Métadonnées copiées

Les métadonnées copiées

Les métadonnées copiées sont des métadonnées dont les valeurs proviennent d'une autre entité (Ex. : Le code d'un contenant d'un dossier). Le but est de passer une information d'un enregistrement à l'autre, comme avec le dossier et le document ou encore du dossier parent au dossier enfant, afin d'éviter de remplir manuellement la même information. Les métadonnées copiées se peuplent automatiquement en prenant leurs valeurs à partir d'une source paramétrée.

Dans l'onglet de création de métadonnées, l'utilisateur aura la possibilité de créer des métadonnées copiées en sélectionnant la métadonnée de référence (ex. : « Contenant ») et la métadonnée copiée (ex. : « Code du contenant »). Il est également possible de supprimer les métadonnées copiées créées par l'utilisateur et de modifier certains attributs tels que leur titre.

1. Ajouter une métadonnée copiée

Lors de l'ajout de métadonnées copiées, un nouveau formulaire de configuration apparaît. Deux éléments sont à peupler, il s'agit de la métadonnée de référence et la métadonnée source. 

• La métadonnée de référence permet de choisir de quel type de schéma on choisit la métadonnée à copier.
• La métadonnée source est la métadonnée dont la valeur sera copiée dans la nouvelle métadonnée copiée.

1.1 Ajouter une métadonnée copiée d'une métadonnée système

1. Aller dans « Pilotage »;
2. Puis dans « Schéma de métadonnée »;
3. Suivez le chemin du type de schéma dans lequel vous souhaitez créer une métadonnée copiée (Dossier, document, contenant, etc.);
4. Sur la page de métadonnées du schéma sélectionné, cliquez sur « Ajouter » en haut à droite de l'écran;
5. Dans le type d'entrée de donnée, sélectionnez « Copié »;
6. Remplissez les métadonnées pour votre métadonnée;
7. «Enregistrer». 
8. Faites une réindexation.

1.2 Ajouter une métadonnée copiée d'une métadonnée personnalisée

1.2.1 Créer la métadonnée source

1. Créer manuellement la métadonnée personnalisée que vous voulez copier dans le schéma par défaut de son type. 
2. Si la métadonnée n'est utile qu'à un schéma de métadonnées personnalisé, la désactiver dans le schéma par défaut.
3. Au besoin, créer le schéma personnalisé où la métadonnée doit apparaitre. Par exemple, ici, nous avons créer un schéma "Employé". 
4. Activer dans ce schéma les métadonnées de l’étape 1

1.2.2 Créer la métadonnée copiée

1. Dans le schéma personnalisé, cliquer sur Métadonnées et Ajouter.
2. Entrer un code et un titre.
3. Type d’entrée : Copié. Le formulaire de création de la métadonnée copiée devrait ouvrir. 
4. Dans métadonnée de référence, choisir le schéma dans lequel la métadonnée à copier se trouve.  
5. Métadonnée source, choisir la métadonnée créée à l’étape 1.
6. Entrer les autres paramètres comme on le fait lors de la création de métadonnées manuelles.
7. Enregistrer. Faites une réindexation. 

1.3 Ajouter une métadonnée copiée d'un domaine de valeurs

Il est possible d'ajouter une métadonnée copiée d'une métadonnée d'un domaine de valeurs. Par exemple, j'ai créé un domaine de valeur «Fournisseurs». Dans celui-ci, j'ai ajouté une métadonnée personnalisée «Fin de contrat». Chaque référence dans mon domaine de valeur contient alors une métadonnée «Fin de contrat». Je peux maintenant créer une métadonnée de type référence appelé «Fournisseurs» qui ramènent à ma liste du domaine de valeur. Dans ce domaine de valeur est indiquée la fin de contrat. Pour avoir cette information au niveau de mon dossier, je peux alors créer une métadonnée copiée qui ira copier la valeur liée à mon choix de référence du domaine de valeur «Fournisseurs». 

1. Aller dans « Pilotage »;
2. Puis dans « Schéma de métadonnée »;
3. Suivez le chemin du type de schéma dans lequel vous souhaitez créer une métadonnée copiée;
4. Dans les métadonnées du schéma, « Ajoutez »;
5. Dans le type d'entrée de donnée, sélectionnez « Copié »;
6. Remplissez les métadonnées pour votre métadonnée. Ici vous pouvez choisir une métadonnée qui est liée à votre domaine de valeurs;
7. «Enregistrer». Faites une réindexation.

2. Recherche d'une métadonnée copiée

Vous pouvez choisir de rechercher la métadonnée directement ou de rechercher par la métadonnée référence. La configuration se trouve dans l'onglet «Recherche» et se nomme «Afficher les métadonnées copiées séparément dans la recherche avancée».

2.1 Configuration cochée

Si la configuration est cochée, vous aurez les options «Contient» et «Ne contiens pas» de disponibles dans les signes des critères de recherche. Une configuration système permet d'activer un mode d'affichage des critères de recherche avancée utilisant les nouveaux critères « Contient » ou « Ne contiens pas ». Avec ce nouveau mode, les métadonnées copiées n'apparaîtront plus dans le menu déroulant de sélection de métadonnées, mais plutôt dans un 2e menu déroulant lorsque le critère « Contient » est choisi. Il sera possible de faire les mêmes critères que celles disponibles sur les métadonnées du même type. Vous devrez alors rechercher le nom de la métadonnée source. Par exemple, j'ai créé une métadonnée copiée «Code de la catégorie» dont la métadonnée source est «Rubrique du plan de classification» et dont la métadonnée référence est «Code». Si ma configuration est cochée, je vais devoir rechercher «Rubrique du plan de classification».

Il vous sera alors possible de choisir le signe «Contient», puis la métadonnée «Code».

2.2 Configuration non cochée

Si la configuration n'est pas cochée, vous devrez rechercher la métadonnée copiée que vous avez créée. Donc dans mon exemple précédent, cela serait la métadonnée «Code de la catégorie».