iO Intelligence Artificielle

1. L'Intelligence Artificielle

La fonctionnalité d'Intelligence Artificielle aide l'utilisateur lors du classement de documents, via des recommandations, qui permettent de détecter les doublons d'un document. La fonctionnalité extrait les mots-clés les plus pertinents de chaque document diagnostiqué, pour ainsi indiquer les similarités de contenu.

Concrètement, le module de l'Intelligence Artificielle permet de : 

• Trouver la dernière version d'un document.
• Trouver un semi-doublon qui peut servir comme aide au versionnage.
• Trouver et suggérer un dossier de classement, ce qui fait en sorte que l'utilisateur n'a pas à chercher un dossier pour le classement du document. 

Pour qu'un document soit considéré comme un doublon, son pourcentage de similitude doit être complet (atteindre 100%). Dans le cas d'un taux presque complet (≈ 90%), il sera considéré comme un quasi-doublon. 

Lors de l'utilisation du module de diagnostic, trois sections sont offertes :

1. La section d'indication de doublons et de versions;
2. La section de quasi-similarité, qui indique le taux de similarité avec les autres documents;
3. La section de recommandation de dossier de classement.
   

   Sections de la fenêtre de diagnostic du module

    

2. Accéder à la fenêtre de recommandation de classement

Il existe deux méthodes pour accéder à la fenêtre de recommandation de classement : 

1. La première façon est celle du diagnostic. Pour effectuer un diagnostic, il est nécessaire de consulter la fiche d'un document classé, puis de sélectionner l'option de diagnostic dans le menu de gauche;
2. La seconde façon est celle du Bureau. Lorsqu'un document est placé dans le Bureau, un bouton de classement est offert à la droite du tableau. Une fois ouverte, la fenêtre de recommandation va indiquer le meilleur choix de dossier de classement, en fonction de la pertinence de contenu. 

Chemin d'accès au module à partir de la fiche du documentChemin d'accès au module à partir du Bureau

3. Les sections de diagnostic

3.1 Section d'indication des versions

Lorsque le diagnostic est effectué, la fenêtre de recommandation va afficher en premier plan la liste des doublons au document analysé, ainsi que les différentes versions (mineures et majeures) des documents.

La première colonne de la liste affiche la version présente du document, celle qui est actuellement utilisée. La seconde colonne indique, quant à elle, la version la plus récente du document. Cette fonctionnalité est particulière utile pour s'assurer que la version de notre document est bien la plus récente, et dans le cas contraire, de la retrouver.Section d'indication des versions

3.2 Section d'indication de quasi-similarité

Cette section de la fenêtre de recommandation affiche les documents similaires au document diagnostiqué. Un pourcentage de similitude indique le degré de contenu indique. Un pourcentage élevé signifiera donc un important taux de ressemblance entre les deux documents. Un pourcentage faible indiquera, quant à lui, une différence notable de contenu entre les documents.

Il est possible d'écraser le document diagnostiqué avec un document similaire au taux élevé de similitude. Pour procéder à l'écrasement, il suffit de cliquer sur le document similaire souhaité. Une version majeure va par la suite être créée. Elle s'affichera à la fois dans la section de doublons et de versions, et dans l'historique de versions du document.Le taux affiche la quasi-similarité entre les documents.

3.3 Section de recommandation de dossier de classement