Gouvernance automatisée d'Office 365
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Gouvernance automatisée d'Office 365
- Updated on 25 Oct 2023
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Gouvernance automatisée d'Office 365
Cette fonctionnalité est dépendante du module de Workflow. Pour y avoir accès, les modules de Workflow et d'Espace 365 doivent être installés sur le serveur.
1. Gabarits de structure d'Office 365
Afin de faciliter la gouvernance d'Office 365, Constellio offre la possibilité de préparer des gabarits de structures qui seront automatiquement attachés au plan de classification lors de leur création. Avec cette connexion invisible pour les utilisateurs, la gestion du cycle de vie devient automatiquement gérée par le logiciel.
Les gabarits disponibles sont les suivants :
- SharePoint
- Site : Représente un site ou un sous-site SharePoint.
- Bibliothèque : Représente une bibliothèque située à l'intérieur d'un site SharePoint.
- Teams
- Équipe : Représente une équipe publique ou privée dans Microsoft Teams.
- Canal : Représente un canal public ou privé d'une équipe Microsoft Teams.
- One Drive
- Bibliothèque : Représente la structure racine de One Drive.
- Exchange
- Boîte de courriel : Représente la boite courriel d'un utilisateur.
Lors de la création d'un gabarit, il est possible d'ajouter un ou plusieurs nœuds d’enfants ou d'importer un gabarit existant à fin de référence (Par exemple, utiliser un gabarit existant de canal à l'intérieur d'un gabarit d'équipe).
2. SharePoint
2.1 Site
Pour les sites SharePoint, il est possible de modifier les propriétés suivantes :
- Titre
- Description
- Liaison dans Constellio
Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'un site :
- Sous-site
- Bibliothèque
Pour l'instant, puisqu'il n'est pas possible de créer des sites SharePoint par le Graph API de Microsoft, la structure de site, sous-site et bibliothèque doit être pré existante avant de pouvoir utiliser le gabarit. Le gabarit sert alors à lier ces éléments au plan de classification ainsi que pour créer la structure de dossiers/documents à l'intérieur de ces éléments.
2.2 Bibliothèque
Pour les bibliothèques SharePoint, il est possible de modifier les propriétés suivantes :
- Titre
- Description
- Liaison dans Constellio
Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une bibliothèque :
- Dossier
- Document
Pour l'instant, puisqu'il n'est pas possible de créer des bibliothèques SharePoint par le Graph API de Microsoft, la bibliothèque doit être pré existante avant de pouvoir utiliser le gabarit. Le gabarit sert alors à lier la bibliothèque au plan de classification ainsi que pour créer la structure de dossiers/documents à l'intérieur de celle-ci.
3. Teams
3.1 Équipe
Pour les équipes Teams, il est possible de modifier les propriétés suivantes :
- Titre
- Description
- Propriétaires (Pour les équipes privées)
- Membres (Pour les équipes privées)
- Liaison dans Constellio
Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une équipe :
- Canal
Lorsqu'un gabarit d'équipe est utilisé, l'utilisateur créant celle-ci est automatiquement ajouté comme propriétaire.
3.2 Canal
Pour les canaux Teams, il est possible de modifier les propriétés suivantes :
- Titre
- Description
- Sécurité (Canal privé ou public)
- Liaison dans Constellio
Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'un canal :
- Dossier
- Document
4. One Drive
4.1 Bibliothèque
Pour les bibliothèques SharePoint, il est possible de modifier les propriétés suivantes :
- Titre
- Description
- Liaison dans Constellio
Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une bibliothèque :
- Dossier
- Document
Puisqu'il n'est pas possible de créer des bibliothèques One Drive, le gabarit doit être lié à un utilisateur. Le gabarit sert alors à lier la bibliothèque de l'utilisateur au plan de classification ainsi que pour créer la structure de dossiers/documents à l'intérieur de celle-ci.
5. Exchange
5.1 Boîte de courriel
Pour les boîtes de courriel d'Exchange, il est possible de modifier les propriétés suivantes :
- Titre (du gabarit)
- Liaison dans Constellio
Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'une boîte de courriel :
- Dossier
Puisqu'il n'est pas possible de créer des boîtes de courriel, le gabarit doit être lié à un utilisateur. Le gabarit sert alors à lier la boîte de courriel de l'utilisateur au plan de classification ainsi que pour créer la structure de dossiers à l'intérieur de celle-ci.
6. Structures communes
Les structures communes sont les structures réutilisées à l'intérieur des gabarits d'Office 365.
S'il n'est pas possible de créer un gabarit racine pour ces éléments, elles peuvent être utilisées et configurées afin de proposer une structure uniforme aux utilisateurs.
6.1 Dossier / Dossier de courriel
Pour les dossiers, il est possible de modifier les propriétés suivantes :
- Titre
- Liaison dans Constellio
Il est possible d'ajouter les éléments suivants à l'intérieur d'un dossier :
- Sous-Dossier
- Document (Seulement SharePoint, Teams et One Drive)
6.2 Document
Pour les documents, il est possible de modifier les propriétés suivantes :
- Titre
- Contenu
- Liaison dans Constellio
Les gabarits de documents sont seulement disponibles pour SharePoint, Teams et One Drive. Il n'est présentement pas possible d'ajouter un gabarit de courriel dans Exchange.
7. Intégrations aux workflows
7.1 Créer du contenu dans Office 365
Lors de la configuration de workflow, une nouvelle action Créer du contenu dans Office 365 est disponible dans les tâches. Lors workflows possédant une de ces tâches requiert la configuration du gabarit avant de pouvoir être démarrés. Il demeure possible de modifier ce gabarit à tout moment lors de l'exécution du workflow en consultant une des tâches. Lorsque la tâche est complétée, un traitement en lot est démarré et lance la duplication du gabarit dans Office 365. 
Formulaire de création de contenu 365 - Espace 365
7.2 Déclassement de contenu O365
Lors de la configuration de workflow, une nouvelle action Déclassement de contenu O365 est disponible dans les tâches. Les workflows possédant une de ces tâches requièrent la sélection des éléments à déclasser, du mode de disposition ainsi que la sélection du responsable du déclassement avant de pouvoir être démarrés. Il demeure possible de modifier ces paramètres à tout moment lors de l'exécution du workflow en consultant une des tâches. Lorsque la tâche est complétée, un traitement en lot est démarré et lance la création d'une liste de déclassement de fermeture.
Formulaire de déclassement de contenu O365 - Espace 365
7.2.1 Responsable du déclassement
La mécanique d'approbation des listes de déclassement d'Office 365 varie de la mécanique originale de Constellio. Lorsqu'un responsable du déclassement est sélectionné, celui-ci devient le gestionnaire de la liste de déclassement créée par le workflow. Il lui est aussi possible de gérer les éléments de la liste ainsi que de lancer le traitement de celle-ci.
Le gestionnaire de la liste de déclassement n'a pas besoin des rôles normalement nécessaires à la gestion de listes de déclassement. Ces workflows doivent donc être configurés avec diligence.
7.2.2 Mode de disposition
Lors de la création du workflow, il est possible de choisir entre une copie ou une archive de l'information. Tout dépendant de la sélection, un nouveau bouton sera ajouté à la liste de déclassement pour permettre au gestionnaire de supprimer le contenu de son emplacement d'origine.
Peu importe le mode de disposition choisi, le contenu n'est jamais supprimé automatiquement. Il reste recommandé de valider le rapport de déclassement généré avant de procéder à la suppression du contenu.
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