Actions sur les dossiers

Les dossiers dans Constellio

Les dossiers sont des éléments permettant de classer les documents dans Constellio. Ils forment en quelque sorte l'extrémité de l'arborescence documentaire des collections. Lors de la création d'un document, il est essentiel de le lier à un dossier, sans quoi son enregistrement est impossible. 

1. Créer un dossier

L'unique façon de créer un dossier manuellement est par le menu déroulant d'actions de la collection. 

1. Dans le coin supérieur droit de l'écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur «Ajouter un dossier»;
2. Dans la fiche de création d'un dossier, remplir les champs obligatoires;
3. Cliquer sur «Enregistrer».

Métadonnées pour la création d'un dossier
Nom du champ		Description	Image
Type	Facultatif	Le type correspond à un type de dossier qui doit être préalablement créé dans le domaine de valeurs nommées «Types de dossiers».
Titre	Obligatoire	Le titre est l'élément permettant d'identifier le dossier.
Rubrique du plan de classification	Obligatoire	La rubrique du plan de classification permet de classer le dossier au bon niveau hiérarchique, et d'appliquer la règle de conservation désignée.
Règle de conservation	Obligatoire	La règle de conservation détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation du dossier.
Date d'ouverture	Obligatoire	La date d'ouverture est alimentée automatiquement. Il s'agit de la date de création du dossier.
Date de fermeture saisie	Facultatif	La date de fermeture saisie est une date de fermeture saisie au besoin.
Unité administrative	Obligatoire	L'unité administrative permet de désigner l'unité responsable du dossier. Le dossier sera alors classé sous l'unité choisie.
Supports	Facultatif	Il est possible qu'un dossier possède plusieurs types de supports. Par défaut, trois types sont référés : Disque magnétique, film, papier.
Mots-clés	Facultatif	Permet d'ajouter des mots-clés au dossier.
Description	Facultatif	Permetd'ajouter une description au dossier.
Mesure linéaire (cm)	Facultatif	Permet d'ajouter une mesure linéaire en centimètre au dossier.

2. Consulter un dossier

Lors de la sélection d'un dossier, une page de consultation s'ouvre. Cette dernière présente quatre onglets permettant de se renseigner sur le contenu et la valeur du dossier. 

De plus, la fenêtre à panneau divisé permet de consulter les enregistrements présents dans le dossier sans forcer l'utilisateur à quitter la page actuelle. Cet affichage permet ainsi de consulter rapidement les informations concernant les documents et les sous-dossiers (contenu, métadonnées, tâches, audit, etc.).

2.1 Onglet des métadonnées

Cet onglet permet de visualiser les métadonnées qui sont associées au dossier. Des éléments importants, tels le titre et l'unité administrative, permettant de connaître la nature et la provenance du dossier et des documents qui y sont classés. Ces détails peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton «Modifier la fiche dossier», présent dans le menu contextuel à la droite de l'écran. À noter toutefois que la modification de certains éléments de cette fiche peut avoir d'éventuelles incidences sur le classement du dossier dans la collection. 

2.2 Onglet du contenu

Cet onglet permet de visualiser les documents et les sous-dossiers contenus dans le dossier. Les enregistrements sont présentés dans un tableau personnalisable, et possédant chacun leur propre menu d'actions (trois points). Il est possible, si on dispose des droits en écriture requis, de glisser et déposer un sous-dossier/document dans un autre sous-dossier. Une barre de défilement horizontale est disponible si plusieurs valeurs (colonnes) sont ajoutées au tableau. De plus, une fenêtre coulissante «Facettes» est présente à droite de l'écran, celle-ci permet de trier le contenu du dossier selon différents critères. 

2.3 Onglet des tâches

Cet onglet permet de visualiser les tâches qui sont liées au dossier. Si aucune tâche n'est créée, le tableau demeure vide. Pour plus de renseignements à ce sujet, référez-vous au guide des tâches. Pour plus ample information, consulter le guide sur la gestion des tâches.

2.4 Onglet des partages

Cet onglet permet de visualiser et modifier les partages qui sont liés au document. Si aucun partage n'a été fait, le tableau demeure vide.

2.5 Onglet des audits

Cet onglet permet de visualiser les audits du dossier. L'ensemble des modifications et des accès sont présentés dans cette fenêtre, avec les heures et les dates compilées. Aucune action réelle n'est possible dans cet onglet. Il s'agit essentiellement d'une page de référence. Pour plus de renseignements au sujet des audits, référez-vous à l'article sur la gestion des audits.

2.6 Menu d'actions

Enfin, le menu d'actions disponible via les trois points offre plusieurs options possibles sur le dossier.

3. Actions liées à un dossier

Le menu déroulant présent dans Constellio, en plus du menu contextuel de la fenêtre du dossier consulté, offre plusieurs options liées au dossier. Les options visibles pour un usager varient selon son profil (ses autorisations et ses rôles), ainsi que les fonctionnalités installées dans l'environnement. Il est possible d'ordonner les actions selon l'ordre que vous préférez, pour se faire, consulter l'article «Gestion des actions».

3.1 Modifier la fiche

Cette option de modifier les métadonnées d'un dossier ou d'un sous-dossier. À partir de cette option, il est également possible de classer un dossier dans un portail thématique. 

3.2 Ajouter un sous-dossier

Cette option permet d'ajouter un sous-dossier. Cette option est également disponible dans le menu d'action de la collection, lorsque vous êtes dans le dossier parent, cliquer sur «Ajouter un sous-dossier». 

3.3 Ajouter un document

Cette option permet d'ajouter un document au dossier. Vous pouvez également glisser un document directement dans un dossier ou sous-dossier.

3.4 Déplacer dans un dossier

Cette option permet de déplacer un dossier à l'intérieur d'un autre dossier. Le dossier qui a été déplacé devient alors un sous-dossier. Il hérite ainsi de l'unité administrative, de la rubrique du plan de classification et de la règle de conservation de son nouveau dossier parent.

3.5 Dupliquer

Cette option duplique un dossier en conservant les métadonnées. Vous avez le choix entre «Dupliquer la fiche» et «Dupliquer la fiche et son arborescence».

«Dupliquer la fiche» va seulement dupliquer les métadonnées du dossier sélectionné. «Dupliquer la fiche et son arborescence» va dupliquer les métadonnées du dossier sélectionné, ainsi que ses sous-dossiers. Le dossier dupliqué sera vide, sans aucun document. L'utilité de cette option est de pouvoir recréer des dossiers à caractère répétitif, tout en gardant la structure des métadonnées et ainsi éviter de recommencer le processus de création pour chacun. 

Dans l'arborescence, le terme « copie » entre parenthèses est ajouté au titre du dossier. 

3.6 Lien de consultation

Cette option permet d'obtenir le lien URL du dossier dans Constellio. Le lien se copie automatiquement dans votre presse-papier.

3.7 Partager/Retirer les partages

Cette option permet de donner une autorisation spécifique sur un dossier à un ou plusieurs usagers ou groupes qui normalement n'ont pas accès à ce dossier.

Contrairement à l'option  «Autorisations», celle-ci ne permet pas de supprimer les dossiers partagés.

Formulaire «Partager» un dossier

3.8 Ajouter/Enlever du panier

Cette option permet d'ajouter le dossier dans la fenêtre presse-papier. Par la suite, il est possible d'enlever le dossier du presse-papier.

3.9 Ajouter à vos favoris 

Cette option permet d'ajouter le dossier dans un nouveau favori, dans un favori existant ou dans un favori partagé. Pour un nouveau favori, inscrire un titre et cliquer sur «Enregistrer».

Pour un favori existant ou partagé, sélectionner le nom de ce favori. 

3.10 Emprunter/Retourner

Cette option permet de réaliser l'emprunt et le retour d'un dossier.

Nom du champ	Option	Description	Images
Date d'emprunt	Obligatoire	La date de l'emprunt devrait être automatiquement inscrite dans ce champ.	Options supplémentaires liées à l'emprunt/retour de dossiers
Type d'emprunt	Obligatoire	Indiquer s'il s'agit d'un emprunt ou d'une consultation du dossier.
Emprunteur	Obligatoire	Sélectionner l'utilisateur qui emprunte le dossier
Date de retour prévue	Obligatoire	La date de retour prévue est automatiquement calculée selon la durée configurée pour un emprunt. Par défaut, 7 jours.
Date de retour	Facultatif	Inscrire la date réelle de retour

Cette option permet d'imprimer une ou plusieurs étiquettes pour un dossier. Il est également possible d'imprimer des étiquettes pour plusieurs dossiers à la fois via la réalisation d'une recherche avancée ou l'utilisation d'un groupe de favoris. Pour plus ample information, consultez l'article sur la gestion des étiquettes. 

3.14 Supprimer

Cette option permet de supprimer un dossier. Si des sous-dossiers et des documents existent dans un dossier, l'option « supprimer » va supprimer tout le contenu du dossier. 

Les dossiers supprimés sont envoyés dans la corbeille. Il est possible de les restaurer selon le nombre de jours de conservation prévu dans la configuration de la corbeille. 

Cette configuration se retrouve dans : Pilotage -> Configuration -> Autres -> « Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille ».

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3.15 Demande de réactivation

Cette option permet de faire une demande de réactivation d'un dossier semi-actif ou versé. 

Le bouton apparaît seulement lorsque le statut archivistique du dossier est semi-actif ou versé. 

 

Les demandes de réactivation doivent être approuvées par le responsable de la gestion documentaire. Une confirmation de l'envoi d'une demande apparaît dans les tâches du responsable de la gestion documentaire.

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3.16 Créer un raccourci

Cette option permet de créer un raccourci vers un autre dossier. Ainsi, vous retrouverez ce dossier dans celui sélectionné. Le dossier indique une flèche dans un carré pour représenter que celui-ci est un raccourci. Il est possible de créer plusieurs raccourcis pour un même dossier.

 

Supprimer un raccourci

Si vous souhaitez supprimer le raccourci, vous devez vous placer directement dans le dossier dans lequel le raccourci est ajouté, puis cliquer sur l'action «Supprimer un raccourci». 

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3.17 Ajouter un commentaire

Cette option permet d'ajouter un commentaire sur la fiche du dossier. Le bouton est disponible au bas de l'onglet «Métadonnées». 

3.18 Copier le contenu de la cellule

Cette option permet de copier le contenu de la cellule lorsqu'on la survole. Cette fonctionnalité est disponible lorsque vous êtes en vue tableau.

Exemple : La cellule « Date de consultation » peut être copiée.

3.19 Gérer les notifications

Cette option permet de déterminer dans quels contextes vous souhaitez recevoir des notifications sur le dossier. 

1. Consulter un dossier;
2. Cliquer sur l'action «Gérer les notifications»;
3. Cette fenêtre apparaît. Cliquer sur les notifications que vous souhaitez recevoir, puis «Enregistrer»;
4. Lorsque les actions sélectionnées seront posées, vous recevrez un courriel de notification.

3.20 Créer un Webhook

Les webhooks permettent de notifier un système externe lorsqu’un utilisateur effectue des actions spécifiques dans le dossier.

Les notifications sont envoyées sous la forme de requête REST de type POST avec un body JSON qui contient les informations sur l’action qui a été effectuée ainsi qu’une liste de métadonnées des enregistrements en question. La liste des métadonnées à inclure dans la requête peut être configurée par l’utilisateur (Voir « Configurer un webhook »).