Déclassement

Le déclassement

Le déclassement est l'opération qui consiste à identifier et à retirer des lieux des opérations courantes les documents qui sont utilisés occasionnellement ou qui ne sont plus utiles à l'administration d'une organisation, conformément aux règles de conservation qui y sont rattachées. Dans Constellio, la fermeture de dossiers passe par la création de liste de fermeture et tous les transferts d'un état à un autre passent par la création de listes de déclassement qui sont réalisées dans la section déclassement. Le déclassement du menu de navigation est donc utile pour réaliser des listes de fermeture, réaliser des listes de déclassement pour des dossiers (ou des documents en version bêta), pour créer et consulter des contenants ainsi que pour générer différents rapports sur les outils de gestion documentaire.

Par défaut, seuls les utilisateurs ayant des rôles de Responsable de la gestion documentaire ou Administrateur peuvent démarrer le processus de déclassement. Alors que les utilisateurs avec un rôle de Gestionnaire peuvent approuver le déclassement et gérer les contenants. Il est toutefois possible de modifier ces paramétrages des rôles dans « Gérer les rôles » du « Pilotage ».

Définitions des termes liés aux opérations de déclassement : 

• Déclassement : opération générale de passage des dossiers d'un statut à un autre : 
  • Actif vers le semi-actif.
  • Actif à détruire.
  • Actif à verser.
  • Semi-actif à détruire.
  • Semi-actif à verser.
  • Destruction : Opération d'élimination ou de suppression des documents et des dossiers selon les délais du calendrier de conservation.
  • Transfert : Opération de transférer des dossiers de l'actif vers le semi-actif.
  • Versement : Opération de verser des dossiers à conservation permanente dans un service d'archives (à l'interne ou acquisition de l'externe).
  • Conservation : Conservation de façon permanente, pour constituer des archives historiques.

Le déclassement s'effectue selon les dates de versement et de destruction attribuées aux dossiers. Pour calculer ce transfert prévu vers le semi-actif ou l'inactif, Constellio se base sur les dates réelles des dossiers. Si un dossier possède une date de transfert réelle égale à 2018-12-18, son transfert se fera selon cet échéancier.

Cependant, si aucune date de transfert réelle n'est attribuée, Constellio va calculer le transfert selon la date d'ouverture du dossier et la règle de la rubrique du plan de classification qui y est rattachée. Cette fonctionnalité peut être sélectionnée dans le menu Configuration, dans la page Pilotage. 

1. Gestion des listes de déclassement

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;

Le premier onglet des listes de déclassement, soit « Créer une liste », permet la création de plusieurs listes de déclassement : Liste des dossiers sans date de fermeture, Déclassement de dossiers et Déclassement de documents.

Lorsque des listes sont générées, elles s'affichent dans un des autres onglets selon leurs statuts : 

• Listes générées : affiche les listes générées.
• Listes à valider : listes qu'un utilisateur doit valider.
• Listes validées : listes qui sont validées.
• Listes en attente d'approbation : listes en attente d'approbation par un Gestionnaire.
• Listes à approuver : listes qu'un utilisateur avec un rôle Gestionnaire doit approuver.
• Liste approuvée : listes qui ont été approuvées par un Gestionnaire.
• Listes traitées : listes dont le déclassement est terminé.

À noter que l'ajout d'un élément à une liste de déclassement ne se fait pas automatiquement. Il est possible de choisir si le dossier est inclus ou non, au déclassement prévu. Pour y arriver, il suffit de sélectionner Oui/Non dans la colonne nommée « Inclus » de la liste. Cette fonctionnalité doit cependant être activée dans les configurations de pilotage de l'environnement (Liste de déclassement avec le tableau, Dossiers sélectionnés). 

1.1 Réaliser une fermeture de dossier

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner un type de liste de fermeture à créer (le fonctionnement est identique pour les trois choix);
4. Réaliser une recherche pour faire ressortir les dossiers qui doivent être fermés. Une unité administrative doit minimalement être sélectionnée. Puis, cliquer sur « Rechercher »;
5. Sélectionner les dossiers à fermer et cliquer sur « Générer une liste de déclassement avec ces enregistrements ».

1. Créer le titre et une description à la liste de déclassement et cliquer sur « Enregistrer »;
2. Dans la fenêtre « Consulter une liste de déclassement », cliquer sur « Lancer le traitement »;

Il est possible qu'il soit obligatoire de faire approuver la liste de fermeture des dossiers par le gestionnaire de l'unité administrative avant de lancer le traitement. C'est le cas si la configuration « Exiger l'approbation pour la fermeture » dans les configurations de déclassement est activée. 

Au niveau de la fiche des dossiers fermés : 

• La date du jour s'inscrit dans la métadonnée Date de fermeture du dossier.
• La valeur Date de fermeture est attribuée automatiquement aux documents rattachés au dossier.
• Génération des champs Date de transfert prévue et Date de versement prévu ou Date de destruction prévue.

1.2 Générer une liste de déclassement

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner un type de liste de déclassement à créer (le fonctionnement est identique pour tous les choix);

1. Réaliser une recherche pour faire ressortir les dossiers qui doivent être déclassés. Une unité administrative doit minimalement être sélectionnée. Puis cliquer sur « Rechercher »;
2. Sélectionner les dossiers et cliquer sur « Générer une liste de déclassement avec ces enregistrements ».

1. Créer le titre et une description à la liste de déclassement et cliquer sur « Enregistrer »;
2. Dans la fenêtre « Consulter une liste de déclassement », il est possible de réaliser plusieurs actions qui sont expliquées dans la section « Actions sur une liste de déclassement ». Les actions disponibles varient selon le statut de la liste de déclassement, les supports, etc.

1.3 Consulter une liste de déclassement

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;

1. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
2. Dans l'onglet désiré, cliquer sur la loupe à droite du nom de la liste de déclassement à consulter. 

Selon l'onglet, donc selon le statut de la liste de déclassement, il est également possible de modifier le libellé de la liste (icône du calepin) et de la supprimer (icône du « X »). Sinon, ces actions sont également disponibles dans la fenêtre de consultation des listes de déclassement (sauf pour les listes traitées). Lors du déclassement de dossiers qui sont uniquement électronique, l'association d'un contenant n'est pas disponible, puisqu'elle n'est pas nécessaire.

1.4 Modifier le libellé d'une liste de déclassement

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la fenêtre « Consulter une liste de déclassement », cliquer sur « Modifier »;
6. Dans la fenêtre « Modifier une liste de déclassement », modifier le titre ou la description de la liste et cliquer sur « Enregistrer ».

2. Actions sur une liste de déclassement

2.1 Ajouter des éléments de la liste de déclassement

Avant, pendant et après la validation ainsi qu'avant l'approbation de la liste de déclassement, il est possible d'ajouter des éléments dans la liste de déclassement. 

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la liste de déclassement, cliquer sur « Ajouter des dossiers à la liste ». 

1. Dans la fenêtre suivante, faites une recherche pour trouver des dossiers à ajouter dans la liste de déclassement. Cliquer sur « Rechercher »;
2. Dans les résultats de recherche, sélectionner les dossiers à ajouter et cliquer sur « Ajouter à la liste ».

2.2 Enlever des éléments de la liste de déclassement

Avant, pendant et après la validation ainsi qu'avant l'approbation de la liste de déclassement, il est possible de retirer des éléments dans la liste de déclassement.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la liste de déclassement, sélectionner les éléments à retirer de la liste et cliquer sur « Enlever la sélection de la liste ». Confirmer le retrait des éléments. Cette option est bien pour enlever plusieurs éléments de la liste.

1. Consulter une liste de déclassement.
2. Cocher « Oui » ou « Non » dans la colonne « Inclus » pour désigner si le dossier fait partir ou non de la liste. Cette option est bien pour enlever un ou deux éléments de la liste.

2.3 Trier les éléments de la liste de déclassement

Dans une liste de déclassement, les éléments se voient automatiquement attribuer un numéro séquentiel qui indique leurs positions dans la liste ainsi que dans le contenant.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement.

1. Il est possible de modifier l'ordre des éléments de la liste de déclassement. Pour ce faire, cliquer sur « Trier »;
2. Dans la fenêtre « Trier les fichiers », modifier l'ordre des éléments avec les flèches et cliquer sur « Enregistrer ». 

2.4 Démarrer une demande de validation

La validation permet de demander à un ou plusieurs utilisateurs de valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Ces utilisateurs peuvent alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments. La demande de validation est une étape facultative.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet « Listes générées »;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement.
5. Cliquer sur « Demande de validation »;
6. Dans la fenêtre « Demande de validation », compléter les métadonnées et cliquer sur « Envoyer ».

Métadonnées Demande de validation
Nom du champ		Description	Image
Destinataires	Obligatoire	Chercher le nom d'un ou plusieurs utilisateurs et cliquer sur « Ajouter ».
Ajouter le commentaire à la liste de déclassement	Facultatif	Cocher cette case pour ajouter le commentaire dans la liste de déclassement.
Commentaires	Facultatif	Inscrire le commentaire.

Dans la section Utilisateurs à qui une demande de validation a été envoyée, on voit le nom de l'utilisateur, la date de la demande, si la demande a été validée ou non et la date de validation lorsque celle-ci est validée. Il est également possible de supprimer une demande de validation avec le « X » à droite du nom de l'utilisateur. 

Tous les utilisateurs doivent avoir validé la liste de déclassement pour qu'il soit possible de réaliser une demande d'approbation. Il est possible de réaliser d'autres demandes de validation suite à des modifications ou de supprimer la demande de validation pour un utilisateur. Après la validation par le ou les utilisateurs, la liste de déclassement se retrouve dorénavant dans l'onglet « Listes validées ». 

2.5 Valider une liste de déclassement

Lorsqu'on vous transmet une demande de validation pour une liste de déclassement. Vous pouvez valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Vous pouvez alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet « Listes à valider »;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Réaliser des modifications, si nécessaires. Pour ce faire, utiliser les options Oui et Non dans la colonne « Inclus ». L'option « Oui » pour inclure le dossier dans la liste des dossiers prêts à traiter et l'option « Non » pour exclure le dossier, qui est dirigé dans une section  « Dossiers exclus »;
6. Pour valider la liste qui est actuellement en cours de validation, cliquer sur « Valider »;
7. Confirmer la validation de la liste de déclassement, pour ce faire, cliquer sur « Oui »;
8. Après la validation par le ou les utilisateurs, la liste de déclassement se retrouve dorénavant dans l'onglet « Listes validées ».

2.6 Démarrer une demande d'approbation

L'approbation de la liste de déclassement se fait par le ou les gestionnaires de l'unité administrative, l'approbation est validée directement lorsqu'un des gestionnaires approuve la demande.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la liste de déclassement, cliquer sur « Demande d'approbation »;
6. Dans la fenêtre « Demande d'approbation », sélectionner un ou plusieurs gestionnaires pour l'approbation de la liste, puis cliquer sur « Envoyer ».

2.7 Approuver une demande d'approbation

Lorsqu'un vous transmet une demande d'approbation pour une liste de déclassement. Vous devez valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Vous pouvez alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet « Listes à approuver »;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Réaliser des modifications, si nécessaires. Pour ce faire, utiliser les optons Oui et Non dans la colonne « Inclus ». L'option « Oui » pour inclure le dossier dans la liste des dossiers prêts à traiter et l'option « Non » pour exclure le dossier, qui est dirigé dans une section « Dossiers exclus »;
6. Pour approuver la liste de déclassement, cliquer sur « Approuver ».
7. Confirmer l'approbation de la liste en cliquant sur « Oui ». La liste est maintenant approuvée, donc présente dans l'onglet « Listes approuvées ». Il est possible de lancer le traitement.

2.8 Traitement d'une liste de déclassement

Pour pouvoir réaliser le traitement d'une liste de déclassement, il est probable qu'il soit obligatoire d'avoir réalisé une approbation de la liste.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet « Listes approuvées »;
4. Cliquer sur la loupe à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Cliquer sur « Lancer le traitement »;
6. Confirmer le traitement en cliquant sur « Oui »;
7. La liste est déplacée dans l'onglet « Listes traitées », il est toujours possible de la consulter.

2.9 Imprimer une liste de déclassement de dossiers

Peu importe le statut de la liste, si celle-ci contient des dossiers, il est toujours possible d'imprimer la liste de ceux-ci.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la fenêtre de consultation d'une liste de déclassement, cliquer sur « Imprimer la liste »;
6. Dans cette fenêtre, il est possible de télécharger le rapport ou de l'imprimer.

2.10 Supprimer une liste de déclassement

Il n'est pas possible de supprimer une liste traitée.

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Dans la fenêtre « Consulter une liste de déclassement », cliquer sur « Supprimer »;
4. Dans la fenêtre de confirmation, cliquer sur « Oui ».

3. Gérer les contenants dans les listes de déclassement

3.1 Mise en contenant des éléments d'une liste

Plusieurs moyens permettent de faire la mise en contenant des dossiers présents dans une liste de déclassement, soit « Créer un contenant », « Chercher un contenant » et « Assembler des contenants ». Toutefois, lors du déclassement de dossiers qui sont uniquement électronique, l'association d'un contenant n'est pas disponible, puisqu'elle n'est pas nécessaire. 

1. Cliquer sur « Déclassement » dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur « Listes de déclassement »;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement.

Trois choix sont possibles pour mettre en contenant les dossiers physiques : 

1. Créer un contenant.
2. Chercher un contenant existant.
3. Assigner des contenants.

3.2 Créer un contenant

Si aucun contenant n'existe ou qu'il n'y a aucun contenant qui convient à cette liste de déclassement, cette option permet de créer un contenant.

1. Cliquer sur « Créer un contenant »;
2. Dans la fenêtre « Créer un contenant », compléter les métadonnées pour la création d'un contenant et cliquer sur « Enregistrer »;
3. De retour dans la fenêtre « Consulter une liste de déclassement », le contenant créer est maintenant disponible dans le menu déroulant qui propose tous les contenants, créer, chercher ou assigner;
4. Sélectionner les éléments à ajouter dans un contenant, sélectionner le contenant et cliquer sur « Placer ». Il est également possible de sélectionner le contenant dans lequel l'élément doit être placé via la colonne « Contenant ». Les éléments sont par la suite déplacés dans la section « Dossiers prêts à traiter » et leurs contenants sont indiqués.

Métadonnées pour la création d'un contenant
Nom du champ		Description	Image
Type	Obligatoire	Le type correspond à un type de contenant qui doit être préalablement créé dans le domaine de valeurs nommées « Types de contenants ».
No de boîte client	Obligatoire	Le numéro de boîte de l'organisation.
No de contenant	Facultatif	Le numéro du contenant.
Type de déclassement	Obligatoire	Préciser le type de transfert en cours : transfert au semi-actif, versement ou destruction.
Emplacement	Facultatif	Sélectionner un emplacement pour le contenant, selon les capacités disponibles dans les différents emplacements, seuls ceux qui contiennent suffisamment d'espace seront proposés. Le bouton « Suggéré » inscrit le premier emplacement qui contient suffisamment d'espace pour le contenant.
Plein	Facultatif	Permets d'indiquer si le contenant est plein.
Description	Facultatif	Permet d'ajouter une description du contenant.
Position	Facultatif	Si la métadonnée emplacement n'est pas utilisée ou en complémentarité, il est possible d'ajouter une position au contenant.
Capacité (cm)	Facultatif	Capacité en cm du contenant. Si le type de contenant choisi a déjà une capacité par défaut (30 cm, 18 cm, 15 cm...), cette métadonnée sera ajoutée automatiquement. Suggéré : lorsque des capacités sont définies dans les différents espaces d'entreposages (emplacement) ainsi que pour le contenant, cette option permet à Constellio de suggérer automatiquement le premier espace d'entreposage qui offre l'espace nécessaire au contenant.
Unités administratives propriétaires	Obligatoire	Sélectionner l'unité administrative ou les unités administratives associées aux dossiers classés dans le contenant. Il n'est pas possible d'y classer que des dossiers appartenant aux unités administratives propriétaires. Il est possible de créer des contenants mixtes si cette configuration est activée dans le pilotage/configuration.

3.3 Chercher un contenant

Cette option permet de réaliser une recherche dans tous les contenants existant pour ajouter un ou plusieurs contenants dans la liste de déclassement.

1. Cliquer sur « Chercher un contenant »;
2. Entrer des critères de recherche (toutes les métadonnées liées au contenant permettant de réaliser une recherche) et cliquer sur « Rechercher »;
3. Sélectionner les contenants à ajouter au déclassement et cliquer sur « Ajouter les contenants sélectionnés »;
4. De retour dans la fenêtre, « Consulter une liste de déclassement », le ou les contenants sélectionnés sont disponibles dans le menu déroulant qui propose tous les contenants, créer, chercher et assigner;
5. Sélectionner les éléments à ajouter dans un contenant, sélectionner le contenant et cliquer sur « Placer ». Il est également possible de sélectionner le contenant dans lequel l'élément doit être placé via la colonne « Contenant ». Les éléments sont par la suite déplacés dans la section « Dossiers prêts à traiter » et leurs contenants sont indiqués.

3.4 Assigner des contenants

Pour utiliser cette option, tous les éléments dans la liste doivent comporter une longueur linéaire (cm). Les contenants doivent également avoir des capacités (cm). L'option assigne automatiquement un contenant qui offre suffisamment de capacité pour les éléments de la liste de déclassement.

1. Ajouter des longueurs linéaires (cm) si vos éléments n'ont pas cette information.
2. Cliquer sur « Assigner des contenants ».
3. Des contenants sont assignés automatiquement à chaque élément de la liste de déclassement. Alors que les deux premières options ne réalisent pas la mise en contenant. Cette option réalise automatiquement la mise en contenant.

3.5 Modifier les contenants utilisés

Pour modifier les contenants utilisés, il suffit de sélectionner les éléments et cliquer sur « Enlever du contenant ». Par la suite, il est possible de sélectionner un nouveau contenant pour le document ou le dossier.