Déclassement numérique

Comment réaliser un déclassement de dossiers numériques

Il est possible de gérer à l'intérieur de Constellio des dossiers numériques sans problème. Le module de déclassement permet à ces dossiers de calculer la date à laquelle ceux-ci doivent passer d'un état à un autre. Un avantage certain à utiliser le module de déclassement est la traçabilité de cette démarche. Constellio garde en mémoire la liste de déclassement, ainsi que la règle de conservation qui a été appliquée, les dossiers choisis, le moment du déclassement et l'état vers lequel ceux-ci ont changé. Un audit important pour prouver que l'on suit bien la loi sur les archives et respecte bien notre calendrier de conservation. Il est important de réaliser le déclassement de nos dossiers numériques, car même si nous ne voyons pas son ampleur, les dossiers numériques prennent énormément de place et peuvent nuire à nos recherches. 

La page qui suit vous expliquera comment déclasser des dossiers numériques de A à Z. certains trucs et astuces seront expliqués.

1. Créer une liste de déclassement

1.1 Par le module de déclassement

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner un type de liste de classement à créer;
   Le fonctionnement est identique pour tous les choix.
   Les types de liste

   Liste des dossiers sans date de fermeture : Ceux-ci permettent d'appliquer une date de fermeture aux dossiers à durée fixe, ouvert ou à garder leurs actifs jusqu'à son remplacement. Tant que ces dossiers ne possèderont pas de date de fermeture, ils n'apparaîtront pas dans les listes classiques.
   Déclassement de dossiers : Permets de passer d'un stade à un autre.
   Disposition Tri : Les dossiers à disposition finale de «Tri» apparaîtront automatiquement dans les listes à verser. Puisque certains éléments du dossier sont à conserver, il est logique que le dossier numérique ne soit pas détruit vu les éléments à conserver.
   *Une configuration permet de faire apparaître les dossiers à disposition Tri dans les listes de destruction.
4. Réaliser une recherche pour faire ressortir les dossiers qui doivent être déclassés ou fermés.
   Une unité administrative doit minimalement être sélectionnée.
   Il est possible d'ajouter des critères comme dans la recherche avancée.
   Puis cliquer sur «Recherche».
5. Sélectionner les dossiers voulus et cliquer sur «Générer une liste de déclassement»;
   Point de vigilance

   • Si vous avez sélectionné la Configuration sous l'onglet Déclassement «Sous-dossiers déclassables séparément» : «La sélection d'un dossier ne sélectionne pas ses sous-dossiers. Si vos sous-dossiers doivent être fermés/déclasser, sélectionner ceux-ci directement.»
   • Il est impossible de traiter des dossiers qui contiennent  des documents empruntés.
6. Créer le titre et une description à la liste de déclassement et cliquer sur «Enregistrer». Cela créera la liste et elle apparaîtra à l'écran.
   Nom de liste

   Donner un nom clair à votre liste, car ce nom apparaîtra sur la liste que vous pouvez générer par la suite.
   Nom de l'unité administrative - Type de déclassement - Rubrique du plan de classification - Date
   Ressources humaines - actives à transférer au semi-actif - Dossiers employé - 6 juin 2020

1.2 Par les favoris

Avec les favoris, vous pouvez accumuler une liste de dossiers à déclasser. Il est alors pratique de passer par les favoris, car vous n'aurez pas à rechercher et sélectionner ceux-ci par la page de création de liste.

1. Chercher les dossiers via la recherche classique de Constellio. Sélectionner les dossiers voulus et «Ajouter à un favori»;
2. Allez dans les favoris;
3. Cliquer sur le groupe de favoris voulus;
4. Dans «Actions sur le groupe de favoris», cliquer sur «Liste de déclassement»;
5. Créer le titre et une description à la liste de déclassement et cliquer sur «Enregistrer». Cela créera la liste et elle apparaîtra à l'écran.
   Sélections

   Vous n'avez pas besoin de sélectionner des dossiers en particulier. L'action de liste de déclassement se réalise sur l'entièreté du groupe de favoris et non certains dossiers sélectionnés.

2. Vérification de la liste de déclassement

2.1 Consulter une liste de déclassement

Si vous avez quitté votre liste de déclassement : 

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Liste de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes générées»;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement.

La liste de déclassement comporte toutes les métadonnées référentes à celles-ci.

2.2 Retirer des dossiers de la liste de déclassement

À cette étape, malgré votre présélection, vous pouvez refaire un tour de votre liste de dossiers à déclasser. Il y a deux façons de retirer un dossier de la liste.

2.3 Ajouter des dossiers à la liste

Il est possible d'ajouter des dossiers à la liste en passant par les actions sur la liste de déclassement «Ajouter des dossiers à la liste». 

1. Consulter la liste de déclassement de votre choix;
2. Cliquer sur les actions sur la liste, puis « Ajouter des dossiers à la liste»;
3. La fenêtre de recherche de création de liste apparaît. Réaliser une recherche pour faire ressortir les dossiers qui doivent être déclassés ou fermés.
   Une unité administrative doit minimalement être sélectionnée.
   Il est possible d'ajouter des critères comme dans la recherche avancée.
   Puis cliquer sur « Rechercher »;
4. Sélectionner les dossiers voulus et cliquer sur « Ajouter à la liste »;
5. Les dossiers ont été ajoutés à la liste et se trouvent dans l'espace «Dossiers sélectionnés».

3. Demande de validation

3.1 Demande de validation

La validation permet de demander à un ou plusieurs utilisateurs de valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Ces utilisateurs peuvent alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments. La demande de validation est facultative. 

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes générées»;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Cliquer sur «Demande de validation»;
6. Dans la fenêtre «Demande de validation», compléter les métadonnées et cliquer sur «Envoyer».

Dans la section «Utilisateurs à qui une demande de validation a été envoyée», on voit le nom de l'utilisateur, la date de la demande, si la demande a été validée ou non la date de validation lorsque celle-ci est validée. Il est également possible de supprimer une demande de validation avec le «X» à droite du nom de l'utilisateur.

Tous les utilisateurs doivent avoir validé la liste de déclassement pour qu'il soit possible de réaliser une demande d'approbation. Il est possible de réaliser d'autres demandes de validation suite à des modifications ou de supprimer la demande de validation pour un utilisateur. Après la validation par le ou les utilisateurs, la liste de déclassement se retrouve dorénavant dans l'onglet «Listes validées». 

3.2 Valider une liste de déclassement

Lorsqu'on vous transmet une demande de validation pour une liste de déclassement. Vous pouvez valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Vous pouvez alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments.

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Liste de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes à valider»;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Réaliser des modifications, si nécessaires. Pour ce faire, utiliser les options «Oui» et «Non» dans la colonne «Inclus». L'option «Oui» pour inclure le dossier dans la liste des dossiers prêts à traiter et l'option «Non» pour exclure le dossier, qui est dirigé dans une section «Dossiers exclus»;
6. Pour valider la liste qui est actuellement en cours de validation, cliquer sur «Valider»;
7. Confirmer la validation de la liste de déclassement, pour ce faire, cliquer sur «Oui»;
8. Après la validation par le ou les utilisateurs, la liste de déclassement se retrouve dorénavant dans l'onglet «Listes validées».

4. Demande d'approbation

4.1 Demande d'approbation

L'approbation de la liste de déclassement se fait par le ou les gestionnaires de l'unité administrative, l'approbation est validée directement lorsqu'un des gestionnaires approuve la demande. 

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la liste de déclassement, cliquer sur «Demande d'approbation»
6. Dans la fenêtre «Demande d'approbation», sélectionner un ou plusieurs gestionnaires pour l'approbation de la liste, puis cliquer sur «Envoyer». 

Attention!

Si la configuration «Exiger l'approbation...» est cochée dans Pilotage -> Configurations -> Onglet Déclassement -> Case «Exiger l'approbation...», cela vous force à faire une demande d'approbation pour traiter votre liste. 

4.2 Approuver une demande d'approbation

Lorsqu'on vous transmet une demande d'approbation pour une liste de déclassement. Vous devez valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Vous pouvez alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments.

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes à approuver»;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement; 
5. Réaliser des modifications, si nécessaires. Pour ce faire, utiliser les options «Oui» et «Non» dans la colonne «Inclus».
   L'option «Oui» pour inclure le dossier dans la liste des dossiers prêts à traiter et l'option «Non» pour exclure le dossier, qui est dirigé dans une section «Dossiers exclus» plus bas dans la page.  
6. Pour approuver la liste de déclassement, cliquer sur «Approuver»;
7. Confirmer l'approbation de la liste en cliquant sur «Oui». La liste est maintenant approuvée, donc présente dans l'onglet «Listes approuvées». Il est possible de lancer le traitement.  

5. Traitement d'une liste de déclassement

Pour pouvoir réaliser le traitement d'une liste de déclassement, il est probable qu'il soit obligatoire d'avoir réalisé une approbation de la liste.

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes approuvées»;
4. Cliquer sur la loupe à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Cliquer sur «Lancer le traitement»;
6. Confirmer le traitement en cliquant sur «Oui»; 
7. La liste est déplacée dans l'onglet «Listes traitées», il est toujours possible de la consulter. 

6. Traitement d'une liste sans approbation

Il est possible de traiter une liste de déclassement, sans passer par l'approbation de celle-ci. Dans ce cas, vous devez vous assurer que dans Configurations -> Onglet Déclassement -> décocher les configurations qui exigent l'approbation de liste. Celles-ci sont toutes séparées dans des configurations différentes, donc vous pourriez exiger une approbation pour la destruction, mais pas le transfert au semi-actif.

1. Assurez-vous d'avoir décoché les configurations «Exiger l'approbation...»;
2. Suivez les indications plus haut dans la page de la Création de la liste de déclassement, de la validation des dossiers et de l'ajout aux contenants;
3. Consulter votre liste de déclassement, puis cliquer sur les actions sur votre liste. L'action «Lancer le traitement» est disponible;
4. Cliquer sur «Lancer le traitement» et confirmer le lancement en cliquant sur «Oui». La liste est maintenant approuvée, donc présente dans l'onglet «Listes traitées». 

7. Imprimer une liste de déclassement

Peu importe le statut de la liste, si celle-ci contient des dossiers, il est toujours possible d'imprimer la liste de ceux-ci.

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la fenêtre de consultation d'une liste de déclassement, cliquer sur «Imprimer la liste»;
6. Dans cette fenêtre, il est possible de télécharger le rapport ou de l'imprimer.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les actions à réaliser sur une liste de déclassement, consultez la page «Déclassement».  

8. Supprimer une liste de déclassement

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
   1. Via la page des «Listes générées», cliquer sur le «X» rouge à droite de la liste de votre choix.
   2. Via la fenêtre «Consulter une liste de déclassement», cliquer sur «Supprimer»;
      
3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquer sur «Oui».

9. Déclassement du type de documents

Le déclassement dans Constellio se réalise via les dossiers. Cependant, les documents à l'intérieur de ceux-ci suivent le cycle de vie de leur dossier attitré. Constellio permet de trier de façon automatique les types de documents via les règles de conservation. Donc via la règle de conservation, il est possible d'indiquer quels types de documents liés à la règle seront conservés ou détruits lors du déclassement. Ces éléments fonctionnent avec les types de documents des domaines de valeurs.

1. Dans «Pilotage», cliquer sur «Domaine de valeurs»;
2. Dans «Types de documents», vous pourrez voir tous les types de documents que vous avez dans votre collection;
   Ajouter un type de document

   Pour savoir comment ajouter un type de document au domaine de valeur, consulter l'article «Domaine de valeurs».
3. Une fois les types de documents créés, aller dans «Pilotage», cliquer sur «Calendrier de conservation»;
4. « Modifier» la règle désirée;
5.  Vous trouverez le champ «Type de documents»;
   1. Choisir le type préalablement créé dans votre domaine de valeur;
   2. Choisir la méthode de disposition voulue;
6. «Enregistrer»