Configurer les tâches d'un flux de travail (workflow)

Configurer les tâches d'un flux de travail (workflow) 

Une fois le diagramme workflow enregistré, une nouvelle page s'ouvrira. Vous y trouverez la liste des métadonnées et les tâches qui ont été créées dans ce même workflow. 

Ces tâches sont consultables et modifiables. Elles font office de gabarits, c'est-à-dire que lorsque le workflow sera démarré les tâches créées correspondront aux configurations établies. Les descriptions, les assignations, les rappels, les fichiers et les suivis qui leur sont appliqués seront conservés à chaque fois qu'un workflow est démarré. 

Pour consulter ou modifier les tâches, il faut cliquer sur le menu latéral de droite, deux options. Il est possible de cliquer sur une tâche du schéma pour la surligner dans le tableau. Ceci facilite la distinction et le repérage des tâches. 

Voir le guide sur les tâches pour plus amples informations : Gestion des tâches.

1. Les métadonnées propres aux tâches modèles

Les tâches issues de workflows présentent certaines métadonnées qui ne sont pas disponibles dans les tâches standards. Ces dernières proposent plus de flexibilité aux échéances et aux assignations. 

1.1 Échéance

La métadonnée concernant l'échéance de la tâche est la Durée d'échéance suite à l'assignation (en jours). On peut la trouver dans l'onglet Définition. Elle permet d'ajouter une limite de temps, en jour de travail, pour compléter la tâche. La date d'échéance sera calculée par une addition de la date de la première assignation et de la durée déterminée. Il s'agit d'une métadonnée facultative. 

1.2 Assignation

Trois métadonnées sont propres aux tâches de workflow; priorité d'assignement, Assigner à la fonction et Assignation basée sur la durée estimée. des tâches. Les trois champs sont facultatifs et se trouvent dans l'onglet Assignation.

1.2.1 Priorité d'assignement

La priorité d'assignement permet de définir à qui une tâche peut être assignée dans les différentes tâches d'un flux de travail. Le champ propose quatre priorités.

Valeur possible	Définition
Créateur du workflow	La tâche sera assignée à l'utilisateur ayant démarré le workflow.
Personne assignée à la dernière tâche	La tâche sera assignée à la personne qui aura Complété la tâche précédente.
Utilisateur assigné par la dernière tâche	La tâche sera assignée par un utilisateur choisi par la personne ayant complété la tâche.
Utilisateur avec la fonction dans l'unité administrative	La tâche sera assignée à un utilisateur selon sa fonction. Cette valeur est en lien avec le champ suivant.

1.2.2 Assigner à la fonction 

Cette métadonnée permet de déterminer la fonction à laquelle la tâche doit être assignée. Pour que le tout soit fonctionnel, il faut suivre les étapes suivantes. 

1. Ajouter les fonctions dans le domaine de valeur 
   1. Pilotage → Domaine de valeur → Fonction → Ajouter 
2. Appliquer les fonctions dans les unités administratives 
   1. Pilotage → Schéma de métadonnées → Unités administratives → Consulter → Configurer le formulaire → Prendre fonction et déplacer dans « Saisie » 
3. Dans les unités administratives, assigner les fonctions aux utilisateurs
   1. Pilotage → Unités administratives → Prendre l’unité administrative au choix → Modifier → ajouter la fonction et les utilisateurs liés 
4. Une fois enregistré, vous pourrez maintenant assigner des tâches à la fonction

1.2.3 Assignation basée sur la durée estimée des tâches

Cette métadonnée permet d'assigner la tâche à l'utilisateur qui en a le moins au sein de l'unité administrative (valeur estimée en heure).

2. Valeurs par défaut et métadonnées système

Comme mentionné précédemment, les métadonnées des tâches établies dans la gestion des workflows servent de références pour celles qui sont générées lors du lancement des flux. Il est donc judicieux de définir des valeurs par défaut, afin que l'utilisateur soit amené à saisir un minimum d'informations.

Voici quelques propositions de champs qui pourraient être complétés à cette étape :