Constellio Drive

Constellio Drive est un logiciel qui permet d’accéder directement aux dossiers et aux documents de Constellio via l’explorateur Windows sur votre poste. Constellio Drive permet de créer, modifier, supprimer et déplacer des dossiers et des documents de Constellio sans passer par l’interface Web. 

Si cette fonctionnalité vous intéresse, n’hésitez pas à contacter notre équipe de Ventes pour discuter des modalités d’acquisition de ce module.

Installation et Démarrage

Pour installer Constellio Drive, veuillez lancer l’exécutable d’installation fourni Exécutable Constellio Drive, puis suivre les étapes indiquées ci-dessous.

Problème possible au premier démarrage de Constellio Drive

Il se peut qu’au premier démarrage de Constellio Drive, l’explorateur Windows « gèle ». Si cette situation survient, cliquez sur l’option « Quitter Constellio Drive » du menu Constellio Drive et relancez Constellio Drive en utilisant la barre de recherche Windows.

1. Compatibilité

1.1 Version de Constellio requise

Pour utiliser les fonctionnalités de Constellio Drive, votre environnement Constellio doit être à une version plus grande ou égale à 11.1.8 et le plugin WebDAV doit être installé sur le serveur.

1.2 Modes Constellio Drive et Agent Constellio

Dans le cas où vous connectez le Drive à un environnement Constellio n’étant pas à cette version, il passera en mode Agent. Cela vous permet d’installer Constellio Drive à la fois pour tester ses fonctionnalités sur un Constellio de test et pour vos opérations régulières avec votre environnement de production qui n’est pas encore compatible avec le Drive.

En bref, Constellio Drive agit en tant que client pour l’accès via l’explorateur Windows ET en tant qu’Agent.

Voilà la procédure afin de tester l’installation de Constellio Drive :

1. Entrer l’URL de votre environnement Constellio et authentifiez vous;

2. Ouvrir l’interface Web de Constellio;

3. Ouvrir le dossier Constellio Drive. Vérifier qu’il contient les mêmes collections, structures (Unités administratives, plan de classification,…), dossiers et documents sur l’interface Web;

4. Dans le Constellio Drive, ouvrir un document > faire une modification dans ce dernier > Sauvegarder;

5. Vérifier si la modification est présente sur le document de l’interface Web;

6. Dans le Constellio Drive, naviguer vers un dossier ou un document > Renommer l’élément choisi;

7. Vérifier que l’élément a aussi été renommé sur l’interface Web.

1.3 Basculer en mode Agent

Pour que Constellio Drive bascule en mode Agent, il suffit d’ouvrir un document via l’interface Web d’un Constellio qui ne supporte pas Constellio Drive. Le menu Constellio Drive accessible via l’icône dans la zone de notification de la barre des tâches sera remplacé par le menu de l’Agent Constellio. Veuillez noter que la fenêtre « À propos » en mode Agent affichera un numéro de version supérieur ou égal à 5.

1.4 Basculer en mode Constellio Drive

Pour quitter le mode Agent et basculer en mode Constelllio Drive, deux options sont possibles :

1. Ouvrir un document via l’interface Web d’un Constellio qui supporte Constellio Drive.

2. Lancer Constellio Drive à partir de la barre de recherche Windows.

Le menu de l’Agent Constellio accessible via l’icône dans la zone de notification de la barre des tâches sera remplacé par le menu de Constellio Drive.

1.5 Démarrage du poste Windows

À chaque démarrage du poste de l’utilisateur, si applicable, Constellio Drive quittera le mode Agent et basculera en mode Constellio Drive.

1.6 Mise à jour

Afin de mettre à jour Constellio Drive, il est nécessaire de désinstaller le fichier Constellio Drive (.exe) afin de télécharger le nouvel exécutable.

2. Menu Constellio Drive

Le menu Constellio Drive est accessible avec un clic droit sur l’icône de Constellio à droite dans la barre des tâches de votre poste Windows. Cette icône apparaît lorsque vous démarrez Constellio Drive.

3. L’interface

3.1 Parcourir une arborescence

Constellio Drive présente le contenu de la voûte en tant qu’espace de stockage en ligne accessible via un raccourci dans la section de gauche de l’explorateur Windows.

La racine du dossier Constellio Drive contient les différentes collections auxquelles vous avez accès. Chaque collection a son propre dossier qui contient l’arborescence de la collection.

Par défaut, il y a cinq arborescences affichées dans un dossier de collection.

3.1.1 Documents empruntés

On y voit les documents actuellement empruntés par l’utilisateur. Cette arborescence ne permet pas la création de dossiers, ni le déplacement ou la copie de fichiers. Il permet toutefois la modification des documents.

3.1.2. Plans de classification

On y voit les dossiers et documents, organisés selon les rubriques du plan de classification.

3.1.3. Unités administratives

On y voit les dossiers et documents, organisés par unité administrative. Cette arborescence ne permet pas la création de dossiers à la racine.

3.1.4. Unités administratives et plans :

On y voit les dossiers et documents, organisés par unité administrative et ensuite selon les rubriques du plan de classification.

3.1.5. Favoris (à venir dans la version 12)

Dans le but de simplifier l'accès aux documents et dossiers essentiels, un dossier intitulé Favoris est disponible dans le Drive. Il regroupe les éléments suivants :

• Mes favoris

• Favoris personnels

• Favoris partagés

  

  Chaque dossier peut être consulté individuellement pour naviguer parmi ses propres dossiers et documents Constellio. De plus, la modification des dossiers et documents déjà présents dans ces dossiers favoris est possible. Cependant, aucun déplacement n'est autorisé.

  

  Par exemple, il n'est pas possible de déplacer un document de "Mes Favoris" vers un autre dossier figurant dans "Favoris". Ajouter des dossiers ou documents à "Favoris" est également impossible.

  Il est important de noter que le dossier "Favoris" ne peut être ni supprimé ni renommé.

  

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  3.1.6 Espaces virtuels

  Chaque espace virtuel existant va également avoir sa propre arborescence.

  Évidemment, l’utilisateur ne voit que les dossiers et documents auxquels il a accès en lecture.

  Si une abréviation est définie pour une unité administrative ou une rubrique du plan de classification, l’abréviation sera affichée; sinon, le code est affiché comme nom de dossier.

3.1.7. État d’un document

À côté du titre d’un document, il est possible de remarquer une colonne nommée État.

Les icône qui s’y trouvent sont réactives à l’état du document : 

• Coche verte (rond vide) : Enregistrement consulté et téléchargé sur le poste temporairement;

• Coche verte (rond plein) : Enregistrement téléchargé pour le travail hors-ligne, il restera sur le poste;

• Nuage bleu : Enregistrement qui n’est pas encore sur le poste de travail, il est seulement sur Constellio.

3.1.8. Travail hors-ligne

Pour s’assurer qu’un document reste sur le poste afin d’y travailler hors ligne, il faut télécharger le document pour le travail hors ligne. Pour se faire, il faut faire un clic-droit sur le document et cliquer sur Toujours conserver sur cet appareil. L’icône de l’état deviendra un rond vert plein et le document pourra être modifié même en étant hors ligne. 

Afin de retourner le document, il est possible d’effectuer un clic-droit sur le document et cliquer sur Libérer le l’espace

4. Actions possibles

4.1 Créer un dossier

Il est possible d’ajouter un nouveau dossier de deux façons :

1. En tant que sous-dossier d’un dossier Constellio existant.

2. En tant que dossier racine d’une rubrique de plan de classification : 

   1. Dans l’arborescence Unités administratives et plans 

      1. Si la rubrique du plan de classification possède au moins une règle.

   2. Dans l’arborescence Plans de classification 

      1. Si la rubrique du plan de classification possède au moins une règle.

      2. Si l’utilisateur a accès à une seule unité administrative ou a défini une unité administrative préférée dans son profil.

4.2 Renommer un dossier

Il est possible de renommer un dossier Constellio en changeant le nom du dossier dans le Drive.

4.3 Déplacer un dossier

Il est possible de déplacer un dossier Constellio d’un endroit à l’autre, mais seulement à l’intérieur de la même arborescence.

Pour déplacer un dossier à la racine d’une rubrique, le déplacement est permis seulement si on respecte les conditions énumérées au point 2 de la sous-section Créer un dossier.

4.4 Copier un dossier

Il est possible de copier un dossier Constellio d’un endroit à l’autre directement dans le Drive.

La copie d’un dossier à la racine d’une rubrique de plan de classification est permise seulement si on respecte les conditions énumérées au point 2 de la sous-section Créer un dossier.

4.5 Consulter un document

Il est possible de consulter un document Constellio en effectuant un double-clic sur le document dans le Drive.

4.6 Créer un document

Il est possible de créer un document dans un dossier Constellio existant en créant, déplaçant ou sauvegardant un fichier dans le dossier du Drive.

Le nom du fichier ainsi que son extension (ex : monNouveauDocument.doc) est utilisé comme titre pour le nouveau document Constellio.

4.7 Renommer un document

Il est possible de renommer un document Constellio en changeant le nom du fichier directement dans le Drive.

4.8 Modifier un document

Il est possible de modifier un document Constellio en ouvrant et modifiant le fichier correspondant sur le Drive. Cette action est possible seulement si l’utilisateur possède un accès en écriture sur le document. Si l’utilisateur possède seulement un accès en lecture, le fichier pourra être ouvert pour consultation, mais toute tentative de sauvegarde d’une modification sera rejetée (l’utilisateur se fera alors offrir de sauvegarder ses modifications ailleurs sur son poste).

Lors de la sauvegarde des modifications, une nouvelle version mineure sera ajoutée au document Constellio, sauf si l’auteur de la version existante est le même. Dans ce cas, la version existante sera simplement écrasée avec le nouveau contenu du fichier.

4.9 Déplacer un document

Il est possible de déplacer un document Constellio d’un dossier à l’autre, mais seulement à l’intérieur de la même arborescence.

4.10 Copier un document

Il est possible de copier un dossier Constellio d’un dossier à l’autre, directement dans le Drive.

4.11 Ouvrir dans Constellio

Il est possible d’ouvrir un dossier ou un document dans Constellio à partir du Drive. La vue du Constellio est simple, compacte avec un menu mobile.

4.12 Mes tâches

Il est possible d’accéder au module "Tâches" dans l’interface Web de Constellio à partir de Constellio Drive. il faut de faire un clic-droit sur le document et cliquer sur l’icône Constellio Mes tâches. La page des tâches s’ouvrira dans votre navigateur. 

4.13 Supprimer

Il est possible de supprimer les documents et les dossiers à partir du Drive. Pour ce faire, il faut faire un clic-droit sur le document et cliquer sur l’icône Constellio Supprimer. Bien que l’option soit disponible, uniquement les utilisateurs avec les permissions de suppression sont en mesure d’effectuer la suppression d’élément dans Constellio Drive. 

Lors de la suppression en lots, une confirmation de chaque élément sera demandée afin d’éviter la suppression accidentelle. 

5. Limitations

5.1 Fichiers avec un même nom

Dans Constellio, deux documents avec un même titre peuvent co-exister à l’intérieur d’un même dossier. Sur Windows et MacOS, il n’est pas permis d’avoir deux fichiers avec le même nom à l’intérieur d’un même dossier. Pour contourner ce problème, lorsque deux documents avec le même nom sont détectés au sein d’un même dossier, les deux documents sont affichés sous la forme suivante : titre (id du document). extension.

Par exemple, supposons qu’on a un dossier « abc » avec les deux sous-documents suivants : fichier.doc avec id 123 et fichier.doc avec id 456. Dans le Drive, les fichiers seront affichés en tant que fichier (123) .doc et fichier (456) .doc.

5.2 Caractères non permis

Sur Windows, les noms de dossiers et de fichiers ne peuvent pas posséder les caractères suivants : \/* : ? » &<>

Par défaut, dans Constellio, ces caractères sont permis dans le titre des documents et des dossiers. Dans Constellio Drive, ces caractères seront remplacés par des tirets bas « _ ».

Il est possible d’empêcher la création de nouveaux dossiers et documents avec l’interface Web de Constellio en activant la configuration Activer la validation des caractères illégaux dans l’onglet Autres de Pilotage > Configuration. On peut ensuite obtenir la liste de tous les dossiers et documents problématiques en effectuant une analyse du système dans Pilotage > Analyse du système.

5.3 Longueur des chemins

Sur Windows, la longueur d’un chemin (ex : c:\Windows) ne peut pas dépasser 256 caractères. Ainsi, si, dans Constellio, on a trop de dossiers et sous-dossiers, ou encore des fichiers avec des titres très longs, il est possible que certains dossiers et documents ne s’affichent pas ou ne puissent être manipulés correctement.

Pour atténuer cette limitation, il est possible de raccourcir les chemins en donnant des abréviations aux unités administratives et aux rubriques de plan de classifications.

5.4 Suppression de documents et dossiers

Il est impossible de supprimer des documents et dossiers en passant par la suppression réseau ou l’utilisation de la Corbeil locale. Il faut passer par l’action Constellio Supprimer ou par l’interface Web de Constellio pour supprimer des documents et dossiers.

6. Comparaison des différentes options d'importation

Rendez-vous à ce lien, afin de télécharger un document explicatif de comparaison des différentes options d’importation.