Actions sur les dossiers
- 28 Jan 2025
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Actions sur les dossiers
- Mis à jour le 28 Jan 2025
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Actions sur les dossiers dans Constellio
Le menu déroulant présent dans Constellio, en plus du menu contextuel de la fenêtre du dossier consulté, offre plusieurs options liées au dossier. Les options visibles pour un usager varient selon son profil (ses autorisations et ses rôles), ainsi que les fonctionnalités installées dans l'environnement. Il est possible d'ordonner les actions selon l'ordre que vous préférez, pour ce faire, consulter l'article «Gestion des actions».
1. Modifier la fiche
Cette option de modifier les métadonnées d'un dossier ou d'un sous-dossier. À partir de cette option, il est également possible de classer un dossier dans un portail thématique.
2. Ajouter un sous-dossier
Cette option permet d'ajouter un sous-dossier. Cette option est également disponible dans le menu d'action de la collection, lorsque vous êtes dans le dossier parent, cliquer sur «Ajouter un sous-dossier». 
3. Ajouter un document
Cette option permet d'ajouter un document au dossier. Vous pouvez également glisser un document directement dans un dossier ou sous-dossier.
4. Déplacer dans un dossier
Cette option permet de déplacer un dossier à l'intérieur d'un autre dossier. Le dossier qui a été déplacé devient alors un sous-dossier. Il hérite ainsi de l'unité administrative, de la rubrique du plan de classification et de la règle de conservation de son nouveau dossier parent.
5. Dupliquer
Cette option duplique un dossier en conservant les métadonnées. Vous avez le choix entre «Dupliquer la fiche» et «Dupliquer la fiche et son arborescence».
«Dupliquer la fiche» va seulement dupliquer les métadonnées du dossier sélectionné. «Dupliquer la fiche et son arborescence» va dupliquer les métadonnées du dossier sélectionné, ainsi que ses sous-dossiers. Le dossier dupliqué sera vide, sans aucun document. L'utilité de cette option est de pouvoir recréer des dossiers à caractère répétitif, tout en gardant la structure des métadonnées et ainsi éviter de recommencer le processus de création pour chacun.
Dans l'arborescence, le terme « copie » entre parenthèses est ajouté au titre du dossier.
6. Lien de consultation
Cette option permet d'obtenir le lien URL du dossier dans Constellio. Le lien se copie automatiquement dans votre presse-papier.
Le lien de consultation est à utiliser entre collègues qui ont accès au dossier. Si le collègue à qui vous partagez ce lien n'a pas accès au dossier, la page le ramènera à l'accueil. Priorisez alors l'action : Partager.
7. Partager/Retirer les partages
Cette option permet de donner une autorisation spécifique sur un dossier à un ou plusieurs usagers ou groupes qui normalement n'ont pas accès à ce dossier.
Contrairement à l'option «Autorisations», celle-ci ne permet pas de supprimer les dossiers partagés.
Formulaire «Partager» un dossier
| Nom du champ | Option | Description |
| Utilisateur(s) autorisés | Facultatif | Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs |
| Groupe(s) autorisé(s) | Facultatif | Sélectionner un ou plusieurs groupes |
| Accès | Obligatoire | Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression) |
| Date de début | Facultatif | Inscrire une date de début d'accès |
| Date de fin | Facultatif | Inscrire une date de fin d'accès |
Un bouton s'ajoute lorsque le document est partagé.
Retirer les partages : ce bouton permet de retirer un partage que vous avez fait.
Attention!
- Si le champ «Date de fin» ne comporte aucune date limite, les autorisations seront permanentes.
- Les accès qu'un utilisateur peut partager varient selon ses propres accès au dossier. Si vous avez uniquement un accès en lecture, vous ne pouvez pas partager le dossier en écriture ou suppression.
L'utilisateur peut gérer ses partages via l'onglet «Partages» dans l'accueil de Constellio. De plus, une option «Gérer les partages» est également disponible dans le pilotage du système. Pour plus ample information, consulter la section «Gérer les partages» du guide.
8. Ajouter/Enlever du panier
Cette option permet d'ajouter le dossier dans la fenêtre presse-papier. Par la suite, il est possible d'enlever le dossier du presse-papier.
9. Ajouter à vos favoris
Cette option permet d'ajouter le dossier dans un nouveau favori, dans un favori existant ou dans un favori partagé. Pour un nouveau favori, inscrire un titre et cliquer sur «Enregistrer».
Pour un favori existant ou partagé, sélectionner le nom de ce favori.
10. Emprunter/Retourner
Cette option permet de réaliser l'emprunt et le retour d'un dossier.
| Nom du champ | Option | Description | Images |
| Date d'emprunt | Obligatoire | La date de l'emprunt devrait être automatiquement inscrite dans ce champ. | (1).PNG?sv=2022-11-02&spr=https&st=2025-02-18T22%3A59%3A47Z&se=2025-02-18T23%3A09%3A47Z&sr=c&sp=r&sig=HdO5Md9xMc9t6Tb8zC1tUJCsWcq%2B1duuExgCucn15Ag%3D)  Options supplémentaires liées à l'emprunt/retour de dossiers |
| Type d'emprunt | Obligatoire | Indiquer s'il s'agit d'un emprunt ou d'une consultation du dossier. | |
| Emprunteur | Obligatoire | Sélectionner l'utilisateur qui emprunte le dossier | |
| Date de retour prévue | Obligatoire | La date de retour prévue est automatiquement calculée selon la durée configurée pour un emprunt. Par défaut, 7 jours. | |
| Date de retour | Facultatif | Inscrire la date réelle de retour |
Le dossier sera indiqué comme étant emprunté par un utilisateur et des options supplémentaires vont s'afficher :
- Demande d'emprunt : Cette option permet de faire une demande d'emprunt pour le dossier.
- Retourner : Cette option permet de retourner un dossier emprunté.
- Renouvellement d'emprunt : Cette option permet de réaliser une demande de renouvellement d'emprunt.
- Demande de retour : Cette option permet de faire une demande de retour. Elle est utile pour le retour des dossiers papier ou hybrides, qui nécessitent une action physique.
- Rappel de retour : Cette option permet à Constellio d'envoyer un courriel à la personne qui a emprunté le dossier pour lui rappeler de le retourner.
- Alerte lorsque disponible : Cette option permet à Constellio d'envoyer à l'utilisateur un courriel lorsque le dossier sera à nouveau disponible.
Les demandes d'emprunt, de retour ou de renouvellement d'emprunt de dossier doivent être approuvées par un gestionnaire de l'unité administrative propriétaire du dossier. Une confirmation de l'envoi d'une demande apparaît dans les tâches des gestionnaires.
Il est possible de gérer tous les emprunts via l'option «Gérer les emprunts» du pilotage. Pour plus amples informations, consulter la section «Gérer les emprunts» du guide.
11. Imprimer l'étiquette
Cette option permet d'imprimer une ou plusieurs étiquettes pour un dossier. Il est également possible d'imprimer des étiquettes pour plusieurs dossiers à la fois via la réalisation d'une recherche avancée ou l'utilisation d'un groupe de favoris. Pour plus ample information, consultez l'article sur la gestion des étiquettes.
.png?sv=2022-11-02&spr=https&st=2025-02-18T22%3A59%3A47Z&se=2025-02-18T23%3A09%3A47Z&sr=c&sp=r&sig=HdO5Md9xMc9t6Tb8zC1tUJCsWcq%2B1duuExgCucn15Ag%3D)
Fenêtre «Imprimer l'étiquette»
12. Générer un rapport
Cette option permet de télécharger ou imprimer un rapport de métadonnées pour le dossier dans lequel on se trouve. Lors de cette opération, il est nécessaire de choisir un gabarit de rapport, celui-ci doit être préalablement créé dans le Pilotage -> Gestion des imprimables, voir l'article sur la Gestion des imprimables pour plus d'information.
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Fenêtre «Générer un rapport»
13. Créer une tâche
Cette option permet de créer une tâche à partir du dossier en consultation. Celui-ci se retrouvera en dossier lié dans l'onglet «Fichier» de la tâche.
14. Autorisations
L'option autorisation fait référence à la section « Gérer la sécurité » du pilotage. Elle permet d'identifier les autorisations pour ce dossier (autorisations héritées ou spécifiques), mais également de modifier ces autorisations (ajouter des autorisations ou couper l'héritage). Lorsque l'on coupe l'héritage à l'intérieur d'un dossier, les autorisations héritées deviennent alors des autorisations spécifiques.
À partir de cette option, il est possible de supprimer tous les types d'autorisations et les dossiers partagés.
| Nom du champ | Option | Description |
| Utilisateur(s) autorisés | Facultatif | Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs |
| Groupe(s) autorisé(s) | Facultatif | Sélectionner un ou plusieurs groupes |
| Type | Obligatoire | Sélectionner le type d'autorisation (autoriser/refuser) |
| Accès | Obligatoire | Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression) |
| Date de début | Facultatif | Inscrire une date d'accès |
| Date de fin | Facultatif | Inscrire une date de fin d'accès |
*Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur ou de responsable de la gestion documentaire peuvent voir cette option.
Si le champ «Date de fin» ne comporte aucune date limite, les autorisations seront permanentes.
15. Supprimer
Cette option permet de supprimer un dossier. Si des sous-dossiers et des documents existent dans un dossier, l'option « supprimer » va supprimer tout le contenu du dossier.
Les dossiers supprimés sont envoyés dans la corbeille. Il est possible de les restaurer selon le nombre de jours de conservation prévu dans la configuration de la corbeille.
Cette configuration se retrouve dans : Pilotage -> Configuration -> Autres -> « Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille ».
Attention!
La suppression d'un dossier ne permet pas de conserver une trace du dossier une fois qu'il est supprimé. Il ne faut pas utiliser cette option pour le déclassement.
16. Demande de réactivation
Cette option permet de faire une demande de réactivation d'un dossier semi-actif ou versé.
Le bouton apparaît seulement lorsque le statut archivistique du dossier est semi-actif ou versé.
Les demandes de réactivation doivent être approuvées par le responsable de la gestion documentaire. Une confirmation de l'envoi d'une demande apparaît dans les tâches du responsable de la gestion documentaire.
17. Créer un raccourci
Cette option permet de créer un raccourci vers un autre dossier. Ainsi, vous retrouverez ce dossier dans celui sélectionné. Le dossier indique une flèche dans un carré pour représenter que celui-ci est un raccourci. Il est possible de créer plusieurs raccourcis pour un même dossier.
Supprimer un raccourci
Si vous souhaitez supprimer le raccourci, vous devez vous placer directement dans le dossier dans lequel le raccourci est ajouté, puis cliquer sur l'action «Supprimer un raccourci». 
18. Ajouter un commentaire
Cette option permet d'ajouter un commentaire sur la fiche du dossier. Le bouton est disponible au bas de l'onglet «Métadonnées».
Section commentaire - Fiche d'un dossier
L'auteur du commentaire est le seul en mesure de le modifier et de le supprimer.
19. Copier le contenu de la cellule
Cette option permet de copier le contenu de la cellule lorsqu'on la survole. Cette fonctionnalité est disponible lorsque vous êtes en vue tableau.
Exemple : La cellule « Date de consultation » peut être copiée.
20. Gérer les notifications
Cette option permet de déterminer dans quels contextes vous souhaitez recevoir des notifications sur le dossier.
- Consulter un dossier;
- Cliquer sur l'action «Gérer les notifications»;
- Cette fenêtre apparaît. Cliquer sur les notifications que vous souhaitez recevoir, puis «Enregistrer»;
- Lorsque les actions sélectionnées seront posées, vous recevrez un courriel de notification.
Notifications
Pour recevoir ces notifications, votre serveur courriel doit être configuré. Pour ce faire, consultez l'article «Serveur de courriel».
Enfants
Quand vous cochez les options nommées «Enfant ...», ceci inclut tous les types d'enregistrements, dont les sous-dossiers et les documents.
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