Les emplacements
- 28 Jan 2025
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- Mis à jour le 28 Jan 2025
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La gestion des emplacements
Cette fonctionnalité a pour but de permettre la gestion des dépôts d'archives d'une organisation. Il est utilisé comme un espace d'entreposage pour les dossiers et les documents physiques mis en contenant ceux qui doivent être transférés dans un nouvel espace selon le type de déclassement (transfert au semi-actif ou versement). Il est possible d'en faire la gestion en se référant au Pilotage et cliquer sur Espace virtuel.
Sachant que les dépôts d'archives sont structurés de façon hiérarchique (Ex. : Entrepôt->Salle de conservation-->Épi-->Section->Tablette->Position), il est possible d'intégrer cette structure dans l'écran d'accueil, à condition de paramétrer correctement les emplacements. Les concepts présents dans «Emplacements» sont aussi utilisés lors de la création de contenants dans la section «Déclassement» du menu de navigation.
1. Modifier l'espace virtuel «Emplacements»
Il n'est pas nécessaire de créer l'espace virtuel «Emplacements», puisque ce dernier est généré automatiquement lors de la création d'une collection. Par contre, pour pouvoir gérer la taxonomie de l'espace, il nous faudra modifier ses paramètres. Pour ce faire, nous devons :
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur l'icône «Calepin» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»
Métadonnées relatives à la gestion de l'espace virtuel «Emplacements» | ||
|---|---|---|
| Élément | Fonction | |
| Titre (FR) | Facultatif | Permets de modifier le libellé francophone de l'espace virtuel |
| Titre (EN) | Obligatoire | Permets de modifier le libellé anglophone de l'espace virtuel |
| Utilisateurs | Obligatoire | Permets aux utilisateurs de consulter l'espace virtuel dans l'écran d'accueil |
| Groupes | Facultatif | Permets aux groupes d'utilisateurs de consulter l'espace virtuel dans l'écran d'accueil |
| Visible dans la page d'accueil | Facultatif | Permets au logiciel d'afficher l'onglet dans l'espace virtuel |
| Objet à classer | Facultatif | Permets de définir quel type d'enregistrement il est possible d'ajouter dans l'espace virtuel (dossier/document) |
Dans l'espace virtuel «Emplacements», l'ajout d'un enregistrement de type «Contenant» n'est pas sélectionnable puisque cette option est implicite, du fait que la structure a été développée pour gérer des dépôts d'archives.
Pour que les accès par utilisateur ou par groupe d'utilisateurs soient effectifs, il faut tout d'abord cocher le booléen «Visible dans la page d'accueil»
Pour créer un sous-espace d'entreposage (au besoin) ou d'une adresse de localisation, il suffit de modifier la métadonnée «Emplacement parent» pour le niveau adéquat : Emplacement ->Espace d'entreposage ->Sous-espace d'entreposage -> Adresse de localisation ->Sous-adresse de localisation.
2. Consulter l'espace virtuel «Emplacements»
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur l'icône «Loupe» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»
À partir de cet écran, il est possible d'ajouter le premier niveau de la taxonomie : les dépôts d'archives.
3. Création d'un dépôt d'archives (1er niveau hiérarchique)
Afin de créer un dépôt d'archives, nous devrons suivre les étapes suivantes :
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur l'icône «Loupe» dans la colonne de droite sur la ligne «Emplacements»
- Cliquer sur le bouton «Ajouter» dans le coin supérieur droit de l'interface.
Métadonnées relatives à la création d'un dépôt d'archives | ||
|---|---|---|
| Élément | Fonction | Image |
| Type | Permets de définir un type d'emplacement défini dans les Domaines de Valeurs |  |
| Code | Permets de définir une métadonnée unique à l'emplacement | |
| Titre | Permets de saisir un libellé afin de nommer l'emplacement | |
| Description | Permets de saisir une description reliée à l'emplacement | |
| Capacité (cm) | Permets de définir la capacité totale (en cm) de l'entrepôt d'archives (si applicable) | |
| Type de déclassement | Permets de définir un type de déclassement prévu pour un emplacement (si applicable) | |
| Emplacement parent | Métadonnée calculée en fonction de la structure hiérarchique | |
| Type de contenant | Permets de déterminer un type de contenant particulier pour l'emplacement | |
Lorsque les capacités (cm) sont utilisées, plusieurs autres métadonnées pratiques peuvent être affichées, principalement, longueur restante (cm) et longueur linéaire des dossiers. Cependant, il est conseillé de saisir les capacités seulement aux derniers niveaux hiérarchiques plutôt que de saisir la valeur à tous les niveaux.
Option «Suggéré»
Après avoir créé le dépôt d'archives, il faudra répéter le processus pour l'ensemble des niveaux inférieurs (rangées, étagères, tablettes, positions). Lorsque le dernier niveau hiérarchique est saisi, en incluant les capacités, il sera possible d'utiliser la fonctionnalité «Suggéré» dans le formulaire d'un contenant afin de trouver une position à une boite en se basant sur la grandeur de celle-ci.
4. Supprimer un espace virtuel
Afin de supprimer un espace virtuel, il faudra effectuer les étapes suivantes :
- Cliquer sur «Pilotage» dans le menu de navigation
- Cliquer ensuite sur «Espaces virtuels»
- Cliquer sur le «X» sur la ligne de l'espace virtuel que vous désirez supprimer.
Attention!
Pour pouvoir supprimer un emplacement, celui-ci ne doit avoir aucun enregistrement de relié à celui-ci. Pour réussir à le supprimer, vous devrez réaliser un traitement en lot pour qu'aucun enregistrement ne soit relié à l'emplacement.
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