Créer un schéma personnalisé

Schéma de métadonnées

Les schémas de métadonnées permettent de créer des formulaires personnalisés, représentant les types de dossiers utilisés dans votre organisation. Cette page vous présente donc l'ordre logique dans lequel procéder pour créer un type de dossier. Généralement, il est intéressant de créer un schéma de métadonnées lorsque vous souhaitez personnaliser des métadonnées à un type de schéma. Sinon il est possible de seulement créer le domaine de valeurs.

1. Créer le schéma personnalisé

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis, cliquez sur «Schémas de métadonnées»;
3. Puis cliquer sur l'icône de consultation au bout du schéma de votre choix;
4. Dans cette page, vous retrouverez tous les schémas de métadonnées reliés à ce type de schéma. Pour en créer un nouveau, cliquez sur «Ajouter».
   Code : default

   Dans la page, vous aurez un type de schéma avec le code : default. Celui-ci est le formulaire par défaut qui est sélectionné dans Constellio si vous ne choisissez pas un schéma personnalisé. Il est possible d'y ajouter des métadonnées et de modifier son affichage et formulaire comme les autres schémas.
5. Remplir le formulaire puis «Enregistrer».

Métadonnées	Description	Image
Code	Le code de métadonnée est un élément unique qui ne peut être modifié après la création d'un schéma. Le préfixe «USR» doit être conservé, car l'élément indique à Constellio que le schéma a été créé par un utilisateur.
Libellé français	Le libellé représente le nom du schéma de métadonnée. Cet élément peut être modifié à tout moment afin de s'adapter à la terminologie utilisée à l'interne.

Après avoir enregistré, votre schéma se retrouvera avec les autres schémas personnalisés. Il vous sera alors possible de gérer votre schéma et y apporter des changements.

2. Gérer votre schéma de métadonnée

Plusieurs actions sont réalisables sur votre schéma. 

Il est possible de: 

• Créer des métadonnées personnalisées et gérer celles déjà existantes;
• Modifier le schéma;
• Désactiver le schéma;
• Supprimer le schéma;
• Configurer le formulaire;
• Configurer l'affichage;
• Configurer les vues listes,
• Configurer les vues tableaux;
• Configurer la clé d'unicité.

2.1 Créer des métadonnées

Pour en savoir plus sur la création de métadonnées, consulter l'article «Ajouter une métadonnée». Cette page vous montrera plusieurs exemples de types de métadonnées et de leur création. Vous pourrez en apprendre plus la gestion des métadonnées aussi via cette page. 

2.2 Modifier le schéma

Permets de modifier le libellé ou les conditions d'affichage dans la recherche simple et avancée.

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis cliquer sur «Schémas de métadonnées»;
3. Sur le schéma de votre choix, cliquer sur l'icône de consultation;
4. Cliquer ensuite sur le menu au bout du schéma de votre choix, et sélectionner «Modifier le schéma»;
5. Modifier les métadonnées de votre choix et «Enregistrer».

2.3 Désactiver le schéma

Permet de désactiver/d'activer un schéma de métadonnées. Lorsqu'un schéma est désactivé, il est impossible de le choisir lors de la création d'un enregistrement. Il ne sera également pas affiché dans le menu déroulant de la métadonnée «Type».

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis cliquer sur «Schémas de métadonnées»;
3. Sur le schéma de votre choix, cliquer sur l'icône de consultation;
4. Cliquer ensuite sur le menu au bout du schéma de votre choix, et sélectionner «Désactiver le schéma»;
5. Le schéma se trouve maintenant dans l'onglet «Inactif» de la page et il n'apparaît plus dans les choix lors de création de nouveau enregistrement. 

2.4 Supprimer le schéma

La suppression d'un schéma est seulement possible lorsque votre schéma n'est plus relié à aucun enregistrement. Pour ce faire, réaliser une recherche pour s'assurer qu'aucun enregistrement n'est relié à ce schéma et si c'est le cas, réaliser un traitement en lot. Visitez l'article «Traitement en lots» pour voir un exemple concret de cette situation. 

1. Assurez- vous que votre schéma n'est plus relié à aucun enregistrement avec la recherche avancée;
2. Aller dans «Pilotage»;
3. Puis cliquer sur «Schémas de métadonnées»;
4. Sur le schéma de votre choix, cliquer sur l'icône de consultation;
5. Cliquer ensuite sur le menu au bout du schéma de votre choix, et sélectionner «Supprimer le schéma»;
6. Le schéma n'est plus disponible.

2.5 Configurer le formulaire

L'action «Configurer le formulaire» permet de déterminer l'ordre des métadonnées choisies dans le formulaire de création du type de schémas. Donc, pour déterminer l'ordre ou les métadonnées affichés dans le formulaire, il faut passer par cette configuration. 

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis cliquer sur «Schémas de métadonnées»;
3. Sur le schéma de votre choix, cliquer sur l'icône de consultation;
4. Cliquer ensuite sur le menu au bout du schéma de votre choix, et sélectionner «Configurer le formulaire»;
5. Dans la case des métadonnées «Disponibles» à gauche, choisissez la métadonnée de votre choix à ajouter au formulaire;
6. Avec la flèche du milieu, déplacez la métadonnée dans la case de droite;
7. De ce côté, vous pouvez utiliser les flèches à droite pour déplacer la métadonnée à l'endroit de votre choix;
8. «Enregistrer».
9. Consulter le formulaire de création du type de schéma que vous avez modifié pour vérifier que les changements ont bien été saisis.

2.6 Configurer l'affichage

L'action «Configurer l'affichage» permet de déterminer l'ordre des métadonnées choisies dans l'affichage du schéma sous l'onglet «Fiche de métadonnée». Donc, pour déterminer l'ordre ou les métadonnées affichés dans la fiche de métadonnée du type, il faut passer par cette configuration.

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis cliquer sur «Schémas de métadonnées»;
3. Sur le schéma de votre choix, cliquer sur l'icône de consultation;
4. Cliquer ensuite sur le menu au bout du schéma de votre choix, et sélectionner «Configurer l'affichage»;
5. Sélectionner le contexte d'utilisation de la configuration. Soit l'interface Web de Constellio ou les Portails publics (si cela s'applique).
6. Dans la case des métadonnées «Disponibles» à gauche, choisissez la métadonnée de votre choix à ajouter dans l'affichage;
7. Avec la flèche du milieu, déplacez la métadonnée dans la case de droite;
8. De ce côté, vous pouvez utiliser les flèches à droite pour déplacer la métadonnée à l'endroit de votre choix;
9. «Enregistrer».
10. Consulter la fiche de métadonnée du type de schéma que vous avez modifié pour vérifier que les changements ont bien été saisis. 

2.7 Configurer les vues listes

Changement de nomenclature

Dans des versions mineures précédentes, cette configuration portait le nom de Configurer les résultats de recherche.

L'action «Configurer les vues listes» permet de déterminer l'ordre des métadonnées affichées dans la vue liste de l'enregistrement. Donc, pour déterminer l'ordre ou les métadonnées affichées dans la vue liste, il faut passer par cette configuration.

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis cliquer sur «Schémas de métadonnées»;
3. Sur le schéma de votre choix, cliquer sur l'icône de consultation;
4. Cliquer ensuite sur le menu au bout du schéma de votre choix, et sélectionner «Configurer les vues listes»;
5. Sélectionner le contexte d'utilisation de la configuration. Soit l'interface Web de Constellio ou les Portails publics (si cela s'applique).
6. Dans la case des métadonnées «Disponibles» à gauche, choisissez la métadonnée de votre choix à ajouter dans la vue;
7. Avec la flèche du milieu, déplacez la métadonnée dans la case de droite;
8. De ce côté, vous pouvez utiliser les flèches à droite pour déplacer la métadonnée à l'endroit de votre choix;
9. «Enregistrer».
10. Consulter l'enregistrement pour vérifier que vos changements ont bien été saisis.

2.8 Configurer les vues tableaux

L'action «Configurer les vues tableaux» permet de déterminer l'ordre des métadonnées affichées dans la vue tableau de l'enregistrement. Donc, pour déterminer l'ordre des colonnes affichées dans la vue liste, il faut passer par cette configuration.

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis cliquer sur «Schémas de métadonnées»;
3. Sur le schéma de votre choix, cliquer sur l'icône de consultation;
4. Cliquer ensuite sur le menu au bout du schéma de votre choix, et sélectionner «Configurer les vues tableaux»;
5. Sélectionner le contexte d'utilisation de la configuration. Soit l'interface Web de Constellio ou les Portails publics (si cela s'applique).
6. Dans la case des métadonnées «Disponibles» à gauche, choisissez la métadonnée de votre choix à ajouter dans la vue;
7. Avec la flèche du milieu, déplacez la métadonnée dans la case de droite;
8. De ce côté, vous pouvez utiliser les flèches à droite pour déplacer la métadonnée à l'endroit de votre choix;
9. «Enregistrer».
10. Consulter l'enregistrement pour vérifier que vos changements ont bien été saisis.

2.9 Configurer la clé d'unicité

Les clés d'unicités permettent de cibler un ou plusieurs champs de métadonnées dans un schéma et les rendre uniques. De fait, les métadonnées sélectionnées sont interreliées par un système de clauses conditionnelles pour un ensemble de métadonnées sélectionnées. Par exemple, si les métadonnées «Titre» et «Volume» sont ajoutées dans le tableau, il sera impossible d'importer un ensemble de dossiers possédant le même Titre ou le même numéro de Volume. Par contre, si les valeurs dans le champ Titre ne sont pas uniques, mais que les valeurs dans le champ «Volume» le sont, il sera possible d'importer les enregistrements. 

La mécanique de la fonctionnalité est simple : sélectionner les métadonnées que l'on veut rendre uniques et sauvegarder les changements. 

3. Lier son schéma à un domaine de valeur

Si vous ne liez pas votre schéma de métadonnée à un domaine de valeur, il ne sera pas possible d'utiliser celui-ci dans Constellio. Pour ce faire, suivez les prochaines étapes : 

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis cliquer sur «Domaines de valeurs»;
3. Selon le type de schéma que vous avez créé, vous allez «Consulter» le «Type» de celui-ci. Par exemple, dans notre cas, «Type de dossiers»;
4. Vous serez alors dans la page de vos domaines de valeur de «Types de dossiers». Cliquer sur «Ajouter»;
5. Remplir les métadonnées affichées. Puis «Enregistrer».
   Métadonnées

   Il est possible de créer un type de dossier, sans le lier à un schéma. Comme vous pouvez voir, la métadonnée «Schéma lié» n'est pas obligatoire. Celle-ci est utilisée lorsque vous créez un type de schéma avec des métadonnées personnalisées. Si vous souhaitez seulement avec un type de dossier, sans utiliser de métadonnée personnalisée, vous n'avez tout simplement qu'à créer le type de dossier directement dans les domaines de valeurs.
   *L'exemple utilisé est sur les types de dossiers, mais cela va de même pour tous les types de schémas. 
6. Tenter de créer un dossier et vérifier si le type de dossier apparaît. 
7. Vous pouvez maintenant utiliser votre schéma de métadonnée.

4. Créer un type de domaine de valeur

Comme expliquer dans le point précédent, il est possible de créer un type dans un domaine de valeur, sans relié à un schéma. Un exemple concret de ceci est les types de contenants. Le formulaire de création de contenants exige de choisir un type de contenant. Cependant, nous n'avons pas besoin de créer de métadonnées personnalisées pour celui-ci. Donc, nous avons tout simplement à créer le domaine de valeur. 

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis, cliquer sur «Domaines de valeurs»;
3. Cliquer sur «Types de contenants»;
4. Cliquer sur «Ajouter» pour ajouter un type de contenants.
5. Remplir le formulaire de création et «Enregistrer».
   
6. Créer un contenant et vérifier que le type de contenant est bien présent.

5. Particularité des types de documents

Lors de la création d'un type de document, vous avez en plus la possibilité de lier à un patron. Celui-ci permettra alors, lors de la création d'un document, de sélectionner ce patron.

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Puis, cliquer sur «Domaines de valeurs»;
3. Consulter les «Types de documents»;
4. «Ajouter» un type, vous avez alors deux choix :
   1. Vous pouvez sélectionner un «patron» à partir de votre poste de travail;
   2. Ou «Lier des documents comme patron» à partir d'un document présent dans Constellio.
5. «Enregistrer».
6. Il est maintenant possible de créer un document et de sélectionner un patron.

*La procédure reste la même, peu importe le type de schéma que vous créez. Même chose pour les domaines de valeurs.*