Audits

Gestion des audits

Les audits permettent de vérifier toutes les actions effectuées dans Constellio, donc les traces laissées par l'utilisation de fonctionnalités précises. Par exemple, on peut y vérifier les éléments ajoutés, modifiés ou supprimés, les actions d'usager ou d'unité administrative, etc.

L'audit est généralement réservé à l'administrateur du système ou au gestionnaire. Cependant, il est possible de modifier les rôles qui ont accès à l'audit. Pour y arriver, il est nécessaire d'accéder au Pilotage, et d'ouvrir « Gérer les rôles », puis cocher la fonctionnalité « Consulter l'audit ».

Pour consulter les audits, il est nécessaire d'accéder à l'onglet « Audits » de la barre de navigation de Constellio.

1. Utilisation des audits

Les audits ont tous en commun la même page d'utilisation. Cette page offre une vue, en tableau, sur les traces laissées par une action ou un accès.

Pour chaque audit, il est nécessaire de choisir les dates auxquels les audits feront référence. Pour y arriver, une section permet de cibler les dates extrêmes. Une fois les dates choisies, le tableau donne un aperçu selon les actions et les valeurs qui y sont associées. Selon chaque type d'audits, un bouton « Consulter » permet d'avoir accès aux détails recherchés.

Pour un consulter un audit sur une action, il suffit de : 

1. Choisir le type d'audit recherché;
2. Cibler les dates auxquelles les audits feront référence;
3. Cliquer sur « Consulter », à la droite de l'audit.

Pour consulter un audit spécifique, la procédure est la même. Toutefois, une autre étape s'ajoute avant de valider la consultation. Lorsqu'on choisit l'audit, par exemple « Par dossier », il est nécessaire de sélectionner l'élément précis. Dans ce cas-ci, il s'agit de cibler le dossier.

Il est également possible de générer un rapport sur les audits des actions. Pour y arriver, une fonctionnalité « Générer un rapport CSV » est présente en haut de page, près du tableau. Le sigle CSV signifie Comma-Separated Values, et désigne un fichier informatique de type tableur, dont les valeurs sont séparées par des virgules. L'utilisation de ce type de fichiers est particulièrement bénéfique lorsqu'il est question de rassembler des données dans un document distinct et simplifié.

2. Types d'audits

2.1 Audits sur les actions

Titre des audits	Icône	Description
Création de dossiers / documents / tâche		Cette catégorie d'audits permet de suivre les dossiers, les documents et les tâches ayant été crées.
Modification de dossiers / documents / tâche		Cette catégorie d'audits permet de suivre les dossiers, les documents et les tâches ayant été supprimés.
Suppression de dossiers / documents / tâche/contenants		Cette catégorie d'audits permet de suivre les dossiers, les documents les tâches et les contenants ayant été supprimés. On y indique aussi la suppression et la restauration d'éléments dans la corbeille.
Demande sur les dossiers / contenants		Cette catégorie d'audits permet de suivre les demandes d'emprunt, de retour, de réactivation et de renouvellement sur les dossiers et les contenants.
Dossiers empruntés / retournés		Cette catégorie d'audits permet de suivre les dossiers ayant été empruntés et retournés.
Contenants empruntés / retournés		Cette catégorie d'audits permet de suivre les contenants ayant été empruntés et retournés.
Documents empruntés / retournés		Cette catégorie d'audits permet de suivre les documents ayant été empruntés et retournés.
Documents actuellement empruntés		Cette catégorie d'audit permet de suivre les documents qui sont présentement empruntés.
Documents signés		Cette catégorie d'audit permet de suivre les documents ayant été signés, en plus des demandes de signatures envoyées. Module signature électronique Pour avoir cette option d'audit, vous devez avoir installé le module de signature électronique de Constellio.
Documents téléchargés		Cette catégorie d'audit permet de suivre le téléchargement des documents de Constellio. Ce sont les documents téléchargés par l'action « Télécharger ce document » qui y sont répertoriés.
Documents numérisés		Cette catégorie d'audit permet de suivre la numérisation des documents dans Constellio. Module de numérisation Pour avoir cette option d'audit, vous devez avoir installé le module de numérisation de Constellio.
Modification des configurations		Cette catégorie d'audit permet de suivre la modification des calculateurs de métadonnées.
Outils de gestion documentaire		Cette catégorie d'audit permet de suivre la création, la modification et la suppression aux différentes structures de gestion documentaire, en plus des rapports générés pour chaque structure.
Autres actions sur les documents		Cette catégorie d'audits permet d'obtenir plus de détails sur diverses actions faites sur les documents. On y inclus les documents publiés, les courriels préparés, les couches d’annotations ajoutées, les couches d’annotations modifiées, et les couches d’annotations supprimées. Module d'annotation Pour avoir cette option d'audit, vous devez avoir installé le module d'annotation de Constellio.

2.2 Audits de pilotage

Titre des audits	Icône	Description
Utilisation du système		Cette catégorie d'audits permet de suivre les ouvertures de la session par les utilisateurs.
Ajout ou retrait des utilisateurs et des groupes		Cette catégorie d'audits permet de suivre les ajouts et les retraits d'utilisateurs et de groupes d'utilisateurs.
Redémarrage ou réindexation du système		Cette catégorie d'audits permet de suivre les redémarrages et les réindexations du système.
Déclassement		Cette catégorie d'audits permet de suivre les transferts, les versements et les destructions de dossiers.
Agent		Cette catégorie d'audits permet de suivre les opérations effectuées avec l'Agent.
Traitements en lots		Cette catégorie d'audits permet de suivre les traitements en lot effectués par tous les utilisateurs.
Modifications des collections		Cette catégorie d'audits permet de suivre les modifications faites aux collections.
Modifications aux portails publics		Cette catégorie d'audits permet de suivre les changements apportés aux portails publics.
Domaines de valeurs		Cette catégorie d'audits permet de suivre la création, la modification et la suppression de domaines de valeurs.
Enregistrements temporaires		Cette catégorie d'audits permet de suivre le téléchargement et la suppression d'enregistrements temporaires.
Assignation de licences		Cette catégorie d'audits permet de suivre les modifications faites sur l'assignation des licences, soit les licences assignées ou révoquées.  Utilisateurs Si l'assignation est effectuée manuellement, une valeur apparaîtra dans la colonne Utilisateur. En revanche, si l'assignation est réalisée automatiquement par le système, la colonne Utilisateur restera vide.
Rapports/Étiquettes		Cette catégorie d'audits permet de suivre les rapports et étiquettes générés selon les différents types d'enregistrements.

2.3 Audits sur des éléments spécifiques

Titre des audits	Icône	Description
Par unité administrative		Cette catégorie d'audits permet de sélectionner une unité administrative et de suivre les opérations qui y sont liées.
Par dossiers		Cette catégorie d'audits permet de sélectionner un dossier et de suivre les opérations qui y sont liées.
Par document		Cette catégorie d'audits permet de sélectionner un document et de suivre les opérations qui y sont liées.
Par contenant		Cette catégorie d'audits permet de sélectionner un contenant et de suivre les opérations qui y sont liées.
Par utilisateurs		Cette catégorie d'audits permet de sélectionner un utilisateur et de suivre les opérations qui y sont liées.

3. Détails sur les audits

1. Pour obtenir des détails sur les modifications apportées aux dossiers, documents et tâches, sélectionner l'audit sur l'élément spécifique;
2. Une fois les filtres appliqués et les résultats affichés, cliquer sur l'icône Consulter;
3. Une nouvelle fenêtre va ouvrir, repérer une nouvelle icône intitulée Détails. En cliquant sur cette icône, vous trouverez les informations complètes sur les modifications effectuées. 
   Afficher la la colonne détail

   Si la colonne Détail n'est pas visible dans le tableau, il suffit de la rendre visible en utilisant l'option de configuration d'affichage située en haut à droite du tableau.
   
4. En cliquant sur l'icône pour consulter le détails des modifications, vous pouvez voir le détails des différence effectuer dans cette enregistrement.
   1. Les éléments en vert représentent des ajouts
   2. Les éléments en rouge représentent des suppressions.