Calendrier de conservation

1. Le calendrier de conservation

Le calendrier de conservation est un outil qui regroupe l'ensemble des règles de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont détruits.

Dans Constellio, l'option Calendrier de conservation permet de créer les règles de conservation ainsi que de consulter, modifier, supprimer et exporter des règles de conservation. Les unités administratives et le plan de classification doivent être créés pour pouvoir rattacher les règles de conservation aux rubriques du plan de classification et aux unités administratives détentrices.

1.1 Créer une règle de conservation

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Calendrier de conservation»;
3. Cliquer sur le bouton «Ajouter pour créer une règle de conservation»

Métadonnées pour la création d'une règle de conservation
Élément	Type	Description	Image
Numéro de la règle	Obligatoire	Il s'agit du numéro de la règle de conservation dans le calendrier de conservation.
Approuvée	Facultatif	Cocher si la règle est approuvée (par BAnQ ou à l'interne). Une configuration permet de rendre obligatoire l'approbation d'une règle pour qu'il soit possible d'ajouter des dossiers sous la rubrique du plan de classification associée à cette règle. Ce n'est toutefois pas obligatoire si cette configuration n'est pas activée. Rapports PDF Les règles de conservation doivent être approuvées afin qu'elles apparaissent dans les rapports PDF.
Date d'approbation	Facultatif	Permets d'inscrire la date d'approbation ou la date probable d'approbation de la règle de conservation, si cette dernière n'est pas encore approuvée.
Titre	Obligatoire	Titre clair et concis qui facilite l'identification de la règle de conservation.
Recueil	Facultatif	Titre du recueil de référence pour cette règle de conservation.
No de la règle	Facultatif	Numéro de la règle provenant du recueil de référence.
Unité administrative détentrice du dossier principal	Facultatif	Sélectionner une ou plusieurs unités administratives responsables du dossier principal. Pour chaque unité, inscrire le nom de l'unité ou cliquer sur l'icône de la loupe pour choisir une unité, puis cliquer sur «Ajouter».       Quand l'unité administrative responsable indiquée va créer un dossier qui est relié à cette règle, celui-ci sera automatiquement un dossier « Principale ». Alors que les autres unités ne pourront que créer des dossiers « secondaires ».
Unités administratives responsables	Facultatif	Cocher dans la mesure où la majorité des unités administratives sont détentrices de l'exemplaire principal.       Puisqu'aucune unité en particulier n'est responsable, c'est de la responsabilité de l'utilisateur de choisir si le dossier relié à la règle est « Principale » ou « Secondaire ».
Description et utilisation	Facultatif	Permets d'inscrire une description du dossier qui fait l'objet de la règle de conservation. De fournir des renseignements sur l'utilisation qui est faite du dossier par le détenteur de l'exemplaire principal.
Références juridiques	Facultatif	Permets d'inscrire les références juridiques.
Remarques générales	Facultatif	Permets d'inscrire des remarques.
Mots-clés	Facultatif	Permets d'inscrire des mots-clés pour faciliter la compréhension de cette règle de conservation. Après avoir inscrit un mot-clé, cliquer sur «Ajouter».
Historique	Facultatif	Permets d'inscrire l'historique de cette règle (ex. : les changements apportés).
Documents essentiels	Facultatif	Cocher si les documents visés par cette règle sont essentiels.
Documents confidentiels	Facultatif	Cocher si les documents visés par cette règle sont confidentiels.
Code de classification	Facultatif	Permets d'associer la règle à une ou plusieurs rubriques du plan de classification. Cela permet par la suite de sélectionner un des délais de la règle lors de la création de dossiers dans ces rubriques. Pour chaque rubrique à ajouter, inscrire le nom de la rubrique ou faire une recherche avec la loupe puis cliquer sur «Ajouter».
Code de subdivisions uniformes	Facultatif	Permets d'associer des subdivisions uniformes, celles-ci doivent être préalablement créées dans l'option «Subdivisions uniformes» du pilotage.

1.2 Section : Délai de conservation

Il est possible d'avoir plusieurs délais pour les exemplaires principaux et un délai d'exemplaire secondaire. Dans les configurations de déclassement, dans le pilotage, il est possible de rendre l'exemplaire principal facultatif. Pour ajouter plusieurs exemplaires principaux, cliquer sur «Ajouter un exemplaire principal» en haut à droite du tableau des délais. Il est obligatoire de définir au minimum un exemplaire secondaire.

1.3 Recherche d'une règle de conservation

Il peut rapidement y avoir un grand nombre de règles de conservation dans un calendrier de conservation. Voici quelques méthodes pour trouver facilement une règle de conservation : 

Faire une recherche dans la barre de recherche en haut à gauche de la fenêtre «Liste des règles de conservation». Cette recherche s'effectue dans les
métadonnées suivantes : le No de la règle, le titre et les mots-clés. 

La liste des règles de conservation peut également être triée par titre, date, numéro de règle ou autres métadonnées affichées dans le tableau (la qualité du tri peut varier selon le contenu de la métadonnée). Pour ce faire, cliquer à droite d'un libellé des champs et un petit triangle apparaîtra pour modifier l'ordre des règles.

1.4 Consulter une règle de conservation

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Calendrier de conservation»;
3. Dans la fenêtre «Liste des règles de conservation», cliquer sur l'icône de la loupe à droite de la règle de conservation à consulter.

Les métadonnées visibles dans la fenêtre de consultation d'une règle de conservation sont celles qui contiennent des informations et qui sont sélectionnées dans le schéma de métadonnée «Règle de conservation». De plus, il est aussi possible de connaître le nombre de dossiers qui sont associés à cette règle de conservation. Finalement, la modification et la suppression de la règle sont offertes dans la fenêtre de consultation. 

1.5 Modifier une règle de conservation

 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Calendrier de conservation»;
3. Dans la fenêtre «Liste des règles de conservation», cliquer sur l'icône du calepin à droite de la règle de conservation à modifier;
4. Dans la fenêtre «Modifier une règle de conservation», modifier les métadonnées de la règle de conservation et cliquer sur «Enregistrer». Les modifications au calendrier de conservation se reflètent instantanément dans le plan de classification. 

1.6 Supprimer une règle de conservation

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Calendrier de conservation»;
3. Dans la fenêtre «Liste des règles de conservation», cliquer sur le «X» à droite de la règle de conservation à supprimer;
4. Dans la fenêtre de confirmation de suppression, cliquer sur «Oui»

1.7 Exporter les règles de conservation (Format GALA)

Il est possible d'exporter les règles du calendrier de conservation en format XML. Deux options sont disponibles, soit l'exportation de toutes les règles ou l'exportation des règles approuvées du calendrier de conservation. Pour ce faire, cliquer sur l'un des deux fichiers téléchargeables présents dans la fenêtre «Liste des règles de conservation». 

2. Actions sur une règle de conservation

2.1 Modifier une règle

1. Dans le «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
2. Cliquer sur l'icône de calepin sur la règle de votre choix;
3. Modifier la métadonnée de votre choix;
4. «Enregistrer».

2.2 Supprimer une règle

1. Dans le «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
2. Cliquer sur le «X» rouge à la fin de la règle de votre choix;
3. Confirmer la suppression.

2.3 Créer une copie

1. Dans le «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
2. Cliquer sur la loupe pour consulter la règle de votre choix;
3. Cliquer sur l'option «Créer une copie»;
4. Le formulaire de création de règles apparaîtra avec les mêmes informations que la règle sur laquelle vous avez réalisé l'action. 
5. Vous pouvez modifier ou ajouter les informations de votre choix, puis enregistrer.

2.4 Générer un rapport

1. Dans le «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
2. Cliquer sur la loupe pour consulter la règle de votre choix;
3. Cliquer sur l'option «Générer un rapport»;
4. Sélectionner le rapport Excel ou PDF de votre choix, puis cliquer sur «Générer»;
5. Le rapport télécharge ou apparaît.