Vue d'ensemble des tâches
- 25 Oct 2023
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Vue d'ensemble des tâches
- Mis à jour le 25 Oct 2023
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1. Les tâches
Les tâches sont des activités à exécuter. Elles permettent de faire le suivi et d'assigner ces activités à soi-même ou d'autres utilisateurs. Les tâches sont également utilisées pour la gestion des demandes dans Constellio.
Les tâches sont accessibles via le menu de navigation à gauche de l'écran.
Configurer le serveur de courriel
Un système de notification permet de vous avertir lorsque des tâches vous sont assignées. Un carré bleu apparaît avec le nombre de tâches non lues et un courriel est envoyé à l'utilisateur. Pour activer le système de notifications par courriel, configurez le serveur de courriel.
2. Ajouter une tâche
Trois manières sont possibles pour ajouter une tâche.
- Le menu déroulant de la collection
- Dans le coin supérieur droit de l'écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur « Ajouter une tâche »;
- Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
- Ajouter une tâche dans la page des tâches
- Appuyer sur le bouton « Tâches » dans le menu de navigation à gauche;
- Cliquer sur le bouton « Ajouter une tâche »;
- Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
- Ajouter via un enregistrement
- Aller dans un dossier, document ou contenant;
- Dans les actions sur l'enregistrement, cliquer sur « Ajouter une tâche »;
- Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
3. Les onglets
3.1 L'onglet définition
Cet onglet permet d'indiquer par défaut la définition de votre modèle de tâche.
Il s'agit ici des métadonnées par défaut de Constellio. Elles sont générées automatiquement lors de la création d'une collection. Il est toutefois possible de configurer les métadonnées activées de la fiche. Pour y arriver, veuillez consulter l'article sur la gestion des métadonnées.
| Métadonnées de la définition de tâche | |||
|---|---|---|---|
| Nom du champ | Description | Image | |
| Titre | Obligatoire | Le titre est l'élément permettant d'identifier la tâche. |  |
| Type | Facultatif | Le type correspond à un type de tâche qui doit être préalablement créé dans le domaine de valeurs nommées « Type de tâche ». | |
| Assigné par | Obligatoire | « Assigné par » détermine de quel utilisateur provient la tâche. Le champ est automatiquement rempli avec votre nom. | |
| Progression (%) | Facultatif | La progression (%) correspond à l'avancement de la tâche en pourcentage. | |
| Statut | Obligatoire | Le statut permet d'identifier l'état de la tâche. Le champ est automatiquement rempli avec la valeur « En attente ». | |
| Date d'échéance | Facultatif | La date d'échéance indique une date limite et fixe pour compléter la tâche. | |
| Description | Facultatif | Permet d'ajouter une description à la tâche. | |
| Date d'échéance relative à l'assignation | Facultatif | Permet d'ajouter une limite de temps en jour pour compléter la tâche. | |
3.2 L'onglet des rappels
Cet onglet permet de mettre en place des rappels qui seront envoyés par courriel aux utilisateurs ou aux groupes d'utilisateurs assignés à la tâche. Les rappels ne sont pas obligatoires. Toutefois, il est possible d'ajouter plusieurs rappels, que ce soit avec des dates fixes ou des écarts. Il est également possible de créer des fréquences de rappel et des limites de rappels.
| Métadonnées dans l'onglet de rappels | |||
|---|---|---|---|
| Nom du champ | Description | Image | |
| Date fixe | Facultatif | Permet l'ajout d'un rappel avec date précise. |  .png?sv=2022-11-02&ss=b&srt=o&spr=https&st=2024-05-02T12%3A25%3A16Z&se=2024-05-02T12%3A35%3A16Z&sp=r&sig=UGpAN3sU0hM39govKFzoL2ujUzI98QlAj0cQjZ8cD8I%3D) |
| Écart | Facultatif | Permet l'ajout d'un rappel avec un écart de jours, pour ce faire, plusieurs choix sont offerts (ajout d'un nombre, avant, après, date de début, date d'échéance? date de création). *La date de début signifie la date du début de la tâche. La date de création c'est quand la tâche a été créée. | |
| Fréquence de rappel | Facultatif | Permet l'ajout de fréquence de rappel à la minute(s) / heure(s) / jour(s). | |
| Limite de rappels | Facultatif | Permet de limiter le nombre de rappels (nombre de fois / date limite). | |
| Personne assignée à l'escalade | Facultatif | Permet d'assigner une personne pour l'escalade du problème suite à la limite du rappel. | |
3.3 L'onglet assignation
Cet onglet permet de déterminer à qui la tâche sera assignée. Il est également possible d'assigner la tâche à plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Les assignations ne sont pas obligatoires. Toutefois, par défaut, une tâche est automatiquement assignée au créateur de la tâche.
| Métadonnées dans l'onglet assignation | |||
|---|---|---|---|
| Nom du champ | Description | Image | |
| Assignée à | Facultatif | Permet d'assigner la tâche à un utilisateur spécifique. |  |
| Créer une tâche à chaque candidat | Facultatif | Permet de créer une tâche à chaque candidat sélectionné. | |
| Groupes auxquels la tâche peut être assignée | Facultatif | Permet d'assigner la tâche à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs | |
| Utilisateurs auxquels la tâche peut être affectée | Facultatif | Permet d'assigner la tâche à plusieurs utilisateurs. | |
| Collaborateurs de la tâche | Facultatif | Permet de partager la tâche en lecture ou en écriture à un ou plusieurs collaborateurs. | |
| Groupes collaborateurs de la tâche | Facultatif | Permet de partager la tâche en lecture ou en écriture à un ou plusieurs groupes de collaborateurs. | |
| Assigner à la fonction | |||
| Assignation basée sur la durée estimée des tâches | |||
3.4 L'onglet des fichiers
Cet onglet permet de lier des fichiers, des documents, des dossiers ou des contenants à la tâche. Il n'est pas obligatoire de lier des fichiers ou des enregistrements.
| Métadonnées de l'onglet fichiers | |||
|---|---|---|---|
| Nom du champ | Description | Image | |
| Fichiers | Facultatif | Permet de lié à un ou des fichiers qui ne sont pas classés dans Constellio. |  |
| Documents liés | Facultatif | Permet de lié un ou des documents classés dans Constellio. | |
| Dossiers liés | Facultatif | Permet de liés à un ou des dossiers classés dans Constellio. | |
| Contenants liés | Facultatif | Permet de lié à un ou des contenants classés dans Constellio. | |
| Supporter le partage des accès | Facultatif | Permet de donner un accès temporaire à l'utilisateur assigné à la tâche. | |
Partage des accès
Lorsqu'un utilisateur crée une tâche, il a la possibilité de partager les accès des enregistrements liés à la tâche. L'utilisateur peut partager les accès qu'ils possèdent ou refuser de donner les accès. L'autorisation est retirée à la suite de la complétion de la tâche.
Lors de l'enregistrement de la tâche, cette fenêtre apparaîtra :
Le créateur de la tâche a alors le choix de partager en Lecture, Écriture ou de ne donner aucun accès. Lors de plusieurs choix d'entregistrements, vous pouvez sélectionner directement l'accès à l'enregistrement voulu, ou cocher la case «Lecture» ou «Écriture» pour donner accès à l'ensemble des enregistrements.
Lors de l'enregistrement de la tâche, cette fenêtre apparaîtra :
Le créateur de la tâche a alors le choix de partager en Lecture, Écriture ou de ne donner aucun accès. Lors de plusieurs choix d'entregistrements, vous pouvez sélectionner directement l'accès à l'enregistrement voulu, ou cocher la case «Lecture» ou «Écriture» pour donner accès à l'ensemble des enregistrements.
3.5 L'onglet suivre
Cet onglet permet d'ajouter un ou des utilisateurs qui suivront l'état de la tâche.
Il faut choisir un utilisateur ainsi que les étapes de l'évolution de la tâche que ce dernier doit suivre, puis cliquer sur « Ajouter ». Il est possible d'ajouter plusieurs utilisateurs avec des étapes de suivi différent.
Onglet « Suivre »
Une configuration est disponible dans votre profil de l'utilisateur afin de vous mettre par défaut dans les suivis à l'ajout d'une tâche.
Chemin pour y accéder : Modifier le profil -> Configurations personnelles -> Suivies de tâches par défaut.
Chemin pour y accéder : Modifier le profil -> Configurations personnelles -> Suivies de tâches par défaut.
4. Visualiser les tâches
Les taches sont visibles dans les sections du menu de navigation des tâches.
Menu de navigation dans les tâches
| Onglet | Définition |
|---|---|
| Mes tâches | Ces tâches sont des tâches qui vous ont été confiées. Elles sont à effectuer et à compléter. |
| Tâches partagées | Ces tâches vous ont été partagées. Elles vous ont été assignées à titre de collaborateurs. Vous pouvez les consulter ou les modifier selon les accès qui vous ont été attribués. Toutefois, vous ne serez pas en mesure de changer leur statut et de les compléter. |
| Tâches confiées par vous | Ces tâches sont des tâches que vous avez créées, mais assignées à d'autres utilisateurs. Vous pouvez les consulter, les modifier et les partager. |
| Tâches disponibles | Ces tâches sont des tâches qui n'ont été confiées à aucun utilisateur. Tous les utilisateurs faisant partie de votre unité administrative peuvent effectuer et compléter ces tâches. |
| Tâches récemment complétées | Ces tâches sont des tâches dont l'utilisateur a accès, c'est-à-dire les tâches dont il a été assigné, candidat ou collaborateur ainsi que les tâches de son unité administrative. Cet onglet les affiche après que celles-ci ont été « Complété » dans les actions sur les tâches. |
| Tâches récemment fermées | Ces tâches sont des tâches dont l'utilisateur a accès, c'est-à-dire les tâches dont il a été assigné, candidat ou collaborateur ainsi que les tâches de son unité administrative. Cet onglet les affiche après que celles-ci ont été « Fermé » dans les actions sur les tâches récemment complétées. Différence entre « Tâches récemment complétées » VS « Tâches récemment fermées » Ces onglets vous permettent de gérer votre module de tâche à votre guise. Par exemple, les tâches complétées se retrouvent dans l'onglet « Tâches récemment complétées ». Après une semaine, vous pourriez faire le ménage de celles-ci et les supprimer complètement (si vous n'avez pas besoin de les conserver) ou les fermer pour qu'elles se retrouvent dans l'onglet « Tâches récemment fermées ». La raison est simple : cela vous permet de gérer vos tâches encore pertinentes de celles qui ne le sont pas, tout en libérant de l'espace dans l'onglet « Complétées ». |
5. Actions sur les tâches
5.1 Trier les tâches
Cette option permet de trier les tâches dans le tableau, en fonction d'une métadonnée précise.
Il est possible de déplacer une tâche vers le haut en cliquant sur l'étoile à la gauche de la tâche.
« Trier par » - Tableau des tâches
Les tâches sont de prime abord classées par leur date de création : de la plus récente à la plus ancienne.
5.2 Menu d'actions
Le menu d'actions disponible via les trois points offre plusieurs options possibles sur la tâche.
Menu d'actions - Tableau des tâches
5.2.1 Consulter
Cette option permet de consulter la tâche. Lors de la consultation d'une tâche, une page de consultation s'ouvre. Cette dernière présente trois onglets permettant de se renseigner sur le contenu de la tâche.
5.2.2 Modifier
Cette option permet de modifier les métadonnées d'une tâche et d'une sous-tâche.
5.2.3 Marquer comme lue / non lue
Cette option permet de marquer la tâche comme lue ou non lue.
Le titre de la tâche est inscrit en gras lorsque celle-ci est non lue.
5.2.4 Compléter
Cette option permet de compléter (terminer) une tâche. Les tâches complétées se retrouvent dans l'onglet « Tâches récemment complétées ».
On ne peut compléter ou fermer une tâche que nous avons confiée. Il est seulement possible de compléter et fermer les tâches qui nous sont confiées personnellement.
5.2.5 Partager
Cette option permet de partager la tâche à des collaborateurs et/ou un groupe de collaborateurs.
Un collaborateur est un utilisateur qui peut consulter ou modifier une tâche en partage selon les accès qui lui ont été attribués. Toutefois, l'utilisateur ne sera pas en mesure de changer leur statut ou de les compléter
Partager une tâche.
| Nom du champ | Description | |
| Collaborateurs | Facultatif | Permet de partager la tâche en lecture ou en écriture à un ou plusieurs collaborateurs. |
| Groupe de collaborateurs | Facultatif | Permet de partager la tâche en lecture ou en écriture à un ou plusieurs groupes de collaborateurs. |
Les accès d'un utilisateur peuvent partager et varient selon ses propres accès à la tâche. Si vous avez uniquement un accès en lecture, vous ne pouvez pas partager la tâche en écriture.
5.2.6 Supprimer
Cette option permet de supprimer une tâche.
Les tâches supprimées sont envoyées dans la corbeille. Il est possible de les restaurer selon le nombre de joues de conservation prévu dans la configuration de la corbeille. Cette configuration se retrouve dans : Pilotage -> Configuration -> Autres -> « Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille ».
Si des sous-tâches sont existantes dans la tâche à supprimer, celles-ci seront également supprimées.
5.2.7 Rapport Métadonnées
Cette option permet de télécharger ou imprimer un rapport de métadonnées pour la tâche. Lors de cette opération, il est nécessaire de choisir un gabarit de rapport, celui-ci doit être préalablement créé dans le Pilotage -> Gestion des imprimables, on voit l'article sur les rapports de métadonnées pour plus ample information.
5.2.8 Ajouter un commentaire
Cette option permet d'ajouter un commentaire sur la fiche de la tâche. Le bouton est disponible au bas de l'onglet « Métadonnées ».
L'auteur du commentaire est le seul en mesure de le modifier et de le supprimer.
5.3 Consulter une tâche
Cette option permet de consulter les métadonnées, les sous-tâches et les audits d'une tâche.
Page - Consulter une tâche
5.3.1 L'onglet des métadonnées
Cet onglet permet de visualiser les métadonnées qui sont associées à la tâche. Des éléments importants, tels le titre et les assignations ou la question, permettent de connaître la nature de la tâche. Ces détails peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton « Modifier la tâche », présent à la droite de l'écran. À noter toutefois que la modification de certains éléments de cette fiche peut avoir d'éventuelles incidences sur les prochaines tâches.
5.3.2 L'onglet des sous-tâches
Cet onglet permet de visualiser les sous-tâches associées à la tâche.
5.3.3 L'onglet des audits
Cet onglet permet de visualiser les audits de la tâche. L'ensemble des modifications et des accès sont présentés dans cette fenêtre, avec les heures et les dates compilées. Aucune action réelle n'est possible dans cet onglet. Il s'agit essentiellement d'une page de référence. Pour plus de renseignements au sujet des audits, référez-vous à l'article sur la gestion des audits.
Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur ou de responsable de la gestion documentaire peuvent voir cette option.
5.4 Menu d'actions
| Actions | Définition |
| Modifier la tâche | Cette option permet de modifier les métadonnées de la tâche. |
| Lien de consultation | Cette option permet de copier le lien de consultation de la tâche. |
| Ajouter une sous-tâche | Permet d'ajouter une sous-tâche. |
| Compléter la tâche | Permet de compléter la tâche. |
| Générer un rapport | Permet de générer un rapport de métadonnée relié à la tâche. |
| Supprimer la tâche | Permet de supprimer la tâche. Elle n'est alors plus disponible et se retrouve à la corbeille. |
| Partager | Permet d'ajouter une personne en collaboration à la tâche. |
| Ajouter un commentaire | Permet d'ajouter un commentaire à la tâche. Sera visible par les personnes associées à celle-ci. |
6. Tâches spécifiques
Les tâches spécifiques sont des tâches qui sont reliées aux diverses demandes faites par l'utilisateur dans Constellio : demande d'emprunt de dossier et de contenant, demande de renouvellement d'emprunt et demande de réactivation.
Les tâches spécifiques sont envoyées aux rôles responsables de la gestion de ces demandes. Vous pouvez gérer les rôles et leur action via : Pilotage -> Gérer les rôles.
6.1 Demande d'emprunt
La tâche spécifique de demandes d'emprunt est liée aux demandes d'emprunts de contenant et de dossier, plus particulièrement utiles pour leur emprunt physique. Cette option permet d'assurer un meilleur contrôle sur les emprunts et les retours des dossiers et des contenants.
Lorsqu'un utilisateur fait une demande d'emprunt (dossier ou contenant), une tâche est automatiquement envoyée aux(x) gestionnaire(s) de l'unité administrative propriétaire de l'enregistrement. 
Étapes pour emprunter un dossier ou un contenant :
- Consulter la fiche de l'enregistrement;
- Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande d'emprunt »;
- Remplir le champ « Durée d'emprunt en jour(s) ». D'office, la durée d'emprunt est de 7 jours. Il est possible de modifier cette valeur via : Pilotage -> Configuration -> Autre -> Durée d'emprunt (en jours);
- Cliquer sur « Emprunter ».
Étapes pour consulter les détails de la demande d'emprunt du dossier ou du contenant :
- Consulter la tâche « Demande d'emprunt » dans le tableau des tâches;
- Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser l'emprunt;
- Cliquer sur « Compléter ».
Suite à l'acceptation d'un emprunt, l'utilisateur peut réaliser un renouvelle d'emprunt. Ce renouvellement est suivi d'une tâche spécifique nommée « Demande de renouvellement d'emprunt ».
6.2 Demande de renouvellement d'emprunt
Cette tâche est créée suite à une demande de renouvellement d'un dossier ou d'un contenant.
Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant :
- Consulter la fiche de l'enregistrement;
- Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Renouvellement d'emprunt »;
- Sélectionner la date de prolongation de l'emprunt;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant :
- Consulter la tâche « Demande de renouvellement d'emprunt » dans le tableau des tâches;
- Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser le renouvellement de l'emprunt;
- Cliquer sur « Compléter ».
6.3 Demande de retour d'emprunt
Cette tâche est créée suite à une demande de retour d'emprunt de dossier ou de contenant.
Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant :
- Consulter la fiche de l'enregistrement;
- Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande de retour ».
Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant :
- Consulter la tâche « Demande de renouvellement d'emprunt » dans le tableau des tâches;
- Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser le renouvellement de l'emprunt;
- Cliquer sur « Compléter ».
6.4 Demande de réactivation
Cette tâche est créée suite à une demande de réactivation d'un dossier papier semi-actif ou versé ou d'un contenant. Dans le cas d'une demande sur un contenant, la réactivation vise plutôt son contenu, c'est-à-dire plusieurs dossiers semi-actifs ou versés.
Étapes pour renouveler l'emprunt d'un dossier ou d'un contenant :
- Consulter la fiche de l'enregistrement;
- Dans le menu d'actions de l'enregistrement, appuyer sur « Demande de réactivation »;
- Sélectionner la date de réactivation;
- Cliquer sur « Enregistrer ».
Étapes pour consulter les détails de la demande de renouvellement d'emprunt du dossier ou du contenant :
- Consulter la tâche « Demande de retour » dans le tableau des tâches;
- Dans le menu d'action de la tâche, appuyer sur « Compléter »;
- Dans la fenêtre qui s'affiche, confirmer si vous désirez accepter ou refuser la demande de retour;
- Cliquer sur « Compléter ».
6.5 Délégation des tâches
Lorsque la configuration dans le profil d'utilisateur « Utilisateur à qui déléguer les tâches qui me sont assignées » est active, toutes les tâches assignées sont déléguées à l'utilisateur saisi.
Un avertissement à la délégation de tâches est alors visible en haut de la page de gestion des tâches avec le message suivant : « Les tâches qui vous sont assignées sont déléguées à l'utilisateur <Utilisateur saisi> ».
6.5.1 Déléguer les tâches à un utilisateur
Étapes pour déléguer une tâche à un autre utilisateur :
- Activer la configuration de délégation « Utilisateur à qui déléguer les tâches qui me sont assignées » dans le profil d'utilisateur en sélectionnant un utilisateur;
- Les tâches qui vous sont assignées directement ou dans « Utilisateurs auxquels la tâche peut être affectée » seront automatiquement déléguées à cet utilisateur.
6.5.2 Commentaires
Lorsqu'une tâche est déléguée à un utilisateur, un commentaire est ajouté à cet effet dans la tâche.
7. Configurations
Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant les dossiers. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».
| Onglet Tâches | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Date d'échéance par défaut lors de la création d'une tâche | Une valeur négative indique de ne pas renseigner de valeur par défaut. Zéro «0» équivaut à la date courante et une valeur positive signifie le jour courant plus le nombre indiqué en jour. | Valeur négative | Ne pas renseigner de valeur par défaut comme date d'échéance. |
| Zéro «0» | La date courante comme data d'échéance. | ||
| Valeur positive | Le jour courant plus le nombre indiqué en jour comme date d'échéance. | ||
| Activer les commentaires dans les courriels | Activer les commentaires dans les courriels de tâches (rappels, modification d'assignation, etc.) | Activé | Affiche tous les commentaires séparés par le nom d'utilisateur et la date du commentaire dans les courriels de tâches. |
| Désactivé | N'n’affiche aucun commentaire dans les courriels de tâches. | ||
| Modifier le profil - Configurations personnelles | ||
|---|---|---|
| S'Assigner automatiquement les tâches créées | Facultatif | Permet de remplir le champ « Assignée à », lorsque vous ajoutez une tâche. avec votre nom, de manière automatique. |
| Suivre la modification du statut de la tâche | Facultatif | Permets de faire un suivi automatique sur la modification du statut des tâches que vous avez envoyées. |
| Suivre la modification des personnes assignées à la tâche | Facultatif | Permets de faire un suivi automatique sur la modification des personnes assignées aux tâches que vous avez envoyées. |
| Suivre la modification des sous tâches | Facultatif | Permets de faire un suivi automatique sur la modification des sous-tâches que vous avez envoyées. |
| Suivre la complétion de la tâche | Facultatif | Permets de faire un suivi automatique sur la complétion des tâches que vous avez envoyées. |
| Suivre la suppression de la tâche | Facultatif | Permets de faire un suivi automatique sur la suppression des tâches que vous avez envoyées. |
| Désactiver la réception d'un courriel lors de l'assignation d'une tâche | Facultatif | Permets de désactiver la réception d'un courriel lorsqu'une tâche vous est assignée. |
| Utilisateur à qui déléguer les tâches qui me sont assignées | Facultatif | Permets d'activer la délégation automatique des tâches assignées à l'utilisateur courant vers l'utilisateur choisi. |
Pour en savoir plus sur les configurations personnelles, consulter la page « Gestion du profil de l'utilisateur ».
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