Créer un flux de travail (workflow)

Créer un flux de travail (workflow)

1. Créer un nouveau flux

Pour créer un nouveau schéma, il faudra suivre les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône « Pilotage »;
2. Cliquer sur l'icône « Gérer les Workflows »;
3. Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option « Ajouter ».
   Chemin permettant de créer un workflow

Par la suite, une fenêtre vous demandera de sélectionner si le workflow est public ou privé. Cette sécurité vise seulement à déterminer qui peut lancer ce workflow.

2. Créer le schéma

Lorsque les informations ont été enregistrées, un éditeur visuel BPMN 2.0 s'affichera à l'écran.

Un diagramme Business Process Model and Notation, également connue sous le nom de BPMN, est un outil qui permet de schématiser un processus interne. L'objectif d'un tel diagramme est de fournir une représentation visuelle d'un processus pour qu'il soit facilement compréhensible.

Un diagramme BPMN est, de manière générale, dessiné de gauche à droite, mais vous pouvez créer une version verticale. Un BPMN est constitué d'éléments qui sont divisés en quatre catégories : les objets de flux, les objets de connexion, les couloirs et les artéfacts. Chaque groupe dispose de symboles qui représentent les différentes actions.

2.1 Étapes

Une fois arrivé dans la fenêtre de création du schéma, il faut suivre les étapes suivantes:

1. Commencer le schéma vis-à-vis l'événement de démarrage (cercle mince);
2. Suivre le processus avec une tâche ou une porte parallèle;
3. Schématiser le processus à l'aide des différents objets graphiques
4. S'assurer que tous les chemins du processus se terminent avec un événement de fin (cercle en gras)
5. Enregistrer
6. Dans la page de gestion du workflow, paramétrer les tâches types.

2.2 Les objets de flux

Les objets de flux sont les éléments graphiques connectés et formant le processus. Ils sont nécessaires au fonctionnement du workflow une fois démarré dans Constellio. 

2.2.1 Les évènements

Les évènements servent à identifier un état particulier dans le processus. Ces éléments sont représentés par des cercles. Ils marquent le début ou la fin d'un Workflow.

Évènements	Description	Images
Create StartEvent / Démarrer un workflow	Cet élément permet de démarrer un workflow. D'ailleurs, cet élément est obligatoire et intégré automatiquement dans le schéma dès la création du workflow. Le début d'un workflow doit toujours être suivi par une tâche ou une porte parallèle. Il est impossible de le faire avec une porte exclusive ou inclusive.
Create EndEvent / Terminer le workflow	Cet élément permet de terminer un workflow. Il est également obligatoire. Son contour est en gras ; c'est grâce à cette caractéristique qu'on peut différencier la fin du début d'un événement. Il est possible d'attribuer plusieurs fins à un workflow, mais il aura toujours qu'un seul début.

2.2.2 Les activités

Les activités d'un BPMN apparaissent sous la forme d'un rectangle aux angles arrondis.

Activités	Description	Images
Create Task / Créer une tâche	Cet élément permet d'ajouter une tâche au workflow. Les tâches représentent une action à exécuter, par exemple : créer un dossier d'employé.
Call Activity	Cet élément permet d'ajouter un appel à un autre workflow. Les «Call Activity» doivent contenir le code du workflow courant soit déployé correctement.

2.2.3 Les branchements

Il sert à représenter la condition de routage entre le(s) flux en entrée et le(s) flux en sortie. Cet élément est en forme de losange et le symbole à l'intérieur diffère selon la condition. Le branchement n'est pas une tâche et n'effectue aucune action. Les branchements sont autant utilisés pour diviser un flux en plusieurs flux que pour les réunir en un seul.

Branchements	Description	Images
Exclusive Gateway / Porte exclusive	La porte exclusive permet d'ajouter une condition à choix unique qui définira la prochaine tâche à faire.
Inclusive Gateway / Porte inclusive	La porte inclusive permet d'ajouter une condition à choix multiple qui définira les prochaines tâches à faire.
Parallel Gateway / Porte parallèle	La porte parallèle permet de générer plusieurs tâches parallèlement.
Les portes	Les portes représentent en réalité une question avec une ou plusieurs réponses applicables qui mènent à une ou plusieurs activités. Pour appliquer une question et ses réponses :  Double-cliquer sur le losange pour appliquer une question. Double-cliquer sur la ligne continue en pointe de flèche pour appliquer une réponse. Une seule réponse est applicable par ligne.

2.3 Les objets de connexion

Les objets de connexion représentent les liens entre les objets et les éléments qui circulent dans un processus. Ces éléments sont surtout visuels, ils ne sont pas nécessaires au fonctionnement du workflow dans Constellio.

Objets de connexion	Description	Images
Sequence / Flux de séquence	La ligne continue en pointe de flèche indique l'ordre dans lequel les activités sont exécutées.
Association	La ligne en pointillés montre les relations entre texte, tâches et objets de flux.
Text annotation / Annotation de texte	L'annotation de texte fournit des informations supplémentaires à une activité.
Pools / Les piscines	Les piscines représentent l'ensemble de l'organisation et contiennent des couloirs.
Lane / Les couloirs	Les couloirs indiquent qui exécute un ensemble de tâches définies.

3. Importer/Exporter un flux de travail (workflow)

Comme mentionné plus haut, lors de la création du workflow, il est possible d'importer le schéma d'un processus préexistant.

3.1 Exportation

Pour exporter un workflow, il y a deux manières de le réaliser : 

• Exporter le schéma du workflow : qui permet d'exporter le schéma du workflow en fichier xml.
• Exporter le workflow : qui permet d'exporter un fichier zip qui contient le schéma du workflow en format XML ainsi que les tâches modèles associées à ce workflow.

Pour réaliser l'exportation, il faudra suivre les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône «Pilotage»;
2. Cliquer sur l'icône «Gérer les workflows»;
3. Cliquer sur la loupe du workflow qu'il faudra exporter pour ouvrir sa fiche de consultation; 
4. Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option «Actions»;
5. Cliquer sur «Exporter le workflow». 
6. Vous pouvez aussi cliquer directement sur «Exporter le schéma du workflow».

3.2 Importation

Pour importer un workflow en format XML, il faudra suivre les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône «Pilotage»;
2. Cliquer sur l'icône «Gérer les workflows»;
3. Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option «Ajouter»;
4. Ajouter le fichier XML via les [...] ou glisser-déposer.

Il est également possible d'importer un workflow avec les tâches modèles, également en suivant les étapes suivantes : 

1. Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône «Pilotage»;
2. Cliquer sur l'icône «Importer les enregistrements»;
3. Ajouter le zip avec les fichiers XML via les [...] ou glisser-déposer.

Une fois le workflow importé, il reste possible de modifier le schéma afin de l'adapter à vos besoins. Quand vous serez satisfait, enregistrer et, dans la page de gestion du workflow, paramétrer les tâches types.