Comment réaliser une recherche

Comment réaliser une recherche

Bien réaliser une recherche vous permettra d'économiser énormément de temps à trouver vos documents. N'hésitez pas à explorer et tester des «recettes» de recherche et enregistrez-les pour plus tard. Plus on se prépare, plus facile c'est lors du moment venu de rechercher. Le but de notre recherche est d'avoir un nombre restreint de résultats de recherche pour y trouver rapidement le document/dossier que l'on désire. Moins on a de résultats, plus il est facile de repérer le bon! Voici quelques trucs et astuces pour réaliser une recherche productive et rapide. 

Trucs et astuces 1 : Recherche simple

Commencez toujours par une recherche simple pour vous donner une idée du nombre de résultats. Après avoir consulté la page de documentation «Recherche simple», vous savez maintenant que la recherche simple est une recherche de mot-clé.  En réalisant une recherche simple, avec un ou deux mots-clés, cela vous permet d'estimer si vous retrouverez votre résultat plus rapidement. Si les résultats équivalent à moins de 100 résultats, il est assez facile de faire le tour rapidement des résultats de recherche. Si le nombre est plus élevé, vous pouvez ajouter un nouveau mot-clé pour diminuer les résultats ou passer aux prochains trucs et astuces.

Trucs et astuces 2 : Les facettes

Les facettes peuvent très bien se combiner avec la recherche simple. Les facettes permettent de voir si le nombre de résultats correspond à certaines métadonnées. On peut alors les cocher pour diminuer le nombre de résultats. Elles peuvent aussi être utilisées avec la recherche avancée. Idéalement, les facettes sont gérées en conséquence des éléments les plus utilisés dans votre organisation et sont générales. Consulter la page sur la gestion des facettes pour en découvrir plus sur leurs configurations.

Trucs et astuces 3 : Combinaison avec type

Combiner votre recherche simple avec la recherche avancée. La recherche simple recherche à travers tous les types d'enregistrements. Donc, juste en ajoutant le type d'enregistrement, cela diminuera considérablement vos résultats de recherche. Par exemple, vous pouvez sélectionner ce que vous recherchez seulement des dossiers. 

Trucs et astuces 4 : Recherche avancée

Bien évidemment, la recherche avancée vous permettra d'être encore plus précis. Dès que vous connaissez plusieurs informations précises sur l'objet de votre recherche, je vous recommande d'utiliser la recherche avancée. Celle-ci permet de préciser la valeur dans les métadonnées disponibles sur l'enregistrement. Pour en savoir plus, consulter l'article sur la recherche avancée.

Trucs et astuces 5 : Vider la recherche

Si la recette que vous tentez ne donne pas les résultats escomptés, n'hésitez pas à vider votre recherche avant de continuer. Cela évite de mauvaise combinaison ou tout simplement d'oublier certains ajouts! Il est parfois mieux de recommencer à zéro qu'essayer de modifier la foulée d'indication.

Trucs et astuces 6 : Enregistrés votre «recette» de recherche

Lorsque vous trouvez une combinaison intéressante, enregistrez celle-ci! Enregistrer une recherche permet d'enregistrer les indications sur les critères de recherche. Donc mot-clé, métadonnées, facettes...Ainsi, vous pouvez utiliser une même recherche de façon récurrente pour vos besoins. Plusieurs types d'enregistrements sont possibles, consulter la page de recherche pour en savoir plus.