opérateurs de recherche Contient et Ne contient pas. Lorsqu'un de ces deux opérateurs est sélectionné, on affiche un menu déroulant permettant de choisir une métadonnée copiée qui a pour référence la métadonnée sélectionnée et une composante pour saisir la valeur de la métadonnée copiée à rechercher. (Par exemple, faire une recherche sur le type Document ou la métadonnée Dossier contient une date d'ouverture X). |
| Désactivé | Les métadonnées copiées sont directement disponible dans les critères de recherche. | ||
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