Gestion des métadonnées sécurisées

Gestion des métadonnées sécurisées

La gestion des métadonnées sécurisées permet d'effectuer un contrôle d'affichage des métadonnées selon les types d'usagers. De la sorte, la fonctionnalité permet l'ajout d'une sécurisation par rôle pour chaque métadonnée. Par exemple, un Administrateur pourrait visualiser des métadonnées spécifiques qui ne seraient pas affichées pour l'Utilisateur, tel le numéro d'assurance social des employés. Un autre exemple d'utilisation est de limiter l'accès en lectures des métadonnées archivistiques afin que seuls les Responsables de la gestion documentaire puissent les consulter.

Par défaut, aucune sécurité n'est appliquée sur la gestion des métadonnées. La fonctionnalité consiste donc à masquer les métadonnées et à empêcher qu'elles puissent être utilisées en recherche simple ou avancée pour les utilisateurs concernés. Il s'agit essentiellement d'un contrôle d'accès sur la lecture de la métadonnée.

1. Ajout et modification d'une métadonnée sécurisée

Pour attribuer une sécurité à une métadonnée, il est nécessaire de consulter la page d'ajout ou de modification d'une métadonnée.

Tout d'abord, dans le menu «Pilotage» ; 

1. Cliquer sur «Schémas de métadonnée» dans le menu de navigation;
2. Cliquer ensuite sur un type de schémas de métadonnées;
3. Dans la page du type de schémas, cliquer sur «Métadonnées»;
4. Dans la page des métadonnées, cliquer sur «Ajouter» ou sur la touche «Modifier» d'une métadonnée existante;
5. Repérer le champ «Limiter l'accès en lecture sur la métadonnée aux rôles».

Pour valider une sécurisation d'une métadonnée, il suffit de sélectionner le ou les rôles désirés. 

1.1 Comportements selon les rôles sélectionnés

Valeurs sélectionnées	Exemple	Rôle(s) POUVANT consulter
		Administrateur	Responsable de la gestion documentaire	Gestionnaire	Utilisateur
Aucun		Oui	Oui	Oui	Oui
Seulement un rôle		Oui	Non	Non	Non
Deux rôles		Oui	Oui	Non	Non
Trois rôles		Oui	Oui	Oui	Non
Tous		Oui	Oui	Oui	Oui

2. Consulter les métadonnées sécurisées

La consultation des métadonnées sécurisées s'effectue de la même manière que les métadonnées non sécurisées. Les métadonnées, dont la lecture sera spécifique à un ou des rôles définis, apparaîtront dans la page des métadonnées liées au schéma. 

Pour consulter une métadonnée : 

1. Aller dans «Pilotage»;
2. Cliquer sur «Schémas de métadonnées»;
3. Cliquer ensuite sur le type de schéma de métadonnées désirées;
4. Dans la page du type de schémas, cliquer sur «Métadonnées» du type de votre choix;
5. Dans la page de métadonnées, rechercher la métadonnée sécurisée de votre choix et cliquer sur «Modifier»;
6. Repérer le champ «Limiter l'accès en lecture sur la métadonnée aux rôles».

Dans le cas d'une métadonnée attribuée à un document ou un dossier, elle va apparaître dans la fiche du dossier ou du document. Si l'accès en lecture est accordé à un seul rôle, la métadonnée ne va pas s'afficher pour les autres.

3. Limitations connues

• La sécurisation d'une métadonnée est seulement possible pour une métadonnée non obligatoire. Par exemple, la métadonnée «Titre», qui est obligatoire, n'est pas sujette à une configuration de sécurité. Elle sera alors affichée constamment, peu importe le rôle de l'usager.
• Par défaut, aucune sécurité n'est appliquée aux métadonnées. Ne pas sélectionner un rôle égal donc une absence de sécurité sur une métadonnée.