Gestion du papier

Introduction

Il est possible dans Constellio de gérer autant les dossiers analogiques que ceux numériques. Cette page regroupe tous les éléments reliés à la gestion du papier dans Constellio. 

1. Le dossier

Dans Constellio, la représentation du papier dans l'organisation passe par les dossiers. Ceux-ci sont une représentation numérique du format analogique qui se trouve dans l'organisation. On peut y représenter toutes les informations le concernant de façon numérique. Ainsi, pas besoin de consulter le dossier dans la boite pour savoir si celui-ci contient les informations dont nous avons besoin. Plusieurs métadonnées sont disponibles par défaut et il est aussi possible d'en ajouter. Pour en savoir plus sur la création de métadonnées, consulter l'article « Création d'une nouvelle métadonnée ». Certaines métadonnées sont typiquement utilisées dans le cas de dossiers analogiques. Voici un tableau représentant celles-ci.

2. Le contenant

Le contenant est typiquement de la gestion de dossiers physiques. Ceux-ci sont les boîtes diverses dans lesquels peuvent être rangées vos archives. Vous trouverez les informations concernant le contenant à l'article «Contenants». Il est possible de créer, consulter, rechercher. modifier des contenants, générer des rapports ainsi qu'imprimer des bordereaux et étiquettes.

Il est possible d'associer un dossier à une boîte dès son délai actif, si la configuration reliée à ceux-ci est activée. Sinon, logiquement c'est au moment du transfert au semi-actif ou l'inactif que le dossier est relié au contenant. 

3. Les emplacements

L'emplacement est un espace virtuel automatiquement créé dans Constellio. Celui-ci permet d'illustrer vos entrepôts physiques de façon numérique. Ainsi, vous pouvez relier autant vos dossiers, vos documents et vos contenants à ces espaces. Plusieurs métadonnées sont disponibles pour préciser ces espaces. Une gestion de la sécurité peut être appliquée aux emplacements. Ainsi, vous pouvez décider qui dans l'organisation peut voir l'entrepôt/emplacement. 

Ces emplacements sont associés lors de la création du contenant. Pour en savoir plus sur les emplacements, consulter l'article sur «les structures personnalisées (Espace virtuel)».

4. Emprunter et gérer les emprunts

Il est possible dans Constellio d'emprunter des dossiers papier ou des contenants. Cela permet d'indiquer dans Constellio quels utilisateurs possède la copie physique et indique son nom dans Constellio. 

4.1 Demande d'emprunts/retours

1. L'utilisateur consulte le dossier ou contenant voulu. Cliquer sur les actions sur l'enregistrement, puis «Demande d'emprunt»;
2. Une fenêtre apparaît et demande combien de jours vous souhaitez emprunter l'enregistrement. Automatiquement il est écrit 7 jours, mais il est possible de modifier celui-ci. Cliquer sur «Emprunter les dossiers».

La demande d'emprunts est alors envoyée à tous les rôles pouvant gérer les demandes d'emprunts. Ceux-ci sont généralement les administrateurs et les responsables de gestion documentaire.

1. La demande est envoyée à tous les responsables de la gestion des emprunts. La demande est une tâche apparaissant dans le module des tâches;
2. Il est alors possible de consulter la tâche et voir quels dossiers ou contenants la demande fait référence. En cliquant dans les options de la tâche, il est possible de «compléter» la tâche et donc d'accepter ou refuser la demande d'emprunt.

Après quoi, l'enregistrement emprunté est indiqué comme emprunté par l'utilisateur. 

L'organisation a alors le choix d'utiliser son service interne d'échange de dossiers et documents pour faire parvenir le dossier/contenant à l'utilisateur ou utiliser le module de tâche pour lui demander de passer chercher celui-ci au bureau des archives par exemple.

Les étapes sont les mêmes pour une demande de retour.

4.2 Demande de renouvellement

L'action «Demande de renouvellement» apparaît lorsqu'un dossier/contenant est emprunté. Cette demande permet de prolonger le temps d'emprunt.

1. L'utilisateur clique sur l'action «Demande de renouvellement», choisi la date jusqu'à la fin de l'emprunt puis «Enregistre». Ce qui envoie la demande.

La demande de renouvellement est alors envoyée à tous les rôles pouvant gérer les demandes de renouvellement. Ceux-ci sont généralement les administrateurs et les responsables de gestion documentaire.

1. La demande est envoyée à tous les responsables de la gestion des emprunts. La demande est une tâche apparaissant dans le module des tâches.
2. Il est alors possible de consulter la tâche et voir quels dossiers ou contenants la demande fait référence. En cliquant dans les options de la tâche, il est possible de «compléter» la tâche et donc d'accepter ou refuser la demande de renouvellement.

4.3 Gérer les emprunts

Cette option de pilotage permet de gérer tous les emprunts de dossiers, de documents et de contenants faits dans Constellio. la gestion des emprunts permet de visualiser tous les emprunts actuels et en retard, de faire des rappels de retour, de renouveler des emprunts et de retourner des enregistrements en lots. Pour en savoir plus, consulter l'article sur la «gestion des emprunts».

5. Le déclassement 

Le déclassement est l'opération qui consiste à identifier et à retirer des lieux des opérations courantes les documents qui sont utilisés occasionnellement ou qui ne sont plus utiles à l'administration d'une organisation, conformément aux règles de conservation qui y sont rattachées. Dans Constellio, tous les transferts d'un état à un autre passent par la création de listes de déclassement qui sont réalisées dans la section «Déclassement». Le déclassement du menu de navigation est donc utile pour réaliser des listes de fermeture, réaliser des listes de déclassement pour des dossiers, pour créer et consulter des contenants ainsi que pour générer différents rapports sur les outils de gestion documentaire. 

Par défaut, seuls les utilisateurs ayant des rôles de Responsable de la gestion documentaire ou Administrateur peuvent démarrer le processus de déclassement. Alors que les utilisateurs avec un rôle de Gestionnaire peuvent approuver le déclassement et gérer les contenants. Il est toutefois possible de modifier ces paramétrages des rôles dans « Gérer les rôles » du Pilotage.

Le déclassement s'effectue selon les dates de versement et de destruction attribuées aux dossiers. Pour calculer ce transfert prévu vers le semi-actif ou l'inactif, Constellio se base sur les dates réelles des dossiers. Si un dossier possède une date de transfert réelle égale à 2018-12-18, son transfert se fera selon cet échéancier.

Cependant, si aucune date de transfert réelle n'est attribuée, Constellio va calculer le transfert selon la date d'ouverture du dossier et la règle de la rubrique du plan de classification qui y est rattachée. Cette fonctionnalité peut être sélectionnée dans le menu de configuration, dans la page pilotage. 

Et le déclassement du papier?

Le déclassement du papier se déroule de la même façon que le numérique avec certains ajouts. Il est bien certain que Constellio ne peut réaliser les changements physiques dans les boîtes, mais celui-ci peut tout de même aider en créant des listes de déclassement. 

Voici les éléments différents du déclassement papier : 

-Constellio demande que les dossiers identifiés avec un support «papier» soient reliés à un contenant.
-Avec les métadonnées «cm», Constellio calcule l'espace restant dans les emplacements physiques et les contenants.
-Constellio permet d'imprimer des listes de dossiers pour aider au traitement des boîtes physiques.
-Constellio permet de générer des rapports pour aider aux inventaires et déterminer les dossiers et boîtes à déplacer.
-Les favoris permettent d'y ajouter des dossiers pour ensuite y créer une liste de déclassement. Cela peut être pratique lors du déclassement d'une boîte en particulier.

Pour connaître les étapes d'un déclassement papier, veuillez consulter l'article «Déclassement papier». 

6. Les rapports Excels

Il est possible de créer des rapports pour les contenants, les documents, les dossiers, les tâches et les emplacements (espaces virtuels). Les rapports sont composés de métadonnées qui sont générées dans un document Excel. Les colonnes représentent les métadonnées choisies dans le rapport et les lignes sont les enregistrements. L'action «Générer un rapport» est disponible dans les favoris, sur les enregistrements et dans la recherche avancée.

Les rapports doivent être préalablement configurés pour être utilisés dans Constellio. Ceux-ci peuvent autant servir à créer des listes d'inventaire, de gestion d'emprunts, etc.

Pour en savoir plus, consulter l'article sur «les rapports de métadonnées».

7. Les étiquettes

Les étiquettes sont créées à partir du logiciel JasperSoft. Pour en savoir davantage sur celui-ci, consulter la page «Étiquettes». Grâce au logiciel, il est possible de créer des étiquettes et choisir les informations importantes que nous souhaitons retrouver sur nos dossiers, documents et contenants. 

8. Configuration liée à la gestion du papier