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iO Mise en suspens juridique (legal hold)
1. Gérer les suspensions juridiques
La mise en suspend juridique (Legal Hold) est un principe légal qui a pour but de placer un ensemble de dossiers et documents administratifs dans un état de gel suite à une ordonnance de la Cour.
Dans Constellio, le principe se traduit par la possibilité de créer un lot de suspensions juridiques auxquelles on ajoute des dossiers et des documents pour assurer l'intégrité de ces derniers. Lorsqu'une masse documentaire se voit attribuer ce statut particulier, différentes actions seront impossibles sur les enregistrements. Premièrement, il sera impossible d'y modifier le contenu ou les métadonnées. Deuxièmement, les dossiers seront exclus du processus de déclassement. C'est à dire qu'il devient impossible de changer le statut archivistique des dossiers (actif, semi-actif et inactif) et que ces derniers ne seront pas disponibles dans les listes de déclassement. Le calcul des délais de conservation n'est toutefois pas suspendu.
Par exemple, pour un dossier X qui a un statut actif, une date d’ouverture de 2000-01-01 et un délai 3-2-C. La date de transfert prévue est le 2003-12-31.
Scénario 1: On place le dossier dans une suspension juridique le 2000-12-31 et on le maintient en suspension jusqu'au 2002-12-31. La date de transfert prévue reste le 2003-12-31.
Scénario 2: On place le dossier dans une suspension juridique le 2002-12-31 et on le maintient en suspension jusqu'au 2004-12-31. La date de transfert prévue reste le 2003-12-31. Il ne sera pas possible de déclasser le dossier tant qu'il restera en suspension juridique, mais dès lors qu'il ne le sera plus, il sera possible de le déclasser puisque la date prévue est déjà passée.
Afin de repérer rapidement les enregistrements visés par une suspension juridique, il est possible de constater qu'un flocon de neige est visible sur l'icône de l'enregistrement.
1.1 Créer/Gérer un lot de suspensions juridiques
Afin de créer un lot de suspension juridique, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône « Suspensions »;
- Dans l'écran principal de navigation, cliquer sur le bouton « Ajouter »;
- Saisir un nom significatif afin de désigner le lot et cliquer sur « Enregistrer ».
Lorsque le lot a été créé, vous serez en mesure de consulter la fiche de métadonnées du lot. Dans cette page, nous portons votre attention sur deux éléments : la fiche de métadonnées et le menu contextuel.
1.2 La fiche de métadonnées
D'une part, les métadonnées associées à un lot sont générées automatiquement par la Solution, à l'exception du nom de la suspension. Comme la majorité des enregistrements créés dans Constellio, il est possible d'ajouter des métadonnées au formulaire (voir les Schémas de métadonnées). D'autre part, il est possible de constater la présence d'un onglet de navigation nommé « Dossiers/Documents ». C'est dans cette section qu'il sera possible de consulter la liste des enregistrements associés au lot. Lors du paramétrage de la métadonnée « Suspension juridique », il est possible d'ajuster sa visibilité afin de faire en sorte que ce n'est pas tous les rôles qui peuvent y avoir accès, la voir ou l'utiliser. Pour activer cette fonction, il faut:
- Aller dans le pilotage et cliquer sur l'icône « Schéma de métadonnées»;
- Sélectionner le type d'enregistrement à modifier, soit dossier ou document.
- Aller dans l'onglet « Métadonnées système », cliquer sur modifier « Suspension juridique »;
- Dans la fiche de la métadonnée vous trouverez l'option « Limiter l'accès en lecture sur la métadonnée aux rôles »;
- Cliquer sur les rôles où vous désirez limiter l'accès en lecture;
- Enregistrer les modifications.
Maintenant, seulement les usagers ayant les rôles de responsable de la gestion documentaire et les administrateurs pourront avoir accès à la métadonnée « Suspension juridique ».
1.3 Menu contextuel
Le menu contextuel permet à l'utilisateur d'effectuer sept actions distinctes sur un lot :
Nom de l'action | Comportement de l'action |
Ajouter dossiers/documents | Permet de rechercher et d'ajouter des enregistrements à un lot particulier. |
Modifier la suspension | Permet de modifier les métadonnées associées à un lot. |
Démarrer un workflow | Permet d'intégrer une suspension juridique à un flux de travail prédéfini au préalable. |
Rapport | Permet de générer un fichier Excel (.xls) faisant l'inventaire des enregistrements placés dans le lot. |
Exporter | Permet d'exporter les fichiers binaires (documents électroniques) placés dans le lot. |
Retirer dossiers/documents | Permet de retirer l'ensemble des enregistrements placés dans le lot. |
Supprimer la suspension | Permet de supprimer le lot sans supprimer les enregistrements associés à ce dernier. |
1.4 Emplacement permettant d'ajouter des dossiers ou des documents dans un lot de suspension juridique
Type d'enregistrement | Fonctionnalité utilisé | Description |
Dossier/Document | Suspension juridique | Créer un lot de suspension juridique et ajouter les enregistrements en cliquant sur l'action « Ajouter dossiers/documents » dans le menu contextuel. |
Dossier/Document | Fiche de métadonnées | Cliquer sur le bouton « Suspendre juridiquement » dans le menu contextuel et associer l'enregistrement à un lot existant. |
Dossier/Document | Sélection dynamique | Ajouter des enregistrements dans la sélection dynamique et lier les enregistrements à un lot existant en utilisant la fonction « Suspendre juridiquement » dans le menu contextuel. |
Document | Espace virtuel | Dans l'arborescence du plan de classification ou des unités administratives, effectuer un clic droit sur un document et sélectionner l'option « Suspendre juridiquement ». |
Document | Menu détail ou Hamburger | Dans tous les menus « Détail » ou Hamburger relié à un document (ex, : document récents, résultat de recherche, dans le tableau « Contenu » d'un dossier. |
2. Gérer le verrouillage de documents
Le verrouillage d'un document est une fonctionnalité complémentaire liée à la suspension juridique, mais pas forcément dépendante à celle-ci.
Cette fonctionnalité empêche la modification du contenu ou des métadonnées de l'enregistrement. Contrairement aux suspensions juridiques, le verrouillage s'applique uniquement aux document, permet le déclassement et il n'est pas obligatoire de lier les enregistrements à une cause juridique. Le principe « Declare as record» est généralement utilisé par les logiciels de GID afin d'officialiser une version finale d'un document et de restreindre les actions sur ce dernier.
2.1 Verrouiller un document
Afin de verrouiller un enregistrement, il vous faudra suivre les étapes suivantes :
- Rechercher le document que vous désirez verrouiller;
- Dans la page des résultats de recherche, cliquer sur l'option « Consulter la fiche de ce document »;
- Dans le menu contextuel, cliquer sur l'option « Verrouiller ce document ».
3. Permission(s) associée(s) aux fonctionnalités
Premièrement, un accès en écriture sur toute la collection est nécessaire pour pouvoir interagir avec le module.
Ensuite, afin de limiter l'utilisation d'une fonctionnalité avancée du logiciel, il est préférable de gérer les permissions en fonction de nos besoins. Pour ce faire, vous devrez suivre les étapes suivantes :
- Dans le menu de navigation, cliquer sur l'icône « Pilotage »;
- Dans l'écran de navigation, cliquer sur l'icône « Gérer les rôles »;
- Repérer la section « Gestion des suspensions juridiques »;
- Sélectionner le ou les rôles pour lesquels vous désirez permettre l'accès;
- Sauvegarder les changements.
Éléments | Fonction |
Gérer les suspensions juridiques | Permet d'afficher, pour un type d'utilisation donnée, les icônes et les options permettant de gérer les lots et les documents assujettis à une suspension juridique. |
Pouvoir modifier un document verrouillé ou suspendu juridiquement | Permet à un type d'utilisateur de faire fi des restrictions imposées par la suspension juridique et le verrouillage d'un document (ex. : un juge ajoute un document généré dans le cadre de ses fonctions à l'intérieur d'un dossier en analyse). |
4. Limitations connues
Fonctionnalité | Composante | Limitation |
Suspension juridique | Générer un rapport | Il est impossible de paramétrer manuellement les données à extraire dans le fichier Excel. |
Suspension juridique | Super utilisateur | Pour des raisons fonctionnelles, le compte d'utilisateur « Admin System » ignore les permissions. Il lui est possible de gérer et modifier les enregistrements associés à une suspension juridique et de retirer le verrouillage d'un document. |
Suspension juridique | Traitement en lot | Il n'est pas possible d'effectuer un traitement en lot sur un ensemble d'enregistrements si ce dernier possède au moins un dossier ou un document s'étant vu attribué le statut « Suspendu juridiquement ». |