Importation d'enregistrements par gabarit Excel

Gabarit d’importation

Dans un contexte de migration de données ou d’appropriation d’un nouveau système de gestion documentaire, la création des structures à même l’interface Web peut être une tâche fastidieuse. Afin de pallier à ce problème, l’équipe de Constellio a créé une matrice d’importation en format Excel (.xls) permettant d’accélérer grandement le processus de saisie des informations relatives aux structures. Dans cet article, nous verrons et expliquerons les différentes composantes du fichier Excel, ainsi que la meilleure méthode pour compléter la matrice d’importation.

L’importation des enregistrements est une option qui permet d’importer la taxonomie des espaces virtuels, les métadonnées liés aux outils de gestion documentaire (plan de classification, calendrier de conservation et unités administratives), les dossiers, les contenants et les documents.

1. Principe du gabarit d’importation

1.1 Composantes dans la matrice d’importation

Après avoir ouvert le fichier présent dans la section précédente, vous serez en mesure d’observer trois composantes distinctes :

	Zone	Description
1	Libellés de métadonnées	La première ligne du fichier Excel représente le nom des métadonnées pour chaque colonne. Ces libellés sont purement informatifs, ils ne sont pas considérés lors de l’importation de données.
2	Code de métadonnées	La deuxième ligne du fichier représente une chaîne de caractères (« string » de programmation) associés aux codes de métadonnées pour chaque colonne.
3	Onglets du classeur Excel	Les onglets à l’intérieur du classeur Excel représentent chaque structure à importer dans Constellio. Le nom des onglets représente les codes de métadonnées des structures dans le code de Constellio.

1.2 Onglets du gabarits

Chaque onglet du gabarit représente les types d’enregistrements qu’il est possible d’importer dans Constellio. Ces onglets représentent les schémas de métadonnée des enregistrements à importer. Pour en savoir plus sur les schémas de métadonnées, nous vous recommandons la lecture de l’article « ». Il est important de ne pas modifier le nom des onglets du classeur Excel ou les stings de programmation à la ligne no.2, car des mécaniques sont prévues pour lire le contenu du fichier Excel, à condition de ne pas altérer les éléments de programmation.

1.3 Importer le gabarit dans Constellio

Après la complétion du fichier de votre choix, suivez les indications suivantes. Les informations relatives à chaque type d'importation se trouve plus bas.

1. Suite à la complétion du fichier, il faut verser dans Constellio. Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation;
2. Cliquer sur «Importer les enregistrements»;
3. Décider si l'importation doit être faite de manière stricte ou permissive. La manière stricte permet uniquement d'importer la totalité du fichier si tout est conforme. Alors que l'importation permissive permet d'importer le plus d'enregistrement que possible. Les éléments erronés ne seront pas importés;
4. Cliquer sur parcourir pour choisir le fichier et ensuite sur «Lancer l'importation». Après le traitement, un message s'affichera pour indiquer que l'opération s'est terminée avec succès et les dossiers sont créés. 

1.4 Exemple d'ajouts de métadonnées personnalisées

Voici les étapes à suivre si vous souhaitez incorporer une nouvelle métadonnée personnalisée de votre environnement Constellio à votre gabarit Excel. Il faut que la métadonnée soit existante dans la collection pour pouvoir importer le gabarit avec succès.

1. Consulter les schémas de métadonnées;
2. Dans le type de votre choix, consulter les métadonnées;
3. Prendre en note : le nom de la métadonnée, son code et son type;
4. Dans le gabarit Excel, ajouter dans la première ligne le libellé de la métadonnée;
5. Dans la deuxième ligne, indiquer son code. Après le code, vous devez désigner la façon de remplir la champ. L'information à saisir lors de cette étape dépend du type de la métadonnée. Vous pouvez vous référer à l'article «Configurations des entêtes de gabarits d'enregistrements» pour davantage d'information. 
6. Inscrire les valeurs comme prévu.

2. Importer les structures hiérarchiques

Trois structures sont obligatoires pour opérer adéquatement le module de gestion documentaire de Constellio : le plan de classfication, le calendrier de conservation et les unités administratives.

2.1 Plan de classification

Pour importer le plan de classification, voici les métadonnées à remplir dans le gabarit.

Code	Métadonnée	Type	Description
id	Identifiant	Obligatoire	Identifiant unique système permettant d'identifier la nouvelle entrée dans la structure du plan de classification.
code	Code	Obligatoire	Code associé à la rubrique (Codification).
parentCode	Code parent	Cisconstancielle	Permets de lier une rubrique à une autre hiérarchiquement supérieure en se basant sur le code de la rubrique parent.
title	Titre	Obligatoire	Permets de saisir le nom de la rubrique.
description	Description	Facultative	Permets d'ajouter une description.
keywords	Mots-clés	Facultative	Permets d'ajouter un des mots-clés, si nécessaire.
retentionRules	Règles de conservation	Circonstancielle	Permets de lier une ou plusieurs règles de conservation à une rubrique en se basant sur le code de la règle de conservation.
deactivate	Désactivé	Facultative	Permets de désactiver la rubrique, ce qui permet de conserver ce qui est déjà associer à celle-ci, mais bloque l'ajout de nouveau dossier associé à la rubrique. Valeurs à inscrire : -«True» si la rubrique est désactivé -«False» si la rubrique ne l'est pas.
abbreviation	Abréviation	Facultative	Permets d'identifier une autre appelation plus courte pour la rubrique du plan de classification.

2.2 Unités administratives

Pour importer les unités administratives, voici les métadonnées à remplir dans le gabarit.

Code	Métadonnée	Type	Description
id	ID	Obligatoire	Identifiant unique système permettant d'identifier la nouvelle entrée dans la structure des unités aministratives.
code	Code	Obligatoire	Code associé à l'unité administrative (Codification).
parentCode	Code parent	Circonstancielle	Permets de lier une unité à une autre hiérarchiquement supérieur en se basant sur le code de la rubrique parent.
title	Titre	Obligatoire	Permets de nommer l'unité administrative.
description	Description	Facultative	Permets d'ajouter une description à l'unité, si nécessaire.
decommissioningMonth	Mois de déclassement	Facultative
adress	Adresse	Facultative	Permets d'indiquer l'adresse de l'unité administrative.
abbreviation	Abbréviation	Facultative	Permets d'identifier une autre appelation plus courte pour l'unité administrative.
deactivated	Désactivée	Facultative	Permets de désactiver l'unité, ce qui permet de conserver ce qui est déjà associer à celle-ci, mais bloque l'ajout de nouveau dossier associé à l'unité. Valeurs à inscrire : -«True» si l'unité est désactivé -«False» si l'unité ne l'est pas.

2.3 Calendrier de conservation

Pour importer le calendrier de conservation, voici les métadonnées à remplir dans le gabarit.

Métadonnées relatives à la règle de conservation

Métadonnées relatives au tableau du délai de conservation

2.4 Subdivisions uniformes

Pour importer les subdivisions uniformes, voici les métadonnées à remplir dans le gabarit. La saisie des subdivions uniformes doit se faire dans l'onglet «uniformSubdivision». 

3. Importer des espaces virtuels

L'importation de la taxonomie présente dans les espaces virtuels se fait dans importer les enregistrements. 

Le fichier Excel (ImportTaxoEspVirtEspVirt.xls) vous permet de créer la taxonomie à l'intérieur d'un ou plusieurs espaces virtuels. 

1. Créer la taxonomie dans le fichier Excel en respectant les colonnes : 

1. Pour déterminer dans quelle espace virtuelle la taxonomie doit être créée, il faut nommer la feuille avec le code de l'espace préfixé du terme taxo et ayant comme suite Type.
   Exemple :Dans cet exemple, le nom de la feuille est : taxo362Type.
   Étape pour obtenir le code d'un espace virtuel déjà créé

   1. Accéder au «Pilotage» de Constellio;
   2. Cliquer sur «Espaces virtuels»;
   3. Cliquer sur «Consulter» de l'espace virtuel que vous souhaitez récupérer le code;
   4. Dans la barre d'adresse du navigateur, récupérer les derniers chiffres de l'adresse.
2. Suite à la complétion du fichier, il faut le verser dans Constellio pour créer les taxonomies dans les espaces virtuels. Pour ce faire, accéder au pilotage de Constellio;
3. Cliquer sur «Importer les enregistrements»;
4. Décider si l'importation doit être faite de manière stricte ou permissive. La manière stricte permet uniquement d'importer la totalité du fichier si tout est conforme. Alors que l'importation permissive permet d'importer le plus d'enregistrement (donc, d'utilisateur) que possible. Les éléments erronés ne seront pas importés;
5. Cliquer sur parcourir pour choisir le fichier et ensuite sur «Lancer l'importation». Après le traitement, un message s'affichera pour indiquer que l'opération s'est terminée avec succès et les taxonomies des espaces virtuels sont créées.

4. Importer des dossiers

Pour importer vos dossiers, voici les métadonnées à remplir dans le gabarit. Le fichier Excel permettra d'importer des dossiers dans Constellio, mais pas des documents électroniques. 

Voici le gabarit Excel pour l'importation des dossiers : 

Pour les champs qui font référence à un autre enregistrement (dossier parent, catégorie, unité administrative), la liaison est effectuée par l'ID par défaut, mais il est aussi possible de spécifier la métadonnée que l'on veut utilisé, pattern=[métadonnée] à l'entête.

Par exemple pour utiliser la métadonnée code au champ de dossier parent (parentFolder), l'entête serait défini comme suit : 

parentFolder
pattern=code

5. Importer des contenants

Pour importer vos contenats, voici les métadonnées à remplir dans le gabarit. Les informations sur les contenants à importer doivent être inscrites dans une feuille de calcul avec le titre «containerRecord». 

Voici le gabarit Excel pour l'importation des contenants : 

6. Importer des documents

Pour importer la fiche de vos documents, voici les métadonnées à remplir dans le gabarit. 

Voici le gabarit Excel pour l'importation des fiches de documents :

7. Importer des domaines de valeurs

Pour importer les éléments d’un domaine de valeurs, voici les métadonnées à remplir dans le gabarit.

1. Vous devez avoir créé votre domaine de valeurs dans Constellio ;
2. Mettre le code du domaine de valeur dans l’onglet du gabarit ;
   Code du Domaine de valeur

   Pour avoir le code du domaine de valeur, consulter votre domaine et prendre l’information dans l’URL.
3. Remplir les informations pour créer les valeurs du domaine ;
4. Importer dans Constellio.