Métadonnées

Les métadonnées

Les métadonnées représentent l'ensemble des informations associées à une catégorie d'enregistrement (ex. : la date de création, l'auteur, le titre, le no de contrat, le numéro d'employé). Elles aident à les à décrire et fournir un contexte. Les métadonnées sont toujours associées à un schéma. Pour plus d'information à se sujet, il est possible que se référer à la page Schémas de métadonnées.

Dans Constellio, l'écran des métadonnées comporte trois éléments importants à connaître : 

 

No	Élément	Fonction	Image
1	Onglet de navigation	Métadonnées personnalisées : Métadonnées créées par un utilisateur	Présentation de l'écran de gestion des métadonnées
		Métadonnées des domaines de valeurs, espaces virtuels : Métadonnées relatives aux domaines de valeurs et à l'espace virtuel
		Métadonnées système : Métadonnées générées automatiquement lors de la création d'une collection, en fonction des modules installés
		Métadonnées désactivées : Métadonnées désactivées pour un schéma de métadonnées particilier
2	Bouton « Ajouter »	Permet la création d'une nouvelle métadonnée
3	Liste des métadonnées	Permet consulter la liste des métadonnées dans un onglet, la modifier ou la supprimer

1. Les types de métadonnées 

1.1 La métadonnée système

Les métadonnées systèmes dans Constellio sont des informations intrinsèques à un élément, générées et gérées automatiquement par le système. Elles jouent un rôle crucial dans l'organisation, la recherche et la gestion des contenus. Ces métadonnées ne sont pas directement éditées par l'utilisateur mais sont calculées en fonction de règles prédéfinies par le système. Pour plus de détails, il est possible de se référer à la page Métadonnées Systèmes.

1.2 La métadonnée manuelle

La métadonnée manuelle est une métadonnée créée par l'utilisateur afin d'ajouter des informations personnalisées aux fiches d'enregistrements dans Constellio. Plusieurs formats sont disponibles tels que date, référence, contenu, chaine de cartactère, texte et plus encore. Pour plus de détails sur la création de ces métadonnées, il est possible de se référer à la page Ajouter une métadonnée manuelle.

1.3 La métadonnée copiée

Les métadonnées copiées sont des métadonnées dont les valeurs proviennent d'une autre entité (Ex. : Le code d'un contenant d'un dossier). Le but est de passer une information d'un enregistrement à l'autre, comme avec le dossier et le document ou encore du dossier parent au dossier enfant, afin d'éviter de remplir manuellement la même information. Les métadonnées copiées se peuplent automatiquement en prenant leurs valeurs à partir d'une source paramétrée.

Dans l'onglet de création de métadonnées, l'utilisateur aura la possibilité de créer des métadonnées copiées en sélectionnant la métadonnée de référence (ex. : « Contenant ») et la métadonnée copiée (ex. : « Code du contenant »). Il est également possible de supprimer les métadonnées copiées créées par l'utilisateur et de modifier certains attributs tels que leur titre. Pour pour plus de détails sur ce type de métadonnée, voir la documentation Métadonnées copiées.

1.4 La métadonnée calculée

Une métadonnée calculée permet de calculer une valeur automatiquement à partir d'autres métadonnées. Lorsqu'une des métadonnées référencées est modifiée, la métadonnée calculée est automatiquement calculée à nouveau. Pour pour plus de détails sur ce type de métadonnée, voir la documentation Métadonnées calculées.

2. Gestion des métadonnées sécurisées

La gestion des métadonnées sécurisées permet d'effectuer un contrôle d'affichage des métadonnées selon les types d'usagers. De la sorte, la fonctionnalité permet l'ajout d'une sécurisation par rôle pour chaque métadonnée. Par exemple, le responsable de la gestion documentaire pourrait visualiser des métadonnées spécifiques qui ne seraient pas affichées pour l'utilisateur, tel le délai de conservation. 

Par défaut, aucune sécurité n'est appliquée sur la gestion des métadonnées. La fonctionnalité consiste donc à masquer les métadonnées et à empêcher qu'elles puissent être utilisées en recherche simple ou avancée pour les utilisateurs concernés. Il s'agit essentiellement d'un contrôle d'accès sur la lecture de la métadonnée. Pour plus d'information sur les métadonnées sécurisées, consulter la page Gestion des métadonnées sécurisées.