Calendrier de conservation
  • 22 Aug 2022
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Calendrier de conservation

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Article Summary

1. Le calendrier de conservation

Le calendrier de conservation est un outil qui regroupe l'ensemble des règles de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont détruits.

Dans Constellio, l'option Calendrier de conservation permet de créer les règles de conservation ainsi que de consulter, modifier, supprimer et exporter des règles de conservation. Les unités administratives et le plan de classification doivent être créés pour pouvoir rattacher les règles de conservation aux rubriques du plan de classification et aux unités administratives détentrices.


1.1 Créer une règle de conservation

  1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
  2. Cliquer ensuite sur «Calendrier de conservation»;
  3. Cliquer sur le bouton «Ajouter pour créer une règle de conservation»


Métadonnées pour la création d'une règle de conservation
ÉlémentTypeDescriptionImage
Numéro de la règleObligatoireIl s'agit du numéro de la règle de conservation dans le calendrier de conservation.
ApprouvéeFacultatifCocher si la règle est approuvée (par BAnQ ou à l'interne). Une configuration permet de rendre obligatoire l'approbation d'une règle pour qu'il soit possible d'ajouter des dossiers sous la rubrique du plan de classification associée à cette règle. Ce n'est toutefois pas obligatoire si cette configuration n'est pas activée.
Date d'approbationFacultatifPermets d'inscrire la date d'approbation ou la date probable d'approbation de la règle de conservation, si cette dernière n'est pas encore approuvée.
TitreObligatoireTitre clair et concis qui facilite l'identification de la règle de conservation.
RecueilFacultatifTitre du recueil de référence pour cette règle de conservation.
No de la règleFacultatifNuméro de la règle provenant du recueil de référence.
Unité administrative détentrice du dossier principal
Facultatif

Sélectionner une ou plusieurs unités administratives responsables du dossier principal. Pour chaque unité, inscrire le nom de l'unité ou cliquer sur l'icône de la loupe pour choisir une unité, puis cliquer sur «Ajouter».
     
Quand l'unité administrative responsable indiquée va créer un dossier qui est relié à cette règle, celui-ci sera automatiquement un dossier « Principale ». Alors que les autres unités ne pourront que créer des dossiers « secondaires ».


Unités administratives responsablesFacultatif

Cocher dans la mesure où la majorité des unités administratives sont détentrices de l'exemplaire principal.
     
Puisqu'aucune unité en particulier n'est responsable, c'est de la responsabilité de l'utilisateur de choisir si le dossier relié à la règle est « Principale » ou « Secondaire ».


Description et utilisationFacultatifPermets d'inscrire une description du dossier qui fait l'objet de la règle de conservation. De fournir des renseignements sur l'utilisation qui est faite du dossier par le détenteur de l'exemplaire principal.
Références juridiquesFacultatifPermets d'inscrire les références juridiques.
Remarques généralesFacultatifPermets d'inscrire des remarques.
Mots-clésFacultatifPermets d'inscrire des mots-clés pour faciliter la compréhension de cette règle de conservation. Après avoir inscrit un mot-clé, cliquer sur «Ajouter». 
HistoriqueFacultatifPermets d'inscrire l'historique de cette règle (ex. : les changements apportés).
Documents essentielsFacultatifCocher si les documents visés par cette règle sont essentiels.
Documents confidentielsFacultatifCocher si les documents visés par cette règle sont confidentiels.
Code de classificationFacultatifPermets d'associer la règle à une ou plusieurs rubriques du plan de classification. Cela permet par la suite de sélectionner un des délais de la règle lors de la création de dossiers dans ces rubriques. Pour chaque rubrique à ajouter, inscrire le nom de la rubrique ou faire une recherche avec la loupe puis cliquer sur «Ajouter». 
Code de subdivisions uniformesFacultatifPermets d'associer des subdivisions uniformes, celles-ci doivent être préalablement créées dans l'option «Subdivisions uniformes» du pilotage. 



1.2 Section : Délai de conservation

Il est possible d'avoir plusieurs délais pour les exemplaires principaux et un délai d'exemplaire secondaire. Dans les configurations de déclassement, dans le pilotage, il est possible de rendre l'exemplaire principal facultatif. Pour ajouter plusieurs exemplaires principaux, cliquer sur «Ajouter un exemplaire principal» en haut à droite du tableau des délais. Il est obligatoire de définir au minimum un exemplaire secondaire.

Nom du champTypeDescription
No (Numéro)FacultatifIl est parfois utile d'indiquer plus d'un délai de conservation pour le dossier principal. Si tel est le cas, il est possible d'inscrire un numéro (code numérique ou alphanumérique) pour distinguer chacun d'eux.
TitreFacultatifPermet d'inscrire un titre à chacun des délais, ce qui est utile pour différencier les délais.
DétailsFacultatifDescription : Permets d'ajouter des informations supplémentaires à propos du délai de conservation.
Option «Ignorer le délai actif dans le calcul de la date de disposition», cocher cette option si le délai actif doit être ignoré lors du calcul de la date de disposition.
Exemplaire (Principal/Secondaire)FacultatifPermets de sélectionner un type de dossier qui est inclus dans ce délai de la règle de conservation.
SupportsObligatoirePermets de sélectionner un ou des supports qui sont inclus dans ce délai de conservation. Sélectionner un support dans le menu, puis cliquer sur «Ajouter». 
A (Actif) et SA (Semi-Actifs) pour exemplaire principal et secondaireObligatoireIndiquer à partir de quelle métadonnée le calcul doit être réalisé. Par défaut, pour l'actif la métadonnée est «Date d'ouverture», pour le semi-actif la métadonnée est «Date de transfert».
Indiquer si le délai est un délai fixe ou ouvert.
Pour un délai fixe, indiquer un nombre d'années.
Il est obligatoire de saisir un délai semi-actif.
I (Inactif) pour exemplaire principalObligatoirePermets d'indiquer si la disposition à l'inactif est un tri, la destruction ou la conservation. Pour l'exemplaire secondaire, la disposition est la destruction.
Ess. (Essentiel)FacultatifCocher si ce délai de la règle de conservation comprend des documents essentiels.
Case entre «Supports», «A», «SA» et «I»FacultatifDans ces cases, il est possible d'ajouter des codes d'identification de remarques (ex. : R1, pour la première remarque, R2 pour la deuxième remarque, etc.) liées aux supports, aux délais actifs et semi-actifs et à la disposition à l'inactif. Les informations liées sont inscrites dans le champ «Remarques relatives au délai de conservation». 
Types de documentsFacultatifPermets de préciser le tri dans un dossier selon les types de documents en ajoutant le mode de disposition d'un ou plusieurs types de documents présents dans le dossier.

Pour ce faire, sélectionner le type de document et le mode de disposition (conservation ou destruction) puis cliquer sur «Ajouter».
Remarques relatives au délai de conservationFacultatifPermets d'ajouter les informations liées aux remarques (R1, R2, etc.) mentionnées dans les délais. Inscrire la remarque et cliquer sur «Ajouter». 


1.3 Recherche d'une règle de conservation

Il peut rapidement y avoir un grand nombre de règles de conservation dans un calendrier de conservation. Voici quelques méthodes pour trouver facilement une règle de conservation : 

Faire une recherche dans la barre de recherche en haut à gauche de la fenêtre «Liste des règles de conservation». Cette recherche s'effectue dans les
métadonnées suivantes : le No de la règle, le titre et les mots-clés. 

La liste des règles de conservation peut également être triée par titre, date, numéro de règle ou autres métadonnées affichées dans le tableau (la qualité du tri peut varier selon le contenu de la métadonnée). Pour ce faire, cliquer à droite d'un libellé des champs et un petit triangle apparaîtra pour modifier l'ordre des règles.


1.4 Consulter une règle de conservation

  1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
  2. Cliquer ensuite sur «Calendrier de conservation»;
  3. Dans la fenêtre «Liste des règles de conservation», cliquer sur l'icône de la loupe à droite de la règle de conservation à consulter.

Les métadonnées visibles dans la fenêtre de consultation d'une règle de conservation sont celles qui contiennent des informations et qui sont sélectionnées dans le schéma de métadonnée «Règle de conservation». De plus, il est aussi possible de connaître le nombre de dossiers qui sont associés à cette règle de conservation. Finalement, la modification et la suppression de la règle sont offertes dans la fenêtre de consultation. 


1.5 Modifier une règle de conservation

 

  1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
  2. Cliquer ensuite sur «Calendrier de conservation»;
  3. Dans la fenêtre «Liste des règles de conservation», cliquer sur l'icône du calepin à droite de la règle de conservation à modifier;
  4. Dans la fenêtre «Modifier une règle de conservation», modifier les métadonnées de la règle de conservation et cliquer sur «Enregistrer». Les modifications au calendrier de conservation se reflètent instantanément dans le plan de classification

1.6 Supprimer une règle de conservation

  1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
  2. Cliquer ensuite sur «Calendrier de conservation»;
  3. Dans la fenêtre «Liste des règles de conservation», cliquer sur le «X» à droite de la règle de conservation à supprimer;
  4. Dans la fenêtre de confirmation de suppression, cliquer sur «Ou
Attention!
Il est impossible de supprimer une règle de conservation si des dossiers ont été créés sous cette règle. Toutefois, il est possible de réaliser un traitement en lot sur ces dossiers et de modifier leur règle de conservation pour ensuite pouvoir supprimer la règle en question.

1.7 Exporter les règles de conservation (Format GALA)

Il est possible d'exporter les règles du calendrier de conservation en format XML. Deux options sont disponibles, soit l'exportation de toutes les règles ou l'exportation des règles approuvées du calendrier de conservation. Pour ce faire, cliquer sur l'un des deux fichiers téléchargeables présents dans la fenêtre «Liste des règles de conservation». 


2. Actions sur une règle de conservation

2.1 Modifier une règle

  1. Dans le «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
  2. Cliquer sur l'icône de calepin sur la règle de votre choix;
  3. Modifier la métadonnée de votre choix;
  4. «Enregistrer».
Traitement en lot
Lorsque vous modifiez une règle de conservation, ceci peut entraîner un traitement en lot dans le système.

2.2 Supprimer une règle

  1. Dans le «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
  2. Cliquer sur le «X» rouge à la fin de la règle de votre choix;
  3. Confirmer la suppression.


Suppression
Pour supprimer une règle de conservation, celle-ci ne doit être reliée à aucun enregistrement dans l'environnement. Si c'est le cas, il ne sera pas possible de la supprimer. Réaliser un traitement en lot pour rediriger les enregistrements avant de faire cette manœuvre.


2.3 Créer une copie

  1. Dans le «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
  2. Cliquer sur la loupe pour consulter la règle de votre choix;
  3. Cliquer sur l'option «Créer une copie»;
  4. Le formulaire de création de règles apparaîtra avec les mêmes informations que la règle sur laquelle vous avez réalisé l'action. 
  5. Vous pouvez modifier ou ajouter les informations de votre choix, puis enregistrer.


Créer une copie = Dupliquer
L'option de créer une copie ressemble à l'action dupliquer. Cela permet de créer une nouvelle règle de conservation à partir d'une règle déjà existante tout en permettant de modifier les informations, en ajouter ou en supprimer. 


2.4 Générer un rapport

  1. Dans le «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
  2. Cliquer sur la loupe pour consulter la règle de votre choix;
  3. Cliquer sur l'option «Générer un rapport»;
  4. Sélectionner le rapport Excel ou PDF de votre choix, puis cliquer sur «Générer»;
  5. Le rapport télécharge ou apparaît.


Rapports Excel
Il faut préalablement avoir créé le rapport Excel pour le sélectionner. Seules les personnes ayant un rôle permettant de gérer les rapports pourront créer des rapports Excels. Pour apprendre comment les créer, consulter l'article «Rapport de métadonnées».



3. Configurations concernant la fonctionnalité

Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant le calendrier de conservation. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».

Onglet Avancée
ConfigurationDescriptionValeurs possiblesImpacts
Prendre le statut d'exemplaire saisi manuellement plutôt dont celui du dossier parent si possible.
Cette configuration permet de saisir un statut d'exemplaire différent que celui-ci du dossier parent.
Activé
Prends le statut d'exemplaire saisi manuellement.
Désactivé
Prends le statut d'exemplaire du dossier parent.
Onglet Déclassement
ConfigurationDescriptionValeurs possiblesImpacts
Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année.
Cette configuration permet d'ajouter une année supplémentaire au calcul des délais de conservation d'un dossier créé le jour de la fin de l'année financière.
Activé
Une année sera ajoutée avant le déclassement.
Désactivé
Le dossier pourra être déclassé. 
Permettre de modifier le statut archivistique et les dates prévues d'un dossier.
Cette configuration permet de modifier manuellement la valeur de la métadonnée « Statut archivistique » dans le formulaire de saisie de la fiche d'un dossier. L'action entraîne un changement les dates prévues pour le calcul des délais de conservation.
Activé
Permettre de modifier les dates pour l'ensemble des dossiers
Activé pour les enregistrements importés
Permets de modifier les dates pour l'ensemble des dossiers importés à l'aide de Constellio
Désactivé
Ne permets pas de modifier ces dates
Permettre la saisie d'une date de transfert réelle lorsque le délai de conservation n'a pas de calcul au statut semi-actif
Cette configuration permet de saisir une date réelle de transfert même si le délai de conservation ne contient pas de période semi-active
Activé
Permets de saisir une durée à la période semi-active
Désactivé
Ne permets pas de saisir une durée à la période semi-active
Calcul automatique de la date de fermeture
Cette configuration permet à Constellio d'ajouter automatiquement les dates de fermeture pour les dossiers étant régis par des règles de conservation à délais fermés.
*Une modification entraîne une réindexation.
Activé
Constellio ajoute le nombre d'années spécifié à la date de fermeture en plus d'ajouter les mois nécessaires pour atteindre la date de fin d'année financière.
Désactivé
Constellio ne calcule aucune date de fermeture
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé
Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la date de fermeture pour tous les dossiers assujettis par un délai de conservation à délai fermé.
*Une modification entraîne une réindexation.
Nombre d'années
Constellio calcule automatiquement la date de fermeture en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais fixes.
-1 pour désactiver la fonctionnalité
Signifie qu'il n'y a pas d'année tampon ajoutée au délai prévu pour la fermeture d'un dossier.
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert
Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la date de fermeture pour tous les dossiers assujettis par un délai de conservation à délai ouvert.
*Une modification entraîne une réindexation
Nombre d'années
Constellio calcule automatiquement la date de fermeture en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais ouverts 888 ou 999.
-1 pour désactiver la fonctionnalité
Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé pour la fermeture d'un dossier à délai ouvert, donc la fermeture des dossiers devra se faire manuellement avant le déclassement.
Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert
Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la fin du stade semi-actif pour tous les dossiers assujettis à un délai de conservation à délai ouvert.
*Une modification entraîne une réindexation.
Nombre d'années
Constellio calcule automatiquement la date de disposition en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date prévue de disposition pour les délais ouverts 888 ou 999.
-1 pour désactiver la fonctionnalité
Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé et qu'il faut effectuer la fermeture des dossiers manuellement avant le déclassement.
Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles
Cette configuration permet de définir une année de calcul pour les dossiers ayant une année d'ouverture qui chevauche deux années (ex. : 2017-2018).
Activé
Le calcul sera basé sur la première année de l'intervalle.
Désactivé
Le calcul sera basé sur la deuxième année de l'intervalle.
Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts
Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la fin du stade actif pour tous les dossiers assujettis à un délai de conservation à délai ouvert.
Nombre d'années
Constellio calcule automatiquement la période active en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais ouverts 888 ou 999.
-1 pour désactiver la fonctionnalité
Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé et qu'il faut effectuer la fermeture des dossiers manuellement avant le déclassement. 
Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante
Cette configuration permet de reporter le calcul des délais de conservation à l'année suivante si un dossier est créé trop près de la fin de l'année en cours
Nombre de jours
Exemple : Si un dossier est ouvert le 1er décembre et que la fin de l'année financière est définie pour le 31 décembre, il faudra saisir la valeur « 30 » dans la présente configuration afin de reconduire le calcul du dossier à l'année qui arrive.
Alimenter automatiquement les dates réelles lors de l'ajout d'un dossier avec un statut archivistique entré manuellement
Cette configuration permet de déduire le calcul de date pour des dossiers ayant été importés à un stade autre qu'actif, et ce, sans avoir de date de calcul réel (ex. : dossier sans date de transfert réelle alors que l'enregistrement est déclaré comme étant au stade semi-actif)
Activé
Si le statut archivistique est modifié, mais aucune date n'est saisie, le calcul des dates se fera automatiquement à partir des dates prévues.
Désactivé
Aucune complétion des dates n'est faite automatiquement
Exemplaire principal obligatoire
Cette configuration empêche la création d'une règle de conservation sans délai principal.
Activé
Les règles de conservation doivent avoir obligatoirement un délai principal.
Désactivé
Les règles de conservation peuvent n'avoir qu'un délai pour les exemplaires secondaires.
Statut d'exemplaire principal toujours modifiable
Cette configuration permet de modifier le statut d'exemplaire d'un dossier en ignorant les détenteurs principaux définis pour une règle de conservation donnée.
Activé
Le statut d'exemplaire calculé par Constellio est modifiable en tout temps.
Désactivé
Le statut d'exemplaire calculé par Constellio n'est pas modifiable. 
Délais toujours visibles dans le formulaire de création
Cette configuration permet de toujours afficher les délais des règles de conservation dans le formulaire d'ajout de dossier.
Activé
Les délais des règles de conservation sont toujours affichés.
Désactivé
Les délais des règles de conservation ne sont pas affichés. 
Calcul des délais basé sur
Cette configuration permet de spécifier la date sur laquelle se fait le calcul des délais des règles de conservation.
Date de fermeture
Le calcul se fait sur la date de fermeture du dossier.
Date d'ouverture
Le calcul se fait sur la date d'ouverture du dossier.
Calculer les dates de versement/destruction prévues des dossiers semi-actifs en se basant sur la date de transfert réelle.
Cette configuration permet de calculer les délais de conservation sur les dates réelles plutôt que sur les dates prévues.
*Une modification entraîne une réindexation.
Activé
Le calcul des dates de versement et destruction se base sur la date réelle de transfert.
Désactivé
Le calcul des dates de versement et destruction se base sur la date prévue de transfert.
La rubrique d'un dossier doit être liée à sa règle
Cette configuration empêche de créer un dossier si l'entrée du plan de classification sélectionnée n'est pas associée à une règle de conservation.
Activé
Il est impossible d'associer une rubrique du plan de classification si elle n'est pas associée à une règle de conservation.
Désactivé
On peut associer une rubrique du plan de classification même si elle n'est pas associée à une règle de conservation.
Rubrique de classification associable seulement si elle est associée à au moins une règle de conservation approuvée
Cette configuration permet d'afficher uniquement les rubriques de plan de classification associée à des règles de conservation approuvées dans le formulaire de saisie lors de la création d'un dossier.
Activé
Les catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) du plan de classification sont associables seulement si la règle de conservation est approuvée.
Désactivé
Dès qu'une rubrique du plan est associée à une règle de conservation, il est possible de l'associer à un dossier.
Date de fin d'année (MM//JJ)
Cette configuration permet de définir la valeur par défaut la dernière journée d'une année de calcul.
Un mois et un jour
Les dossiers à déclasser au courant de l'année seront tous reportés à cette date. Exemple : Si la date 2015/12/31 est saisie, un dossier qui pourrait être déclassé le 10/01 le sera le 2015/12/31.



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