Actions sur les documents

Les documents dans Constellio

Le présent article a pour but d’initier le lecteur aux concepts de documents. Avec les dossiers, ces notions forment le cœur de la gestion documentaire, qu’elle soit électronique, intégrée ou traditionnelle. Pour bien utiliser Constellio, il est essentiel de bien comprendre les enregistrements de base qui alimente la voûte documentaire. Chaque élément est lié vers un autre, et leur interdépendance est une question de structure.

À titre indicatif, les documents sont visibles dans la page d’accueil, dans les arborescences développées. Pour créer un document, il est impératif que celui-ci soit lié à un dossier, sans quoi son enregistrement est impossible.

Les documents sont les sources d’information, constituée à des fins de consultation ou de preuve. Plusieurs actions peuvent être possibles sur les documents, et leurs standards de conservation vont dépendre des dossiers, qui sont eux-mêmes liés à une ou des règles de conservation.

Dans Constellio, les documents doivent obligatoirement être classés dans des dossiers pour être affichés et utilisés. 

1. Créer/Ajouter un document

Il existe plusieurs façons de créer ou ajouter des documents dans Constellio.

1.1 1re façon : Le menu déroulant d’actions de la collection

Créer un document :

1. Dans le coin supérieur droit de l’écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur « Créer un document»;
2. Dans la fenêtre, spécifier le type de fichier (Word, Excel, PowerPoint, etc.), ainsi que le titre du fichier;
3. Dans la fiche de création, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
4. Cliquer sur « Enregistrer ».

Ajouter un document : 

1. Dans le coin supérieur droit de l’écran, ouvrir le menu, puis cliquer sur « Ajouter un document»;
2. Dans la fiche, remplir les champs de métadonnées obligatoires;
3. Cliquer sur « Enregistrer ».

1.2 2e façon : Ajout directement dans un dossier

1. Cibler un document à déposer dans Constellio;
2.  Ouvrir la fiche de consultation du dossier;
3. Cliquez sur le document, et glissez-le dans le dossier;
4. Le document prend alors les attributs du dossier dans lequel il est déposé.

1.3 3e façon : Ajout et classement avec le Bureau

1. Cibler un document à déposer dans Constellio;
2. Ouvrir l’onglet Espace personnel -> Bureau, dans la barre de navigation de gauche;
3. Cliquez sur le document, et glissez-le dans le Bureau de Constellio;
4. Le document est alors déposé dans le Bureau, et peut être classé dans un dossier;
5. Cliquer sur l’icône « Classer », dans le menu de droite du document du Bureau;
6. Remplis la fiche de métadonnées, puis cliquer sur « Enregistrer ».

Formulaire « Ajouter un document » 

2. Consulter un document

Lors de la sélection d’un document dans un dossier, un panneau s’ouvre. Ce dernier présente un visualisateur et plusieurs fonctionnalités à la droite, permettant de se renseigner sur le contenu et la valeur du document. Certaines icônes sont disponibles seulement avec certaines fonctionnalités de Constellio.

Vous pouvez également consulter seulement le document en le sélectionnant directement dans l’arborescence. Ainsi, seuls le visualisateur et les onglets seront affichés dans la fenêtre. 

2.1 Visualisation Onglet

Cet onglet permet de visualiser le document. À partir du visualisateur, il est possible de consulter la totalité du document, de faire un « zoom avant », un « zoom arrière » et d’imprimer le document.

2.2 Onglet des métadonnées

Cet onglet permet de visualiser les métadonnées qui sont associées au document. Des éléments importants, tels le titre et le dossier maître, permettent de connaître la liaison du document dans Constellio. Ces détails peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton « Modifier la fiche », présent dans le menu contextuel à à droite de l’écran. À noter toutefois que la modification de certains éléments de cette fiche peut avoir d’éventuelles incidences sur le classement du document dans la collection. 

2.3 Onglet de l’historique des versions

Cet onglet permet de visualiser les versions antérieures du document. Lorsque l’onglet est ouvert, un tableau présente chaque version, selon des détails spécifiques à ces dernières. On y retrouvera alors la date de la modification, le hash du document (pour l'intégrité et retrouver le document sur le serveur) ainsi que le responsable de cette modification. Il est possible d’effectuer une restauration de version, en téléchargeant la version désirée et en effectuant un enregistrement. 

2.4 Onglet des tâches

Cet onglet permet de visualiser les tâches qui sont liées au document. Si aucune tâche n’est créée, le tableau demeure vide. 

*Seuls les utilisateurs ayant accès aux tâches auxquelles l’onglet fait référence pourront les consulter. 

2.5 Onglet des audits

Cet onglet permet de visualiser les audits du document. L’ensemble des modifications et des accès sont présentés dans cette fenêtre, avec les heures et les dates compilées. Aucune action réelle n’est possible dans cet onglet. Il s’agit essentiellement d’une page de référence. Pour plus de renseignements au sujet des audits, référez-vous à l’article sur la .

*Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur ou de responsable de la gestion documentaire peuvent voir cette option. 

2.6 Onglet des partages

Cet onglet permet de visualiser et modifier les partages qui sont liés au document. Si aucun partage n'a été fait, le tableau demeure vide.

*Seuls les utilisateurs ayant accès aux partages auxquels l'onglet fait référence pourront les consulter.

2.7 Menu d'actions

Enfin, le menu d'actions disponible via les trois points offre plusieurs options possibles sur le document. 

3. Actions liées à un document

Plusieurs actions sont disponibles sur un document. Il est possible d'ordonner les actions, pour en savoir plus consulter l'article «Gestion les actions».

3.1 Consulter

Ce bouton permet de visualiser le document et ses onglets dans une nouvelle fenêtre.

3.2 Ouvrir

Cette option permet d'ouvrir le document sur votre poste de travail. 

3.3 Modifier la fiche

Cette option permet de modifier toutes les métadonnées d'un document. Plus particulièrement, modifier la fiche permet de classer un document dans un espace virtuel ou de modifier le dossier dans lequel se trouve le document. 

Formulaire depuis l'option «Modifier la fiche»

3.4 Emprunter/Retourner

Cette option permet de réaliser l'emprunt d'un document et de réaliser des modifications dans ce dernier. Lorsqu'il est emprunté, l'Agent Constellio ouvre immédiatement le document. Un document peut être emprunté pendant plusieurs jours, régulièrement enregistré, ouvert le lendemain, et ainsi de suite jusqu'à la fin des modifications. Cependant, il doit être retourné afin que tous les utilisateurs puissent consulter la nouvelle version. 

Il est possible de configurer une durée d'emprunt (en jour) des documents via : Pilotage -> Configuration -> Autres -> Ajouter une valeur (en jour) dans «Durée d'emprunt des documents (en jours) -> Enregistrer. Bouton «Alerte lorsque disponible» dans le menu d'actions

3.5 Lien de consultation

Cette option permet d'obtenir le lien URL du document dans Constellio. Le lien se copie automatiquement dans votre presse-papier. 

3.6 Télécharger ce document

Cette option permet de télécharger le document sur votre poste de travail. Elle est disponible dans le menu déroulant ainsi que dans la fiche de consultation du document. Elle permet de télécharger le document et faire des modifications, lorsque vous n'utilisez pas l'Agent Constelio sur votre poste de travail. Suite à cela, il est possible de téléverser le document dans Constellio, que ce soit en version majeure, la version mineure ou la même version. 

3.7 Déplacer dans un dossier

Cette option permet de déplacer le document dans un autre dossier. Il est possible de modifier son «Dossier» dans la fiche de modification du document. Il est également possible de déplacer un document directement dans l'arborescence en le glissant à l'endroit voulu, il prendra alors les attributs du dossier. 

3.8 Publier ce document

Cette option permet d'envoyer le lien public d'un document à une personne n'ayant pas Constellio, mais qui a un accès sur le serveur de l'entreprise.

Ce lien est un lien de téléchargement qui téléchargera le document sur le poste de l'utilisateur une fois que celui-ci l'aura copié dans un navigateur internet.

Fenêtre du lien public

3.9 Imprimer l'étiquette

Cette option permet d'imprimer l'étiquette du document sur lequel vous vous trouvez. Les étiquettes doivent être créées avec le logiciel JasperSoft. Pour plus ample information, consultez l'article sur les étiquettes. 

3.10 Générer un rapport

Cette option permet de télécharger ou d'imprimer un rapport de métadonnées pour le document. Lors de cette opération, il est nécessaire de choisir un gabarit de rapport, celui-ci doit être préalablement créé dans le Pilotage -> Gestion des imprimables, voir l'article sur les rapports excels pour plus ample information. 

3.14 Téléverser

Cette option permet d'enregistrer une nouvelle version (mineure ou majeure) du document. 

3.15 Créer PDF/A

Cette option permet de convertir un document électronique en format PDF/A. Le format PDF/A signifie «PDF for Archives». Le format, référencé par la norme ISO 19005-1, est particulièrement utile pour conserver les documents dans leur état originaux. Les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme du fichier source sont préservés. Dans l'historique des versions, une copie du format original demeure, mais la nouvelle version devient le document en PDF/A.

3.16 Partager ce document/Retirer les partages

Cette option permet de donner une autorisation spécifique sur un document à un ou plusieurs usagers/groupes qui normalement n'ont pas accès à ce document. Les accès qu'un utilisateur peut partager varient selon ses propres accès au dossier. Si vous avez uniquement un accès en Lecture, vous ne pouvez pas partager le document en Écriture ou en Suppression. 

Contrairement à l'option «Autorisations», celle-ci ne permet pas de supprimer les dossiers partagés.

Nom du champ	Option	Description	Image
Utilisateur(s) autorisé	Facultatif	Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs.
Groupe(s) autorisé(s)	Facultatif	Sélectionner un ou plusieurs groupes.
Accès	Obligatoire	Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression).
Date de début	Facultatif	Inscrire une date d'accès.
Date de fin	Facultatif	Inscrire une date de fin d'accès.

3.17 Créer une tâche

Cette option permet de créer une tâche à partir du document en consultation. Celui-ci se retrouvera en document lié dans l'onglet «Fichier» de la tâche. 

3.18 Ajouter/Enlever du panier

Cette option permet d'ajouter le document dans la fenêtre «Panier». 

 Par la suite, il est possible de réaliser plusieurs actions sur un ou plusieurs documents ajoutés à la sélection :
-Ajouter à vos favoris
-Déplacer
-Copier
-Retourner (si le document est emprunté)
-Préparer un courriel
-Générer un rapport de métadonnées
-Création d'une archive SIPLe panier

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3.19 Autorisations

L'option «autorisation» fait référence à la section «Sécurité et gestion des utilisateurs» du pilotage. Elle permet d'identifier les autorisations pour ce document (autorisations héritées et spécifiques), mais également de modifier ces autorisations. C'est entre autres avec cette option qu'il est possible de modifier ou de couper l'héritage.

À partir de cette option, il est possible de supprimer tous les types d'autorisations et les documents partagés. 

Nom du champ	Option	Description	Image
Utilisateur(s) autorisé(s)	Facultatif	Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs	Fenêtre «Ajouter une autorisation»
Groupe(s) autorisés(s)	Facultatif	Sélectionner un ou plusieurs groupes
Type	Obligatoire	Sélectionner le type d'autorisation (autoriser/refuser)
Accès	Obligatoire	Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression)
Date de début	Facultatif	Inscrire une date d'accès
Date de fin	Facultatif	Inscrire une date de fin d'accès

*Seuls les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur ou de responsable de la gestion documentaire peuvent voir cette option. 

3.20 Supprimer ce document

Cette option permet de supprimer le document. Après avoir cliqué sur «Supprimer ce document», il est nécessaire de confirmer la suppression. Le document sera par la suite envoyé vers la Corbeille. Il est possible de les restaurer selon le nombre de jours de conservation prévu dans la configuration de la corbeille. Cette configuration se retrouve dans : Pilotage -> Configuration -> Autres -> «Nombre de jours avant la suppression des éléments de la corbeille».

3.21 Finaliser

Cette option permet de finaliser une version mineure d'un document, pour la rendre majeure. Cela force donc une version majeure, sans avoir à passer par le processus d'emprunt et de retour. 

Supprimer un raccourci

Si vous souhaitez supprimer le raccourci, vous devez vous placer directement dans le dossier dans lequel le raccourci est ajouté, puis cliquer sur l'action «Supprimer un raccourci». 

3.24 Gérer les notifications

Cette option permet de déterminer dans quels contextes vous souhaitez recevoir des notifications sur le document. 

1. Consulter un document;
2. Cliquer sur l'action «Gérer les notifications»;
3. Cette fenêtre apparaît. Cliquer sur les notifications que vous souhaitez recevoir, puis «Enregistrer»;
   
4. Lorsque les actions sélectionnées seront posées, vous recevrez un courriel de notification.

3.25 Voir les documents Similaire

La fonctionnalité permet aux utilisateurs de découvrir des documents pertinents liés à celui qu'ils consultent. En analysant le contenu du document actuel et en le comparant à d'autres documents stockés, elle offre une exploration plus approfondie d'un sujet en présentant des documents qui traitent du même thème, proposent des versions différentes ou contiennent des termes clés similaires.

3.26 Démarrer un Workflow 

Il est possible de démarrer un workflow à partir d'un document

4. Configurations

Vous retrouverez dans cette section toutes les configurations du système impactant les documents. Pour en savoir plus sur les configurations, consulter l'article «Configurations du système».