Actions sur les documents

Actions sur les documents dans Constellio

Plusieurs actions sont disponibles sur un document. Il est possible d'ordonner les actions, pour en savoir plus consulter l'article «Gestion les actions».

1. Consulter

Ce bouton permet de visualiser le document et ses onglets dans une nouvelle fenêtre.

2. Ouvrir

Cette option permet d'ouvrir le document sur votre poste de travail. 

3. Modifier la fiche

Cette option permet de modifier toutes les métadonnées d'un document. Plus particulièrement, modifier la fiche permet de classer un document dans un espace virtuel ou de modifier le dossier dans lequel se trouve le document. 

Formulaire depuis l'option «Modifier la fiche»

4. Emprunter/Retourner

Cette option permet de réaliser l'emprunt d'un document et de réaliser des modifications dans ce dernier. Lorsqu'il est emprunté, l'Agent Constellio ouvre immédiatement le document. Un document peut être emprunté pendant plusieurs jours, régulièrement enregistré, ouvert le lendemain, et ainsi de suite jusqu'à la fin des modifications. Cependant, il doit être retourné afin que tous les utilisateurs puissent consulter la nouvelle version. 

Il est possible de configurer une durée d'emprunt (en jour) des documents via : Pilotage -> Configuration -> Autres -> Ajouter une valeur (en jour) dans «Durée d'emprunt des documents (en jours) -> Enregistrer. Bouton «Alerte lorsque disponible» dans le menu d'actions

5. Lien de consultation

Cette option permet d'obtenir le lien URL du document dans Constellio. Le lien se copie automatiquement dans votre presse-papier. 

6. Télécharger ce document

Cette option permet de télécharger le document sur votre poste de travail. Elle est disponible dans le menu déroulant ainsi que dans la fiche de consultation du document. Elle permet de télécharger le document et faire des modifications, lorsque vous n'utilisez pas l'Agent Constelio sur votre poste de travail. Suite à cela, il est possible de téléverser le document dans Constellio, que ce soit en version majeure, la version mineure ou la même version. 

7. Déplacer dans un dossier

Cette option permet de déplacer le document dans un autre dossier. Il est possible de modifier son «Dossier» dans la fiche de modification du document. Il est également possible de déplacer un document directement dans l'arborescence en le glissant à l'endroit voulu, il prendra alors les attributs du dossier. 

8. Publier ce document

Cette option permet d'envoyer le lien public d'un document à une personne n'ayant pas Constellio, mais qui a un accès sur le serveur de l'entreprise.

Ce lien est un lien de téléchargement qui téléchargera le document sur le poste de l'utilisateur une fois que celui-ci l'aura copié dans un navigateur internet.

Fenêtre du lien public

9. Imprimer l'étiquette

Cette option permet d'imprimer l'étiquette du document sur lequel vous vous trouvez. Les étiquettes doivent être créées avec le logiciel JasperSoft. Pour plus ample information, consultez l'article sur les étiquettes. 

10. Générer un rapport

Cette option permet de télécharger ou d'imprimer un rapport de métadonnées pour le document. Lors de cette opération, il est nécessaire de choisir un gabarit de rapport, celui-ci doit être préalablement créé dans le Pilotage -> Gestion des imprimables, voir l'article sur les rapports excels pour plus ample information. 

14. Téléverser

Cette option permet d'enregistrer une nouvelle version (mineure ou majeure) du document. 

15. Créer PDF/A

Cette option permet de convertir un document électronique en format PDF/A. Le format PDF/A signifie «PDF for Archives». Le format, référencé par la norme ISO 19005-1, est particulièrement utile pour conserver les documents dans leur état originaux. Les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme du fichier source sont préservés. Dans l'historique des versions, une copie du format original demeure, mais la nouvelle version devient le document en PDF/A.

16. Partager ce document/Retirer les partages

Cette option permet de donner une autorisation spécifique sur un document à un ou plusieurs usagers/groupes qui normalement n'ont pas accès à ce document. Les accès qu'un utilisateur peut partager varient selon ses propres accès au dossier. Si vous avez uniquement un accès en Lecture, vous ne pouvez pas partager le document en Écriture ou en Suppression. 

Contrairement à l'option «Autorisations», celle-ci ne permet pas de supprimer les dossiers partagés.

Nom du champ	Option	Description	Image
Utilisateur(s) autorisé	Facultatif	Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs.
Groupe(s) autorisé(s)	Facultatif	Sélectionner un ou plusieurs groupes.
Accès	Obligatoire	Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression).
Date de début	Facultatif	Inscrire une date d'accès.
Date de fin	Facultatif	Inscrire une date de fin d'accès.

17. Créer une tâche

Cette option permet de créer une tâche à partir du document en consultation. Celui-ci se retrouvera en document lié dans l'onglet «Fichier» de la tâche. 

18. Ajouter/Enlever du panier

Cette option permet d'ajouter le document dans la fenêtre «Panier». 

 Par la suite, il est possible de réaliser plusieurs actions sur un ou plusieurs documents ajoutés à la sélection :
-Ajouter à vos favoris
-Déplacer
-Copier
-Retourner (si le document est emprunté)
-Préparer un courriel
-Générer un rapport de métadonnées
-Création d'une archive SIPLe panier

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19. Autorisations

L'option «autorisation» fait référence à la section «Sécurité et gestion des utilisateurs» du pilotage. Elle permet d'identifier les autorisations pour ce document (autorisations héritées et spécifiques), mais également de modifier ces autorisations. C'est entre autres avec cette option qu'il est possible de modifier ou de couper l'héritage.

À partir de cette option, il est possible de supprimer tous les types d'autorisations et les documents partagés. 

Nom du champ	Option	Description	Image
Utilisateur(s) autorisé(s)	Facultatif	Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs	Fenêtre «Ajouter une autorisation»
Groupe(s) autorisés(s)	Facultatif	Sélectionner un ou plusieurs groupes
Type	Obligatoire	Sélectionner le type d'autorisation (autoriser/refuser)
Accès	Obligatoire	Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression)
Date de début	Facultatif	Inscrire une date d'accès
Date de fin	Facultatif	Inscrire une date de fin d'accès

*Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur ou de responsable de la gestion documentaire peuvent voir cette option. 

20. Supprimer ce document

Cette option permet de supprimer le document. Après avoir cliqué sur «Supprimer ce document», il est nécessaire de confirmer la suppression. Le document sera par la suite envoyé vers la Corbeille. Il est possible de les restaurer selon le nombre de jours de conservation prévu dans la configuration de la corbeille. Cette configuration se retrouve dans : Pilotage -> Configuration -> Autres -> «Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille».

21. Finaliser

Cette option permet de finaliser une version mineure d'un document, pour la rendre majeure. Cela force donc une version majeure, sans avoir à passer par le processus d'emprunt et de retour. 

Supprimer un raccourci

Si vous souhaitez supprimer le raccourci, vous devez vous placer directement dans le dossier dans lequel le raccourci est ajouté, puis cliquer sur l'action «Supprimer un raccourci». 

24. Gérer les notifications

Cette option permet de déterminer dans quels contextes vous souhaitez recevoir des notifications sur le document. 

1. Consulter un document;
2. Cliquer sur l'action «Gérer les notifications»;
3. Cette fenêtre apparaît. Cliquer sur les notifications que vous souhaitez recevoir, puis «Enregistrer»;
   
4. Lorsque les actions sélectionnées seront posées, vous recevrez un courriel de notification.

25. Édition et caviardage d'image

Il est possible, via les actions sur les documents, d'éditer et caviarder des images directement dans Constellio. 

1.  Consulter le document
2. Cliquer sur l'action « Éditer en ligne »;
3. Vous allez être rediriger vers la page d'édition; 
4. Éditer l'image;
5. Enregistrer;
6. Après modification, choisir d'enregistrer la modification comme nouvelle version (version mineure) du même document, ou dans un nouveau document.

3.25.1 Fonctionnalités de base

• Zoomer/Dézoomer : Les utilisateurs peuvent agrandir ou réduire l'image à l'aide de la fonctionnalité de zoom, leur permettant de travailler sur des détails précis ou d'avoir une vue d'ensemble.
• Annuler/Refaire les Modifications : À tout moment, l'utilisateur peut annuler une ou plusieurs actions précédentes grâce à la fonction "Annuler". De même, la fonction "Refaire" permet de rétablir les modifications qui ont été annulées.
• Réinitialiser les Modifications : Cette option permet de restaurer l'image à son état original, supprimant toutes les modifications effectuées durant la session d'édition.
• Historique des Modifications : L'utilisateur peut consulter l'historique complet des modifications apportées à l'image, facilitant ainsi la gestion et le suivi des ajustements réalisés.

3.25.2 Fonctionnalités d'édition 

L'éditeur d'images dans Constellio permet d'effectuer plusieurs actions spécifiques sur les images. Voici les options disponibles :

• Recadrer : L'utilisateur peut découper une partie de l'image pour se concentrer sur un élément particulier ou ajuster le cadre.
• Retourner : Cette fonction permet de retourner l'image horizontalement ou verticalement, créant ainsi un effet miroir.

• Pivoter : L'image peut être pivotée à 90°, 180° ou 270°, ou selon un angle personnalisé, pour ajuster son orientation.

• Dessiner : L'outil de dessin permet aux utilisateurs de dessiner librement sur l'image, que ce soit pour ajouter des annotations ou souligner des éléments importants.

• Ajouter des Formes et Icônes : Des formes géométriques (comme des cercles, rectangles, flèches) et des icônes préconfigurées peuvent être insérées dans l'image pour renforcer la communication visuelle.

• Ajouter du Texte : L'éditeur permet d'ajouter du texte directement sur l'image, avec des options de personnalisation telles que la police, la taille, la couleur et l'alignement.

• Configurer des Filtres : Des filtres prédéfinis sont disponibles pour ajuster l’apparence globale de l’image (par exemple, noir et blanc, sépia, ou ajustements de luminosité et de contraste).