Autorisations
- 03 Feb 2025
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- Mis à jour le 03 Feb 2025
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Les autorisations
La sécurité dans Constellio permet d'appliquer une limitation des accès au contenu selon divers niveaux; La collection, les unités administratives et les enregistrements (dossiers ou documents)
1. La page d'autorisation
La sécurité de Constellio consiste à donner des autorisations en lecture, en écriture et en suppression sur le contenu de la collection, en partir (unités administratives, dossiers et documents) ou en totalité.
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
- Cliquer sur l'icône « Gérer la sécurité » à droite du nom d'un utilisateur ou du groupe pour lequel vous désirez consulter ou ajouter des accès sur la collection et les unités.
La page d'autorisation se divise en trois sections. 
Accès sur la collection
Les accès sur la collection font référence aux autorisations appliquées sur la totalité de la collection.
Autorisations héritées
Les autorisations héritées font référence aux autorisations héritées des groupes d'utilisateurs.
Autorisations spécifiques
Les autorisations spécifiques font référence aux autorisations accordées sur les unités administratives, les dossiers et les documents.
2. Attribution des accès
2.1 Accès sur la collection
L'accès sur la collection permet d'attribuer un accès complet sur toutes les unités administratives et leur contenu.
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
- Cliquer sur l'icône « Gérer la sécurité » à droite du nom d'un utilisateur ou du groupe;
- Cliquer sur « Accès sur la collection ».
Accès sur la collection
L'accès sur la collection prédomine sur les autorisations spécifiques ou héritées.
Accès sur la collection - Gérer la sécurité
| Métadonnées de l'accès sur la collection | |
|---|---|
| Accès | Description |
| Lecture | L'utilisateur peut consulter les enregistrements. |
| Écriture | L'utilisateur peut consulter, modifier et ajouter du contenu dans les enregistrements. |
| Suppression | L'utilisateur peut consulter, modifier, ajouter du contenu et supprimer les enregistrements. |
2.1.1 Modifier les autorisation sur la collection
L'accès sur la collection permet d'attribuer un accès complet sur toutes les unités administratives et leur contenu. Pour modifier, consulter les accès à la collection.
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
- Cliquer sur l'icône « Gérer la sécurité » à droite du nom d'un utilisateur ou du groupe;
- Cliquer sur « Accès sur la collection »;
- Ajouter ou retirer l'accès de votre choix, puis «Enregistrer».
Suppression d'accès à la collection
Pour supprimer un accès à la collection, vous n'avez qu'à retirer l'accès voulu. Ainsi, l'utilisateur n'aura plus cet accès de sécurité.
2.2 Accès sur l'unité administrative
À la sélection d'une unité, l'utilisateur pourra avoir accès à tous les dossiers et les documents classés sous cette unité.
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Gérer la sécurité »;
- Cliquer sur l'icône « Gérer la sécurité » à droite du nom d'un utilisateur ou du groupe;
- Cliquer sur « Ajouter une autorisation » à droite de l'écran;
- Dans la fenêtre « Ajouter une autorisation », compléter les métadonnées et cliquer sur « Enregistrer ».
| Métadonnées dans le formulaire des autorisations | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Description | |
| Contenu sécurisé | Obligatoire | Permet de sélectionner une unité administrative. Contenu sécurisé Si vous sélectionnez une unité dans laquelle il y a des sous-unités, l'utilisateur aura accès pas seulement à l'unité, mais également à toutes les sous-unités. |
| Accès | Obligatoire | Permet de sélectionner un accès en lecture, écriture et suppression. Accès Pour plus de détails sur les autorisations liées aux accès, il est possible de se référer à la page : Gérer la sécurité. |
| Date de début | Facultatif | Permet de sélectionner une date de début. |
| Date de fin | Facultatif | Permet de sélectionner une date de fin. Autorisation Si aucune date de début ou de fin n'est indiquée, l'autorisation sera permanente. |
2.2.1 Modifier une autorisation sur une unité administrative
Il est uniquement possible de modifier les autorisations spécifiques. Pour modifier des autorisations héritées, rendez-vous dans l'unité administrative parente puisque l'autorisation sera spécifique à cet endroit.
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Unités administratives »;
- Consulter l'unité administrative de votre choix;
- Cliquer sur l'icône « Gérer les autorisations » dans les choix d'actions;
- Dans la fenêtre « Autorisation de l'unité administrative », cliquer sur le calepin à droite de l'autorisation à modifier;
- Dans la fenêtre « Modifier une autorisation », il est possible d'ajouter ou supprimer des utilisateurs autorisés. Modifier les informations et cliquer sur « Enregistrer ».
2.2.2 Supprimer une autorisation sur une unité administrative
Il est uniquement possible de supprimer les autorisations spécifiques. Pour supprimer des autorisations héritées, rendez-vous dans l'unité administrative parente puisque l'autorisation sera spécifique à cet endroit.
- Cliquer sur « Pilotage » dans le menu de navigation;
- Cliquer sur « Unités administratives »;
- Consulter l'unité administrative de votre choix;
- Cliquer sur l'icône « Gérer les autorisations » dans les choix d'actions;
- Dans la fenêtre « Autorisation de l'unité administrative »,
2.3 Autorisations sur les dossiers et document
Cette option permet d'ajouter une autorisation spécifique à des utilisateurs ou des groupes pour un dossier ou un document. Les autorisations héritées sont celles automatiquement ajoutées pour un sous dossier ou document selon les autorisations présentes dans les dossiers parents, alors que les autorisations spécifiques sont propres aux dossiers ou documents.
2.3.1 Ajouter une autorisation sur un enregistrement
Il est uniquement possible de modifier les autorisations spécifiques. Pour modifier des autorisations héritées, rendez-vous dans le dossier parent puisque l'autorisation sera spécifique à cet endroit.
- Dans le dossier ou le document, cliquer sur « Autorisations »;
- Dans les autorisations de l'élément, cliquer sur « Ajouter une autorisation »;
- Dans la fenêtre « Ajouter une autorisation », compléter les métadonnées et cliquer sur « Enregistrer ».
| Métadonnées pour l'ajout d'une autorisation | ||
|---|---|---|
| Nom du champ | Description | |
| Utilisateur (s) autorisé (s) | Facultatif | Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs. |
| Groupe (s) autorisé (s) | Facultatif | Sélectionner un ou plusieurs groupes. |
| Type | Obligatoire | Sélectionner si l'autorisation est autorisée ou refusée. Pour plus de détails, voir la page Autorisations négative. |
| Accès | Obligatoire | Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression). |
| Date de début | Facultatif | Inscrire une date de début d'accès. |
| Date de fin | Facultatif | Inscrire une date de fin d'accès. Si aucune date de fin, les autorisations de l'utilisateur ou du groupe ne cesseront jamais. |
2.3.2 Modifier une autorisation sur un enregistrement
- Dans le dossier ou le document, cliquer sur « Autorisations »;
- Dans les autorisations de l'élément, cliquer sur le calepin à droite de l'autorisation à modifier;
- Dans la fenêtre « Modifier une autorisation », il est possible d'ajouter ou supprimer un utilisateur pour cette autorisation. Pour confirmer les changements, cliquer sur « Enregistrer ».
2.3.3 Supprimer une autorisation sur un enregistrement
- Dans le dossier ou le document, cliquer sur « Autorisations »;
- Dans les autorisations de l'élément, cliquer sur le « X » à droite de l'autorisation à supprimer.
Il est également possible de supprimer uniquement un groupe ou un utilisateur dans une autorisation, pour ce faire :
- Cliquer sur modifier l'autorisation;
- Cliquer sur le « X » à droite du nom de l'utilisateur ou du groupe à supprimer.
2.3.4 Autorisations de type refuser
L'attribution d'une autorisation négative consiste à accorder, ou refuser, l'accès d'un dossier ou d'un document à un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs défini. La grande distinction avec l'attribution positive est que la gestion d'autorisations négatives s'effectue aux niveaux plus bas de l'arborescence, plutôt que sur un ensemble étendu. Pour en savoir plus sur les autorisations de type refusé, consulter l'article «Autorisations négatives».
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