Structures personnalisées (Espace virtuel)

Les espaces virtuels

Dans Constellio, le concept d'espaces virtuels fait référence à la représentation taxonomique de structures hiérarchiques dans l'écran d'accueil. Dans toutes les collections créées avec le module de gestion intégrée des documents, l'écran d'accueil affiche par défaut deux structures hiérarchiques : le plan de classification et les unités administratives. Pour les collections supportant les robots et la recherche d'entreprise, l'espace virtuel «Partages Réseaux» sera également affiché dans l'écran d'accueil. Cependant, il est possible de gérer deux autres types d'espaces virtuels : La gestion des emplacements et des portails thématiques. 

1. La gestion des emplacements

Cette fonctionnalité a pour but de permettre la gestion des dépôts d'archives d'une organisation. Sachant que les dépôts d'archives sont structurés de façon hiérarchique (Ex. : Entrepôt->Salle de conservation->Épi->Section->Tablette->Position), il est possible d'intégrer cette structure dans l'écran d'accueil, à condition de paramétrer correctement les emplacements.

1.1 Espace virtuel «Emplacements»

L'espace virtuel «Emplacements» est utilisé comme un espace d'entreposage pour les dossiers et les documents physiques mis en contenant ceux qui doivent être transférés dans un nouvel espace selon le type de déclassement (transfert au semi-actif ou versement).

Dans «Emplacements», il est possible de créer plusieurs espaces d'entreposage qui peuvent être divisés à leur tour par des adresses de localisation afin de ranger les contenants (ex. : magasin, section, rangée, étagère, tablette, position, etc.). 

Les concepts présents dans «Emplacements» sont donc utilisés lors de la création de contenants dans la section «Déclassement» du menu de navigation. 

1.2 Modifier l'espace virtuel «Emplacements»

Il n'est pas nécessaire de créer l'espace virtuel «Emplacements», puisque ce dernier est généré automatiquement lors de la création d'une collection. Par contre, pour pouvoir gérer la taxonomie de l'espace, il nous faudra modifier ses paramètres. Pour ce faire, nous devons : 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
3. Cliquer sur l'icône «Calepin» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»

1.3 Consulter l'espace virtuel «Emplacements»

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
3. Cliquer sur l'icône «Loupe» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»

À partir de cet écran, il est possible d'ajouter le premier niveau de la taxonomie : les dépôts d'archives.

1.4 Création d'un dépôt d'archives (1er niveau hiérarchique)

Afin de créer un dépôt d'archives, nous devrons suivre les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
3. Cliquer sur l'icône «Loupe» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»
4. Cliquer sur le bouton «Ajouter» dans le coin supérieur droit de l'interface.

Métadonnées relatives à la création d'un dépôt d'archives
Élément	Fonction	Image
Type	Permets de définir un type d'emplacement défini dans les Domaines de Valeurs
Code	Permets de définir une métadonnée unique à l'emplacement
Titre	Permets de saisir un libellé afin de nommer l'emplacement
Description	Permets de saisir une description reliée à l'emplacement
Capacité (cm)	Permets de définir la capacité totale (en cm) de l'entrepôt d'archives (si applicable)
Type de déclassement	Permets de définir un type de déclassement prévu pour un emplacement (si applicable)
Emplacement parent	Métadonné calculée en fonction de la structure hiérarchique
Type de contenant	Permets de déterminer un type de contenant particulier pour l'emplacement

1.5 Supprimer un espace virtuel

Afin de supprimer un espace virtuel, il faudra effectuer les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
3. Cliquer sur le «X» sur la ligne de l'espace virtuel que vous désirez supprimer.

2. La gestion des portails thématiques

Les portails thématiques ont pour but de regrouper logiquement de dossiers ou de documents de même nature, sans égard de la structure classificatoire imposée par le plan de classification. En d'autres termes, un portail thématique permet à l'utilisateur d'avoir un accès rapide à un ensemble d'enregistrements prédéfinis à partir de l'écran d'accueil.

2.1 Création d'un portail thématique

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
3. Cliquer sur «Ajouter»
4. Remplir les métadonnées et «Enregistrer».

Éléments	Fonction	Image
Titre	Permet de nommer le portail thématique
Abbréviation	Permet de lier une abréviation au portail thématique
Utilisateurs	Permets aux utilisateurs de consulter le portail thématique
Groupes	Permets aux groupes de consulter le portail thématique
Visible dans la page d'accueil	Permets au logiciel d'afficher l'onglet dans l'espace virtuel
Objets à classer	Permets de définir quel type d'enregistrement il est possible d'ajouter dans le portail thématique (dossier/document)

2.2 Modifier un portail thématique

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
3. Cliquer sur l'icône «Calepin» dans la colonne de droite sur la ligne du portail que vous souhaitez modifier.

2.3 Consulter un portail thématique

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
3. Les portails thématiques sont les espaces virtuels qui apparaissent. 

2.4 Supprimer un portail thématique

Afin de supprimer un portail thématique, il faudra effectuer les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»;
3. Cliquer sur le «X» sur la ligne du portail thématique que vous désirez supprimer.

2.5 Ajouter un dossier à un portail thématique

Pour pouvoir ajouter un dossier à un portail thématique, vous pouvez soit en créer un ou modifier un dossier déjà existant. 

1. Dans Constellio, cliquer dans le menu en haut à droite sur «Ajouter un dossier»;
2. Dans l'onglet «Classé dans» du formulaire, cliquer sur le portail thématique de votre choix;
3. Choisir où vous souhaitez classer votre dossier et «Sélectionner»;
4. «Enregistrer».

*La procédure est la même pour un document.*