Configurations du système
- 02 Nov 2023
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Configurations du système
- Mis à jour le 02 Nov 2023
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1. La configuration du système
La gestion de la configuration se fait via la page du système. La configuration donne accès à une liste de paramètres relatifs à certaines fonctionnalités de l’application. Ces configurations affectent l’entièreté de l’environnement, soit les collections et tous les usagers. 
2. Configurations selon l’onglet
2.1 ONGLET AVANCÉ | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Permettre d’éditer les annotations d’anciennes versions d’un document | Lorsque cette configuration est activée, il est possible d’éditer les annotations d’anciennes versions d’un document | Activé | Il est possible d’éditer les annotations d’anciennes versions d’un document. |
| Il n’est pas possible d’éditer les annotations d’anciennes versions d’un document. | |||
| Toujours utiliser la sélection par intervalle dans les pages paginées | Lorsque cette configuration est activée, le bouton « Tout sélectionner » d’une page paginée permet de choisir l’intervalle, peu importe le nombre d’enregistrements dans la page. | Activé | Le bouton sélectionner tout dans une page paginée demande la saisie d’un intervalle pour les enregistrements à sélectionner. |
| Désactivé | Le bouton sélectionner tout dans une page paginée sélectionne tous les résultats. | ||
| Rendre la saisie des valeurs multilingues obligatoires | Cette configuration permet de rendre obligatoire la saisie de certains champs de métadonnées (ex. : le champ « Titre » d’une rubrique de plan, d’une règle de conservation, d’un domaine de valeur, etc.) afin de faciliter le repérage de l’information dans une collection bilingue. *La configuration est effective uniquement si l’environnement Constellio possède une collection bilingue. | Activé | Tous les champs seront obligatoires. |
| Désactivé | Seul les champs en français seront obligatoires. | ||
| Permettre la suppression des versions antérieures de Constellio sur le serveur | Cette configuration permet de supprimer les versions de Cosntellio installées antérieurement dans votre environnement ( ex. : version 7.3.1.5, version 7.3.2). *Cependant, afin d’assurer le maintien de la mécanique de « rollback » (retour en arrière) en cas de problèmes lors des futures mises à jour, la solution Constellio doit conserver les cinq (5) dernières versions installées sur le serveur. | Activé | Supprime les versions précédentes lors de l’installation. |
| Désactivé | Conserve les versions précédentes lors de l’installation. | ||
| Ne jamais calculer les ACL lors des appels CMIS (améliore la performance de CMIS) | Cette configuration permet lors de la connexion d’application tierce par le biais de CMIS, la sécurité est prise en compte. (CMIS : norme d’interopérabilité facilitant les échanges entre solutions de gestion de contenu). *Cette configuration s’adresse aux informaticiens possédant des compétences en pilotage en lien avec standard CMIS. | Activé | La sécurité (ACL) n’est pas prise en compte. |
| Désactivé | La sécurité (ACL) est prise en compte. | ||
| Limiter la taille maximale du contenu à indexer | Cette configuration permet au robot indexeur d’exclure les documents ayant un poids plus grand que X Mo. | Nombre de Mo Valeurs suggérées : 30 Mo * | La taille maximale du contenu à indexer sera limitée en fonction de ce nombre. |
| Prendre le statut d’exemplaire saisi manuellement plutôt dont celui du dossier parent si possible | Cette configuration permet de saisir un statut d’exemplaire différent que celui-ci du dossier parent. | Activé | Prend le statut d’exemplaire saisi manuellement. |
| Désactivé | Prend le statut d’exemplaire du dossier parent. | ||
| Forcer la mécanique d’indexation à ignorer certains types de documents en se basant sur des extensions | Cette configuration permet de saisir des types d’extensions de documents numériques à ignorer lors de l’indexation de contenu. | Les valeurs saisies dans ce champ débutent par un point et sont séparées par des virgules (ex. : .mdb, .mp4, .jpeg) | Le contenu ne sera pas indexé pour la recherche simple. |
| Index d’anciens identifiants (nécessite un redémarrage et possiblement plus de mémoire allouée) | Cette configuration permet d’accélérer considérablement les exécutions de robots et les importations d’enregistrements, mais augmenter la consommation de mémoire. | Activé | Les anciens identifiant est indexé. |
| Désactivé | Les ancien identifiant ne sont pas indexé. | ||
| Nombre maximum de résultats de recherche sélectionnable | Cette configuration permet, suite à une recherche, de sélectionner le nombre indiqué de résultats pour exécuter des actions sur ces derniers. | Nombre de résultats | Le nombre de résultats sélectionnables sera limité en fonction de ce nombre. |
| Adresse IP et masque pour les ip ignorés par la détection des nouvelles adresses utilisée par les utilisateurs | Configuration des intervalles d'adresse IP à ignorer lors d'un envoi de courriel automatisé dû à une connexion d'un utilisateur à partir d'une nouvelle adresse IP. Un intervalle est défini selon une adresse IP de base et la taille du masque (ex.: 192.168.0.0/16). Il est possible de définir plusieurs intervalles en ajoutant le caractère «;» entre chacune d'elles (ex.: 192.168.0.0/16;200.100.3.0/24). | Intervalle défini | L'intervalle est défini selon une adresse IP de base et la taille du masque. |
| Licence pour PDFtron | Cette configuration permet d'inscrire la licence pour PDFtron. | Licence | La licence est inscrite. |
| Retirer l'extension dans le titre d'un document | Cette configuration permet de retirer l'extension (ex. : .txt, .doc) dans le champ « Titre » d'un document lorsque ce dernier est alimenté à l'aide des extracteurs de métadonnées (extraction par propriétés). | Activé | Le titre de la fiche de métadonnées ne comportera pas l'extension du fichier. |
| Désactivé | Le titre de la fiche de métadonnées comportera l'extension du fichier. | ||
| Permettre la saisie des valeurs multilingues | Cette configuration permet d'afficher, dans un formulaire de saisie, les champs pouvant être pertinents à traduire dans une collection bilingue (ex. : le champ « Titre » d'une rubrique de plan, d'une règle de conservation, d'un domaine de valeur, etc.) *La collection doit absolument être multilingue pour utiliser cette configuration. | Activé | Il sera possible de saisir le champ en français et en anglais. |
| Désactivé | Il sera possible de saisir le champ en une seule langue. | ||
| Intervalle d'expiration de session (en minutes) | Le nombre de minutes après lesquelles les sessions seront fermées si inactives. | Nombre de minutes | Nombre de minutes après lesquelles les sessions seront fermées si inactives. |
| Permettre l'affichage dynamique des champs de métadonnées dans les colonnes d'un tableau | Cette configuration permet de modifier dynamiquement les métadonnées affichées dans certains tableaux. | Activé | L'affichage des métadonnées se fait à partir du tableau. |
| Désactivé | L'affichage des métadonnées se fait à partir des schémas de métadonnées. | ||
| Écrire les documents de connecteur dans le log transactionnel | Cette configuration permet d'inscrire dans les logs transactionnels les opérations des connecteurs réseau. | Activé | Les opérations des connecteurs réseau seront inscrits dans les logs transactionnels. |
| Désactivé | Les opérations des connecteurs réseau ne seront pas inscrits dans les logs transactionnels. | ||
2.2 ONGLET AGENT | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impact |
| Créer un raccourci de l'Agent de Constellio sur le poste de l'utilisateur afin de permettre l'action « Drag n Drop » directement sur le raccourci | Cette configuration permet de créer, suite à l'installation de l'Agent, un raccourci « Constellio » sur le poste de travail de l'utilisateur (sur le bureau). La fonctionnalité a pour but de permettre l'action « Drag n Drop » sur l'icône « Constellio » du poste de travail afin d'importer des enregistrements sur le bureau de Constellio. *Important : Valider les configurations rattachées à la suppression automatique des fichiers sur le poste de travail lorsqu'un document est importé avec l'Agent. | Activé | Le raccourcie sera créée sur le poste de l'utilisateur. |
| Désactivé | Le raccourcie ne sera pas créée sur le poste de l'utilisateur. | ||
| Ne pas activer l'agent avant la première connexion | Cette configuration permet d'afficher une nouvelle option de navigation dans le menu de gauche ( Icône « Agent »). La configuration est utilisée afin de permettre aux utilisateurs de télécharger l'Agent à partir de l'interface de Constellio. Tant qu'un utilisateur ne s'est pas authentifié avec l'agent, Constellio considère qu'il ne l'utilise pas et ne suggère pas les options de l'agent. *Nécessite de se reconnecter afin de considérer les modifications de cette configuration. | Activé | Constellio ne suggérera aucune option de l'agent. Tant que l'utilisateur ne s'est pas connecté avec l'agent. |
| Désactivé | Constellio suggérera les options de l'agent même à ceux qui n'utilisent pas l'agent. | ||
| Déplacer les fichiers importés dans la corbeille du poste de l'utilisateur | Cette configuration permet de placer automatiquement dans la corbeille du système d'exploitation tous les documents ayant été importés dans Constellio suite à l'utilisation de l'Agent. | Activé | Lorsque des fichiers sont importés, ils sont déplacés dans la corbeille du poste de l'utilisateur. |
| Désactivé | Lorsque des fichiers sont importé, ils ne sont pas déplacés dans la corbeille du poste de l'utilisateur. | ||
| S'authentifier avec l'interface Web | Lors de l'authentification, ouvre un onglet du navigateur à la page de connexion de Constellio. Ce paramètre doit être activé lors d'une authentification à multiples facteurs. | Activé | Ouvre un onglet du navigateur à la page de connexion de Constellio lors de l'authentification. |
| Désactivé | N'ouvre pas un onglet du navigateur à la page de connexion de Constellio lors de l'authentification. | ||
| Durée de conservation des copies de sauvegarde sur le poste de l'utilisateur (en jours) | Cette configuration permet de paramétrer la durée de conservation d'une copie d'un document emprunté sur le poste de travail en termes de jours. | Nombre de jours Valeur suggérée : 30 jours | La durée de conservation (en jour) d'une copie d'un document emprunté sera sauvegardée sur le poste de l'utilisateur en fonction de la valeur indiquée. |
| Supprimer les fichiers lors de l'importation | Si l'agent est configuré pour utiliser la corbeille, c'est dans celle-ci que les fichiers seront placés. | Activé | Les fichiers seront placés dans la corbeille lors de l'importation. |
| Désactivé | Les fichiers ne seront pas supprimés lors de l'importation. | ||
| Télécharger tous les fichiers de l'utilisateur (sinon, ils seront téléchargés au moment de leur ouverture) | Cette configuration permet de télécharger tous les fichiers empruntés par l'utilisateur sur le poste de travail. Cette configuration concerne les utilisateurs ayant plusieurs postes de travail. | Activé | Tous les fichiers empruntés seront téléchargés. |
| Désactivé | Seulement les fichiers empruntés et en cours d'utilisation seront téléchargés. | ||
| Modifier les documents après leur importation | Après avoir importé un document dans Constellio, l'agent ouvrira sa page de modification dans le navigateur par défaut. | Activé | L'Agent ouvrira la page de modification du document après son importation. |
| Désactivé | L'Agent n'ouvrira pas de page de modification après l'importation d'un document. | ||
| Utiliser l'agent pour les documents non classés | Cette configuration permet aux utilisateurs de modifier les documents non classés dans le Bureau de Constellio. | Activé | Les documents du bureau s'afficheront lors de l'utilisation de l'agent. |
| Désactivé | Les documents du bureau ne s'afficheront pas lors de l'utilisation de l'agent. Pour y accéder, il faudra se rendre dans la section Bureau de Constellio. | ||
| Utiliser l'Agent | Cette configuration permet d'arrimer l'Agent à votre environnement Constellio. *L'arrimage de l'Agent s'effectue automatiquement lorsque vous effectuez votre emprunt ou votre première consultation en lecture seule. | Activé | Les utilisateurs pourront installer et utiliser l'agent Constellio. |
| Désactivé | Les utilisateurs ne pourront pas installer et utiliser l'agent Constellio. | ||
| Afficher un avertissement lorsqu'un document est en lecture seule | Cette configuration permet d'offrir une rétroaction à l'utilisateur lorsque ce dernier consulte un document déjà emprunté par un autre utilisateur. | Activé | Le message s'affiche. |
| Désactivé | Le message ne s'affiche pas. | ||
| Permettre de changer d'utilisateur | Cette configuration permet aux utilisateurs de synchroniser leurs profils et leur historique d'emprunt sur un ordinateur utilisé par d'autres utilisateurs de Constellio. | Activé | L'utilisation de plusieurs utilisateurs est permis avec l'agent. |
| Désactivé | L'utilisation d'un seul utilisateur est permise avec l'agent. | ||
| Durée de vie des jetons de sécurité (en heures) | Les jetons de sécurité permettent d'effectuer des actions (d'un point de vue d'infrastructures technologiques) sur le logiciel en utilisant les accès et permissions d'un compte d'utilisateur sans avoir accès au mot de passe de ce dernier. *L'utilisation de jetons de sécurité est un concept s'adressant à des informations et des développeurs. | Nombre de jours Valeur suggérée : 10 heures | Après le nombre d'heures indiquées, l'utilisateur devra se réauthentifier. |
2.3 DÉCLASSEMENT | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impact |
| Convertir les documents électroniques en format PDF/a | Cette configuration permet de convertir systématiquement tous les types de documents en format PDF/A lors d'un changement de stade. | Jamais | Les documents ne seront jamais converti en PDF/a suite à leur transfert ou versement. |
| Sur versement | Les documents seront convertis en PDF/a suite à leur transfert. | ||
| Sur transfert ou versement | Les documents seront convertis en PDF/a suite à leur transfert ou versement. | ||
| Permettre la mise en contenant des dossiers actifs | Cette configuration permet d'afficher le champ « Contenant » dans le formulaire de saisie d'un dossier actif. | Activé | Tous les dossiers peuvent être mis dans des contenants. |
| Désactivé | Seulement les dossiers semi-actifs et inactifs peuvent être mis en contenant. | ||
| Permettre le tri des dossiers dans les listes de déclassement. | Cette configuration permet de changer l'ordre des dossiers dans les tableaux en appuyant sur le libellé des colonnes. | Activé | Il est possible d'ordonner les colonnes par différentes métadonnées dans les tableaux. |
| Désactivé | Il n'est pas possible d'ordonner les colonnes par différentes métadonnées dans les tableaux. | ||
| Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année. | Cette configuration permet d'ajouter une année supplémentaire au calcul des délais de conservation d'un dossier créé le jour de la fin de l'année financière. | Activé | Une année sera ajoutée avant le déclassement. |
| Désactivé | Le dossier pourra être déclassé. | ||
| Permettre de modifier le statut archivistique et les dates prévues d'un dossier. | Cette configuration permet de modifier manuellement la valeur de la métadonnée « Statut archivistique » dans le formulaire de saisie de la fiche d'un dossier. L'action entraîne un changement les dates prévues pour le calcul des délais de conservation. | Activé | Permettre de modifier les dates pour l'ensemble des dossiers |
| Activé pour les enregistrements importés | Permet de modifier les dates pour l'ensemble des dossiers importés à l'aide de Constellio | ||
| Désactivé | Ne permet pas de modifier ces dates | ||
| Permettre la saisie d'une date de transfert réelle lorsque le délai de conservation n'a pas de calcul au statut semi-actif | Cette configuration permet de saisir une date réelle de transfert même si le délai de conservation ne contient pas de période semi-active | Activé | Permet de saisir une durée à la période semi-active |
| Désactivé | Ne permet pas de saisir une durée à la période semi-active | ||
| Lorsque l'on purge une version, conserver uniquement la dernière version majeure | Cette configuration permet, lorsque la configuration « Purger les versions de travail » est activée, de conserver toutes les versions majeures et de transformer une dernière version mineure en version majeure. Exemple : une dernière version d'un document est 5.4, celle-ci deviendra une version majeure 5.0. et toutes les autres versions dites majeures seront également conservés. | Activé | Conserve seulement les dernières versions majeures des documents et retourner à la dernière version majeure. |
| Désactivé | Conserve toutes les versions majeures des documents et la dernière version, même si elle est mineure. | ||
| Calcul automatique de la date de fermeture | Cette configuration permet à Constellio d'ajouter automatiquement les dates de fermeture pour les dossiers étant régis par des règles de conservation à délais fermés. *Une modification entraîne une réindexation. | Activé | Constellio ajoute le nombre d'années spécifié à la date de fermeture en plus d'ajouter les mois nécessaires pour atteindre la date de fin d'année financière. |
| Désactivé | Constellio ne calcule aucune date de fermeture | ||
| Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé | Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la date de fermeture pour tous les dossiers assujettis par un délai de conservation à délai fermé. *Une modification entraîne une réindexation. | Nombre d'années | Constellio calcule automatiquement la date de fermeture en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais fixes. |
| -1 pour désactiver la fonctionnalité | Signifie qu'il n'y a pas d'année tampon ajoutée au délai prévu pour la fermeture d'un dossier. | ||
| Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert | Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la date de fermeture pour tous les dossiers assujettis par un délai de conservation à délai ouvert. *Une modification entraîne une réindexation | Nombre d'années | Constellio calcule automatiquement la date de fermeture en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais ouverts 888 ou 999. |
| -1 pour désactiver la fonctionnalité | Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé pour la fermeture d'un dossier à délai ouvert, donc la fermeture des dossiers devra se faire manuellement avant le déclassement. | ||
| Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert | Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la fin du stade semi-actif pour tous les dossiers assujettis à un délai de conservation à délai ouvert. *Une modification entraîne une réindexation. | Nombre d'années | Constellio calcule automatiquement la date de disposition en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date prévue de disposition pour les délais ouverts 888 ou 999. |
| -1 pour désactiver la fonctionnalité | Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé et qu'il faut effectuer la fermeture des dossiers manuellement avant le déclassement. | ||
| Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles | Cette configuration permet de définir une année de calcul pour les dossiers ayant une année d'ouverture qui chevauche deux années (ex. : 2017-2018). | Activé | Le calcul sera basé sur la première année de l'intervalle. |
| Désactivé | Le calcul sera basé sur la deuxième année de l'intervalle. | ||
| Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts | Cette configuration permet d'ajouter systématiquement une ou des années tampons à la fin du stade actif pour tous les dossiers assujettis à un délai de conservation à délai ouvert. | Nombre d'années | Constellio calcule automatiquement la période active en ajoutant le nombre d'années spécifié à la date d'ouverture pour les délais ouverts 888 ou 999. |
| -1 pour désactiver la fonctionnalité | Signifie qu'il n'y aura pas de calcul automatisé et qu'il faut effectuer la fermeture des dossiers manuellement avant le déclassement. | ||
| Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante | Cette configuration permet de reporter le calcul des délais de conservation à l'année suivante si un dossier est créé trop près de la fin de l'année en cours | Nombre de jours | Exemple : Si un dossier est ouvert le 1er décembre et que la fin de l'année financière est définie pour le 31 décembre, il faudra saisir la valeur « 30 » dans la présente configuration afin de reconduire le calcul du dossier à l'année qui arrive. |
| Alimenter automatiquement les dates réelles lors de l'ajout d'un dossier avec un statut archivistique entré manuellement | Cette configuration permet de déduire le calcul de date pour des dossiers ayant été importés à un stade autre qu'actif, et ce, sans avoir de date de calcul réel (ex. : dossier sans date de transfert réelle alors que l'enregistrement est déclaré comme étant au stade semi-actif) | Activé | Si le statut archivistique est modifié, mais aucune date n'est saisie, le calcul des dates se fera automatiquement à partir des dates prévues. |
| Désactivé | Aucune complétion des dates n'est faite automatiquement | ||
| Permettre la réutilisation d'un contenant | Cette configuration permet lors du déclassement vers la destruction, de conserver les contenants pour pouvoir les réutiliser pour d'autres types de dossiers | Activé | Les contenants ne sont pas supprimés. |
| Désactivé | Les contenants sont supprimés. | ||
| Format PDF à utiliser lors du déclassement | Aucun PDF ne sera généré si la configuration «Convertir les documents électroniques en format PDF» ne le permet pas. | Converti les documents électroniques en PDF lors du déclassement. | |
| PDF/A | Converti les documents électroniques en PDF/A lors du déclassement. | ||
| Exemplaire principal obligatoire | Cette configuration empêche la création d'une règle de conservation sans délai principal. | Activé | Les règles de conservation doivent avoir obligatoirement un délai principal. |
| Désactivé | Les règles de conservation peuvent n'avoir qu'un délai pour les exemplaires secondaires. | ||
| Statut d'exemplaire principal toujours modifiable | Cette configuration permet de modifier le statut d'exemplaire d'un dossier en ignorant les détenteurs principaux définis pour une règle de conservation donnée. | Activé | Le statut d'exemplaire calculé par Constellio est modifiable en tout temps. |
| Désactivé | Le statut d'exemplaire calculé par Constellio n'est pas modifiable. | ||
| Délais toujours visibles dans le formulaire de création | Cette configuration permet de toujours afficher les délais des règles de conservation dans le formulaire d'ajout de dossier. | Activé | Les délais des règles de conservation sont toujours affichées. |
| Désactivé | Les délais des règles de conservation ne sont pas affichées. | ||
| Calcul des délais basé sur | Cette configuration permet de spécifier la date sur laquelle se fait le calcul des délais des règles de conservation. | Date de fermeture | Le calcul se fait sur la date de fermeture du dossier. |
| Date d'ouverture | Le calcul se fait sur la date d'ouverture du dossier. | ||
| Afficher le tableau « Dossiers sélectionnés » dans l'écran des listes de déclassement | Cette configuration permet d'afficher le tableau « Dossiers sélectionnés » qui définit si les dossiers sont inclus ou exclus dans les listes de déclassement. | Activé | Le tableau va s'afficher. |
| Désactivé | Le tableau ne s'affichera pas. | ||
| Supprimer les fiches des documents lors de la destruction | Cette configuration permet de supprimer définitivement la fiche de métadonnées d'un document lors de la destruction à l'inactif. | Activé | Les fiches de métadonnées des documents sont détruire lors du déclassement. |
| Désactivé | Les fiches de métadonnées des documents sont conservées lors du déclassement. | ||
| Supprimer les fiches des dossiers lors de la destruction | Cette configuration permet de supprimer définitivement la fiche de métadonnées d'un dossier lors de la destruction à l'inactif. | Activé | Les fiches de métadonnées des dossiers sont détruites lors du déclassement. |
| Désactivé | Les fiches de métadonnées des dossiers sont conservées lors du déclassement. | ||
| Calculer les dates de versement/destruction prévues des dossiers semi-actifs en se basant sur la date de transfert réelle. | Cette configuration permet de calculer les délais de conservation sur les dates réelles plutôt que sur les dates prévues. *Une modification entraîne une réindexation. | Activé | Le calcul des dates de versement et destruction se base sur la date réelle de transfert. |
| Désactivé | Le calcul des dates de versement et destruction se base sur la date prévue de transfert. | ||
| Inclure les dossiers à trier dans les listes de destruction | Si cette configuration n'est pas activée, les dossiers dont la disposition finale est le tri ne sortiront que dans les listes de versement. | Activé | Les dossiers dont la disposition finale est le tri sortiront dans les listes de destruction et de versement. |
| Désactivé | Les dossiers dont la disposition finale est le tri sortiront exclusivement dans les listes de versement. | ||
| La rubrique d'un dossier doit être liée à sa règle | Cette configuration empêche de créer un dossier si l'entrée du plan de classification sélectionnée n'est pas associée à une règle de conservation. | Activé | Il est impossible d'associer une rubrique du plan de classification si elle n'est pas associée à une règle de conservation. |
| Désactivé | On peut associer une rubrique du plan de classification même si elle n'est pas associée à une règle de conservation. | ||
| Type de déclassement obligatoire pour les contenants | Cette configuration force l'utilisateur à sélectionner un type de déclassement lors de la création d'un contenant. | Activé | La métadonnée « Type de déclassement » est obligatoire dans le formulaire de création de contenants. |
| Désactivé | La métadonnée « Type de déclassement » n'est pas obligatoire dans le formulaire de création de contenants. | ||
| Rubrique de classification associable seulement si elle est associée à au moins une règle de conservation approuvée | Cette configuration permet d'afficher uniquement les rubriques de plan de classification associée à des règles de conservation approuvées dans le formulaire de saisie lors de la création d'un dossier. | Activé | Les catégories (classes, sous-classes, divisions ou subdivisions) du plan de classification sont associables seulement si la règle de conservation est approuvée. |
| Désactivé | Dès qu'une rubrique du plan est associée à une règle de conservation, il est possible de l'associer à un dossier. | ||
| Empêcher l'association des dossiers au niveau racine du plan de classification | Cette configuration empêche le classement de dossier au premier niveau du plan de classification. | Activé | L'utilisateur ne peut pas associer des dossiers aux niveaux racines du plan. |
| Désactivé | L'utilisateur peut associer des dossiers dans l'ensemble des rubriques du plan de classification. | ||
| Purger les versions de travail | Cette configuration permet de supprimer les versions mineures des documents lors du déclassement. | Jamais | Les versions mineures d'un document ne seront jamais supprimées lors du déclassement. |
| Sur versement | Les versions mineures d'un document seront supprimées lors du déclassement à l'inactif. | ||
| Sur transfert ou versement | Les versions mineures d'un document seront supprimées lors du déclassement au semi-actif ou à l'inactif. | ||
| Contenants mixtes | Cette configuration permet la mise en contenant de dossiers ayant un statut archivistique différent ou venant d'unités administratives différentes. | Activé | Permet de créer des contenants avec des dossiers appartenant à plusieurs unités administratives et statues archivistiques. |
| Désactivé | Permet de créer des contenants avec une seule unité administrative. | ||
| Anticipation de déclassement - Délai en jours auquel les dossiers peuvent être déclassés avant la date prévue | Cette configuration permet de choisir le délai en jours auquel les dossiers peuvent être déclassés avant la date prévue. | Nombre de jours | Exemple : Si la date de déclassement prévue pour un dossier est définie pour le 31 décembre et qu'on saisit la valeur « 30 » dans la présente configuration, le dossier sera déclassable dès le 1er décembre. |
| Peupler le champ « Nom de l'organisme » d'un bordereau avec la collection | Cette configuration permet de définir l'information indiquée dans le champ « Nom de l'organisme » d'un bordereau. | Activé | Le champ « Nom de l'organisme » d'un bordereau indique le nom de la collection. |
| Désactivé | Le champ « Nom de l'organisme » d'un bordereau indique le nom de l'organisme. | ||
| Peupler le champ « Année de disposition » d'un bordereau avec la plus petite date prévue de ses dossiers | Cette configuration permet de définir l'information indiquée dans le champ « Année de disposition » d'un bordereau. | Activé | Le champ « Année de disposition » d'un bordereau indique la plus petite date de ses dossiers. |
| Désactivé | Le champ « Année de disposition » d'un bordereau indique la plus grande date de ses dossiers. | ||
| Exiger l'approbation pour la fermeture | Cette configuration permet d'exiger une approbation lors de l'ajout d'une date de fermeture à un dossier. *L'approbation s'effectue par un utilisateur ayant la permission d'approuver une liste de déclassement. | Activé | L'approbation est exigée. |
| Désactivé | L'approbation n'est pas exigée. | ||
| Exiger l'approbation pour le versement d'actif | Cette configuration permet d'exiger l'approbation afin de pouvoir verser un dossier actif (ex. : 2-0-C). *L'approbation s'effectue par un utilisateur ayant la permission d'approuver une liste de déclassement. | Activé | L'approbation est exigée. |
| Désactivé | L'approbation n'est pas exigée. | ||
| Exiger l'approbation pour le versement de semi-actif | Cette configuration permet d'exiger l'approbation afin de pouvoir verser un dossier semi-actif. *L'approbation s'effectue par un utilisateur ayant la permission d'approuver une liste de déclassement. | Activé | L'approbation est exigée. |
| Désactivé | L'approbation n'est pas exigée. | ||
| Exiger l'approbation pour la destruction d'actif | Cette configuration permet d'exiger l'approbation afin de pouvoir détruire un dossier actif (2-0-D). *L'approbation s'effectue par un utilisateur ayant la permission d'approuver une liste de déclassement. | Activé | L'approbation est exigée. |
| Désactivé | L'approbation n'est pas exigée. | ||
| Exiger l'approbation pour la destruction de semi-actif | Cette configuration permet d'exiger l'approbation afin de pouvoir détruire un dossier semi-actif (2-0-D). *L'approbation s'effectue par un utilisateur ayant la permission d'approuver une liste de déclassement. | Activé | L'approbation est exigée. |
| Désactivé | L'approbation n'est pas exigée. | ||
| Exiger l'approbation pour le transfert au semi-acitf | Cette configuration permet d'exiger l'approbation lors d'une opération de déclassement. *L'approbation s'effectue par un utilisateur ayant la permission d'approuver une liste de déclassement. | Activé | L'approbation est exigée. |
| Désactivé | L'approbation n'est pas exigée. | ||
| Ne pas permettre l'utilisation des règles non approuvées | Cette configuration permet de définir si les formulaires de saisie de métadonnée permettent ou pas de sélectionner uniquement les règles approuvées. | Activé | Le formulaire de saisie de métadonnées permet de sélectionner uniquement les règles approuvées |
| Désactivé | Le formulaire de saisie de métadonnées permet de sélectionner des règles non approuvées et approuvés. | ||
| Sous-dossiers déclassables séparément | Cette configuration permet de déclasser un sous-dossier sans avoir à déclasser son dossier parent. | Activé | Le sous-dossier est déclassable séparément de son dossier parent. |
| Désactivé | Le sous-dossier n'est pas déclassable séparément de son dossier parent. | ||
| Permettre l'utilisation des subdivisions uniformes | Cette configuration permet de prendre en considération les mécaniques reliées à l'utilisation des subdivisions uniformes. | Activé | Il est possible de configurer et d'utiliser les subdivisions uniformes. |
| Désactivé | Les subdivisions uniformes ne peuvent pas être configurées et utilisées. | ||
| Date de fin d'année (MM//JJ) | Cette configuration permet de définir la valeur par défaut la dernière journée d'une année de calcul. | Un mois et un jour | Les dossiers à déclasser au courant de l'année seront tous reportés à cette date. Exemple : Si la date 2015/12/31 est saisie, un dossier qui pourrait être déclassé le 10/01 le sera le 2015/12/31. |
Pour des exemples de calculs de dates de déclassement, il est possible de se référer à la page Calcul de dates de déclassement.
2.4 DOMAINES | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Liste d'anciens domaines devant être redirigés vers l'URL de Constellio (séparés par des points-virgules ";") | Cette configuration permet de faire le lien entre une ancienne URL Constellio et une nouvelle lors d'un changement du nom du domaine. | URL | Si le serveur est appelé via l'ancienne URL, l'utilisateur est redirigé vers la nouvelle URL. |
2.5 ANALYSE ICAP | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Limiter le temps de réponse du serveur ICAP (en millisecondes) | Cette configuration permet de définir le délai d'attente maximal afin d'obtenir une réponse du serveur ICAP. | Nombre en millisecondes | Suite à la limite de temps, le système empêche le dépçot du document. |
| Permettre l'utilisation du protocole ICAP (Internet Content Adaptation Protocol) | Cette configuration permet d'activer le protocole ICAP. | Activé | Le protocole ICAP est activé. |
| Désactivé | Le protocole ICAP ne sera pas activé. | ||
| Adresse URL du serveur ICAP | Cette configuration permet de saisir l'URL du serveur ICAP. | Adresse URL | L'adresse de votre serveur ICAP. |
2.6 OFFICE 365 | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| ID du tenant Azure | Cette configuration permet de saisir l'identifiant du tenant Azure de l'organisation. | ID du tenant Azure | Permet de saisir l'identifiant du tenant Azure de l'organisation. |
| Inclure ou exclure les messages des canaux lors des importations ou des archivages office 365 | Cette configuration permet d'indiquer que lors de l'importation des canaux O365 on archive les messages de celui-ci ou seulement les documents. | Importer les messages | Permet d'importer les messages. |
| Ne pas importer les messages | N'importe pas les messages. | ||
| Aucune valeur sélectionnée | Aucune valeur sélectionnée. | ||
| ID de l'application | Cette configuration permet de saisir l'identifiant de l'application Azure pour l'utilisation d'Office 365 dans Constellio. | ID de l'application | Saisi l'identifiant de l'application Azure pour l'utilisation d'Office 365 dans Constellio. |
| Secret client | Cette configuration permet de saisir le secret client de l'application Azure pour l'utilisation d'Office 365 dans Constellio. | Secret client | Saisi le secret client de l'application Azure pour l'utilisation. |
Onglet Office 365
Cet onglet est seulement disponible dans les configurations lorsque la fonctionnalité Espace 365 est installée dans l'environnement.
2.7 AUTRES | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Permettre l'ajout des commentaires en ayant seulement l'autorisation en lecture | Cette configuration permet de donner le droit aux utilisateurs ayant seulement un accès en lecture d'ajouter/supprimer des commentaires sur la fiche des enregistrements. | Activé | Les utilisateur ayant seulement un accès en lecture peuvent ajouter ou supprimer des commentaires. |
| Désactivé | Les utilisateur ayant seulement un accès en lecture ne peuvent pas ajouter ou supprimer des commentaires. | ||
| Ajouter les ids des enregistrements dans les courriels envoyés par Constellio | Cette configuration permet d'ajouter entre parenthèses les identifiants uniques des enregistrements classés dans Constellio. | Activé | Les ids sont ajoutés dans les courriels. |
| Désactivé | Les ids ne sont pas ajoutés dans les courriels. | ||
| Ajouter (Copie) au titre des enregistrements dupliqués | Cette configurations permet d'ajouter (Copie) au titre des enregistrements dupliqués. | Activé | Permet d'ajouter (Copie) au titre des enregistrements dupliqués. |
| Désactivé | N'ajoute rien lors de la duplication des enregistrements. | ||
| Forcer une confirmation avant la modification | Cette configuration force une confirmation avant la modification d'un enregistrement. | Activé | Force une confirmation avant la modification. |
| Désactivé | Ne force pas de confirmation avant la modification. | ||
| Image de la page d'authentification | Cette configuration permet d'ajouter une image personnalisée sur la page d'authentification (login) de l'environnement Constellio. *Important : Vous devez prendre en considération que l'image ajoutée n'est pas redimensionnée automatiquement par Constellio. | Un fichier image (.jpeg, .png, .gif) | L'image de la page d'authentification est modifiée. |
| Nombre d'items chargés dans les champs d'autocomplétion (maximum 100, peuvent ralentir les écrans) | Cette configuration permet de définir le nombre maximal de suggestions s'affichant en dessous d'une zone de saisie. *Cette configuration s'applique seulement pour les champs de métadonnées ayant l'option « Autocomplétion » activée. | Nombre d'items | Le nombre d'items affichés est limitée en fonction de ce nombre. |
| Nombre maximal d'enregistrements pouvant être modifiés par un traitement en lot | Cette configuration permet de définir un nombre maximal d'enregistrements qui peuvent être traités en lot à la fois. Si vous ne désirez pas mettre de nombre maximal, conserver la valeur -1. | Nombre d'enregistrements | La valeur inscrite détermine le nombre maximal d'enregistrements qui peuvent être traités en lot à la fois. |
| Durée d'emprunt des dossiers (en jours) | Cette configuration permet de définir la durée par défaut d'un emprunt pour un document. Si vous ne désirez pas mettre de durée d'emprunt, conserver la valeur -1. | Nombre de jours | La valeur inscrite détermine les jours inscrits par défaut dans le formulaire d'emprunt. |
| Emprunter le document après sa création | Cette configuration permet d'attribuer automatiquement un emprunt suite à la création d'un document via la fonctionnalité « Créer un document » dans le menu d'actions de Constellio. | Activé | Le document sera automatiquement emprunté par son créateur. |
| Désactivé | Le document ne sera pas emprunté. | ||
| Barres d'outils de l'éditeur de texte riche | Cette configuration permet de définir les options d'affichage par défaut d'un champ texte enrichi. *Il est préférable de consulter l'équipe Constellio avant de modifier ces paramètres. | Consulter l'équipe Constellio | Ceci modifie les options qu'on propose à l'utilisateur dans les champs de textes riches. Par exemple : pour les métadonnées de type Textes riches. |
| Délai avant la suppression des notifications (en jours) | Les notifications seront présentes dans le panneau de notification durant ce délai, après quoi, elles seront supprimées. | Nombre de jours | Correspond au nombre de jours avant la suppression des notifications. |
| Lien du serveur Constellio | Cette configuration permet de définir l'URL par défaut de votre environnement Constellio. *Important : Vous devez changer la valeur par défaut lors de la mise en production de votre environnement. Pour effectuer le changement, remplacer la valeur dans ce champ par les premiers éléments de votre URL. | http://[votre URL]/constellio/ | Ceci influence la création des liens dans Constellio. Par exemple : lors de la publication d'un document, de la création d'un jeton de sécurité ou d'hyperliens/boutons lors d'un envoi de courriel. |
| http://[votre URL]:8080/constellio/ | |||
| https://[votre URL]/constellio/ | |||
| Format PDF/A | Cette configuration permet de déterminer le type de format PDF/A à utiliser dans Constellio. | PDF/A-1 | Le format utilisé est PDF/A-1. |
| PDF/A-2 | Le format utilisé est PDF/A-2. | ||
| Activer la création automatique des autorisations pour les objets liés à une tâche | Cette configuration permet de donner un accès temporaire à un utilisateur sur un enregistrement lié à une tâche. Tant que celle-ci est ouverte, l’utilisateur pourra consulter l’enregistrement. | Activé | L’utilisateur pourra consulter l’enregistrement, sans avoir les accès requis. |
| Désactivé | L’utilisateur ne pourra pas consulter l’enregistrement, sans avoir les accès requis. | ||
| Format de date | Cette configuration permet de configurer le format des métadonnées de type « Date » affichées dans l’application. | Jour = jj Mois - MM Année = aaaa | Attention! : Ne pas mettre le format du mois en majuscule (MM) peut occasionner des problèmes dans Constellio, puisque les minuscules (mm) réfèrent aux minutes. |
| Format de date et heure | Cete configuration permet de configurer le format des métadonnées de type « Date et heure » affichées dans l’application. | Jour = jj Mois = MM Année = aaaa Heure = HH Minute = mm Seconde = ss | Attention! : Il est important de respecter les majuscules et minuscules dans les formats de Constellio, puisque cela modifie les significations et réfère alors à d’autres données. |
| Analyse des données | Cette configuration permet de déterminer si l’analyse de données est faite lors de la sauvegarde ou après celle-ci. *L’analyse de données permet de retrouver un document par une recherche pleine texte sur les contenus de fichier. | Effectuée lors de la sauvegarde | L’analyse des données est effectuée lors de la sauvegarde. |
| Effectuée en arrière-plan après la sauvegarde | L’analyse des données est effectuée en arrière-plan après la sauvegarde. | ||
| Onglet de démarrage | Cette configuration permet de définir l’onglet qui s’affiche par défaut dans la page d’accueil de Constellio. Chaque utilisateur peut configurer l’onglet qu’il désire dans « Modifiier mon profil ». | Taxonomies | Espaces virtuels |
| lastViewedFolders | Dossiers récents | ||
| lastDocuments consultés | Documents récens | ||
| extraitsDocuments | Documents empruntés | ||
| Onglet par défaut en consultation d’un dossier | Cette configuration permet de définir l’onglet qui s’affiche par défaut lors de la consultation d’un dossier. Chaque utilisateur peut configurer l’onglet qu’il désire dans « Modifier mon profil ». | C | Contenu |
| M | Métadonnées | ||
| Mode d’affichage par défaut | Cette configuration permet de sélectionner le mode d’affichage par défaut des données groupées dans les vues. | Vue liste | Les données groupées seront affichées sous forme de liste. |
| Vue tableau | Les données groupées seront affichées sous forme de tableau. | ||
| Taxonomie par défaut | Cette configuration permet de définir la taxonomie par défaut qui s’affiche dans la section « Espaces virtuels » | admUnits | Unités administratives |
| catégorie | Plan de classification | ||
| Partages réseau | |||
| Durée des emprunts des documents (en jours) | Cette configuration permet de définir la durée par défaut d’un emprunt pour un document. Si vous ne désirez pas mettre de durée d’emprunt, conserver la valeur -1. | Nombre de jours | Correspond au nombre de jours de l’emprunt d’un document. |
| Choix du type de document | Cette configuration permet lors de l’ajout d’un document dans un dossier de limiter aux types de documents liés à la règle de conservation si des types de documents ont été définis. | Limiter aux types de documents de la règle de conservation du dossier (même si la règle n’a pas de types) | La création de documents est limiter aux types définis dans la règle de conservation. Si la règle n’a pas de type, il sera impossible de créer des documents dans les dossiers associés à cette règle. |
| Limiter aux types de documents de la règle de conservation du dossier (sauf si la règle n’a pas de types) | La création des documents est limiter aux types définis dans la règle de conservation. Par contre, si la règle n’a pas de type, il sera possible d’ajouter des documents dans les dossiers associés à cette règle. | ||
| Permettre de choisir n’importe quel type de document. | Il est possible d’associer n’importe quel type de document à un dossier associé à cette règle, même si des types y sont associés. | ||
| Activer le calcul automatique du titre des emplacements | Cette configuration permet de définir les titres des emplacements à partir du code de tous les parents et celui en création. | Activé | Le calcul du titre se fait automatiquement. |
| Désactivé | Le créateur doit définir un titre. | ||
| Activer la génération des miniatures (requiers une réindexation) | Cette configuration permet d’afficher les miniatures des documents. | Activé | Les miniature seront affichée. |
| Désactivé | Les miniatures ne seront pas affichées. | ||
| Activer la validation des caractères illégaux. | Cette configuration permet d’empêcher la saisie des caractères \/*:? » &<> dans les titres, codes et abréviations. | Activé | Empêche la saisit des caractères illégaux. |
| Désactivé | Permet la saisit des caractères illégaux. | ||
| Entrer automatiquement l’unité administrative des nouveaux dossiers et contenants. | Cetteconfiguration permet d’ajouter automatiquement une valeur dans le champ « Unité administrative » lors de la création d’un enregistrement (dossier, document, contenant, tâche). *Important : La valeur est définie en fonction des accès attribués à un utilisateur. Des erreurs d’attributions peuvent survenir si l’utilisateur a accès à plusieurs unités administratives. | Activé | L’unité administrative est entrée automatiquement. |
| Désactivé | L’unité administrative n’est pas entrée automatiquement. | ||
| Format des courriels générés | Cette configuration permet de modifier les formats générés des courriels. | Texte brut | Les courriels seront générés en texte brut. |
| HTML | Les courriels seront générés en html. | ||
| Héritage des autorisations sur des groupes | Cette configuration permet de définir la logique d’héritage des autorisations. | Du groupe parent vers le groupe enfant | Les autorisations seront héritées des groupes parents vers les groupes enfants. |
| Du groupe enfant vers le groupe parent | Les autorisations seront héritées des groupes enfants vers les groupes parents. | ||
| Masque les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID | Cette configuration permet de masquer les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. | Activé | Masque les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. |
| Désactivé | Ne masque pas les zéros non significatifs lors de l'affichage de la métadonnée ID. | ||
| Inclure les documents dans les system states (non conseillé s'il y a plus que 100 documents) | Cette configuration permet d'inclure les documents dans l'exportation de system states. *Cette fonction avancée est dédiée aux informaticiens et à l'équipe de support de Constellio. | Activé | Le fichier .zip du system state inclura les documents. |
| Désactivé | Le fichier .zip du system state n'inclura pas les documents. | ||
| Alimenter le champ « De » dans la génération de courriels | Cette configuration permet d'alimenter le champ « De » lorsque l'on prépare un courriel à partir de l'interface de Constellio. | Activé | Le champ « De » est alimenté lorsque l'on prépare un courriel. |
| Désactivé | Le champ « De » n'est pas alimenté lorsque l'on prépare un courriel. | ||
| Nombre d'items chargés dans les arbres (maximum 100, peuvent ralentir les écrans) | Cette configuration permet de limiter le nombre d'enregistrements visibles par défaut dans l'écran d'accueil. | Nombre d'items | La valeur indiquée limite l nombre d'items qui apparaît dans les arbres. |
| Journaliser les consultations de dossiers et documents avec CMIS | Cette configuration permet de journaliser les consultations des dossiers et des documents faits avec CMIS. | Activé | Les consultations des dossiers et document avec CMIS seront journalisées. |
| Désactivé | Les consultations des dossiers et document avec CMIS ne seront pas journalisés. | ||
| Logo (nécessite une reconnexion) | Cette configuration permet de modifier le logo dans le coin supérieur gauche de l'interface de Constellio. *Important : la dimension suggérée pour l'image est 406 pixels par 60 pixels (format bannière). | Un fichier image (.jpeg, .png, .gif) | Le logo affiché sera celui que vous avez inséré dans ce champ. |
| Cible du lien du logo | Cette configuration permet de définir une URL afin de rediriger l'utilisateur vers une autre page Web lorsque ce dernier clic sur l'image de la page d'authentification. | Lien URL | Le logo en haut à gauche vous rédigera vers le lien inscrit sur ce champ. |
| Avoir la version majeure pour un nouveau document créé | Cette configuration permet d'attribuer la version 1.0 pour tous les documents créés en utilisant la fonction « Créer un document » dans le menu d'actions de Constellio. | Activé | La version 10 sera attribuée aux documents créés en utilisant la fonction « Créer un document » dans le menu d'actions de Constellio. |
| Désactivé | La version 0.1 sera attribuée aux documents créés en utilisant la fonction « Créer un document » dans le menu d'actions de Constellio. | ||
| Priorité lors du peuplement des métadonnées | Cette configuration permet de déterminer l'ordre de priorisation pour le peuplement des métadonnées lors de l'extraction automatique du titre dans l'importation des documents. | Styles : Pour un document Word sera importé et prit en compte en priorité le style que l'on a créé dans le document Word. | Exemple : Pour le choix Styles -> Expressions régulières -> Propriétés, Constellio fera l'extraction dans l'ordre suivant si les données sont disponibles.
|
| Nom du fichier : Le nom du fichier sera utilisé. | |||
| Propriétés : Le titre défini dans les propriétés sera utilisé. | |||
| Délimiter des métadonnées multivaleurs | Cette configuration permet de sélectionner un délimiteur pour l'affichage des métadonnées multivaleurs. | Point-virgule (;) | Sélectionne le point-virgule comme délimiteur pour l'affichage des métadonnées multivaleurs. |
| Virgule (,) | Sélectionne la virgule comme délimiteur pour l'affichage des métadonnées multivaleurs. | ||
| Nécessite la saisie d'une raison avant la suppression de documents | Cette configuration permet d'exiger la saisie d'une raison avant la suppression de documents. | Activé | La saisie d'une raison sera obligatoire avant de supprimer un document. |
| Désactivé | La saisie d'une raison ne sera pas demandée avant de supprimer un document. | ||
| Nécessite la saisie d'une raison avant la suppression de dossier ou favoris | Cette configuration permet d'exiger la saisie d'une raison avant la suppression de dossier ou de favoris. | Activé | La saisie d'une raison sera obligatoire avant de supprimer un dossier ou un favoris. |
| Désactivé | La saisie d'une raison ne sera pas demandée avant de supprimer un dossier ou un favoris. | ||
| Afficher les gabarits des anciens formats lors de la création d'un document | Cette configuration permet d'afficher les gabarits des anciens formats lors de la création d'un document. | Activé | Affiche les gabarits des anciens formats lors de la création de documents. |
| Désactivé | N'affiche pas les gabarits des anciens formats lors de la création de documents. | ||
| Détenteur ouvert | Cette configuration permet à l'utilisateur de choisir le statut d'exemplaire lors de la création d'un dossier, malgré le statut d'exemplaire défini par la règle de conservation. | Activé | L,utilisateur peut choisir le statut d'exemplaire d'un dossier sans tenir compte de ce qui est inscrit dans la règle de conservation. |
| Désactivé | Constellio calcule automatiquement le statut d'exemplaire à partir du détenteur de la règle de conservation. | ||
| Politique de confidentialité (PDF) | Cette configuration permet d'ajouter une politique interne de confidentialité. | Fichier .pdf | Une fenêtre apparaîtra à la connexion de chaque utilisateur. L'utilisateur doit accepter la politique de confidentialité, sans quoi celui-ci ne pourra pas se connecter à sa session. |
| La date de début et de fin sont requises pour publier un document | Cette configuration nécessite l'entrée d'une date de début et de fin pour publier un document. | Activé | Nécessite l'entrée d'une date de début et de fin pour publier un document. |
| Désactivé | Ne nécessite pas d'entrée de date de début et de fin pour publier un document. | ||
| Délai avant l'envoie des courriels de notification (en minutes) | Si une notification n'est pas lue par un utilisateur, le système enverra un courriel à cet utilisateur passé ce délai. | Nombre de jours | Après le nombre de jours écoulé sans que la notification soit lue par l'utilisateur, un courriel lui sera envoyé. |
| La date de début et de fin sont requise pour un partage | Cette configuration force l'entrée d'une date de début et de fin pour partager un dossier ou un document. | Activé | Nécessite l'entrée d'une date de début et de fin pour partager un dossier ou un document. |
| Désactivé | Ne nécessite pas l'entrée d'une date de début et de fin pour partager un dossier ou un document. | ||
| Afficher un message aux utilisateurs (PDF) | Le message s'affiche lorsque l'utilisateur se connecte à Constellio. | Fichier | Le fichier déposé s'affichera lors de la connexion d'un utilisateur dans Constellio. |
| Espace maximal alloué, en Mo, pour les éléments du bureau (-1 signifie qu'il n'y a pas de limite imposée) | Cette configuration permet de limiter le nombre d'enregistrements placés dans le bureau de Constellio, en fonction du poids des documents. | Nombre de Mo | Le nombre indiqué limite le classement des documents (en Mo) dans le bureau. |
| Ordre des taxonomies, séparé par des virgules | Cette configuration permet de définir l'ordre des onglets qui s'affiche par défaut dans la page d'accueil de Constellio. Chaque utilisateur peut configurer l'ordre des onglets qu'il désire dans « Modifier mon profil ». | admUnits | Unités administratives |
| plan | Plan de classification | ||
| containers | Emplacements | ||
| smbFolders | Partages réseaux | ||
| sharepointFolders | Site Sharepoint | ||
| Priorité lors du peuplement du titre | Cette configuration permet de spécifier l'ordre dans lequel les métadonnées du titre seront extraites lors de l'importation des documents. Pour cela, il faut paramétrer le module d'Extracteurs de métadonnées. | Styles : Pour un document Word sera importé et prit en compte en priorité le style que l'on a créé dans le document Word. | Exemple : Pour le choix Styles -> Expressions régulières -> Propriétés, Constellio fera l'extraction dans l'ordre suivant si les données sont disponibles :
S'il n'y a aucune donnée dans les styles et expressions régulières, Constellio exportera automatiquement les données des propriétés. |
| Nom du fichier : Le nom du fichier sera utilisé. | |||
| Propriétés : Le titre défini dans les propriétés sera utilisé. | |||
| Délai en secondes avant que des changements soient visibles dans la recherche | Cette configuration permet de définir un délai de rafraîchissement pour les modifications effectuées sur des enregistrements. | Nombre de secondes | Le nombre de secondes indiqué sera appliqué au délai de rafraîchissement. |
| Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille | Cette configuration permet de définir un nombre de jours maximal pour la conservation d'enregistrements dans la corbeille. | Nombre de jours | Après le délai (en jours) échu, les enregistrements sont supprimés définitivement. |
| Afficher les rôles utilisateurs dans les autorisations | Cette configuration permet lors de la définition du partage d'un enregistrement de voir le rôle de chacun des utilisateurs. | Activé | Les rôles des utilisateurs sont affichés dans la page de partage. |
| Désactivé | Les rôles des utilisateurs ne sont pas affichés dans la page de partage. | ||
| Patron des titres des utilisateurs | Cette configuration permet de définir l'ordre d'affichage du nom des utilisateurs. | ${firstName} | Prénom |
| ${lastName} | Nom de famille | ||
| ${email} | Courriel | ||
| ${username} | Nom d'utilisateur | ||
2.8 RAPPORTS | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Ajouter le rapport de statistiques aux choix disponibles | Cette configuration permet d'avoir un rapport de statistiques supplémentaire, dans l'option « générer un rapport » de la recherche avancée. | Activé | Le rapport de statistiques sera disponible. |
| Désactivé | Le rapport de statistiques ne sera pas disponible. | ||
| Enlever les crochets dans les rapports Excel | Cette configuration permet d'enlever les crochets dans les rapports Excel. | Activé | Enlève les crochets dans les rapports Excel. |
| Désactivé | N'enlève pas les crochets dans les rapports Excel. | ||
| Enlever les tabulations et les sauts de ligne dans les rapports d'audit | Cette configuration permet d'enlever les tabulations et les sauts de ligne de la colonne « détails » des rapports csv des audits (rapport de modification de documents, de dossiers et de tâches). | Activé | La tabulation est retirée dans elles rapports .csv. |
| Désactivé | La tabulation n'est pas retirée dans les rapports .csv. | ||
| Métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnées | Cette configuration sert à choisir la métadonnée sur laquelle trier les champs références multivaleurs avec tri alphabétique. Ceci est seulement effectif avec les étiquettes et les rapports PDF de métadonnées. | Titre | La métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnée est le «Titre». |
| Code | La métadonnée de tri pour les étiquettes et les rapports de métadonnée est le «Code». | ||
| Version de gabarit pour la génération des rapports | Cette configuration sert à déterminer la version de gabarit à utiliser pour la production des rapports. | Version 1 (Constellio 5+) | La version de gabarit utilisé pour la génération des rapports est la version 1 (Constellio 5+). |
| Version 2 (Constellio 10+) | La version de gabarit utilisé pour la génération des rapports est la version 2 (Constellio 10+). | ||
2.9 API REST | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Origines autorisées pour le protocole CORS (redémarrage requis) | Permet de restreindre les origines autorisées pour le protocole CORS. Le schéma (http ou https) et le port (si nécessaire) doivent être inclus pour chaque origine. | Liste d'origines séparées par une virgule (ex.: http://[votre URL]:7070,https://[votre URL]) | Le protocole CORS sera activé seulement pour les origines spécifiées. |
| Formats de date (API REST) | Permet de personnaliser le format à utiliser pour les dates retournées dans les réponses. | Format de date (ex. : yyyy-MM-dd) | Utilise le format de date spécifié. Si vide, le format de défaut est utilisé. |
| Format de date et heure (API REST) | Permet de personnaliser le format à utiliser pour les dates avec heure retournées dans les réponses. | Format de date/heure (ex.: yyyy-MM-dd HH:mm:ss) | Détermine le format de date et heure (API REST). |
| Liens de l'API REST | Permet de restreindre les domaines qui peuvent utiliser l'API REST. | Liste de domaines (sans schéma) séparés par un point-virgule (ex.: mondomaine.com;mondomaine2.com) | L'api rest acceptera seulement les requêtes des domaines spécifiés. |
2.10 RECHERCHE | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Critère de séparation pour l'autocomplétion | Cette configuration permet de choisir comment les résultats de l'autocomplétion seront disponibles. | Espace | Selon votre sélection, cela dictera les critères d'autocomplétion dans la recherche. Par exemple : « Michel_Tremblay, l'été est bientôt fini. » Si la valeur est « Espace et tiret bas ». « Michel » et « Tremblay » seraient disponibles séparément. |
| Espace et tiret bas | |||
| Espace et virgule | |||
| Espace, virgule et tiret bas | |||
| Espace et apostrophe | |||
| Espace, apostrophe et tiret bas | |||
| Espace, virgule, tiret bas et apostrophe | |||
| Afficher seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux | Cette configuration permet d'obtenir plus de performance en affichant seulement les métadonnées sommaires dans les recherches et tableaux. | Activé | Seules les métadonnées sommaires seront affichables dans la vue tableau de la recherche avancée. |
| Désactivé | Toutes les métadonnées seront affichables dans la vue tableau de la recherche avancée. | ||
| Afficher les schémas inactifs dans la recherche avancée | Cette configuration permet d'afficher les schémas de métadonnées inactifs dans la recherche avancée. | Activé | Les schémas de métadonnées inactifs seront affichés dans la recherche avancée. |
| Désactivé | Les schémas de métadonnées inactifs ne seront pas affichés dans la recherche avancée. | ||
| Chargement des résultats de recherche suite à l'affichage de la page | Cette configuration permet de modifier la façon d'afficher les résultats de recherche. | Activé | L'écran des résultats de recherche affiche les facettes avant les résultats de recherche. |
| Désactivé | L'écran des résultats de recherche affiche les facettes en même temps que les résultats de recherche. | ||
| Pas de liens pour les métadonnées des résultats de recherche (améliore la performannec de la recherche) | Cette configuration permet de retirer les liens avec les dossiers et les contenants dans les métadonnées des résultats de recherche. | Activé | Les liens sont cliquables. |
| Désactivé | Les liens ne sont pas cliquables. | ||
| Considérer les espaces vides de la recherche simple comme des ET | Cette configuration permet de modifier la mécanique de la recherche simple. | Activé | La recherche simple considère les espaces entre les termes recherchés comme étant des ET. |
| Désactivé | La recherche simple considère les espaces entre les termes recherchés comme étant des OU. | ||
| Afficher les métadonnées copiées séparément dans la recherche avancée | Cette configuration permet de retirer toutes | Activé | Les métadonnées copiées sont retirées de la liste des métadonnées disponibles dans un critère de recherche. Ces métadonnées seront alors accessibles via leur métadonnée de référence en choisissant un des 2 nouveaux opérateurs de recherche Contient et Ne contient pas. Lorsqu'un de ces deux opérateurs est sélectionné, on affiche un menu déroulant permettant de choisir une métadonnée copiée qui a pour référence la métadonnée sélectionnée et une composante pour saisir la valeur de la métadonnée copiée à rechercher. (Par exemple, faire une recherche sur le type Document ou la métadonnée Dossier contient une date d'ouverture X). |
| Désactivé | Les métadonnées copiées sont directement disponible dans les critères de recherche. | ||
| Numéroter les résultats de recherche | Cette configuration permet de numéroter les résultats de recherche. | Activé | Les résultats seront numérotés. |
| Désactivé | Les résultats ne seront pas numérotés. | ||
| Tri selon | Cette configuration permet de définir un tri par défaut pour les résultats de recherche simple ou avancée. | Pertinence | Les résultats les plus pertinents sont affichés en premier. La pertinence est calculée en fonction d'un algorithme. |
| Chemin (asc) | Les résultats de recherche afficheront le chemin complet d'un dossier. *Par exemple : Unité A - Sous-Unité B - Dossier - Sous-dossier X | ||
| Chemin (des) | Les résultats de recherche afficheront le chemin en ordre décroissant. | ||
| Identifiant (asc) | Les résultats seront triés par ID en ordre croissant. | ||
| Identifiant (des) | Les résultats seront triés par ID en ordre décroissant. | ||
| Date de création (asc) | Les résultats seront triés par date de création en ordre croissant. | ||
| Date de création (des) | Les résultats seront triés par date de création en ordre décroissant. | ||
| Date de modification (asc) | Les résultats seront triés par date de modification en ordre croissant. | ||
| Date de modification (des) | Les résultats seront triés par date de modification en ordre décroissant. | ||
2.11 SIGNATURE | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Format PDF à utiliser lors de la signature d'un document | Cette configuration permet de choisir le format PDF dans lequel un document sera converti après la certification. | Le document est converti en PDF. | |
| PDF/A | Le document est converti en PDF/A. | ||
| Désactiver les signatures externes | Cette configuration permet de choisir de désactiver les signatures externes tout en conservant les signatures internes. | Activé | Active les signatures externes. |
| Désactivé | Désactive les signatures externes. | ||
| Durée de consultation des documents signés (en jours) | Cette configuration permet de définir la durée en jours pour qu'un utilisateur faisant partie du projet de signature puisse consulter le document après la signature d'un autre utilisateur. | Nombres de jours | Détermine la durée en jours pour qu'un utilisateur faisant partie du projet de signature puisse consulter le document après la signature d'un utilisateur. |
| Certificat de signature | Cette configuration permet d'ajouter le certificat de signature. Ce certificat permet de signer et de certifier les documents PDF. | Fichier | Permet de signer et de certifier les documents PDF. |
| Mot de passe du certificat de signature | Cette configuration permet d'ajouter le mot de passe du certificat de signature. Le mot de passe doit être le même pour le certificat ainsi que pour les clés à l'intérieur. | Alphanumérique et numérique | Permet d'utiliser le certificat de signature. |
Onglet Signature
Cet onglet est seulement disponible dans les configurations lorsque la fonctionnalité Signature électronique est installée dans l'environnement.
2.12 ANALYSE DU SYSTÈME | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Vérifier la licence | Cette configuration active ou désactive la vérification de la licence lors de l'analyse de l'état du système. | Activé | La licence sera vérifiée. |
| Désactivé | La licence ne sera pas vérifiée. | ||
| Vérifier l'allocation de mémoire vive | Cette configuration active ou désactive la vérification de l'allocation de mémoire vive lors de l'analyse de l'état du système. Ceci inclut l'allocation de mémoire vive pour Constellio, Solr, les services hors Constellio et la quantité totale de mémoire sur le serveur. | Activé | L'allocation de mémoire vive sera vérifiée. |
| Désactivé | L'allocation de mémoire vive ne sera pas vérifiée. | ||
| Vérifier l'utilisation de l'espace disque du répertoire /opt | Cette configuration active ou désactive la vérification du pourcentage d'utilisation d'espace disque pour le répertoire /opt. | Activé | L'utilisation de l'espace disque du répertoire/opt sera vérifiée. |
| Désactivé | L'utilisation de l'espace disque du répertoire/opt ne sera pas vérifiée. | ||
| Vérifier l'utilisation de l'espace disque du répertoire/var/solr | Cette configuration active ou désactive la vérification du pourcentage d'utilisation d'espace disque pour le répertoir/val/solr. | Activé | L'utilisation de l'espace disque du répertoire/var/solr sera vérifiée. |
| Désactivé | L'utilisation de l'espace disque du répertoire/var/solr ne sera pas vérifiée. | ||
2.13 TÂCHES | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Date d'échéance par défaut lors de la création d'une tâche | Une valeur négative indique de ne pas renseigner de valeur par défaut. Zéro «0» équivaut à la date courante et une valeur positive signifie le jour courant plus le nombre indiqué en jour. | Valeur négative | Ne pas renseigner de valeur par défaut comme date d'échéance. |
| Zéro «0» | La date courante comme data d'échéance. | ||
| Valeur positive | Le jour courant plus le nombre indiqué en jour comme date d'échéance. | ||
| Activer les commentaires dans les courriels | Activer les commentaires dans les courriels de tâches (rappels, modification d'assignation, etc.) | Activé | Affiche tous les commentaires séparés par le nom d'utilisateur et la date du commentaire dans les courriels de tâches. |
| Désactivé | N'n’affiche aucun commentaire dans les courriels de tâches. | ||
2.14 ARBRES | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possible | Impacts |
| Afficher les contenants | Cette configuration permet d'afficher les contenants et les taxonomies de l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les contenants seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les contenants ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Afficher les enregistrements versés | Cette configuration permet d'afficher les dossiers versés dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers versés seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers versés ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Afficher les enregistrements détruits | Cette configuration permet d'afficher les dossiers détruits dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers détruits seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers détruits ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels). | ||
| Afficher les enregistrements semi-actifs | Cette configuration permet d'afficher les dossiers semi-actifs dans l'écran d'accueil (espaces virtuels). | Activé | Les dossiers semi-actifs seront affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. |
| Désactivé | Les dossiers semi-actifs ne seront pas affichés dans les arborescences (Plan de classification, unités administratives) des espaces virtuels. | ||
| Seulement afficher le triangle d'ouverture lorsque le dossier a un contenu (diminution majeure de la vitesse d'affichage des arbres) | Cette configuration permet d'afficher le triangle d'ouverture lorsque le dossier a un contenu. Cependant, il y a une diminution majeure de la vitesse d'affichage des arbres dans ce cas. | Activé | Affiche le triangle d'ouverture seulement lorsqu'il y a du contenu. |
| Désactivé | N'affiche pas le triangle d'ouverture lorsqu'il n'y a pas de contenu. | ||
2.15 NUMÉRISATION | |||
|---|---|---|---|
| Configuration | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| OCR activé | Cette configuration permet d'activer l'OCR. | Activé | L'OCR est activé. |
| Désactivé | L'OCR n'est pas activé. | ||
| Mode de couleur | Cette configuration permet de déterminer le mode de couleur du numériseur. | Couleur | Le mode de couleur est «Couleur». |
| Noir et blanc | Le mode de couleur est «Noir et blanc». | ||
| Niveaux de gris | Le mode de couleur est «Niveaux de gris». | ||
| Face de numérisation | Cette configuration permet de déterminer la face de numérisation. | Recto | La face de numérisation est «Recto». |
| Recto Verso | La face de numérisation est «Recto Verso». | ||
| Source du document | Cette configuration permet de déterminer la source du document. | Chargeur | La source du document est «Chargeur». |
| Plateau | La source du document est «Plateau». | ||
| Afficher l'interface du numériseur | Cette configuration permet d'afficher l'interface du numériseur. | Activé | L'interface du numériseur est affiché. |
| Désactivé | L'interface du numériseur n'est pas affiché. | ||
| Résolution de l'image (dpi) | Cette configuration permet d'inscrire la résolution d'image. Les résolutions communes sont 75, 100, 150, 200, 240, 300, 400, 600, 1200). | Nombre | Détermine la résolution d'image. |
Onglet numérisation
Cet onglet est seulement disponible dans les configurations lorsque la fonctionnalité de numérisation est installée dans l'environnement.
2.16 WEBHOOKS | |||
|---|---|---|---|
| Configurations | Description | Valeurs possibles | Impacts |
| Délai d'envoi des webhooks (secondes) (redémarrage requis) | L'intervalle en secondes auquel les requêtes des webhooks doivent être envoyées. | Nombre entier (Valeur par défaut :300) | À chaque x secondes, les notifications pour toutes les actions pour lesquelles un webhook a été défini qui ont été effectuées depuis le dernier envoi seront envoyées. |
| Webhooks activés | Permet d'activer ou de désactiver l'envoi des requêtes de tous les webhooks. | Activé | Les notifications de webhooks seront envoyées. |
| Désactivé | Aucune notification de webhook ne sera envoyée. | ||
| Nombre maximal de tentatives pour la relance d'une notification d'un webhook. | Nombre maximal de tentatives pour l'envoi d'une requête (Saisir la valeur -1 pour ne pas définir de limite) | Nombre entier (Valeur par défaut : 3) | Lorsque le nombre de relances d'une notification de webhook excède cette valeur, cette notification sera retirée de la liste de relances et ne sera pas envoyée. |
| Nombre de tentatives pour l'ajout vers la file de relance | Nombre de tentatives d'envoi pour une requête webhook à partir de laquelle les requêtes sont déplacées vers la file de relance (file lente) | Nombre entier (Valeur par défaut : -1) | Après x envoies de notifications de webhooks avec une réponse négative, la notification sera ajoutée à la file de relance. |
| Délai d'envoi pour la file de relance (secondes) (Redémarrage requis) | L'intervalle en secondes auquel l'envoi des requêtes qui ont échoué doit être réessayé | Nombre entier (Valeur par défaut : 3600) | À chaque x secondes, l'envoi des notifications de webhook de la file de relance seront réessayées. Si l'envoi réussit, la notification sera ensuite retirée de la file de relance. Sinon, elle sera conservée dans la liste de relance et réessayée au prochain intervalle. |
| Jeton secret (Webhooks) | Permet de définir un jeton secret à inclure dans les requêtes des webhooks afin d valider la provenance de celles-ci. | Chaine de caractères | Ajoute un champ «secretToken» avec la valeur définie à toutes les notifications de webhook. |
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