Collections

Gestion des collections

Bien que la notion de «Collection» soit un concept de base dans le domaine archivistique, il est important de faire la distinction entre le concept théorique et le concept dans son application réelle à l'intérieur de Constellio. 

Dans un premier temps, plusieurs termes peuvent être utilisés pour définir une collection : espaces de classement, espaces de travail, fonds documentaires, voûte documentaire, etc. Dans les faits, il n'est pas faux de dire qu'une collection est peut-être considérée comme un fonds documentaire, mais le contraire n'est pas nécessairement vrai dans Constellio. Tout dépend du format des structures à migrer. 

Dans Constellio, le concept de collection doit être intimement lié aux éléments suivants : 

• Un ensemble unique d'outils de gestion documentaires ; 
• Une masse documentaire composée d'entités archivistiques (contenants, dossiers, documents) ;
• Un ensemble de métadonnées associées à l'ensemble des éléments constituant la base de données.

La principale distinction est subtile, mais lourde de conséquences lorsque l'on planifie l'implantation du logiciel : «Un ensemble unique d'outils de gestion documentaire». À l'heure actuelle, une collection se limite à un seul plan de classification, un calendrier de conservation et une structure organisationnelle. De fait, il est important de faire la distinction entre le regroupement de tous les documents produits ou reçus par un organisme versus un ensemble défini de masse documentaire assujetti à des outils de gestion documentaire défini dans le temps. L'exemple le plus simple serait probablement de comparer un ensemble d'archives courantes et un ensemble d'archives historique. 

Dans le premier cas, les outils de gestion documentaire servent notamment à classer les documents, optimiser le repérage, déterminer la notion de responsabilité et établir des délais légaux sur un ensemble de documents. Dans le cas de documents d'archives, le plan de classification peut différer grandement, en fonction du volume de pièces archivistiques pour une série donnée. 

Sachant que l'application Web Constellio a été conçue pour s'adapter à un vaste éventail de scénarios et de possibilités, il n'en demeure pas moins nécessaire de prendre en considération les tenants et aboutissants de nos pratiques en matière de gestion documentaire, que ce soit en fonction de l'utilisation quotidienne du logiciel afin de favoriser le travail collaboratif ou dans le but d'assurer la pérennité de documents historiques en considérant les différents supports numériques et analogiques. 

1. Créer une collection

Afin de créer une collection, vous devez suivre les étapes suivantes : 

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation ; 
2. Cliquer sur «Gérer les collections» ; 
3. Dans la fenêtre «Gestion des collections», cliquer sur «Ajouter» ; 
4. Dans la fenêtre «Modifier une collection», compléter les métadonnées et cliquer sur «Enregistrer».

2. Modifier une collection

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation ; 
2. Cliquer sur «Gérer les collections» ;
3. Dans la fenêtre «Gestion des collections», cliquer sur l'icône du calepin à droite du nom de la collection ; 
4. Dans la fenêtre «Modifier une collection», il est possible d'ajouter le Numéro de l'organisme et le Numéro du calendrier de conservation. Il est également possible de modifier le nom de la collection. Pour confirmer les modifications, cliquer sur «Enregistrer». 

3. Supprimer une collection

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation ; 
2. Cliquer sur «Gérer les collections» ; 
3. Dans la fenêtre «Gestion des collections», cliquer sur l'icône du «X» rouge à droit du nom de la collection ; 
4. Dans la fenêtre de confirmation de suppression, cliquer sur «Oui». 

4. Ajouter une langue dans une collection

Le système peut maintenant avoir une seule langue d’installée dans Constellio et en avoir une autre installée plus tard au cours de sa vie. Avant la version 11.0.2, le client installait une langue et ne pouvait plus le modifier par cause du système n’aurait pas des étiquettes et noms de métadonnées personnalisées dans la deuxième langue. Ce qui aurait amené des complications au système.

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Gérer les collections»;
3. Appuyer sur le calepin pour modifier la collection. Dans langage de la collection, vous trouverez les langues disponibles dans le système. Cocher la langue voulue et enregistrer. Vous trouverez le langage à ajouter dans le système. Cocher le langage à ajouter et enregistrer;
4. Les changements sont enregistrés et il prendra quelque temps pour que l'environnement se mette à jour.
5. La langue ajoutée à la collection apparaît dans le profil de l’utilisateur. L’utilisateur a la possibilité de basculer entre les langues.

Enregistrements temporaires

Un fichier CSV sera affiché dans les enregistrements temporaires (Espace personnel -> Enregistrement temporaire). Ce fichier contient les clés, leurs libellés et affiche les métadonnées qui manquent la traduction pour la langue choisie. 
Les métadonnées non traduites peuvent se faire manuellement.

5. Enlever une langue d'une collection

1. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Gérer les collections»;
3. Appuyer sur le calepin pour modifier la collection. Dans langage de la collection, vous décochez la langue que vous souhaitez enlever et vous enregistrez;
4. La langue va disparaitre de la collection. Lorsque vous cliquez sur le profil de l’utilisateur, celle-ci n’y sera plus affichée, et disparaitra aussi dans la langue par défaut (modifier le profil -> fiche de l’utilisateur).