Fonctionnalités iO Govern

1. Introduction

iO Govern est une solution complémentaire à Constellio, conçue pour étendre les capacités de gouvernance au contenu hébergé dans les environnements Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Exchange et OneDrive). L'objectif principal est de permettre aux organisations d'appliquer les politiques de conservation, la classification et le cycle de vie du contenu définis dans Constellio au contenu O365, assurant ainsi la conformité et une gestion de l'information cohérente.

2. Fonctionnalités Clés

iO Govern offre les fonctionnalités suivantes : Connexion aux bibliothèques de documents O365, Découverte et Navigation du Contenu, Application du plan de classement institutionnel Constellio, Assignation des Règles de Conservation, Importation du Contenu 0365 dans Constellio, Suivi et Monitoring, Déclenchement du Déclassement, Administration et Configuration.

2.1  Se Connecter à iO Govern

• Prérequis : Vous devez disposer d'un compte utilisateur iO Govern valide. L'accès à iO Govern se fait généralement via une intégration d'authentification unique (SSO) avec Constellio.
• Étapes :
  1. Ouvrez votre navigateur web et accédez à Constellio, cliquer sur l’icône d’iO Govern qui est affiché sur le menu latéral gauche.
  2. Si l'authentification unique est configurée, vous serez automatiquement connecté avec vos identifiants Constellio. Sinon, vous devrez peut-être saisir un nom d'utilisateur et un mot de passe spécifiques à iO Govern.
  3. Une fois connecté, vous arriverez sur le Tableau de Bord d'iO Govern (la page d'accueil).

2.2 Navigation dans iO Govern

L'interface d'iO Govern est conçue pour être intuitive et facile à utiliser. Voici les principales sections que vous trouverez généralement dans le menu de navigation (situé sur le côté gauche ou en haut de l'écran): 

• Accueil : Offre une vue d'ensemble de l'activité et de l'état des tâches de gouvernance. Vous y trouverez des widgets affichant des informations clés sur les connexions, les liaisons, les rapatriements et la santé du système.
• Gouverner :Cette section vous permet d'explorer les différentes sources Microsoft 365 qui ont été connectées à iGovern (SharePoint, Teams, Exchange, OneDrive). Vous pouvez naviguer à travers la structure de chaque environnement pour sélectionner le contenu à gouverner.

• Déclassement : Cette section est dédiée au processus de rapatriement automatisé de contenu O365 vers Constellio en utilisant les listes de déclassement définies dans Constellio.
• Configuration : (Accessible uniquement aux administrateurs iGovern) Permet de gérer les utilisateurs, les connecteurs aux sources O365, les paramètres système et de consulter les logs.

2.3 Connecter des Sources Microsoft 365

Objectif : Permettre à iO Govern d'accéder au contenu des environnements O365.

Étapes :

1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Configurations
2. Sélectionnez Sources de Données .
3. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau connecteur (souvent représenté par un icône "+" ou un texte similaire).
4. Choisissez le Type de Source que vous souhaitez connecter dans le menu déroulant (SharePoint, Teams, Exchange, OneDrive).
5. Remplissez le Formulaire de Configuration avec les informations requises. Ces informations varient en fonction du type de source et peuvent inclure des URLs de site (pour SharePoint), des ID d'application Azure AD et des secrets clients (pour l'authentification), etc. Reportez-vous à la documentation technique ou à votre administrateur pour obtenir les détails spécifiques à chaque type de connecteur.
6. Cliquez sur le bouton Tester la connexion pour vérifier que iO Govern peut communiquer avec la source O365 en utilisant les informations fournies. Un message de succès ou d'erreur s'affichera.
7. Si le test réussit, cliquez sur le bouton Enregistrer ou Créer pour sauvegarder la configuration du connecteur. La source connectée apparaîtra dans la liste des connecteurs configurés.

2.4 Parcourir et Sélectionner du Contenu O365

Objectif : Explorer le contenu des sources O365 connectées pour identifier les éléments à gouverner (lier ou rapatrier).

• Étapes :

  1. Dans le menu de navigation, cliquez sur Gouverner/ Sources, 

  2. Sélectionnez la Source O365 que vous souhaitez explorer dans la liste des connecteurs configurés (par exemple, "SharePoint - Sites de Communication").

  3. Navigation :

     • SharePoint : Une vue arborescente s'affiche sur la gauche de l'écran. Cliquez sur les flèches ou les icônes "+" pour développer les Collections de sites, les Sites, les Bibliothèques de documents et les Dossiers. Cliquez sur un élément pour afficher son contenu principal (fichiers et sous-dossiers) dans la zone principale de l'écran.

     • Teams : Une liste des équipes connectées est affichée. Cliquez sur une équipe pour voir ses Canaux. Cliquez ensuite sur un canal pour explorer les fichiers partagés dans cet espace (la gestion du contenu au niveau des canaux peut varier).

     • Exchange : Explorez les Boîtes aux lettres connectées. Vous pouvez naviguer à travers les dossiers de messagerie (Boîte de réception, Éléments envoyés, etc.).

     • OneDrive : Parcourez vos fichiers et dossiers OneDrive Entreprise connectés. La structure sera similaire à un explorateur de fichiers.

  4. Recherche : Utilisez la barre de recherche (située en haut de la liste de contenu ou de l'arborescence) pour trouver des éléments spécifiques par nom. Saisissez un mot-clé et appuyez sur Entrée ou cliquez sur l'icône de recherche. Des options de filtrage (par type de fichier, date de modification, etc.) peuvent être disponibles pour affiner votre recherche.
     

  5. Sélection : Cliquez sur un élément (fichier, dossier, site, etc.) pour le sélectionner. L'élément sélectionné peut être mis en évidence. Pour effectuer des actions en lot (lier plusieurs éléments en même temps), cochez les cases à côté de chaque élément souhaité.

2.5 Lier du Contenu O365 à Constellio

Objectif : Établir un lien entre un élément de contenu O365 et une entité de gouvernance dans Constellio pour appliquer les politiques de conservation et de cycle de vie de Constellio.

• Étapes :

  1. Dans la section Gouverner/ Sources, naviguez et sélectionnez le ou les éléments O365 que vous souhaitez lier.

  2. Cliquez sur le bouton Lier à Constellio (ce bouton peut apparaître dans la barre d'outils au-dessus de la liste de contenu, dans un menu contextuel après avoir cliqué avec le bouton droit sur l'élément, ou dans une zone d'actions globale).

  3. Une fenêtre modale ou un panneau latéral intitulé "Lier à Constellio" s'affichera. Il contiendra généralement un champ de recherche pour trouver des entités Constellio.

  4. Dans le champ de recherche Constellio, saisissez des mots-clés (par exemple, le nom d'un dossier de classement, une référence d'unité administrative) pour trouver l'entité à laquelle vous souhaitez lier le contenu O365. Une liste de résultats correspondants apparaîtra.

  5. Sélectionnez l'entité Constellio appropriée dans les résultats de la recherche en cliquant dessus. Le nom de l'entité sélectionnée peut apparaître dans un champ de confirmation.

  6. Cliquez sur le bouton Confirmer la liaison "Lier. Un message de confirmation de succès devrait s'afficher en haut de l'écran ou dans la fenêtre modale.

  7. Vérification dans Constellio : Pour vérifier la liaison, connectez- vous à votre instance Constellio, recherchez l'entité à laquelle vous avez lié le contenu O365, et vous devriez trouver un lien externe vers l'élément O365 dans la section des liens associés ou des références externes de cette entité. Le lien externe contiendra généralement l'URL ou l'identifiant de l'élément O365.

2.6 Rapatrier du Contenu O365 vers Constellio (Déclenchement Manuel)

• Rôle : Utilisateur iOGovern

• Objectif : Importer physiquement le contenu O365 sélectionné dans le système de gestion de contenu de Constellio.

• Étapes :

  1. Dans la section Parcourir / Sources, naviguez et sélectionnez le ou les éléments O365 que vous souhaitez rapatrier.

  2. Cliquez sur le bouton Rapatrier vers Constellio .

  3. Une fenêtre de confirmation peut s'afficher, vous demandant de confirmer l'action de rapatriement. Cliquez sur Oui, Confirmer, ou Démarrer le rapatriement pour continuer.

  4. iGovern initiera le téléchargement du contenu (fichier et métadonnées) depuis O365 et le chargement dans Constellio. La progression du rapatriement peut être visible dans une notification en bas de l'écran, une barre de progression, ou une section dédiée aux tâches en cours.

  5. Une fois le rapatriement terminé avec succès, un message de succès s'affichera. Le contenu sera désormais disponible en tant que nouvelle fiche de contenu dans Constellio. Vous pourrez le retrouver en effectuant une recherche dans Constellio.

3. Gouvernance conforme à Constellio

La gouvernance dans iO Govern doit être conforme.

3.1 Rapatrier du Contenu O365 vers Constellio (Via Déclassement Automatisé)

• Rôle : Utilisateur iO Govern

• Objectif : Utiliser les listes de déclassement définies dans Constellio pour automatiser le processus de rapatriement du contenu O365.

• Prérequis : Une liste de déclassement contenant des références (URLs ou identifiants) au contenu O365 doit avoir été créée et configurée dans Constellio. Vous devez connaître l'ID unique de cette liste dans Constellio.

• Étapes :

  1. Dans le menu de navigation d'iO Govern, cliquez sur Déclassement.

  2. Dans le champ intitulé ID de la liste de déclassement Constellio, saisissez l'identifiant unique (numérique ou alphanumérique) de la liste de déclassement que vous souhaitez utiliser.

  3. Cliquez sur le bouton Valider l'ID ou un bouton similaire. iO Govern communiquera avec Constellio pour vérifier l'existence de la liste et affichera les éléments O365 qui y sont référencés dans un tableau ou une liste en dessous du champ d'ID.

  4. Vérifiez attentivement la liste des éléments O365 qui seront rapatriés. Si la liste est correcte, cliquez sur le bouton Démarrer le déclassement ou Lancer le processus.

  5. iO Govern lancera alors le processus de rapatriement pour tous les éléments O365 présents dans la liste de déclassement. L'état du déclassement (en cours, terminé, erreurs) sera généralement affiché dans cette section, avec des informations sur le nombre d'éléments traités et les éventuels problèmes rencontrés. Une fois le processus terminé, les éléments rapatriés seront disponibles dans Constellio.

3.2 Suivi et Monitoring

• Rôle : Utilisateur iO Govern, Administrateur iO Govern

• Objectif : Visualiser l'état des opérations de gouvernance et la santé du système.

• Tableau de Bord : Consultez la page d'accueil après la connexion. Des "widgets" ou des sections afficheront des informations résumées telles que :

  • Nombre total de sources O365 connectées.

  • Nombre de liaisons O365 actives vers Constellio.

  • État des dernières tâches de rappatriement (succès, échecs, en cours).

  • Indicateurs de santé des connecteurs O365

  • Un résumé des tâches de déclassement récentes.

• Accueil :  Affiche une liste détaillée de toutes les liaisons établies entre le contenu O365 et Constellio. Vous pourrez généralement filtrer et trier cette liste par date de liaison, utilisateur, source O365, entité Constellio liée, etc. 

3.3 Administration (Pour les Administrateurs iO Govern)

• Gestion des Utilisateurs : Dans la section Administration, recherchez une option telle que "Utilisateurs" ou "Gestion des comptes". Vous pourrez y ajouter de nouveaux utilisateurs iO Govern, modifier les informations de leurs comptes (nom, adresse e-mail, etc.), réinitialiser les mots de passe et attribuer des rôles (qui définissent les permissions et l'accès aux différentes fonctionnalités d'iO Govern).
  
• Gestion des Connecteurs : Dans la section Administration, sous "Connecteurs" ou "Sources de Données", vous verrez la liste des connecteurs O365 configurés. Vous pourrez modifier les paramètres d'un connecteur existant (par exemple, changer les informations d'authentification), tester à nouveau la connexion ou supprimer un connecteur si nécessaire.
• Paramètres Système : Dans la section Administration, recherchez une option telle que "Paramètres" ou "Configuration du système". Vous pourrez y configurer les paramètres globaux d'iGovern, tels que l'URL de votre instance Constellio, les paramètres de notification (si configurés), et d'autres options spécifiques au fonctionnement d'iO Govern.
• Gestion des Logs : Dans la section Administration, une option "Logs" ou "Journaux" vous permettra de consulter les fichiers journaux d'iO Govern directement dans l'interface ou de les télécharger pour une analyse plus approfondie. Vous pourrez peut-être filtrer les logs par date, niveau de sévérité (erreur, avertissement, information) ou composant. 

3.4 Navigation entre iO Govern et Constellio

Des liens directs entre iO Govern et Constellio sont souvent intégrés pour faciliter le flux de travail. Par exemple :

• Dans Constellio, lorsque vous visualisez une entité à laquelle du contenu O365 est lié via iO Govern, vous pouvez trouver un lien externe qui vous redirige directement vers cet élément dans l'interface d'iO Govern (si vous y êtes connecté).
• Dans iO Govern, lors de la visualisation des détails d'une liaison ou d'un rapatriement, vous pouvez trouver un lien qui vous ouvre l'entité correspondante dans Constellio.
• Les boutons de navigation dans le menu principal de Constellio vers iO Govern (et vice versa) permettent de basculer facilement entre les deux applications sans avoir à vous reconnecter grâce à l'authentification unique.