Permet de définir la dernière journée d’une année de calcul.
Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année
Ajoute ou non une année supplémentaire si la date prévue de déclassement (transfert, versement, tri ou destruction) tombe exactement sur la date de fin d’année.
Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante
Détermine le nombre de jours avant la date de fin de l’année à partir duquel un dossier sortira dans le déclassement de l’année suivante.
Pour plus de détails sur les configurations, il est possible de se référer à la page Configuration du système.
1.2 Exemples
1.2.1 Scénario 1 (Date de fin d'année exacte avec une année de plus)
Date de fin d'année (MM/JJ)
07/01
Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année
Cochée
Date de fermeture
2019-07-01
Délai de conservation
1-1-C
Date de transfert prévue
2021-07-01
Explication
Si on applique la règle 1-1-C à la date de fermeture 2019-07-01, nous obtenons une date de transfert prévue de 2020-07-01. Par contre, puisque ceci tombe exactement sur la date de fin d’année, et que la configuration Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année est cochée, nous ajoutons une année supplémentaire. C'est pourquoi la date de transfert prévue est le 2021-07-01.
1.2.2 Scénario 2 (Date de fin d'année exacte sans année de plus)
Date de fin d'année (MM/JJ)
07/01
Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année
Décochée
Date de fermeture
2019-07-01
Délai de conservation
1-1-C
Date de transfert prévue
2020-07-01
Explication
Si on applique la règle 1-1-C à la date de fermeture 2019-07-01, nous obtenons une date de transfert prévue de 2020-07-01. Puisque la configuration Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année est décochée, nous n’ajoutons pas d’année supplémentaire. La date de transfert prévue est donc le 2020-07-01.
1.2.3 Scénario 3 (Avant la date de fin d'année)
Date de fin d'année (MM/JJ)
07/01
Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante
90
Date de fermeture
2019-06-30
Délai de conservation
1-1-C
Date de transfert prévue
2021-07-01
Explication
Si on applique la règle 1-1-C à la date de fermeture 2019-06-30, nous obtenons une date de transfert prévue de 2020-07-01. Par contre, puisque l’écart entre le 30 juin et le 1er juillet est plus petit que les 90 jours configurés dans la configuration Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante, une année supplémentaire est ajoutée.
1.2.4 Scénario 4 (Avant la date de fin d'année)
Date de fin d'année (MM/JJ)
07/01
Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante
90
Date de fermeture
2019-01-01
Délai de conservation
1-1-C
Date de transfert prévue
2020-07-01
Explication
Si on applique la règle 1-1-C à la date de fermeture 2019-01-01, nous obtenons une date de transfert prévue de 2020-07-01. Puisque l’écart entre le 1er janvier et le 1er juillet est plus grand que les 90 jours configurés dans la configuration Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante, nous n’ajoutons pas d’année supplémentaire.
2. Calcul de la date de fermeture
2.1 Configurations
Onglet
Nom
Description
Déclassement
Calcul automatique de la date de fermeture
Active ou désactive le calcul automatique des dates de fermeture. Dans le cas ou une date de fermeture n’est pas calculée, elle devra être saisie manuellement ou via le module de déclassement. Cette configuration doit être activée pour que les deux prochaines configurations soient prises en compte.
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé
Additionne le nombre d’années saisi à la date d’ouverture pour calculer la date de fermeture des dossiers à délai fermé. Si la valeur -1 est saisie, la date de fermeture sera calculée avec la période active du délai associé au dossier. Si la valeur 0 est saisie, la date de fermeture correspondra à la date d’ouverture. Si une autre valeur est saisie, le nombre d’années sera ajouté à la date d’ouverture pour obtenir la date de fermeture.
*Les délais fermés correspondent aux délais dont la période active est fixe : 1-0-C, 1-1-C, 2-3-D, etc. Les dossiers avec une période semi-active ouverte seront aussi associés à cette configuration si la période active est fixe.
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert
Additionne le nombre d’années saisi à la date d’ouverture pour calculer la date de fermeture des dossiers à délai ouvert. Si la valeur -1 est saisie, aucune date de fermeture ne sera calculée pour les dossiers à délai ouvert. Si la valeur 0 est saisie, la date de fermeture correspondra à la date d’ouverture. Si une autre valeur est saisie, le nombre d’années sera ajouté à la date d’ouverture pour obtenir la date de fermeture.
*Les délais ouverts correspondent aux délais dont la période active est ouverte: 888-0-C, 777-1-C, 999-3-D, etc. Les dossiers avec une période semi-active fixe seront aussi associés à cette configuration si la période active est ouverte.
Pour plus de détails sur les configurations, il est possible de se référé à la page Configuration du système.
2.2 Exemples
2.2.1 Scénario 1 (Calcul désactivé)
Calcul automatique de la date de fermeture
Décochée
Date d'ouverture
2019-07-01
Date de fermeture
Nulle
Explication
Puisque la configuration Calcul automatique de la date de fermeture est décochée, la date de fermeture n’est pas calculée automatiquement. Il faut la saisir manuellement ou passer par le module de déclassement
2.2.2 Scénario 2 (Délais fermé)
Calcul automatique de la date de fermeture
Cochée
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé
-1
Date d'ouverture
2019-07-01
Délai de conservation
2-3-C
Date de fermeture
2021-07-01
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé est configuré à -1, le calcul de la date de fermeture se fait en additionnant la période active du délai (2) à la date d’ouverture.
2.2.3 Scénario 3 (Délais fermé)
Calcul automatique de la date de fermeture
Cochée
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé
0
Date d'ouverture
2019-07-01
Délai de conservation
2-3-C
Date de fermeture
2019-07-01
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé est configuré à 0, la date de fermeture correspond à la date d’ouverture du dossier.
2.2.4 Scénario 4 (Délais fermé)
Calcul automatique de la date de fermeture
Cochée
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé
1
Date d'ouverture
2019-07-01
Délai de conservation
2-3-C
Date de fermeture
2020-07-01
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé est configuré à 1, la date de fermeture se fait en additionnant la valeur de la configuration (1) à la date d’ouverture.
2.2.5 Scénario 5 (Délais ouvert)
Calcul automatique de la date de fermeture
Cochée
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert
-1
Date d'ouverture
2019-07-01
Délai de conservation
888-3-C
Date de fermeture
Nulle
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert est configuré à -1, la date de fermeture du dossier n’est pas calculée.
2.2.6 Scénario 6 (Délais ouvert)
Calcul automatique de la date de fermeture
Cochée
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert
0
Date d'ouverture
2019-07-01
Délai de conservation
888-3-C
Date de fermeture
2019-07-01
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert est configuré à 0, la date de fermeture correspond à la date d’ouverture du dossier.
2.2.7 Scénario 7 (Délais ouvert)
Calcul automatique de la date de fermeture
Cochée
Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert
1
Date d'ouverture
2019-07-01
Délai de conservation
888-3-C
Date de fermeture
2020-07-01
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert est configuré à 1, la date de fermeture se fait en additionnant la valeur de la configuration (1) à la date d’ouverture.
3. Calcul des dates de transfert, versement, tri et destruction
3.1 Configurations
Onglet de configuration
Nom
Description
Déclassement
Calcul des délais basé sur
Détermine à partir de quelle métadonnée le calcul des dates prévues est effectué. Il s’agit de la métadonnée par défaut, car il est possible de spécifier une autre métadonnée pour chacun des délais lors de la création d’une règle de conservation.
Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles
Détermine si le calcul se base sur la première partie d’un intervalle de date ou sur le second (par exemple 2019-2020). Cette configuration est seulement prise en compte si une métadonnée est spécifiée pour le délai associé au dossier.
Calculer les dates de versement/destruction prévues des dossiers semi-actifs en se basant sur la date de transfert réelle
Détermine si le calcul des dates de versement et destruction se base sur la date réelle ou sur la date prévue de transfert.
Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts
Ajoute systématiquement le nombre d’années saisi lors du calcul de la date de transfert prévue. Dans ce cas, les valeurs -1 et 0 s’équivalent, aucune année n’est ajoutée.
Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert
Ajoute systématiquement le nombre d’années saisi lors du calcul de la date de versement ou destruction prévue. Dans ce cas, les valeurs -1 et 0 s’équivalent, aucune année n’est ajoutée.
Pour plus de détails sur les configurations, il est possible de se référé à la page Configuration du système.
3.2 Exemples
3.2.1 Scénario 1 (Calcul basé sur la date de fermeture)
Calcul des délais basé sur
Date de fermeture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
2-3-C
Métadonnée spécifiée à la période active
Aucune
Date de transfert prévue
2022-07-01
Explication
Puisque la date de fermeture est saisie comme valeur à la configuration Calcul des délais basé sur, la date de transfert prévue est calculée en additionnant la période active (2) à la date de fermeture.
3.2.2 Scénario 2 (Calcul basé sur la date d'ouverture)
Calcul des délais basé sur
Date d'ouverture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
2-3-C
Métadonnée spécifiée à la période active
Aucune
Date de transfert prévue
2021-07-01
Explication
Puisque la date de d’ouverture est saisie comme valeur à la configuration Calcul des délais basé sur, la date de transfert prévue est calculée en additionnant la période active (2) à la date d’ouverture.
3.2.3 Scénario 3 (Calcul basé sur une métadonnée Date)
Calcul des délais basé sur
Date d'ouverture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
2-3-C
Métadonnée spécifiée à la période active
Date de naissance
Date de naissance
2000-01-01
Date de transfert prévue
2002-07-01
Explication
Puisque la métadonnée date de naissance est spécifiée dans le délai associé au dossier, celle-ci a préséance sur la configuration Calcul des délais basé sur. La date de transfert prévue est calculée en additionnant la période active (2) à la date de naissance.
3.2.4 Scénario 4 (Calcul basé sur une intervalle de date)
Calcul des délais basé sur
Date d'ouverture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
2-3-C
Métadonnée spécifiée à la période active
Année scolaire
Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles
Cochée
Date de l'année scolaire
2015-2016
Date de transfert prévue
2017-07-01
Explication
Puisque la métadonnée année scolaire est spécifiée dans le délai associé au dossier, celle-ci a préséance sur la configuration Calcul des délais basé sur. De plus, la configuration Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles est activée, la date de transfert prévue est donc calculée en additionnant la période active (2) à la première partie de l’intervalle de l’année scolaire (2015).
3.2.5 Scénario 5 (Calcul basé sur une intervalle de date)
Calcul des délais basé sur
Date d'ouverture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
2-3-C
Métadonnée spécifiée à la période active
Année scolaire
Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles
Décochée
Date de l'année scolaire
2015-2016
Date de transfert prévue
2018-07-01
Explication
Puisque la métadonnée année scolaire est spécifiée dans le délai associé au dossier, celle-ci a préséance sur la configuration Calcul des délais basé sur. De plus, la configuration Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles est activée, la date de transfert prévue est donc calculée en additionnant la période active (2) à la première partie de l’intervalle de l’année scolaire (2016).
3.2.6 Scénario 6 (Calcul de transfert basé sur un délai ouvert)
Calcul des délais basé sur
Date d'ouverture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
888-3-C
Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts
-1
Date de transfert prévue
Nulle
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts est configuré à -1, la date de transfert du dossier n’est pas calculée.
3.2.7 Scénario 7 (Calcul de transfert basé sur un délai ouvert)
Calcul des délais basé sur
Date d'ouverture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
888-3-C
Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts
1
Date de transfert prévue
2020-07-01
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts est configuré à 1, la date de transfert se fait en additionnant la valeur de la configuration (1) à la date d’ouverture.
3.2.8 Scénario 8 (Calcul de versement/destruction basé sur un délai ouvert)
Calcul des délais basé sur
Date d'ouverture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
888-888-D
Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert
-1
Date de versement/destruction prévue
Nulle
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert est configuré à -1, la date de versement ou de destruction du dossier n’est pas calculée.
3.2.9 Scénario 9 (Calcul de versement/destruction basé sur un délai ouvert)
Calcul des délais basé sur
Date d'ouverture
Date d'ouverture
2019-01-01
Date de fermeture
2020-01-01
Délai de conservation
888-888-D
Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert
1
Date de transfert prévue
2020-01-01
Explication
Puisque le Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert est configuré à 1, la date de versement ou de destruction se fait en additionnant la valeur de la configuration (1) à la date d’ouverture.
4. Autres configurations impactant le calcul de dates
Onglet de configuration
Nom
Description
Déclassement
Permettre de modifier le statut archivistique et les dates prévues d'un dossier
Permet de spécifier manuellement le statut archivistique d’un dossier et les dates prévues d’un dossier. Si la configuration est activée, mais que les métadonnées manuelles ne sont pas saisies, les calculs se feront automatiquement. Si le statut ou les dates prévues sont saisies manuellement, les calculs automatiques seront désactivés.
Alimenter automatiquement les dates réelles lors de l'ajout d'un dossier avec un statut archivistique entré manuellement
Permet de déduire le calcul de date pour des dossiers ayant été importés à un stade autre qu'actif, et ce, sans avoir de date de calcul réel.
Permettre la saisie d'une date de transfert réelle lorsque le délai de conservation n'a pas de calcul au statut semi-actif
Permet de saisir une date réelle de transfert même si le délai ne contient pas de période semi-active (0).
Anticipation de déclassement - Délai en jours auquel les dossiers peuvent être déclassés avant la date prévue
Permet de faire ressortir des dossiers en avance lors de la création d’une liste de déclassement. Ceci permet entre-autres de créer en avance les listes de déclassement.
Pour plus de détails sur les configurations, il est possible de se référé à la page Configuration du système.
5. Configuration dans la règle de conservation
La date de calcul des statuts se fait généralement sur la date de fermeture du dossier. Toutefois, si le délai doit être calculé sur une autre date, il est impératif de cocher Ignorer le délai actif dans le calcul de la date de disposition. Cette configuration est disponible dans le formulaire de règle de conservation, à la section Délais de conservation dans la fenêtre Détails.
Exemple : La conservation d'un dossier d'employé au semi-actif se calcule parfois en fonction de l'âge de l'employé - 75 ans. Ainsi, le délai au semi-actif de la règle de conservation sera de 75, mais la date de calcul se fera sur une métadonnée personnalisée "Date de naissance".
6. S'il y a erreur de calcul
6.1 Dans la date de fermeture
Vérifier les configurations suivantes : Calcul automatique de la date de fermeture, Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé, Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert.
6.2 Dans la date de transfert d'un dossier (Délai fermé)
Vérifier si le délai est basé sur une métadonnée particulière.
Si le délai ne contient pas de métadonnée de calcul, vérifier la configuration Calcul des délais basé sur.
Si la métadonnée de calcul est un intervalle, valider la valeur de la configuration Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles
Si la date de calcul est basée sur la date de fermeture, vérifier les configurations suivantes : Calcul automatique de la date de fermeture, Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé.
Valider les configurations suivantes pour le calcul de fin d’année : Date de fin d'année (MM/JJ), Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année, Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante.
6.3 Dans la date de versement/destruction d'un dossier (Délai fermé)
Vérifier si le délai est basé sur une métadonnée particulière.
Si le délai ne contient pas de métadonnée de calcul, vérifier la configuration Calcul des délais basé sur.
Si la métadonnée de calcul est un intervalle, valider la valeur de la configuration Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles
Valider la configuration suivante : Calculer les dates de versement/destruction prévues des dossiers semi-actifs en se basant sur la date de transfert réelle
Si la date de calcul est basée sur la date de fermeture, vérifier les configurations suivantes : Calcul automatique de la date de fermeture, Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai fermé*
Valider les configurations suivantes pour le calcul de fin d’année : Date de fin d'année (MM/JJ), Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année, Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante.
6.4 Dans la date de transfert d'un dossier (Délai ouvert)
Vérifier si le délai est basé sur une métadonnée particulière.
Si le délai ne contient pas de métadonnée de calcul, vérifier la configuration Calcul des délais basé sur.
Si la métadonnée de calcul est un intervalle, valider la valeur de la configuration Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles.
Si la date de calcul est basée sur la date de fermeture, vérifier les configurations suivantes : Calcul automatique de la date de fermeture, Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert.
Valider la configuration suivante : Nombre d'années tampons au stade actif pour les délais ouverts.
Valider les configurations suivantes pour le calcul de fin d’année : Date de fin d'année (MM/JJ), Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année, Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante.
6.5 Dans la date de versement/destruction d'un dossier (Délai ouvert)
Vérifier si le délai est basé sur une métadonnée particulière.
Si le délai ne contient pas de métadonnée de calcul, vérifier la configuration Calcul des délais basé sur.
Si la métadonnée de calcul est un intervalle, valider la valeur de la configuration Calcul des métadonnées basées sur la première partie des intervalles.
Si la date de calcul est basée sur la date de fermeture, vérifier les configurations suivantes : Calcul automatique de la date de fermeture, Nombre d'années tampons pour les dates de fermeture des dossiers à délai ouvert.
Valider la configuration suivante : Nombre d'années tampons avant le passage à l'inactif pour les dossiers à délai ouvert.
Valider la configuration suivante : Calculer les dates de versement/destruction prévues des dossiers semi-actifs en se basant sur la date de transfert réelle
Valider les configurations suivantes pour le calcul de fin d’année : Date de fin d'année (MM/JJ), Ajouter une année si la date utilisée pour un calcul est la fin de l'année, Nombre de jours devant précéder la date de fin d'année pour que celle-ci soit considérée dans le calcul des délais pour l'année suivante.
7. Les dossiers ne sortent pas dans les listes de déclassement
Valider si le dossier a bel et bien une date prévue de déclassement (transfert, versement, destruction)
Valider la configuration Permettre de modifier le statut archivistique et les dates prévues d'un dossier.
Valider la configuration Anticipation de déclassement - Délai en jours auquel les dossiers peuvent être déclassés avant la date prévue.
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