iO Flux de travail (workflow)
- 30 Jan 2025
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iO Flux de travail (workflow)
- Mis à jour le 30 Jan 2025
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Gestion de flux de travail (workflow)
La fonctionnalité des flux de travail (workflow), connue également sous le nom de « Gestion des processus d'affaires », permet de créer des modèles de processus de travail en utilisant des standards BPMN 2.0. Un workflow, ou flux de travail est une série de tâches organisées qui permettent d'accomplir un processus ou un projet spécifique. Il définit la séquence des activités, les rôles des personnes impliquées, ainsi que les documents ou outils nécessaires à chaque étape.
Concrètement, la fonctionnalité de la gestion des workflows de Constellio s'arrime à plusieurs fonctionnalités déjà existantes afin de permettre la gestion des flux de travail telles que:
- Les tâches
- Les unités administratives
- La gestion de la sécurité
- La configuration du serveur de courriel
- Etc.
1. Étapes
De manière sommaire, la création d'un workflow peut être faite en cinq étapes. Les prochains articles décriront en détail les manipulations à faire.
- Ajouter un nouveau workflow
- Entrer un code, un titre et les paramètres de partages des accès
- Création du schéma du workflow
- Paramétrage de toutes les tâches
- Déployer le workflow
Une fois ces étapes faites, il sera possible d'utiliser le workflow.
2. Consulter un workflow
Si vous désirez consulter un workflow préexistant, il est possible de le faire en allant sur le Pilotage -> Gérer les workflows. Ensuite, il est possible de consulter les workflows créés en cliquant sur l'icône de loupe.
Dans la fenêtre de gestion des flux de travail déjà créés, il est possible de trouver les informations suivantes:
- Le schéma du workflow
- Ses métadonnées
- Les tâches rattachées au workflow
3. Le menu d'actions
Un menu d'actions est aussi disponible à droite de l'écran.
Versions du workflow
Les actions sont différentes si le workflow est en version brouillon ou s'il est déployé (finalisé et disponible pour utilisation). Effectivement, bien que toutes disponibles lorsque brouillon, les actions sur les workflows déployés sont limitées.
| Actions | Description | Disponible une fois déployé |
|---|---|---|
| Déployer | Cette option permet de rendre accessible le workflow à l'utilisation. | Non |
Modifier | En version brouillon : Permet de modifier les métadonnées du workflow. En version déployée : Permet de revenir en version brouillon et modifier les métadonnées comme le schéma. | Oui |
| Annuler les modifications | Cette option permet de retourner à l'ancienne version déployée du workflow. | Non |
| Modifier le diagramme | Cette option permet de modifier le diagramme du workflow. Si des tâches sont supprimées ou ajoutées, le tableau des tâches devra être révisé. | Non |
| Configurer la sécurité | Cette option ouvre la même fenêtre que lors de la création d'un nouveau workflow. Elle permet de déterminer qui peut lancer ce workflow. | Non |
| Supprimer | Cette option permet de supprimer le workflow. Les workflows supprimés sont envoyés dans la corbeille. Il est possible de les restaurer selon le nombre de jours de conservation prévu dans la configuration de la corbeille. | Non |
| Titrage automatique du Workflow | Permet de générer les titres des workflows lancés en se basant automatiquement sur les métadonnées d'enregistrements tels que les documents, dossiers et contenants. | Oui |
| Exporter le schéma du workflow | Permet d'exporter le schéma du workflow en format XML. Cette option est pratique dans le but de le réimporter dans un nouveau workflow de Constellio, par exemple : pour recréer à partir du même modèle, importer dans une autre collection ou environnement. | Oui |
| Exporter le workflow | Permet d'exporter un fichier zip qui contient le schéma du workflow en format XML ainsi que les tâches modèles associées à ce workflow. | Oui |
| Configurer les suivis | Permet de choisir quels utilisateurs peuvent consulter les détails des tâches du workflow, ainsi que la progression de ce dernier. Cette progression est accessible à partir de l'onglet Workflow (Voir l'utilisation du flux de travail). | Oui |
3.1 Configuration de la sécurité
Une fenêtre demandera de sélectionner si le workflow est public ou privé. Cette sécurité vise seulement à déterminer qui peut lancer ce workflow.
| Mode | Élément | Fonction |
|---|---|---|
| Public | - | Tous les utilisateurs peuvent lancer le workflow |
| Privé | Unité administrative | Tous les utilisateurs avec la permission Démarrer un Workflow sur cette unité peuvent lancer le workflow |
| Utilisateurs | Les utilisateurs faisant partie de cette liste peuvent lancer le workflow | |
| Groupes | Les groupes faisant partie de cette liste peuvent lancer le workflow |
3.2 Configuration des règles de titrage automatique
La configuration des règles de titrage automatique pour workflows permet de générer les titres des workflows lancés en se basant automatiquement sur les métadonnées d'enregistrements tels que les documents, dossiers et contenants. Grâce à cette fonctionnalité, chaque workflow reçoit un titre cohérent et pertinent, correspondant directement aux informations clés comme le numéro de demande ou d'autres métadonnées définies. Cela simplifie l’identification et la gestion des workflows, améliore la traçabilité et réduit le besoin d’intervention manuelle pour la création de titres, contribuant ainsi à une meilleure organisation et efficacité des processus.
Pour pouvoir configurer le titrage automatique de votre workflow, veuillez suivre ces étapes :
- Accéder au workflow préalablement créé;
- Cliquez sur le bouton Action situé dans l’interface du workflow;
- Dans le menu déroulant du bouton Action, choisissez l’option Titrage automatique du Workflow;
- Une nouvelle interface s’affichera avec trois onglets : Documents, Dossier, et Contenant;
- Choisir l'onglet de l'enregistrement désiré pour configurer les métadonnées applicables aux documents;
- Définir les métadonnées, par exemple : Titre, auteur, ID;
- Établir l'ordre de priorité
- Utilisez la liste déroulante pour définir l’ordre de priorité des métadonnées.
- Faites glisser les métadonnées pour les organiser selon l’ordre souhaité;
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