1. Création d'une tâche

1.1 Exemples d’utilisation

• Aide à la classification, on peut demander à un collègue de déposer des documents dans un dossier spécifique.
• Envoyer un document à signer à un collègue.
• Les tâches peuvent être assignées à soi-même afin de se laisser des rappels.
• Schémas de métadonnées personnalisées pour les tâches fréquentes. Vous pouvez même remplir préalablement les métadonnées à l’aide du champ « Valeur par défaut ».
• Si vous faites l’utilisation de formulaires externes, vous pouvez créer des tâches incluant l’URL pour un accès rapide.

1.2 La création des tâches

• Définition : Cet onglet permet d’établir le titre de la tâche à accomplir, son statut, sa description, sa priorité et sa date d’échéance.
• Rappels : Cet onglet permet de configurer des rappels par courriel pour les utilisateurs ou groupes assignés à une tâche, offrant la possibilité d'ajouter plusieurs rappels avec des dates fixes ou des écarts, ainsi que de définir des fréquences et des limites de rappels.
• Assignations : Cet onglet permet de spécifier les destinataires de la tâche, offrant la possibilité de les assigner à un ou plusieurs utilisateurs ou groupes, avec une attribution automatique au créateur par défaut.
• Fichiers : Cet onglet permet de lier des fichiers, des documents, des dossiers ou des contenants à la tâche.
• Suivre : Cet onglet permet d'ajouter un ou des utilisateurs qui suivront l'état de la tâche.

2. Les workflows

2.1 Exemples d’utilisation

• Créer un workflow afin de suivre la rédaction, la validation et la signature de contrats.
• Couvrir le processus de recrutement ou de départ dans votre organisation.
• Suivre la candidature pour de nouvelles embauches.
• Assurer tout le processus de demande d’accès à l’information.

2.2 Étapes de création

1. Ajouter un nouveau workflow
2. Entrer un code, un titre et les paramètres de partages des accès
3. Création du schéma du workflow
4. Paramétrage des tâches
5. Déployer le workflow

2.3 Éléments graphiques de base

	Début du workflow
	Fin du workflow
	Tâche
	Décision exclusive - Choix unique
	Décision inclusive - Choix multiples
	Porte parallèle - Tâches faites en parallèle
	Séquence - Ordre du flux
	Questions et réponses : Double-cliquer sur le losange pour appliquer une question. Double-cliquer sur la ligne continue en pointe de flèche pour appliquer une réponse.
	Annotation

4. Métadonnées tâches propres aux workflows

Onglet définition : Durée d'échéance suite à l'assignation (en jours)

Onglet assignation : Priorité d'assignement, Assigner à la fonction et Assignation basée sur la durée estimée des tâches

5. Comportements lors de l'assignation des tâches

5.1 Créateur du workflow 

Paramétrage : 

Comportement : La tâche est assignée à la personne qui a démarré le WF

5.2 Une personne

Paramétrage :

Comportement : La tâche a été assignée à la personne assignée dans le préparamétrage.

5.3 Plusieurs personnes (une tâche)

Paramétrage :

Comportement : Apparais dans l’onglet « Mes tâches » de tous les utilisateurs assignés. Une fois complétée, toute la tâche est terminée pour toutes les autres personnes assignées.

5.4 Plusieurs personnes (plusieurs tâches)

Paramétrage :

Comportement : Apparais dans l’onglet « Mes tâches » de tous les utilisateurs assignés. Une fois complétée, la prochaine tâche est créée. Les autres tâches restent en cours pour les autres utilisateurs. À noter que la tâche suivante est créée autant de fois que le nombre de personnes assignées. Ainsi, la personne assignée à la tâche suivante la reçoit en doublons, et ce, pour le reste des tâches du WF.

5.5 Groupe

Paramétrage :

Comportement : Apparais dans l’onglet « Mes tâches » de tous les utilisateurs du groupe. Une fois complétée, la tâche est terminée pour toutes les autres personnes assignées.

5.6 Collaboration

Paramétrage : 

Comportement : La tâche est assignée à la personne assignée et elle apparait dans les « Tâches partagées » de la personne mise comme collaborateur.