Autorisations négatives

Attribution d'autorisations négatives

L'attribution d'une autorisation négative consiste à accorder, ou refuser, l'accès d'un dossier ou d'un document à un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs défini. De la sorte, il est possible de donner, ou de retirer, l'accès en lecture, d'écriture ou de suppression à partir de la fenêtre d'autorisation du document même. La fonctionnalité permet donc d'ordonner les accès de façon spécifique, selon les besoins documentaires divers. 

La grande distinction avec l'attribution positive est que la gestion d'autorisations négatives s'effectue aux niveaux plus bas de l'arborescence, plutôt que sur un ensemble étendu de dossiers ou de documents. De la sorte, il est impossible d'attribuer une autorisation négative sur un traitement en lot. Également, il est impossible de définir des autorisations négatives sur des unités administratives. 

1. Attribuer une autorisation négative

Pour attribuer une autorisation négative, il est nécessaire d'accéder à la fiche de consultation d'un dossier ou d'un document. Par la suite, il est possible d'autoriser ou de refuser un accès spécifique à un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs. Concrètement, les étapes sont : 

1. Cliquer sur un dossier ou un document;
2. Dans le menu de droite, cliquer sur « Autorisations »;
3. Dans le menu de droite de la fiche d'autorisations, cliquer sur « Ajouter une autorisation ».

Une fois la fenêtre ouverte, différentes sections vont s'afficher. Certaines doivent être complétées, et d'autres sont facultatives : 

Métadonnées pour l'ajout d'une autorisation négative
Nom du champ	Type	Description	Image
Utilisateur(s) autorisé(s)	Obligatoire	Sélectionner un ou plusieurs utilisateurs.
Groupe(s) autorisé(s)	Obligatoire	Sélectionner un ou plusieurs groupes.
Accès	Obligatoire	Sélectionner le ou les accès voulus (lecture/écriture/suppression).
Type	Obligatoire	Autoriser ou refuser un accès (lecture/écriture/suppression).
Date de début	Facultatif	Inscrire une date de début d'accès.
Date de fin	Facultatif	Inscrire une date de fin d'accès. Si aucune date de fin, les autorisations de l'utilisateur ou du groupe ne cesseront jamais.

Les métadonnées « Utilisateur (s) autorisé (s) » et « Groupe (s) autorisé (s) » sont obligatoires puisque l'attribution de l'accès s'effectue selon une autorisation déjà établie. Il est possible d'attribuer l'accès à un utilisateur et un groupe, ou à l'un ou l'autre, selon les besoins. 

2. Consulter une autorisation négative

Pour consulter une autorisation négative, suivez les indications suivantes : 

1. Consulter un dossier ou un document;
2. Cliquer sur l'action «Autorisations», cela fera apparaître la fiche d'autorisation de l'enregistrement;
3. Une fois ouverte, une section est réservée aux autorisations spécifiques (Lecture/Écriture/Suppression). 

La consultation d'autorisations négatives n'est pas différente de celle d'autorisations positives. Les fenêtres d'accès et le chemin pour y parvenir sont les mêmes. Seulement la manière d'attribuer les autorisations change.

3. Retirer une autorisation négative

La suppression d'une autorisation négative s'effectue dans la fiche d'autorisations du document ou du dossier. 

1. Consulter un dossier ou un document;
2. Cliquer sur l'action «Autorisations», cela fera apparaître la fiche d'autorisation de l'enregistrement;
3. Une fois la fenêtre ouverte, cliquer sur le bouton « X » rouge, à côté de l'autorisation spécifique. 

Aussi, il est possible de retirer une autorisation négative en consultant la page d'autorisations attribuées à un utilisateur. De la même façon, il s'agit de cliquer sur le bouton « X » rouge, puis de valider la suppression de l'autorisation.