Pourquoi utiliser Constellio dès l'actif?

Constellio dès l'actif

Ils nous arrivent constamment de recevoir des demandes des clients concernant l'utilisation de Constellio. Ces questions portent souvent sur son utilisation dès l'actif. Dans ces conseils pratiques, nous vous énumérerons les avantages d'utiliser Constellio dans l'ensemble de votre organisation, et ce dès la création de vos documents! Le logiciel est rempli d'avantage et cet article vise à vous aider dans l'élaboration de votre argumentaire. 

Il est certain que plusieurs organisations utilisent Constellio et l'utilisent de façon différente. 

Avantages

Constellio conseille de centraliser l'information à un seul endroit. La centralisation de l'information a un impact sur la productivité, l'initiative, l'indépendance, la confiance, la gestion du changement et l'accompagnement à fournir aux utilisateurs. Voici certains arguments en faveur de mettre les documents dans Constellio dès l'actif : 

-Constellio est simple, intuitif, épuré;
-Centralisation de l'information, permet une vue d'ensemble;
-Puisque les documents sont centralisés, une seule plateforme est à consulter pour retrouver l'information que l'on souhaite;
-La gestion du transfert au quotidien peut paraître fatigante, mais c'est une gestion qui est tout de même à faire, peu importe la plateforme utilisée. C'est une question d'habitude et d'avantages à long terme. Pourquoi remettre à plus tard quelque chose que l'on peut faire aujourd'hui et qui sera bénéfique instantanément?;
-Plus facile pour la gestion du changement, car les utilisateurs ont une seule plateforme à apprendre et peuvent être plus indépendants, car il n'y a qu'un seul endroit où chercher;
-Avec la couleur des dossiers, il est facile de voir ce qui est actif du reste. Ça amène les gens à être conscients de la valeur des archives et de l'importance de faire le ménage;
-Constellio permet de gérer les versions de documents et gère les doublons (ces fonctionnalités sont surtout pratiques pour la gestion de l'actif);
-En fait, toutes les fonctionnalités montrées dans les premières formations sont vraiment pratiques pour le partage et entraide.

Voici une petite métaphore pour illustrer ces propos : si vous réalisez votre ménage un peu tous les jours dans votre maison, c'est beaucoup plus propre, facile de se retrouver, il est moins difficile de réaliser les tâches ménagères et de frotter, etc. Si vous attendez un mois pour réaliser l'ensemble de ces tâches, il est certain que ce sera beaucoup plus long, plus difficile et que vous aurez perdu quelques chaussettes dans la maison. C'est un peu humoristique, mais cela s'applique bien à la gestion documentaire. L'effort est moindre lorsque nous prenons de bonnes habitudes régulières en matière de gestion documentaire. Quelques petits gestes hebdomadaires aident à éviter des heures de travail sur le long terme.

-Mettre seulement à l'inactif a ces désavantages : Tu dois faire le tri à la main au lieu de pouvoir te fier au module de déclassement (risque d'erreurs), plusieurs plateformes à utiliser pour retrouver l'information, donc plus d'accompagnement aux utilisateurs, car ils ne retrouvent jamais ce qu'ils veulent de façon indépendante...pas de vue d'ensemble, pas de gestion des versions (donc tu dois faire ce ménage préalablement à mettre dans la plateforme au lieu d'au fur et à mesure), etc.