Vue d'ensemble de l'espace 365

Espace 365

Espace 365 est une fonctionnalité qui permet d'arrimer les outils de l'Office 365 tels que Teams, OneDrive et Sharepoint à Constellio. L'Espace 365 offre une centralisation de l’information en une seule plateforme. À Partir de Constellio, il devient possible de repérer et porter des actions sur des documents ou dossiers qui se trouvent dans les différentes applications de la suite Microsoft. De ce fait, l'Espace 365 facilite la recherche et l'importation de vos dossiers et documents classés dans ces outils.

À l'installation de la fonctionnalité, deux nouvelles options deviennent disponibles : L'arbre Office 365 à l'accueil et la recherche unifiée.

1. Arbre Office 365

Avec Espace 365, un nouvel arbre devient disponible à l'accueil : l'arbre Office 365. L'arbre Office 365 permet de naviguer dans les outils SharePoint, One Drive, Teams et Exchange. 

Il est aussi possible de consulter les éléments et d'effectuer quelques actions.

1.1 Actions sur un document

Nom de l'action	Description	Images
Consulter	Cette option permet de consulter le document dans une nouvelle fenêtre.
Créer un lien	Cette option permet de lier un élément d'Office 365 à un dossier ou directement à la racine d'une rubrique afin de créer un dossier unifié.
Éditer en ligne	Cette option permet de modifier le document en ligne dans votre espace personnel Sharepoint.
Importer dans Constellio	Cette option permet d'importer le document dans un dossier déjà existant dans Constellio.  Il est possible de cocher l'option «Supprimer de Office 365 après l'importation?». Cette option est uniquement disponible pour les éléments de type «Dossier». Il n'est pas possible de supprimer d'autre éléments lors du classement. De plus, le bouton «Ajouter métadonnées» permet de saisir des métadonnées supplémentaires pour l'importation d'un document.
Ajouter à vos favoris	Cette option permet d'ajouter le document d'Office 365 et l'ajouter à vos favoris dans Constellio.
Message dans teams	Cette option permet de partager le document dans le canal teams de votre choix, de mentionner des utilisateurs et «taguer» le message comme important.
Télécharger	Cette option permet de télécharger sur votre poste de travail la dernière version du document.
Renommer	Cette option permet de renommer le titre du document.
Supprimer	Cette option permet de supprimer le document.
Copier	Cette option permet de copier le document dans un autre dossier.
Déplacer	Cette option permet de déplacer le document dans un autre dossier.

2. La recherche unifiée

La recherche dans Office 365 fonctionne avec le moteur de la recherche simple dans Constellio. Pour plus ample information sur la recherche simple : consulter l'article sur la recherche simple de la documentation.Barre de recherche simple

2.1 L'Onglet Office 365

La recherche se divise en trois onglets : 

1. Constellio : les résultats de recherche dans l'onglet « Constellio » font référence aux enregistrements déjà classés dans Constellio;
2. Office 365 : les résultats de recherche dans l'onglet « Office 365 » font référence aux documents classés dans votre SharePoint, OneDrive et/ou Teams.

   3. Courriels Exchange :  les résultats de recherche dans l'onglet « Courriels Exchange » font référence aux courriel classés dans votre boîte de courriel.

2.2 Afficher un document

En cliquant sur un document, celui-ci s'ouvre dans une fenêtre à panneau divisé. 

Deux onglets s'affichent : 

1. Visualisation : cet onglet permet de visualiser le document;
2. Métadonnées : cet onglet renferme les métadonnées qui sont associées aux documents tels que le titre, l'auteur, l'origine et le lien vers le document.

3. Dossiers unifiés

Les dossiers unifiés permettent de créer une liaison logique entre le contenu de Constellio et le contenu d'Office 365. Le dossier de Constellio se transforme alors pour contenir des références vers les objets d'Office 365. Ceci permet de travailler rapidement avec la suite de Microsoft par les interfaces de Constellio et de rapatrier le contenu si désiré. 

De plus, le dossier unifié favorise la mise en application du plan de classification et des règles de conservation sur les dossiers et documents provenant d'Office 365. Cela permet la gestion du contenu des différentes applications de la suite Microsoft et indique la durée de conservation et la finalité du contenu lié.

3.1 Actions sur un dossier

 3.1.1 Consulter un dossier unifié

Lorsqu'un dossier est unifié, il est possible de voir les objets d'Office 365 dans l'onglet Contenu du dossier. Il est alors possible d'appuyer sur un des éléments pour visualiser un document ou pour obtenir la sous-arborescence pour les autres types d'objets. Les liens externes sont représentés par une icône de nuage.

3.1.2 Liens externes

Cette option permet de configurer les objets d'Office 365 qui sont liés au dossier Constellio. C'est par cette action qu'un dossier devient unifié. 

1. Aller dans l'arborescence Office 365;
2. Cliquer sur un dossier;
3. Dans le dossier, cliquer sur «Créer un lien». Vous devez choisir si vous souhaitez lier le dossier à un dossier ou à une rubrique du plan de classification. Par la suite, cliquer sur «Continuer»;
4. Cette fenêtre apparaît. Vous devez choisisr si vous souhaitez créer un «lien d'archivage» ou un «lien de consultation», puis «Enregistrer»;
5. Un message vous confirme que le lien a été créé.Il est aussi indiqué dans l'arborescence que le dossier est lié.

3.1.3 Ajouter à vos favoris

Il est possible d'ajouter vos dossiers dans vos favoris Constellio.

3.1.4 Rapatrier le contenu

Cette option permet de rapatrier manuellement l'ensemble des liens externes d'un dossier unifié. Le contenu rapatrié est alors transformé en arborescence de sous-dossiers et de documents Constellio. Les liens externes disparaissent alors de l'onglet Contenu du dossier. 

À noter qu'après un rapatriement, les liaisons entre le dossier Constellio et les objets d'Office 365 restent présentes afin de permettre de mettre à jour le contenu lors d'un rapatriement subséquent.

3.1.5 Déclassement des dossiers unifiés

Le déclassement des dossiers unifiés se fait de la même manière qu’un dossier Constellio. Cependant, certaines spécifications sont à noter pour le déclassement. 

 Rapport d’importation

Lors du déclassement d'un dossier unifié, les liens externes qui y sont liés sont automatiquement rapatriés dans Constellio. Après une importation, soit automatisée ou manuel, un rapport d’importation est généré sous format Excel et placé dans un nouveau sous-dossier du dossier importé.

 Sécurité de l’importation 

L’importation des dossiers sera effectuée en utilisant le jeton Microsoft de l’utilisateur. Si l’utilisateur ne possède pas les droits en lecture sur un des éléments qui fait partie de l’importation, ce dernier ne sera pas importé.

 De la même façon, les éléments ne seront pas supprimés si l’utilisateur ne possède pas les droits en suppression sur un élément lorsque l’option « Supprimer de O365 après l’importation » est sélectionnée.

 Les icônes selon les statuts et les supports

Les icones des dossiers unifiés indiquant les statuts et les supports varient des dossiers natifs de Constellio et ce, spécialement lors de changement de statuts archivistiques.

Le dossier bleu avec un petit nuage indique qu’il s’agit d’un dossier unifié, c’est-à-dire qu’il contient des éléments Offices 365 qui y sont liés. Contrairement aux dossiers de Constellio, lorsque le dossier est unifié, l’icone du dossier n’indique pas les supports des autres documents. Ex : disque pour indiquer le support disque magnétique et feuille pour indiquer le support papier. 

De plus, l’icône du dossier ne changera pas de couleur et ce, malgré le statut archivistique. Le dossier reste bleu à l’actif, semi-actif, en conservation ou en destruction. Il est possible de visualiser le statut du dossier à partir de la fiche des métadonnées dans le champ Statut archivistique.