Déclassement papier

Comment réaliser un déclassement de dossiers papiers

Il est possible à l'intérieur de Constellio de gérer ses dossiers analogiques. Le module de déclassement permet à ces dossiers de calculer la date à laquelle ceux-ci doivent passer d'un état à un autre. Un avantage certain à utiliser le module de déclassement de Constellio est la traçabilité de cette démarche. Constellio garde en mémoire la liste de déclassement, ainsi que la règle de conservation qui a été appliquée, les dossiers choisis, le moment du déclassement et l'état vers lequel ceux-ci ont changé. Un audit important pour prouver que l'on suit bien la loi sur les archives et respecte bien notre calendrier de conservation. 

La page qui suit vous expliquera comment déclasser votre papier de A à Z. Certains trucs et astuces seront expliqués. 

1. Création d'une liste de déclassement

1.1 Par le module de déclassement

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner un type de liste de déclassement à créer;
   
   Le fonctionnement est identique pour tous les choix.
   Les types de liste

   Liste des dossiers sans date de fermeture : Ceux-ci permettent d'appliquer une date de fermeture aux dossiers à durée fixe, ouvert ou à garder leurs actifs jusqu'à son remplacement. Tant que ces dossiers ne possèderont pas de date de fermeture, ils n'apparaîtront pas dans les listes classiques.
   Déclassement de dossiers : Permet de passer d'un stade à un autre.
   Disposition Tri : Les dossiers à disposition finale de «Tri» apparaîtront automatiquement dans les listes à verser. Puisque certains éléments du dossier sont à conserver, il est logique que le dossier numérique ne soit pas détruit vu les éléments à conserver. Il est alors du devoir des archives de faire le tri du dossier physique. *Une configuration permet de faire apparaître les dossiers à disposition Tri dans les listes de destruction.
4. Réaliser une recherche pour faire ressortir les dossiers qui doivent être déclassés ou fermés.
   Une unité administrative doit minimalement être sélectionnée.
   Il est possible d'ajouter des critères comme dans la recherche avancée.
   Puis cliquer sur « Rechercher ». Vous pouvez par la suite appliquer des facettes à vos résultats de recherche. 
5. Sélectionner les dossiers voulus et cliquer sur « Générer une liste de déclassement ». 
   Point de vigilance

   • Si vous avez sélectionné la Configuration sous l'onglet Déclassement «Sous-dossiers déclassables séparément» : «La sélection d'un dossier ne sélectionne pas ses sous-dossiers. Si vos sous-dossiers doivent être fermés/déclasser, sélectionner ceux-ci directement.
   • Il est impossible de traiter des dossiers qui contiennent des documents empruntés (l'option d'emprunter des documents faits références à des documents numériques. Parfois, vos dossiers papier peuvent être hybrides donc cela s'applique.)
   • Les dossiers empruntés ne seront pas visibles dans les résultats de recherche.
6. Créer le titre et une description à la liste de déclassement et cliquer sur «Enregistrer». Cela créera la liste et elle apparaîtra à l'écran.
   Donner un nom clair à votre liste, car ce nom apparaîtra sur la liste que vous pouvez générer par la suite.
   Par exemple :
   Nom de l'unité administrative - Type de déclassement - Rubrique du plan de classification - Date
   Ressources humaines - Actifs à transférer au semi-actif - Dossiers employé - 6 juin 2020

1.2 Par les favoris

Parfois, il est possible de recevoir une boîte déjà remplie de dossiers ou d'en avoir rempli une préalablement. Vous pouvez présélectionner ces dossiers et les ajouter à un favori pour ensuite créer votre liste de déclassement. 

1. Chercher les dossiers via la recherche classique de Constellio. Sélectionner les dossiers voulus et «Ajouter à un favori». 
2. Allez dans les favoris.
3. Cliquer sur le groupe de favoris voulus.
4. Dans «Actions sur le groupe de favoris», cliquer sur «Liste de déclassement». 
5. Créer le titre et une description à la liste de déclassement et cliquer sur «Enregistrer». Cela créera la liste et elle apparaîtra à l'écran.
   Sélections

   Vous n'avez pas besoin de sélectionner des dossiers en particulier. L'action de liste de déclassement se réalise sur l'entièreté du groupe de favoris et non certains dossiers sélectionnés. 

2. Vérification de la liste de déclassement

2.1 Consulter une liste de déclassement

Si vous avez quitté votre liste de déclassement : 

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Liste de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes générées»;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement. 

La liste de déclassement comporte toutes les métadonnées référentes à celles-ci.

Métadonnées	Description	Image
Titre	Libellé donné à la liste.
Type	Type de transfert effectué à la liste.
Unité administrative	Représente, selon le cas, un service, une division ou une section d'un organisme.
Date de création	Date de création de la liste.
Créé par	Identification du créateur de la liste
Date de modification	Date de modification de la liste
Rubrique uniforme	Rubrique du plan de classification
Règle uniforme	Règle de conservation appliqué aux dossiers
Statut	Statut de la liste de déclassement
Fichiers	Fichiers joints. Ceux-ci sont seulement consultables à partir de la liste de déclassement et ne font pas partie des documents officiels dans Constellio. Ces fichiers peuvent être des listes préétablis qui aident au déclassement.

2.2 Retirer des dossiers de la liste de déclassement

À cette étape, malgré votre présélection, vous pouvez refaire un tour de votre liste de dossier à déclasser. Il y a deux façons de retirer un dossier de la liste.

Méthodes	Description	Image
Par la métadonnée «Inclus»	Cette méthode est pratique lorsque vous avez peu de dossiers à retirer de la liste. Cliquer sur le bouton radio «Non» de la colonne «Inclus» pour retirer le dossier de la liste.
Par la sélection des dossiers	Par le bouton de sélection, passer à travers votre liste et sélectionner tous les dossiers que vous souhaitez retirer de la liste. À la fin de la liste, vous aurez l'option « Exclure les dossiers sélectionnés». Cette action est aussi disponible par les trois points en haut à droite de la page. Dans tous les cas, cette action sera disponible seulement si vous avez sélectionné des dossiers.

2.3 Ajouter des dossiers à la liste

Il est possible d'ajouter des dossiers à la liste en passant par les actions sur la liste de déclassement «Ajouter des dossiers à la liste». 

1. Consulter la liste de déclassement de votre choix.
2. Cliquer sur les actions sur la liste, puis « Ajouter des dossiers à la liste».
3. La fenêtre de recherche de création de liste apparaît. Réaliser une recherche pour faire ressortir les dossiers qui doivent être déclassés ou fermés.
   Une unité administrative doit minimalement être sélectionnée.
   Il est possible d'ajouter des critères comme dans la recherche avancée.
   Puis cliquer sur « Rechercher ». Vous pouvez par la suite appliquer des facettes à vos résultats de recherche. 
4. Sélectionner les dossiers voulus et cliquer sur « Ajouter à la liste ».
5. Les dossiers ont été ajoutés à la liste et se trouvent dans l'espace «Dossiers sélectionnés».

3. Ajouter aux contenants

Lors de création de liste telle «Actifs à transférer aux semi-actifs», vous devez relier vos dossiers papier à des contenants. 

3.1 Créer un contenant via la liste

Vos contenants doivent correspondre à votre type de liste pour apparaître dans les choix de sélection. Il vous ait aussi possible de créer un contenant à partir de la liste de déclassement. 

Pour en savoir plus, consulter l'article «Contenants». 

3.2 Associer aux contenants via la liste

Il y a deux façons de fonctionner pour lier un dossier à un contenant : 

Méthode	Explication	Image
Par le dossier directement	Par la colonne «Contenant», il vous ait possible de sélectionner directement le contenant dans lequel vous souhaitez associer votre dossier. En se faisant, le dossier sera ajouté à la section des «dossiers prêts à traiter».
L'action «Placer»	Vous sélectionnez des dossiers, puis un contenant et cliquer sur «Placer». Cela placera automatiquement vos dossiers dans le contenant choisi.

Dès l'ajout d'un dossier à un contenant, ceux-ci se retrouvent dans la section «Dossier prêt à traiter».

3.2.1 Contenants de la liste

Dans chacune des listes de traitement, dès lors que des contenants sont reliés aux dossiers, une liste apparaît dans le bas de la page. Il est alors possible d'y voir les contenants utilisés dans la liste de déclassement. Nous y retrouvons trois métadonnées.

Métadonnées	Description	Image
Contenant	Indique l'identifiant du contenant utilisé.
Longueur linéaire restante (cm)	Permet d'identifier la longueur linéaire restante (cm) lorsqu'utilisée au niveau des dossiers.
Plein	Permet d'indiquer si le contenant est plein. Cela aura pour conséquence de ne plus pouvoir ajouter de dossiers au contenant.

3.2.2 Associer dès l'actif

Une configuration existe dans Constellio permettant de relier vos dossiers dès l'actif à un contenant. Lorsque cette configuration est activée, lors de vos créations de liste de déclassement, il se peut que certains dossiers soient déjà reliés à des contenants. Dans ces cas, vous n'avez pas besoin de les lier à nouveau. 

1. Aller dans «Pilotage». 
2. Puis dans «Configurations», onglet «Déclassement».
3. Cocher la case «Permettre la mise en contenant des dossiers actifs».
4. «Enregistrer».

Vous pourrez maintenant dès l'ajout/modification d'un dossier dans Constellio lier celui-ci à un contenant. 

3.2.2 Assigner des contenants

Pour utiliser cette option, tous les éléments dans la liste doivent comporter une longueur linéaire (cm). Les contenants doivent également avoir des capacités(cm). L'option assigne automatiquement un contenant qui offre suffisamment de capacité pour les éléments de la liste de déclassement.

1. Ajouter des longueurs linéaires (cm) si vos éléments n'ont pas cette information;
2. Cliquer sur «Assigner des contenants»;
3. Des contenants sont assignés automatiquement à chaque élément de la liste de déclassement. Alors que les deux premières options ne réalisent pas la mise en contenant. Cette option réalise automatiquement la mise en contenant.

4. Demande de validation 

4.1 Demande de validation

La validation permet de demander à un ou plusieurs utilisateurs de valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Ces utilisateurs peuvent alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments. La demande de validation est facultative. 

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes générées»;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Cliquer sur «Demande de validation»;
6. Dans la fenêtre «Demande de validation», compléter les métadonnées et cliquer sur «Envoyer».

Nom du champ		Description	Image
Destinataires	Obligatoire	Chercher le nom d'un ou plusieurs utilisateurs et cliquer sur «Ajouter».
Ajouter le commentaire à la liste de déclassement	Facultatif	Cocher cette case pour ajouter le commentaire dans la liste de déclassement.
Commentaires	Facultatif	Inscrire le commentaire

Dans la section «Utilisateurs à qui une demande de validation a été envoyée», on voit le nom de l'utilisateur, la date de la demande, si la demande a été validée ou non la date de validation lorsque celle-ci est validée. Il est également possible de supprimer une demande de validation avec le «X» à droite du nom de l'utilisateur.

Tous les utilisateurs doivent avoir validé la liste de déclassement pour qu'il soit possible de réaliser une demande d'approbation. Il est possible de réaliser d'autres demandes de validation suite à des modifications ou de supprimer la demande de validation pour un utilisateur. Après la validation par le ou les utilisateurs, la liste de déclassement se retrouve dorénavant dans l'onglet «Listes validées». 

4.2 Valider une liste de déclassement

Lorsqu'on vous transmet une demande de validation pour une liste de déclassement. Vous pouvez valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Vous pouvez alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments.

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Liste de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes à valider»;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Réaliser des modifications, si nécessaires. Pour ce faire, utiliser les options «Oui» et «Non» dans la colonne «Inclus». L'option «Oui» pour inclure le dossier dans la liste des dossiers prêts à traiter et l'option «Non» pour exclure le dossier, qui est dirigé dans une section «Dossiers exclus»;
6. Pour valider la liste qui est actuellement en cours de validation, cliquer sur «Valider»;
7. Confirmer la validation de la liste de déclassement, pour ce faire, cliquer sur «Oui»;
8. Après la validation par le ou les utilisateurs, la liste de déclassement se retrouve dorénavant dans l'onglet «Listes validées».

5. Demande d'approbation

5.1 Demande d'approbation

L'approbation de la liste de déclassement se fait par le ou les gestionnaires de l'unité administrative, l'approbation est validée directement lorsqu'un des gestionnaires approuve la demande. 

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la liste de déclassement, cliquer sur «Demande d'approbation»;
6. Dans la fenêtre «Demande d'approbation», sélectionner un ou plusieurs gestionnaires pour l'approbation de la liste, puis cliquer sur «Envoyer».
   Attention!

   Si la configuration «Exiger l'approbation...» est cochée dans Pilotage -> Configurations -> Onglet Déclassement -> Case «Exiger l'approbation...», cela vous force à faire une demande d'approbation pour traiter votre liste. 

5.2 Approuver une demande d'approbation

Lorsqu'on vous transmet une demande d'approbation pour une liste de déclassement. Vous devez valider les éléments présents dans la liste de déclassement. Vous pouvez alors ajouter des éléments, retirer des éléments et inclure ou exclure des éléments.

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes à approuver»;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Réaliser des modifications, si nécessaires. Pour ce faire, utiliser les options «Oui» et «Non» dans la colonne «Inclus».L'option «Oui» pour inclure le dossier dans la liste des dossiers prêts à traiter et l'option «Non» pour exclure le dossier, qui est dirigé dans une section «Dossiers exclus» plus bas dans la page. 
6. Pour approuver la liste de déclassement, cliquer sur «Approuver».
7. Confirmer l'approbation de la liste en cliquant sur «Oui». La liste est maintenant approuvée, donc présente dans l'onglet «Listes approuvées». Il est possible de lancer le traitement. 

6. Traitement d'une liste de déclassement

Pour pouvoir réaliser le traitement d'une liste de déclassement, il est probable qu'il soit obligatoire d'avoir réalisé une approbation de la liste.

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet «Listes approuvées»;
4. Cliquer sur la loupe à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Cliquer sur «Lancer le traitement»;
6. Confirmer le traitement en cliquant sur «Oui»;
7. La liste est déplacée dans l'onglet «Listes traitées», il est toujours possible de la consulter.

Traitement des dossiers

Lorsque vous traitez votre liste, les dossiers changent de couleur en conséquence du cycle de vie auxquelles ils sont! 

7. Traitement d'une liste sans approbation

Il est possible de traiter une liste de déclassement, sans passer par l'approbation de celle-ci. Dans ce cas, vous devez vous assurer que dans Configurations -> Onglet Déclassement -> Décocher les configurations qui exigent l'approbation de liste. Celles-ci sont toutes séparées dans des configurations différentes, donc vous pourriez exiger une approbation pour la destruction, mais pas le transfert au semi-actif.

1. Assurez-vous d'avoir décoché les configurations «Exiger l'approbation...».
2. Suivez les indications plus haut dans la page de la Création de la liste de déclassement, de la validation des dossiers et de l'ajout aux contenants.
3. Consulter votre liste de déclassement, puis cliquer sur les actions sur votre liste. L'action «Lancer le traitement» est disponible. 
4. Cliquer sur «Lancer le traitement» et confirmer le lancement en cliquant sur «Oui». La liste est maintenant approuvée, donc présente dans l'onglet «Listes traitées». 

8. Imprimer une liste de déclassement de dossier

Peu importe le statut de la liste, si celle-ci contient des dossiers, il est toujours possible d'imprimer la liste de ceux-ci.

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
3. Sélectionner l'onglet dans lequel se trouve la liste de déclassement à consulter;
4. Cliquer sur l'icône de consultation à droite du nom de la liste de déclassement;
5. Dans la fenêtre de consultation d'une liste de déclassement, cliquer sur «Imprimer la liste»;
6. Dans cette fenêtre, il est possible de télécharger le rapport ou de l'imprimer.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les actions à réaliser sur une liste de déclassement, consultez la page «Déclassement». 

9. Supprimer une liste de déclassement

1. Cliquer sur «Déclassement» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur «Listes de déclassement»;
   1. Via la page des «Listes générées», cliquer sur le «X» rouge à droite de la liste de votre choix.
   2. Via la fenêtre «Consulter une liste de déclassement», cliquer sur «Supprimer»;
      
3. Dans la fenêtre de confirmation, cliquer sur «Oui».